VoIP 番号とは何ですか? どのように機能し、どのように取得するのですか?

VoIP (Voice over Internet Protocol) は、地理的な場所や使用しているインターネット対応デバイスの種類に関係なく、ユーザーがリアルタイムで通話、テキスト メッセージ、または他のチャネル経由で接続できるようにする仮想ビジネス コミュニケーション テクノロジです。

VoIP 番号は、会社の電話システムにリンクされた電話番号であり、いくつかの異なる種類から選択できます。

ここでは、VoIP 電話番号の基本を概説します。その仕組み、従来のアナログ電話との違い、利点などです。

VoIP電話番号とは何ですか?

VoIP 電話番号は、従来の有線 PSTN (公衆交換電話網) の代わりに、インターネット経由でインバウンド/アウトバウンドの音声通話を可能にする仮想電話番号です。

PSTN への物理的な接続を必要としないため、VoIP 番号は 1 つの物理的な場所、電話回線、またはデバイスに限定されません。 代わりに、各 VoIP 番号を個々のユーザー、ビジネス全体、または特定の部門に割り当てることができます。

VoIP 電話サービスはクラウドベースであるため、ブロードバンドまたは WiFi インターネット接続があれば、どのデバイスからでもビジネス電話システム全体にアクセスできます。 そのため、誰かがあなたの VoIP 電話番号に電話をかけた場合、デスクトップ コンピューター、スマートフォン、VoIP 対応の固定電話、またはタブレットから電話を受けることができます。

どのように？

ソフトフォン インターフェイスの使用。

VoIP ソフトフォン インターフェイス (上図) はタッチ トーン キーパッドの外観を模倣しており、互換性のあるモバイル アプリを介してデスクトップおよび携帯電話からアクセスできます。

このソフトフォン アプリケーションは基本的に VoIP 電話の「コントロール パネル」であり、電話の発着信、通話ルーティング パスの設計、電話会議への参加、オーディオ レベルの調整、通話の転送などを行うことができます。

VoIP電話番号はどのように機能しますか?

VoIP 番号は、従来のアナログ電話の音声を小さなデジタル データ パケットに変換し、インターネット経由で宛先に送信し、そこで再構成してクリアな音声音声にすることで機能します。

PSTN 回線交換方式を介したアナログ (ハード フォン) 音声通話の音声は、PSTN 回線交換方式を使用して送受信されます。つまり、物理的な接続ポイントが必要です。

VoIP は、音声信号を送信するための物理的な接続ポイントを必要としないパケット交換を介して音声を転送します。 パケット スイッチングは、音声データを発信者の音声オーディオ信号で構成される小さなデータ パケットに分解します。 これらのデータ パケットは、ブロードバンド インターネット経由で宛先に移動し、宛先 (通話の受信者) に到達すると再構成されます。

VoIP テクノロジは、回線ベースの PSTN とは異なり、これらのデータ パケットの最も効率的な移動経路を実際に評価して、音声品質を改善し、帯域幅の使用を最適化できます。

VoIP番号と固定電話の違い

VoIP 番号と固定電話の主な違いは、VoIP 番号はインターネットベースの仮想通信を容易にするのに対し、固定電話は POTS (Plain Old Telephone Service) を介した音声通話のみを提供し、PSTN に物理的に接続しないと機能しないことです。

ただし、VoIP 電話システムと従来の固定電話の違いはこれだけではありません。 次の表は、VoIP 番号と固定電話の違いをまとめたものです。詳細については後述します。

コミュニケーションチャンネル

固定電話は音声通話に厳密に制限されていますが、今日のさらに基本的な VoIP 電話システムでは、少なくとも 2 ～ 3 の通信チャネルが可能です。

通話、仮想ファックス、およびビジネス テキスト メッセージングは​​、VoIP 電話番号の標準機能です。

特に上位層の VoIP プランでは、ビデオ会議、チーム チャット メッセージング、さらにはソーシャル メディア メッセージングなどの追加のコミュニケーション チャネルが含まれています。 これらのチャネルはすべてオムニチャネル インターフェイス内に存在し、チャネル間でリアルタイムに同期し、ユーザーが会話中にチャネル間を簡単に切り替えることができます。

プロバイダーで追加の通信チャネルが利用できない場合でも、サードパーティ アプリケーションを VoIP プラットフォームに統合できる可能性があります。つまり、Zoom、Slack、Microsoft Teams などの使い慣れたアプリを VoIP ダッシュボード内で直接使用できます。

利用可能な機能

従来の固定電話は、最も基本的な VoIP 電話番号機能でさえ競合できません。

固定電話はボイスメール、キャッチホン/通話保留、発信者 ID、通話転送のみを提供できますが、次のような 50 をはるかに超える VoIP 機能があります。

• 着信転送:最初の通話に応答がない場合、発信者が電話を切って別の番号にダイヤルする必要なく、着信通話を別のエージェントの電話番号に自動的に転送します。
• コール ルーティング:事前設定されたコール パス/ルール (スキル ベース、ラウンド ロビン、時間ベース、関係ベース、リスト ベースなど) に従って、インバウンド コールを自動的に分配します。
• ビジュアル ボイスメール:ボイスメール メッセージを書き起こし、ボイスメールからテキスト (通話ログに直接表示) またはボイスメールから電子メールへの変換を介してエージェントにボイスメールの書き起こしを送信します。
• 自動通話分配 (ACD):発信者を最適な担当者に自動的に接続します
• Interactive Voice Response (IVR):発信者が事前に録音されたメニュー プロンプトと対話して、ライブ エージェントに接続せずに自分の通話を指示したり、基本的なアクションを完了したりするカスタマー セルフサービス機能
• コール キューイング:すべてのエージェントがビジー状態の場合、待機している発信者は、対応可能な最適なエージェントが戻るまで、事前設定されたコール キューに編成されます。
• チーム コラボレーション ツール:永続的およびチャット内/ビデオ内の画面共有、ユーザーのタグ付け、ユーザー プレゼンス、仮想ホワイトボード、タスク管理など
• 自動コールバック:発信者がコールバックを受信する日時を選択できるようにし、スケジュールされたコールバックをエージェント キューに自動的に追加します
• CRM Call Pops:現在の発信者のネイティブまたは統合された CRM ソフトウェア データ、エージェントのメモ、対話履歴などを即座に表示します。
• 通話の監視:通話の録音と文字起こし、アクティブな通話の傍受、リアルタイムでのコーチ エージェントへのささやきの呼び出し、現在の通話を引き継ぐための割り込みの呼び出し
• 呼び出しグループ:関連するスキル/スケジュールを持つエージェントの事前定義されたグループを同時に呼び出し、最初に応答したエージェントが電話を受けます
• リアルタイムおよび履歴分析: 事前設定されたカスタマイズ可能なレポート テンプレートと、コール センターの活動、顧客満足度などに関するリアルタイムのアラート。
• Direct Inward Dialing (DID):エージェントまたは部門に直接接続する仮想電話番号で、IVR メニューや自動受付をナビゲートする必要がありません

必要なハードウェア

固定電話には、固定電話、オンサイト PBX システム、ケーブル配線、コンセント、電話ジャック、およびすべてを保管するのに十分なオフィス スペースなどの高価な機器とハードウェアを必要とする、長いセットアップとインストール プロセスが伴います。

固定電話のハードウェアは、小規模なビジネスであっても、5,000 ～ 10,000 ドル以上の費用がかかります。

対照的に、VoIP 電話番号が実際に機能するために必要なのは、機能するブロードバンド インターネット接続、イーサネット コード、ルーター、および既存のデバイスとの互換性だけです。

ヘッドセット、スピーカー、バックアップ電源、アナログ電話アダプターなどの追加の VoIP 機器はオプションです。 さらに、固定電話システムとは異なり、VoIP 電話番号は数分で設定できます。

スケーラビリティ

追加の固定電話番号を取得するということは、時間がかかり、費用がかかり、混乱を招く物理的な設置プロセスを意味します。そのため、ほとんどの企業はそれを考慮していません。

しかし、追加の VoIP 電話番号を取得するには、ボタンをクリックするだけです。 プロバイダーの Web サイトにアクセスし、必要な番号の種類を選択し、使用可能な番号を選択し、支払い方法を追加するだけで、数分で使用を開始できます。

VoIP 番号プロバイダーには、いつでもスケールアップまたはスケールダウンできるオプションを備えた、複数の階層化されたプランから選択できます。 ユーザーは、必要な機能を 1 つずつ追加することもできます。

平均費用

固定電話から VoIP に切り替えるほとんどの企業は、通信コストを半分に削減しています。

どのように？

まず、従来の電話番号プロバイダーは、月額 15.00 ～ 50.00 ドル/番号/月の定額サービス料金を請求しますが、これは市内通話のみです。 長距離または国際電話をかけたい場合は、月額料金に加えて追加料金を支払う必要があります。

固定電話機器を購入すると、簡単に最大 5,000 ドルかかります。これは、セットアップと設置の料金を支払う前の金額です。 メンテナンス コストを考慮に入れることを忘れないでください。特に、エンタープライズ レベルの企業の場合は、社内の IT チームの費用を考慮する必要があります。

VoIP 電話番号プロバイダーは、平均月額サービス料金を $20.00 ～ $25.00/ユーザー/月の間で請求します(ただし、より高度なプランでは、最大 $50.00/ユーザー/月の費用がかかる可能性があります)。

ただし、この料金には、追加機能や通信チャネルだけでなく、すべてのメンテナンスの費用も含まれています。これは、プロバイダーによってオフサイトで処理されます。 多くの VoIP 番号プロバイダーは 24 時間年中無休のサポートを提供しているため、社内に IT チームを配置する必要がありません。 追加の VoIP 機器はオプションであり、多くのプロバイダーは、さらに節約したい人向けに従量課金制のオプションを提供しています。

VoIP 番号の種類

VoIP 番号にはいくつかの種類があります。

• 移植された電話番号: VoIP アカウントに転送される既存の会社の電話番号 (VoIP またはアナログ) で、電話番号を変更せずに VoIP 通話を発着信できます。
• ローカル電話番号:ローカル エリア コー​​ド (番号の所有者が選択) を含む VoIP 電話番号で、ローカル プレゼンスを提供し、無制限のインバウンド コールとアウトバウンド コールを無料で提供します (市内通話のみ)。
• フリーダイヤル電話番号:顧客/通話受信者ではなく、フリーダイヤル番号を所有する企業に通話料金を請求する VoIP 番号。 フリーダイヤル番号は、固定番号のプレフィックス (800、888、887、886 など) で始まります。
• バニティ電話番号:フリーダイヤル番号のプレフィックスと英数字の言い回しを使用したフリーダイヤルの VoIP 番号で、覚えやすいブランドのビジネス電話番号を作成します (1-800-BUYCARS、1-888-COOKIES など)。
• 国際電話番号:地球上のどこにでもローカル プレゼンスを確立する国際国コードを持つ電話番号。 国際電話は通常、特定の国の固定料金に従って課金されます。

VoIP 番号を取得する必要がある理由

選択した VoIP 番号の種類に関係なく、チームと顧客は、それらが提供するモビリティ、機能、および品質から利益を得ることができます。

以下の VoIP 電話番号の主な利点のいくつかを見てみましょう。

消費者の信頼を得るために

VoIP 電話番号は、ビジネスの正当性を高め、消費者がビジネスに抱く信頼のレベルをさまざまな方法で高めます。

VoIP 番号を持つことで、ビジネスが確立され、成功し、説明責任を果たしているように見えます。これは、特に新しい、または完全にオンラインおよび e コマースの企業にとって重要です。 電話をかけると、ビジネスの名前またはエージェントの名前が受信者の発信者 ID に表示されます。これは、多くの人が詐欺電話であると想定する疑わしい「発信者 ID なし」よりもはるかに優れた代替手段です。

ローカルの VoIP 電話番号を使用すると、希望する市外局番を選択できるため、ビジネスや従業員の実際の場所に関係なく、顧客ベースが住んでいる地域でビジネスにローカルな存在感を与えることができます。 発信者 ID 画面に見慣れた市外局番が表示されると、ターゲット市場が電話に応答する可能性が高くなります。

追加のボーナスとして、VoIP 番号を持つことは、あなたとあなたの従業員がクライアントに個人の電話番号を提供することを避けることができることを意味します.

通話品質を向上させるには

VoIP は Tier-1 キャリア データ ネットワークと連携して、高品質で非常にクリアな HD 音声オーディオを実現します。

バックグラウンド ノイズの抑制とキャンセル、音声通話またはビデオ トランスクリプトでの話者識別の差別化、高度な音声制御などの追加機能により、通話品質がさらに向上します。

また、VoIP 番号プロバイダーは、リアルタイムのシステム ステータスの更新を提供し、各通話の全体的な品質を評価します。これにより、問題が発生したときに簡単に知ることができ、一般的な VoIP の問題に対する解決策を提供できます。

プロバイダーはまた、 SLA に裏打ちされた 99.9% 以上のアップタイム保証、 24 時間年中無休のネットワーク監視、および優れた通話品質をさらに確保するための複数のグローバル ポイント オブ プレゼンスを提供します。

運用コストを下げるには

VoIP プラットフォームに切り替えると、高価なハードウェア、より大きなオフィス スペース、および物理的な設置が不要になり、低コストのセットアップが実現する方法については既に説明しました。

VoIP は、次のことによって全体的な運用コストも削減します。

• 無料で無制限の通話 (市内/長距離) へのアクセスを提供します
• バンドルまたは従量課金制のフリーダイヤル/長距離通話の提供
• 通話のピーク時間を特定してエージェントのスケジュールを最適化する
• ワークフローのボトルネックを特定する
• 日常的なビジネス プロセスと定期的なタスクの自動化
• IVR によるカスタマー サポートのセルフサービス オプションの増加
• リアルタイムの同期、プッシュ通知、アラートを使用して誤解を回避する
• チームメンバーの生産性を向上させる高度な機能を提供する
• チーム メンバーにリモート アクセスを提供して、出張費や対面での従業員の費用を節約します
• 従業員満足度の向上、離職率の大幅な低下

お客様の満足を高めるために

VoIP 番号は、チームだけでなく、顧客にも利益をもたらします。

それらの機能により、顧客満足度が向上します。

• ライブエージェントとつながる可能性を高める
• セルフサービス オプションの提供
• 顧客が好みのチャネルで通信できるようにする
• 顧客が複数のエージェントに同じことを繰り返す必要がないようにする
• 初回解決率の向上
• 顧客がテキストメッセージを介してあなたのビジネスと通信できるようにする
• 自動予約リマインダー、確認、クーポンコードなどをテキストで送信する
• 対応可能な担当者だけでなく、担当者を支援する資格のある担当者と連絡を取る

チームメンバーに柔軟性を与えるには

物理的な接続を必要としないため、VoIP 番号には、従来の固定電話では提供できないレベルの柔軟性とモビリティが備わっています。

VoIP を使用すると、エージェントは、重要な電話がかかってくるのを待って、長時間デスクに留まる必要がなくなります。 代わりに、自動転送を設定して、職場の電話を複数の番号に自動的に転送できます。

アクティブな通話中にデバイスを切り替える必要がある場合は、コール フリップ機能を使用すると、クリック 1 回でデバイスを切り替えることができます。電話を切る必要はありません。

セットアップと構成プロセスを簡素化するには

Voice over IP 電話番号は、設定、インストール、拡張が非常に簡単です。 アナログ電話会社とは異なり、IP 電話プロバイダーは、ビデオ チュートリアル、ユーザー フォーラム、リリース ノート、オンデマンド トレーニングのウェビナー、FAQ などを含む 24 時間年中無休の検索可能なオンライン ナレッジ ベースも提供しています。

追加のカスタマー サービスとサポートが必要な場合は、コンシェルジュ オンボーディング サービス、優先サポート、さらには対面でのソフトウェア指導を購入できます。

ほとんどの場合、 30 分もかからずに VoIP 電話番号を使用できるようになります。

高度な機能でビジネス プロセスを合理化するには

最も基本的な VoIP 電話番号プロバイダーでさえ、アナログ電話では不可能な機能を提供しています。これらの機能により、以前は複雑だったタスクが簡素化され、ワー​​クフローが劇的に改善されます。

サードパーティの統合により、頻繁にアプリを切り替える必要がなくなり、CRM コール ポップには関連する発信者情報が即座に表示されます。リアルタイムの AI ベースのエージェントの提案により、営業担当者はコール スクリプトや推奨事項のサポートに通話中にアクセスできます。

管理者は、定期的な会議を設定し、分析と KPI を自動化し、呼び出しグループを作成して最初の電話での解決率を高め、共有受信トレイを有効にして、複数のエージェントが未解決のサポート チケットと顧客の要求を表示して解決できるようにすることができます。

VoIP番号を取得する方法

VoIP 番号を取得する最善の方法は、VoIP サービス プロバイダーから直接購入することです。

ほとんどの場合、少なくとも 1 つのローカル番号がプランに含まれており、フリーダイヤルおよび国際番号は追加料金で利用できます。 管理ポータル内で必要な数の VoIP 番号をプロバイダーから直接購入し、既存の番号をいつでも無効にすることができます。

VoIP 電話システム内で引き続き使用したい既存の電話番号がある場合は、古い電話番号がアナログ電話に関連付けられている場合でも、既存の番号をアカウントに移植できます。 ほとんどのプロバイダーは、固定電話番号の移植に料金を請求しておらず、互換性のあるすべての VoIP デバイスからこれらの番号にアクセスできます。

Google Voice などのプラットフォームは無料の VoIP 番号を提供していますが、利用できる機能は限られています。

VoIP 番号に関するよくある質問

以下では、上位の VoIP 番号に関する FAQ に回答しています。