Che cos'è un numero di telefono virtuale? I suoi vantaggi e come ottenerne uno

Le piccole imprese che si espandono in nuovi mercati locali e globali lo fanno attraverso numeri di telefono virtuali. Questi forniscono una maggiore flessibilità rispetto ai numeri di telefono tradizionali perché non c'è una connessione cablata.

I numeri di telefono virtuali, che a volte sono chiamati numeri DID (Direct Inward Dialing), ti consentono di raggiungere clienti lontani e aggiungere una presenza nazionale alla tua attività, anche se hai appena iniziato ad espanderti al di fuori del tuo mercato nazionale.

Diamo un'occhiata a cos'è un numero di telefono virtuale, come funziona, i suoi vantaggi e dove trovarne uno.

• Che cos'è un numero di telefono virtuale?
• Come funziona un numero di telefono virtuale?
• Limitazioni dei numeri di telefono tradizionali
• Vantaggi di un numero di telefono virtuale
• Come ottenere un numero di telefono virtuale
• 5 migliori fornitori di numeri di telefono virtuali
• Confronto dei fornitori fianco a fianco
• Domande frequenti sui numeri di telefono virtuali

Che cos'è un numero di telefono virtuale?

Un numero di telefono virtuale è un numero basato su cloud che consente di raggiungere un'azienda senza dipendere dalle reti fisse tradizionali. I numeri di telefono virtuali utilizzano Internet per connettersi alle reti telefoniche senza la necessità di una linea o di un centralino tradizionale. L'hardware fisico è minimo con un numero di telefono virtuale, quindi è possibile rispondere alle chiamate in arrivo su qualsiasi dispositivo che si connette al cloud.

La tua azienda può acquistare tutti i numeri di telefono virtuali di cui ha bisogno da un provider di servizi VoIP per raggiungere la gente del posto in vari mercati. Ogni numero è facilmente gestibile tramite il software VoIP e prefissi locali, 800 prefissi e numeri internazionali sono tutti assegnabili alla tua azienda. Il software consente inoltre alle aziende come la tua di accettare chiamate in base ai requisiti aziendali.

Vuoi ricevere chiamate dopo le 17:00 sulla costa orientale dopo che l'orario di lavoro di un call center è terminato? Il software del numero di telefono virtuale instrada invece automaticamente le chiamate del servizio clienti in entrata ai call center della costa occidentale, che vengono aperti in seguito.

Come funziona un numero di telefono virtuale?

Un numero di telefono virtuale utilizza Internet per effettuare chiamate. Non richiede una scheda SIM, copertura cellulare o indirizzo fisico per effettuare o ricevere chiamate. Segue le stesse regole dei tradizionali numeri di rete fissa : i numeri locali e nazionali hanno 10 cifre, che include il prefisso, il centralino a tre cifre e il numero dell'abbonato a quattro cifre.

Per utilizzare un numero di telefono virtuale, è necessaria una connessione Internet veloce tramite cavo, rete LTE o Wi-Fi e un dispositivo come desktop, laptop o smartphone. Se la tua connessione Internet non è affidabile, la qualità delle chiamate potrebbe risentirne.

Non è necessario essere collegati alla rete in filo di rame, il che comporta costi per le lunghe distanze, installazioni costose e requisiti di cablaggio.

Esistono quattro tipi principali di numeri di telefono virtuali utilizzati dalle aziende.

• Vanity Numbers: utilizzano frasi alfanumeriche o numeri accattivanti che rendono facile ricordare il tuo marchio.
• Numeri verdi – Questi sono numeri nazionali che i clienti utilizzano per raggiungere un marchio da qualsiasi luogo senza costi interurbani.
• Numeri locali: i numeri di telefono locali utilizzano prefissi specifici per far sembrare un'attività più locale, anche quando si trova lontano.
• Numeri internazionali locali - Analogamente ai numeri locali, i numeri internazionali locali fanno sembrare un'azienda locale ai mercati esteri.

Limitazioni dei numeri di telefono tradizionali

Con le linee PSTN tradizionali incatenate ai cavi, un'azienda deve fare molto di più per ottenere le stesse connessioni che avrebbero con i numeri di telefono virtuali. PSTN è limitato a un numero, una linea, quindi i call center dovrebbero acquistare più linee per far sì che i loro agenti ricevano le telefonate.

Questi numeri sono anche cablati, quindi le aziende non possono distribuire i propri servizi di chiamata in entrata su più call center utilizzando lo stesso numero di accesso. Se hai un centro a Tuscon, Arizona, e un altro a Edison, New Jersey, dovrai disporre di numeri specifici per le chiamate effettuate verso ciascuna sede. La rete PSTN è mondiale e ha un'enorme base di installazione, ma VoIP (Voice over Internet Protocol) rimuove le catene della necessità di hardware specifico per connessioni specifiche.

Vantaggi di un numero di telefono virtuale

Ci sono diversi vantaggi esclusivi per i numeri di telefono virtuali. Per le piccole imprese, questi numeri vengono spesso utilizzati quando l'imprenditore non vuole fornire dati personali o un numero personale. I numeri virtuali squillano su qualsiasi telefono compatibile e la maggior parte dei servizi consente anche di inviare messaggi di testo e messaggi vocali.

Tutto questo viene gestito con la stessa tecnologia di commutazione di pacchetto utilizzata con altri servizi basati su Internet. Non è necessaria la manutenzione dei cavi telefonici e non ci sono circuiti aperti da tenere in considerazione durante le chiamate.

Ci sono molti altri motivi per considerare i numeri di telefono virtuali per una piccola impresa.

Collega sedi di attività commerciali con un numero di telefono

Con un numero di telefono virtuale, diverse località in tutto il mondo utilizzano un unico numero centralizzato per rispondere alle chiamate. Se un cliente in un particolare fuso orario ha bisogno di aiuto, lo riceve dagli agenti nella sua area del mondo. È anche possibile utilizzare interni con numeri virtuali, quindi se un cliente ha bisogno di un aiuto più specializzato, viene collegato al reparto giusto. Questo viene fatto anche quando il centro del numero iniziale si trova a centinaia di miglia di distanza dall'interno.

Accesso a un pool più ampio di talenti

Non ci sono limiti fisici quando si tratta di aprire un centro telefonico in tutto il mondo con numeri di telefono virtuali. Ciò significa che il tuo sistema telefonico aziendale collega i clienti con il loro agente giusto, indipendentemente dal punto di origine o dalla posizione dell'agente. Poiché i numeri virtuali sono indipendenti dall'hardware PSTN e PBX tradizionale, gli agenti che sono in viaggio ricevono le chiamate sui loro smartphone e laptop. Con questo tipo di connettività, i clienti sono facilmente collegati con gli agenti che li hanno precedentemente aiutati.

Anche l'abbinamento del punto di origine con un call center della zona è molto più semplice. Gli Stati Uniti e il Canada sono pieni di dialetti regionali e i call center locali che affrontano casi locali rendono più facile per gli agenti comprendere le esigenze dei clienti. Con i numeri virtuali locali, le aziende abbinano facilmente chiamate specifiche con agenti che parlano il dialetto o lo slang. Anche se si trovano a centinaia di chilometri di distanza, il chiamante vede il prefisso e pensa che la chiamata sia instradata localmente.

Ricevi chiamate ovunque

I numeri di telefono virtuali offrono maggiore flessibilità per i dipendenti al di fuori dell'ufficio. Ad esempio, se un receptionist deve lavorare da remoto, riceve comunque tutte le chiamate dirette all'azienda. Questo viene fatto tramite app desktop o mobili. Poiché i numeri virtuali vengono forniti con un software per la gestione delle chiamate, è facile utilizzare l'inoltro o l'instradamento delle chiamate per connettersi con altri dipartimenti.

Alcuni software VoIP hanno la funzionalità di trasferimento delle chiamate da un dispositivo all'altro. Una chiamata ricevuta su un softphone viene inviata rapidamente a uno smartphone o un telefono cellulare quando il dipendente deve cambiare sede. Quando un dipendente ha una richiamata programmata, si occupa della propria attività senza dover attendere al telefono. A causa della pandemia di COVID-19, questo è diventato importante perché i numeri di telefono virtuali consentivano ai dipendenti di ricevere chiamate da casa, anche quando erano socialmente distanti.

Fornire numeri di accesso per i mercati internazionali

Alcuni prodotti prosperano all'estero e uno dei modi migliori per espandersi nei mercati esteri è fornire ai clienti un numero locale per contattare la tua organizzazione. I numeri virtuali non sono limitati ai prefissi degli Stati Uniti e ai numeri 800. Puoi anche acquistare numeri internazionali da alcuni fornitori affinché i tuoi clienti stranieri ti raggiungano.

Con un numero di telefono virtuale è facile creare un call center in una regione come la Nuova Scozia e ricevere chiamate da clienti con sede in mercati esteri come l'Italia. Il chiamante non dovrà effettuare chiamate interurbane e il call center instrada questo tipo di chiamate ad agenti che conoscono bene l'italiano. Per il chiamante, non c'è alcuna indicazione che stia chiamando fuori dal paese e fornirai un'esperienza di servizio clienti forte a coloro che raggiungono il tuo marchio dai mercati esteri senza la necessità di aprire call center locali.

Poiché questa tecnologia instrada tutte le chiamate a un unico numero, fornisce un modo per garantire che i mercati internazionali dispongano di un numero di accesso localizzato in cui i clienti raggiungono l'azienda e il dipartimento con cui devono parlare e risolvono rapidamente i loro problemi .

Misurare le prestazioni delle vendite e del marketing

Nel marketing o nelle vendite, devi essere in grado di tenere traccia del numero di chiamate che ricevi, soprattutto se stai ricevendo chiamate da più campagne. Puoi associare numeri di telefono specifici a campagne di marketing, invece di utilizzare il tuo numero di telefono principale, e misurare efficacemente le prestazioni e i tassi di conversione di tali campagne.

Con un numero di telefono virtuale, è facile mappare il successo in vari mercati. Ad esempio, se i chiamanti digitano più spesso il tuo numero nel prefisso 515, questo è un indicatore del fatto che la tua campagna potrebbe avere più chiamanti Des Moines. Forse la campagna in quella città potrebbe trasferirsi bene in un'altra area per aumentare le vendite.

Come ottenere un numero di telefono virtuale

Che tu stia cercando un numero verde o locale, la maggior parte dei provider ti consente di impostare numeri di telefono aziendali virtuali durante il processo di registrazione. In genere, addebitano per linea telefonica, al mese e trasferiscono i vecchi numeri al loro servizio. Vanity, numeri verdi e locali sono tutti disponibili tramite fornitori di servizi di telefonia virtuale come Grasshopper, RingCentral, GoToConnect, Nextiva e UniTel Voice.

Sebbene ci siano servizi che offrono numeri di telefono virtuali gratuiti, non offriranno le opzioni di chiamate illimitate o la possibilità di connettersi a più utenti. Quando vuoi che le chiamate dei clienti vengano instradate nel posto giusto senza restrizioni, un servizio in abbonamento è la strada da percorrere.

5 migliori fornitori di numeri di telefono virtuali

Diversi fornitori forniscono numeri di telefono virtuali nei loro piani. Nella prossima sezione, daremo un'occhiata a cinque che forniscono numeri verdi, locali e di cortesia.

Nextiva

Nextiva fornisce numeri di telefono virtuali in ogni stato. Ciò include i numeri verdi di tutti i prefissi, vanity e opzioni locali. Nextiva è un provider che offre comunicazioni unificate ai titolari di aziende e funzionalità come la segreteria telefonica virtuale e un operatore automatico sono incluse nei loro piani. Secondo il loro sito, Nextiva è "il più grande fornitore di numeri di telefono virtuali aziendali locali nel paese".

Nextiva ha tre piani di comunicazione aziendale che includono Basic, Pro ed Enterprise. Ognuno di questi è costruito pensando alle comunicazioni con i clienti e tra i membri del team. Nextiva rende anche relativamente facile trasferire i numeri più vecchi sul proprio sistema telefonico virtuale.

Nextiva offre ai suoi clienti:

• Supporto telefonico, e-mail e chat dal vivo 24 ore su 24, 7 giorni su 7
• Istanza di chiamata condivisa
• Posta vocale virtuale e operatore automatico in bundle

RingCentral

RingCentral semplifica la selezione di un numero verde con 800, 888, 877, 866, 855 o 844 prefissi. RingCentral ha anche una piattaforma UCaaS completa per i suoi utenti in modo che possano sperimentare una suite completa di opzioni di comunicazione aziendale.

Rispetto a Grasshopper, RingCentral ha una struttura che si adatta alla maggior parte delle dimensioni aziendali e sono disponibili quattro piani aziendali tra cui selezionare: Essentials, Standard, Premium e Ultimate.

RingCentral offre ai suoi clienti:

• Centinaia di integrazioni
• Segreteria visiva e segreteria telefonica per e-mail o SMS
• Supporto 24 ore su 24, 7 giorni su 7 per il Piano Standard e superiori

Cavalletta

Grasshopper è un provider VoIP progettato per l'imprenditore solitario fino all'imprenditore di medie dimensioni. Viene fornito con funzionalità come l'integrazione di Gmail, messaggi di testo aziendali, ID chiamante, trascrizione della segreteria telefonica e, naturalmente, numeri di telefono personalizzati. La nostra revisione completa dei prezzi e dei piani di Grasshopper ha rivelato i numerosi motivi per cui questa è la scelta migliore per le piccole imprese.

Grasshopper offre ai suoi clienti:

• Trascrizione della segreteria telefonica
• Fax virtuale
• Integrazione con Gmail

Vai a Connect

GoToConnect offre tra cui scegliere tra oltre 200 prefissi. Viene addebitato al minuto per le chiamate in entrata su numeri aziendali virtuali, ma sono disponibili anche tariffe mensili fisse. Puoi anche acquistare telefoni dal loro sito web.

Possono offrire ai clienti diversi prefissi, inclusi 800, 888, 877, 866, 855 o 844. Per coloro che desiderano passare da un sistema PSTN, vengono offerti anche adattatori telefonici analogici (ATA). Questi consentono ai telefoni tradizionali di funzionare come i telefoni VoIP.

GoToConnect offre ai propri clienti:

• Registri delle chiamate individuali
• Filtro delle chiamate in entrata per bloccare i robocallers e lo spam
• Integrazione LDAP (Lightweight Directory Access Protocol) per semplificare l'accesso degli utenti

UniTel Voce

UniTel Voice è un fornitore di servizi che concede numeri virtuali gratuiti con i prefissi 800, 888, 877, 866, 855 e 844. Consente inoltre l'accesso a 833 numeri, che sono stati aggiunti nel 2017 dalla FCC. UniTel si differenzia quando i chiamanti contattano tramite il numero aziendale virtuale visualizzando il numero in entrata sullo schermo del dispositivo. Da qui, è facile rispondere o inoltrare le chiamate.

UniTel Voice offre ai propri clienti:

• Estensioni illimitate
• Trascrizione da posta vocale a e-mail
• Voice Talent Studio per messaggi personalizzati

Confronto dei fornitori fianco a fianco

Domande frequenti sui numeri di telefono virtuali

Di seguito, abbiamo risposto ad alcune delle principali domande frequenti sui numeri di telefono virtuali.