Che cos'è G Suite e come iniziare

G Suite, precedentemente Google Apps, è una raccolta di applicazioni aziendali basate su cloud di Google. Hai solo bisogno di una connessione Internet attiva e di un browser per utilizzare queste app cloud. Le applicazioni aziendali tradizionali creano e archiviano i documenti in locale. Ciò limita la condivisione e la collaborazione.

In G Suite, il documento viene salvato online e chiunque può accedervi con le autorizzazioni corrette. La collaborazione all'interno di un'azienda è lo scopo principale di G Suite. G Suite è progettato per aziende, scuole, organizzazioni non profit e qualsiasi altra organizzazione che sceglie uno dei tre piani tariffari.

G Suite è un servizio in abbonamento a pagamento

Molte persone sono confuse tra G Suite e le altre app gratuite di Google basate anche su Google Drive e sulla collaborazione. Devi ricordare che G Suite è di livello aziendale e quindi include molti extra che non fanno parte delle app consumer gratuite di Google anche se i nomi potrebbero essere gli stessi.

Ecco un breve elenco di questi extra:

• Controlli amministrativi per gli account utente.
• Indirizzo email aziendale personalizzato (con un nome di dominio @tuaazienda).
• 30 GB di spazio su Google Drive per utente (nel piano G Suite Basic) contro i 15 GB di spazio nel Google Drive gratuito.
• Archivia tutti i messaggi e-mail e le chat e controlla per quanto tempo puoi conservarli.
• Crea più calendari per scopi diversi. Ad esempio, un calendario basato su progetti. I membri possono collaborare su orari, appuntamenti e altro ancora.
• Utilizza la gestione degli endpoint per proteggere i dati della tua azienda su tutti i dispositivi.
• Tempo di attività garantito del 99,9% sull'e-mail aziendale con supporto telefonico ed e-mail 24 ore su 24, 7 giorni su 7.
• Potenti opzioni di sicurezza come l'autenticazione in due passaggi e l'SSO.
• Interoperabilità perfetta con Microsoft Outlook.

Quali app sono incluse in G Suite

Potrebbe sembrare che G Suite e un account Google gratuito abbiano le stesse app. Molte app sono comuni come Gmail, Documenti, Fogli, Presentazioni, Moduli, Apps Script ecc. G Suite aggiunge funzionalità di livello aziendale ad alcune di queste app.

Ad esempio, la versione legacy gratuita di Gmail e la versione G Suite sono simili. Quest'ultimo ti consente di abbandonare l'indirizzo @gmail.com per il tuo dominio personalizzato per un indirizzo email più professionale.

Anche Google Calendar è arricchito con calendari condivisi in grado di gestire i programmi per interi team. In G Suite Calendar puoi impostare eventi con pochi clic e persino prenotare sale riunioni.

Gli utenti aziendali apprezzano la sicurezza al di sopra di tutto. I controlli amministrativi supportano protocolli di sicurezza avanzati per tutti gli utenti. L'autenticazione a più fattori e la gestione degli endpoint sono due barriere rigorose contro qualsiasi attacco. Gli amministratori possono crittografare in remoto i dati sui dispositivi, bloccare i dispositivi mobili smarriti o rubati e cancellare i dispositivi dal Centro sicurezza di G Suite.

Quanto costa G Suite?

Sono disponibili tre versioni per team e aziende di qualsiasi dimensione. G Suite offre anche una prova gratuita di 14 giorni. I piani di pagamento sono flessibili, poiché puoi modificare il numero dei membri del team in qualsiasi momento e Google ti addebiterà di conseguenza ogni mese.

Base: il piano base parte da $ 6 per utente / al mese. Ogni utente riceve 30 GB di spazio di archiviazione condiviso protetto su tutte le app Google. Include tutte le app di produttività di Google ma manca di Cloud Search (una funzione di ricerca per accedere ai contenuti dell'intera azienda in G Suite), App Maker (uno strumento di sviluppo di app trascina e rilascia rapido per creare app personalizzate) e Vault (uno strumento di archiviazione per G Suite).

Alcune funzionalità mancanti nelle singole app includono un limite inferiore di 100 partecipanti a Google Meet (rispetto a 150 e 250 rispettivamente nei piani Business ed Enterprise) e nessun live streaming per quelli sullo stesso dominio.

Business: il business plan parte da $ 12 per utente / al mese. Per quanto riguarda le funzionalità, è uguale al piano di base ma offre spazio di archiviazione illimitato per tutti gli utenti. Gli extra includono Vault, Cloud Search e App Maker.

Enterprise: il piano executive parte da $ 25 per utente / al mese. Questo piano include tutte le funzionalità del piano aziendale con spazio di archiviazione illimitato, ma lo supporta con controlli avanzati di sicurezza e amministrazione, nonché funzionalità di reporting.

Ci sono alcune strutture extra nelle singole app. Ad esempio, puoi trasmettere in streaming una presentazione tramite Google Meet a un massimo di 100.000 utenti sullo stesso dominio.

Puoi confrontare le diverse versioni di G Suite e acquistare un piano adatto al tuo team.

Google ha anche versioni speciali denominate G Suite for Education e G Suite for Nonprofits con piani a prezzi inferiori.

Come iniziare con G Suite

Iniziare su G Suite è semplice. Scegli prima il tuo piano. Seleziona il pulsante blu Inizia la prova gratuita e G Suite ti guiderà attraverso il processo di registrazione. Ricorda, sei limitato a 10 utenti nel periodo di prova.

1. Seleziona la forza della tua squadra e il paese.

2. Quando accedi, hai bisogno di un nome di dominio che sarà il tuo indirizzo univoco invece dello standard "@gmail.com". Nel caso in cui non ne possiedi uno, Google può aiutarti a sceglierne uno e ad acquistarne uno.

3. Il tuo nome di dominio univoco viene utilizzato per il tuo indirizzo email aziendale. Ora inizia l' installazione .

4. La configurazione porta direttamente alla Console di amministrazione . Qui dovrai verificare di essere il proprietario del nome di dominio che hai utilizzato nei primi passaggi. Google salta questo se il dominio viene acquistato tramite Google.

5. Accedi al tuo host di dominio (il servizio di hosting dove hai acquistato il tuo nome di dominio) e aggiungi il codice di verifica del testo ai record DNS del tuo dominio o alle impostazioni DNS.

6. Google verifica il tuo dominio in pochi minuti. Ora puoi aggiungere nuovi utenti con i loro account di posta elettronica. Durante il periodo di prova, puoi aggiungere solo 10 utenti.

7. Attiva Gmail per il tuo dominio e sei pronto per tuffarti in G Suite e configurarlo per la tua azienda. Una volta configurato, puoi iniziare a migrare i dati della tua organizzazione, come email, calendario, contatti, cartelle e file a G Suite.

8. Per configurare un piano di abbonamento, vai alla Console di amministrazione Google > Fatturazione . Configura la fatturazione da questa schermata con l'aiuto di queste istruzioni.

Semplifica la collaborazione

Oggi, tutte le suite di produttività utilizzano la collaborazione per aiutare i team a lavorare insieme in remoto. G Suite ha un rivale in Office 365. Sia G Suite che Office 365 sono basati su abbonamento e offrono un ricco portafoglio di strumenti. Se usi uno dei due, parlaci dei tuoi Mi piace e Non mi piace.