El papel de las tarjetas virtuales corporativas en la prevención del fraude

En 2023, el 65% de las organizaciones informaron ataques de fraude que involucran cheques, según el informe de la encuesta de fraude y control de pagos de AFP 2024. Esta estadística destaca los riesgos significativos que enfrentan las empresas cuando se utilizan métodos de pago tradicionales. A medida que el fraude continúa apuntando a sistemas obsoletos como los controles, las empresas son cada vez más vulnerables a las pérdidas financieras e interrupciones operativas.

Las tarjetas virtuales corporativas presentan una alternativa más segura. Al ofrecer características como seguimiento en tiempo real, límites de gasto personalizables y un cifrado mejorado, las tarjetas virtuales ayudan a las empresas a reducir las posibilidades de fraude. En este blog, discutiremos cómo estas tarjetas pueden mejorar la seguridad y optimizar los procesos de pago, proporcionando a las empresas una forma más segura de manejar las transacciones.

¿Qué es una tarjeta virtual corporativa?

Una tarjeta virtual corporativa es un método de pago digital diseñado para simplificar la gestión de gastos comerciales. A diferencia de las tarjetas físicas, existen exclusivamente en forma electrónica y se usan comúnmente para transacciones en línea, pagos recurrentes y otros costos relacionados con el negocio. Estas tarjetas ofrecen flexibilidad a las empresas al permitirles crear y personalizar tarjetas con límites de gasto específicos, asignarlas a empleados o departamentos y monitorear los gastos en tiempo real. Mejoran la seguridad con características como números de uso único, reduciendo los riesgos de fraude. Además, las tarjetas virtuales a menudo se integran con los sistemas de gestión de gastos, simplificando informes y mejorando la supervisión financiera.

Características clave de las tarjetas virtuales corporativas

Las tarjetas virtuales corporativas ofrecen una gama de características que mejoran la eficiencia, la seguridad y el control para las empresas. Aquí están sus atributos clave:

• Emisión de tarjetas instantáneas: las empresas pueden generar rápidamente tarjetas virtuales para empleados, departamentos o proyectos específicos. Esto garantiza una implementación rápida sin retrasos asociados con las tarjetas físicas.
• Gestión de gastos flexibles: estas tarjetas permiten a las empresas establecer límites de gasto, definir categorías de compra (por ejemplo, viajes o suscripciones) e implementar flujos de trabajo de aprobación para regular los gastos de manera efectiva.
• Integración perfecta: las tarjetas virtuales corporativas se integran con herramientas financieras y plataformas de gestión de gastos, automatizando tareas como seguimiento de transacciones, reconciliación e informes.
• Protección avanzada de fraude: características como los números de tarjetas de uso único y la capacidad de bloquear o congelar tarjetas minimizan los riesgos de fraude y salvaguardan los datos financieros confidentes.
• Visibilidad de gastos en tiempo real: las transacciones se registran instantáneamente, proporcionando a las empresas información actualizada sobre los patrones de gasto y permitiendo una mejor supervisión financiera.
• Cumplimiento regulatorio: para regiones como los EAU, estas tarjetas simplifican el cumplimiento del IVA clasificando automáticamente los gastos y registrando datos de impuestos precisos.

Al combinar flexibilidad, automatización y seguridad, las tarjetas virtuales corporativas racionalizan la gestión de gastos al tiempo que mejora la transparencia financiera y el control.

El papel de las tarjetas virtuales corporativas en la reducción de los riesgos de fraude comunes

Las tarjetas virtuales corporativas ofrecen varias características de prevención de fraude que ayudan a las empresas a proteger sus transacciones financieras y minimizan la exposición al gasto no autorizado. Aquí está como:

1. Reducción de fraude de transacciones en línea

Las transacciones en línea son un objetivo principal para los estafadores. Con más empresas que realizan sus operaciones digitalmente, es crucial implementar medidas que protejan contra el fraude en línea. Las tarjetas virtuales corporativas son perfectas para las transacciones de comercio electrónico, ya que proporcionan una capa adicional de seguridad. A diferencia de las tarjetas físicas, las tarjetas virtuales se pueden usar exclusivamente para compras en línea, lo que limita la exposición de la información de la tarjeta a Internet.

Las tarjetas virtuales generalmente se emiten con detalles de tarjeta únicos para cada transacción, lo que significa que incluso si un estafador gana acceso a un número de tarjeta, no puede usarlo nuevamente para ninguna otra compra. Esto reduce significativamente el riesgo de violaciones de datos y fraude que a menudo ocurren en las transacciones en línea.

2. Prevención de la información de la tarjeta robada

La duplicación de tarjetas y el robo son riesgos de fraude comunes con tarjetas físicas. Una vez que se roba o compromete una tarjeta física, los estafadores pueden usarla para realizar compras fraudulentas. Sin embargo, las tarjetas virtuales no están expuestas a los mismos riesgos. Debido a que existen únicamente en forma digital y se usan con frecuencia con tecnología de tokenización, no pueden clonarse o usarse en escenarios de robo físico.

Además, las empresas pueden emitir un nuevo número de tarjeta virtual en cualquier momento, lo que hace que los números antiguos o comprometidos sean inútiles. Esta característica garantiza que las empresas puedan mantener el control sobre sus transacciones y reducir la probabilidad de fraude de las tarjetas robadas o perdidas.

3. Mitigando el fraude de los empleados

El fraude de los empleados es una preocupación común para las empresas, especialmente cuando los empleados tienen acceso a fondos de la empresa. Las tarjetas virtuales corporativas pueden ayudar a mitigar este riesgo al proporcionar a las empresas un control total sobre el gasto. Al establecer límites de gasto y monitorear las transacciones en tiempo real, las empresas pueden garantizar que los empleados no realicen compras no autorizadas o utilizan fondos de la compañía para obtener ganancias personales.

Las tarjetas virtuales también permiten a las empresas asignar tarjetas a empleados, departamentos o proyectos específicos. Este nivel de granularidad asegura que el gasto se mantenga dentro de los límites definidos, lo que hace que sea más fácil identificar cualquier actividad sospechosa o no aprobada.

4. Guerzos de pago seguros y tokenización

Las tarjetas virtuales corporativas funcionan sin problemas con las pasarelas de pago seguras, asegurando que todas las transacciones se procesen a través de canales cifrados. La tokenización, una tecnología que reemplaza los detalles de la tarjeta confidencial con un identificador único, se utiliza para proteger aún más contra las violaciones de los datos. Mediante el uso de pagos tokenizados, las empresas pueden garantizar que sus datos financieros sigan siendo seguros incluso si se intercepta una transacción.

Con la tokenización, el número de tarjeta virtual se reemplaza con un token que no tiene sentido para cualquier persona sin acceso al sistema, proporcionando una capa adicional de seguridad durante las transacciones. Esto hace que las tarjetas virtuales sean mucho más seguras que las tarjetas físicas tradicionales, que pueden comprometerse fácilmente si se roban.

5 . Prevención de fraude de proveedores

El fraude de proveedores es otra preocupación importante para las empresas, particularmente cuando se trata de transacciones B2B. Con las tarjetas virtuales corporativas, las empresas pueden garantizar que los pagos a los proveedores sean seguros y transparentes. Al emitir tarjetas virtuales para pagos de proveedores, las empresas pueden establecer límites, rastrear las transacciones en tiempo real y garantizar que los pagos solo se realicen a los proveedores aprobados.

Las tarjetas virtuales también proporcionan una forma segura de procesar los pagos sin la necesidad de compartir información bancaria confidencial con los proveedores. Esto reduce el riesgo de fraude o pagos mal dirigidos y garantiza que las transacciones financieras se manejen en un entorno seguro y controlado.

Las mejores prácticas para implementar tarjetas virtuales corporativas

La implementación de tarjetas virtuales corporativas requiere con éxito una planificación cuidadosa y la adopción de las mejores prácticas para garantizar la máxima seguridad, eficiencia y control. Desde la integración de tarjetas virtuales con sus sistemas financieros hasta capacitar a los empleados y monitorear las transacciones, seguir estas mejores prácticas ayudará a las empresas a utilizar todo el potencial de las tarjetas virtuales al tiempo que mitigan los riesgos y mejoran la gestión financiera.

1. Integrando tarjetas virtuales con sistemas financieros

Para que las empresas maximicen los beneficios de las tarjetas virtuales, es esencial integrarlos con los sistemas financieros existentes, como el software de contabilidad y las plataformas de planificación de recursos empresariales (ERP). Esta integración garantiza que todas las transacciones se registren automáticamente, reducen la entrada de datos manuales y minimizan el riesgo de errores. También ayuda a las empresas a optimizar los procesos de informes y reconciliación de gastos, lo que facilita el seguimiento del gasto y permanecer dentro del presupuesto.

2. Capacitación de empleados sobre el uso y la seguridad de la tarjeta

Si bien las tarjetas virtuales ofrecen características de seguridad mejoradas, todavía es crucial garantizar que los empleados estén debidamente capacitados sobre cómo usarlas. Las empresas deben proporcionar pautas sobre el uso de la tarjeta, incluidos los límites de gasto, las restricciones y los protocolos de seguridad. Esto ayudará a evitar el mal uso de los fondos de la empresa y garantizará que los empleados comprendan la importancia de mantener la seguridad de sus tarjetas virtuales.

3. Monitoreo regular y auditoría de transacciones

A pesar de que las tarjetas virtuales ofrecen seguimiento de transacciones en tiempo real, las empresas deben monitorear regularmente y al uso de la tarjeta de auditoría para garantizar el cumplimiento de las políticas de la empresa. Al configurar alertas automatizadas y realizar revisiones periódicas, las empresas pueden identificar rápidamente y abordar cualquier actividad sospechosa antes de que se intensifique.

Conclusión

Las tarjetas virtuales corporativas ofrecen una solución poderosa para las empresas que buscan reducir los riesgos de fraude al tiempo que mejora la eficiencia de sus operaciones financieras. Con características como tarjetas de uso único, monitoreo de transacciones en tiempo real y pasarelas de pago seguras, las tarjetas virtuales proporcionan una seguridad mejorada para las transacciones en línea y en la tienda. Al usar estas herramientas, las empresas pueden protegerse contra el fraude, racionalizar sus procesos de pago y garantizar la transparencia financiera. Adoptar tarjetas virtuales corporativas no es solo un movimiento comercial inteligente, sino un paso crucial para salvaguardar contra el fraude y mejorar el control financiero en el mundo digital actual.