如何在 Microsoft Word 文檔中插入簽名

已發表: 2021-06-10

這是一個常見的場景：您通過電子郵件收到了一個 Word 文檔，需要您簽名並發回。 您可以打印、簽名、掃描和返回文檔，但有一種更簡單、更好、更快的方法可以在 Word 中插入簽名。

本指南說明如何快速將您的簽名插入到任何 Microsoft Word 文檔中，無論您使用何種設備或平台。

目錄

    如何在Word中插入簽名

    您可以將手寫簽名添加到 Word 文檔中，使其具有個人風格。

    但是，假設您需要通過電子郵件或其他電子方式發送文檔的數字副本。 在這種情況下，您可以掃描您的簽名，將其另存為圖像，然後將簽名插入文檔中。 就是這樣。

    1. 如果您的簽名在您的計算機上保存為圖像，請打開您需要簽名的 Word 文檔並選擇插入。
    1. 接下來，選擇圖片>來自文件的圖片（或來自此設備）。
    1. 轉到保存簽名掃描圖像的位置，單擊文件並選擇插入。
    1. 轉到圖片格式選項卡並選擇裁剪並將圖像調整為所需的規格。 再次單擊裁剪以退出裁剪模式。
    1. 右鍵單擊圖像並選擇另存為圖片。 您可以在其他 Word 文檔中使用相同的簽名圖像，或在 PDF 文檔或 Google Docs 中插入簽名。

    使用快速部件和自動圖文集在 Word 中插入簽名

    Word 提供了 Quick Parts 和 AutoText 等內置工具來幫助創建完整的簽名，其中可能包括您的手寫簽名、電子郵件地址、職位、電話號碼等。

    下面介紹如何使用這些工具在 Word 中插入簽名。

    1. 將掃描的簽名圖像插入 Word 文檔，然後在簽名下鍵入要使用的文本。
    1. 使用鼠標選擇並突出顯示簽名和文本，然後選擇Insert > Quick Parts 。
    1. 選擇將選擇保存到 Quick Part Gallery 。
    1. 在“創建新 Building Block ”對話框中，鍵入簽名塊的名稱。
    1. 在圖庫框中選擇自動圖文集，然後單擊確定。
    1. 您的簽名塊將被保存，您可以通過選擇“插入”> “快速部件” >“自動圖文集”將其插入到其他 Word 文檔中，然後選擇簽名塊的名稱。

    在 Word 中插入數字簽名

    電子簽名和數字簽名之間有區別：

    • 電子簽名是覆蓋在 Word 文檔頂部的簽名圖像，這是您在上一節中插入的內容。
    • 數字簽名是對文檔的一種電子但加密的身份驗證形式，用於驗證您已查看並授權該文檔。

    您可以在 Word 中插入數字簽名來驗證您的身份。 如果文檔已經有簽名行，則不必添加，但如果沒有簽名行，則可以使用這些步驟快速添加。

    1. 通過選擇插入>簽名行> Microsoft Office 簽名行，在 Word 文檔中創建簽名行。
    1. 鍵入您希望在簽名行下方顯示的詳細信息。
    1. 選中以下框：
      • 允許簽名者在“簽名”對話框中添加評論
      • 在簽名行中顯示簽名日期

    這樣做可以讓您提供簽名的目的並添加文檔的簽名日期。

    1. 接下來，右鍵單擊簽名行並從菜單中選擇簽名。

    注意：選擇是以支持的格式保存文件，如果文件在受保護的視圖中打開，請選擇仍然編輯。 如果您要打開收到的文件，請確保您相信該文件的來源可靠。

    1. 獲取允許您在框中添加簽名的文本或圖像版本的數字 ID。

    從 Word 中刪除數字簽名

    如果您不小心添加了錯誤的簽名並想要刪除它，請打開包含簽名的文檔並右鍵單擊簽名行。

    選擇刪除簽名>是。 或者，在簽名窗格中選擇簽名旁邊的箭頭，然後選擇刪除簽名。

    注意：已簽名的 Word 文檔將在文檔底部具有簽名按鈕，並且該文件將變為只讀以防止進一步修改。

    在 Word 中插入不可見的數字簽名

    不可見的數字簽名就像可見的數字簽名一樣工作，可以保護文檔內容的真實性。 您可以使用以下步驟添加不可見的數字簽名。

    1. 選擇文件>信息。
    1. 選擇保護文檔>添加數字簽名。
    1. 如果系統要求您提供數字 ID，請選擇OK 。 如果您沒有用於簽名的安全證書，您可以選擇 Microsoft 合作夥伴，例如 GlobalSign，或者使用Selfcert工具創建您自己的數字證書。
    1. 要使用Selfcert工具，請通過選擇File Explorer > This PC > Local Disk/Windows (C:) > Program Files > Microsoft Office > root > Office 16轉到 PC 上的 Microsoft 安裝文件夾，然後向下滾動到SELFCERT文件。
    1. 雙擊 SELFCERT 文件將其打開，然後在您的證書名稱字段中輸入一個名稱。
    1. 安裝證書後，雙擊 Word 文檔上的簽名行。 在“簽名”對話框中，鍵入您的姓名作為簽名或單擊“選擇圖像”以將您的簽名作為圖像插入。
    1. 填寫簽署此文檔的目的框，然後選擇簽名以插入簽名。
    1. 如果您收到詢問是否要使用證書的通知，請選擇Yes 。
    1. Word 將確認您的簽名已成功保存。 選擇確定。

    使用第三方應用在 Word 中插入簽名

    如果 Word 中的功能沒有為您提供足夠的選項來插入簽名，您可以使用 DocuSign 等第三方應用程序來快速簽署和發送您的文檔。 以下是使用 DocuSign 簽署 Word 文檔的方法。

    1. 在 Word 中安裝 DocuSign 加載項。 選擇DocuSign >簽署文檔。
    1. 如果您有 DocuSign 帳戶，請使用您的用戶名和密碼登錄。 如果沒有，您可以創建一個免費的 DocuSign 帳戶並登錄。
    1. 拖放簽名字段以在文檔中插入簽名。
    1. 選擇簽名並將您的簽名添加到相關字段，然後選擇採用並簽名。
    1. 選擇完成以簽署 Word 文檔。
    1. 在Sign and Return窗口中，輸入請求您簽名的人的姓名和電子郵件地址，以便他們可以收到副本，然後選擇Send and Close 。

    更快地簽署 Word 文檔

    電子簽名使簽署合同或銷售協議等文件變得很方便。 這樣可以節省時間和資源，否則這些時間和資源會花費在嘗試打印、掃描和發回簽名的文件上。

    如果您使用的是 Mac，請查看我們的指南，了解如何在 Mac 上簽署 PDF。

    如果本指南幫助您在 Microsoft Word 中插入簽名，請發表評論並告訴我們。