如何在 Microsoft Word 文档中插入签名

已发表: 2021-06-10

这是一个常见的场景：您通过电子邮件收到了一个 Word 文档，需要您签名并发回。 您可以打印、签名、扫描和返回文档，但有一种更简单、更好、更快的方法可以在 Word 中插入签名。

本指南说明如何快速将您的签名插入到任何 Microsoft Word 文档中，无论您使用何种设备或平台。

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    如何在Word中插入签名

    您可以将手写签名添加到 Word 文档中，使其具有个人风格。

    但是，假设您需要通过电子邮件或其他电子方式发送文档的数字副本。 在这种情况下，您可以扫描您的签名，将其另存为图像，然后将签名插入文档中。 就是这样。

    1. 如果您的签名在您的计算机上保存为图像，请打开您需要签名的 Word 文档并选择插入。
    1. 接下来，选择图片>来自文件的图片（或来自此设备）。
    1. 转到保存签名扫描图像的位置，单击文件并选择插入。
    1. 转到图片格式选项卡并选择裁剪并将图像调整为所需的规格。 再次单击裁剪以退出裁剪模式。
    1. 右键单击图像并选择另存为图片。 您可以在其他 Word 文档中使用相同的签名图像，或在 PDF 文档或 Google Docs 中插入签名。

    使用快速部件和自动图文集在 Word 中插入签名

    Word 提供了 Quick Parts 和 AutoText 等内置工具来帮助创建完整的签名，其中可能包括您的手写签名、电子邮件地址、职位、电话号码等。

    下面介绍如何使用这些工具在 Word 中插入签名。

    1. 将扫描的签名图像插入 Word 文档，然后在签名下键入要使用的文本。
    1. 使用鼠标选择并突出显示签名和文本，然后选择Insert > Quick Parts 。
    1. 选择将选择保存到 Quick Part Gallery 。
    1. 在“创建新 Building Block ”对话框中，键入签名块的名称。
    1. 在图库框中选择自动图文集，然后单击确定。
    1. 您的签名块将被保存，您可以通过选择“插入”> “快速部件” >“自动图文集”将其插入到其他 Word 文档中，然后选择签名块的名称。

    在 Word 中插入数字签名

    电子签名和数字签名之间有区别：

    • 电子签名是覆盖在 Word 文档顶部的签名图像，这是您在上一节中插入的内容。
    • 数字签名是对文档的一种电子但加密的身份验证形式，用于验证您已查看并授权该文档。

    您可以在 Word 中插入数字签名来验证您的身份。 如果文档已经有签名行，则不必添加，但如果没有签名行，则可以使用这些步骤快速添加。

    1. 通过选择插入>签名行> Microsoft Office 签名行，在 Word 文档中创建签名行。
    1. 键入您希望在签名行下方显示的详细信息。
    1. 选中以下框：
      • 允许签名者在“签名”对话框中添加评论
      • 在签名行中显示签名日期

    这样做可以让您提供签名的目的并添加文档的签名日期。

    1. 接下来，右键单击签名行并从菜单中选择签名。

    注意：选择是以支持的格式保存文件，如果文件在受保护的视图中打开，请选择仍然编辑。 如果您要打开收到的文件，请确保您相信该文件的来源可靠。

    1. 获取允许您在框中添加签名的文本或图像版本的数字 ID。

    从 Word 中删除数字签名

    如果您不小心添加了错误的签名并想要删除它，请打开包含签名的文档并右键单击签名行。

    选择删除签名>是。 或者，在签名窗格中选择签名旁边的箭头，然后选择删除签名。

    注意：已签名的 Word 文档将在文档底部具有签名按钮，并且该文件将变为只读以防止进一步修改。

    在 Word 中插入不可见的数字签名

    不可见的数字签名就像可见的数字签名一样工作，可以保护文档内容的真实性。 您可以使用以下步骤添加不可见的数字签名。

    1. 选择文件>信息。
    1. 选择保护文档>添加数字签名。
    1. 如果系统要求您提供数字 ID，请选择OK 。 如果您没有用于签名的安全证书，您可以选择 Microsoft 合作伙伴，例如 GlobalSign，或者使用Selfcert工具创建您自己的数字证书。
    1. 要使用Selfcert工具，请通过选择File Explorer > This PC > Local Disk/Windows (C:) > Program Files > Microsoft Office > root > Office 16转到 PC 上的 Microsoft 安装文件夹，然后向下滚动到SELFCERT文件。
    1. 双击 SELFCERT 文件将其打开，然后在您的证书名称字段中输入一个名称。
    1. 安装证书后，双击 Word 文档上的签名行。 在“签名”对话框中，键入您的姓名作为签名或单击“选择图像”以将您的签名作为图像插入。
    1. 填写签署此文档的目的框，然后选择签名以插入签名。
    1. 如果您收到询问是否要使用证书的通知，请选择Yes 。
    1. Word 将确认您的签名已成功保存。 选择确定。

    使用第三方应用在 Word 中插入签名

    如果 Word 中的功能没有为您提供足够的选项来插入签名，您可以使用 DocuSign 等第三方应用程序来快速签署和发送您的文档。 以下是使用 DocuSign 签署 Word 文档的方法。

    1. 在 Word 中安装 DocuSign 加载项。 选择DocuSign >签署文档。
    1. 如果您有 DocuSign 帐户，请使用您的用户名和密码登录。 如果没有，您可以创建一个免费的 DocuSign 帐户并登录。
    1. 拖放签名字段以在文档中插入签名。
    1. 选择签名并将您的签名添加到相关字段，然后选择采用并签名。
    1. 选择完成以签署 Word 文档。
    1. 在Sign and Return窗口中，输入请求您签名的人的姓名和电子邮件地址，以便他们可以收到副本，然后选择Send and Close 。

    更快地签署 Word 文档

    电子签名使签署合同或销售协议等文件变得很方便。 这样可以节省时间和资源，否则这些时间和资源会花费在尝试打印、扫描和发回签名的文件上。

    如果您使用的是 Mac，请查看我们的指南，了解如何在 Mac 上签署 PDF。

    如果本指南帮助您在 Microsoft Word 中插入签名，请发表评论并告诉我们。