Comment garder vos documents sécurisés et organisés

Ce qui est formidable avec la technologie, c'est qu'elle rend le travail beaucoup plus facile. Vous pouvez vous asseoir à votre bureau pendant quelques heures et accomplir autant de travail. Le seul inconvénient est que vous avez tendance à générer des centaines de documents par mois. Cela se traduit par des milliers de documents par an, dont certains sont extrêmement importants, d'autres moins vitaux.

Par conséquent, vous êtes dans une position où vous devez trouver des moyens de stocker tous ces documents. Ils doivent rester sûrs, tout en étant faciles d'accès pour vous. Cela aide également si vous les gardez aussi organisés que possible, ce qui rend beaucoup plus simple la recherche d'informations.

Heureusement, nous vivons à l'ère de la technologie où il existe de nombreuses solutions possibles à cette énigme. Si vous souhaitez que vos documents soient sécurisés et organisés, voici quelques idées :

Stockage de bureau crypté

La première idée est d'utiliser le système de stockage fourni par votre ordinateur. Chaque ordinateur dispose d'un stockage interne sous la forme d'un disque dur ou d'un SSD. L'avantage de stocker vos documents ici est qu'ils sont rapidement et facilement accessibles. Démarrez simplement l'ordinateur et utilisez votre application de gestion de fichiers pour obtenir ce dont vous avez besoin. Vous pouvez créer des dossiers séparés pour des documents spécifiques, ce qui aide beaucoup à organiser les choses.

L'inconvénient de cette option est qu'elle est probablement l'une des moins sécurisées en termes de protection de vos documents. Cependant, il existe un moyen intelligent d'ajouter une protection supplémentaire en chiffrant vos fichiers. L'ajout de cryptage signifie que vos données ne peuvent être consultées ou lues que si vous avez donné à quelqu'un l'autorisation de le faire. C'est un processus assez simple et empêche quiconque de se connecter à votre ordinateur et d'accéder à vos fichiers. Si vous avez des enfants ou si vous partagez un ordinateur avec quelqu'un d'autre, c'est une véritable préoccupation.

Périphériques de stockage portables

Un inconvénient majeur du stockage de bureau est que vous ne pouvez pas l'emporter n'importe où. Tous vos documents restent sur un seul appareil et ne sont accessibles que lorsque vous êtes connecté à cet appareil. Cela pose un problème si vous n'avez pas votre ordinateur à portée de main. Par exemple, vous pouvez avoir une réunion avec quelqu'un, mais vous ne pouvez pas apporter votre ordinateur de bureau. Ainsi, tous les documents que vous souhaitez leur envoyer sont bloqués.

Les périphériques de stockage portables offrent une solution à ce problème spécifique. Vous pouvez utiliser des clés USB, des disques durs portables ou même des cartes mémoire. À partir de là, vous pouvez déplacer des documents sur ces appareils et les stocker en toute sécurité. Assurez-vous de toujours garder votre ordinateur branché sur une source d'alimentation lorsque vous enregistrez des documents sur un appareil portable. Pourquoi? Parce que vous pouvez corrompre les données si votre PC s'éteint soudainement. Encore une fois, vous pouvez également chiffrer les données sur vos appareils portables pour leur donner une sécurité supplémentaire. Ou, vous pouvez aller plus loin et protéger votre appareil avec un mot de passe.

Dans l'ensemble, les avantages des périphériques de stockage portables sont qu'ils vous offrent la même sécurité et la même organisation que le stockage de bureau, mais vous pouvez emporter vos documents avec vous. Le seul inconvénient est que vous pourriez facilement perdre des documents vitaux si vous perdiez votre périphérique de stockage. C'est pourquoi il est toujours important de conserver vos documents sur plusieurs plates-formes de stockage.

Serveur physique

Image : Unsplash

Ensuite, vous pouvez enregistrer vos documents sur un serveur physique. Désormais, cette option est généralement réservée aux entreprises disposant d'une salle de serveurs. Essentiellement, vous avez un véritable serveur dans votre bureau, auquel tous les ordinateurs sont connectés. Au lieu d'enregistrer des documents sur chaque appareil, ils sont enregistrés sur le serveur. De cette façon, d'autres personnes du bureau peuvent accéder aux documents si nécessaire. Cela peut vraiment aider à résoudre les problèmes de productivité car vous n'avez pas à perdre de temps à trouver un document, à l'envoyer à quelqu'un, etc.

Ceci est considéré comme l'une des options les plus sécurisées car les serveurs ont de bien meilleures capacités de sécurité qu'un ordinateur de bureau ou un appareil portable. Il vous permet également d'utiliser différents ordinateurs tout en ayant accès à tous vos documents. L'inconvénient évident est le coût d'achat et de configuration d'un serveur.

Stockage en ligne

Le stockage en nuage est peut-être l'option de stockage la plus sécurisée et la plus complète. Au lieu de stocker vos documents sur un serveur physique, vous les stockez sur un serveur virtuel. L'énorme avantage est que vous pouvez accéder aux documents depuis n'importe quel appareil, où que vous soyez dans le monde. Tant que vous disposez d'une connexion Internet et de l'autorisation d'accéder aux données, vous pouvez l'obtenir. C'est incroyablement utile si vous êtes toujours en déplacement ou si vous utilisez plusieurs appareils lorsque vous travaillez.

Le stockage en nuage peut également être beaucoup plus spécifique à l'individu. Avec un disque dur portable, vous obtenez toujours le même genre de chose. C'est un appareil qui vous permet d'y stocker des documents. Le stockage en nuage peut facilement être personnalisé pour s'adapter à des personnes ou à des entreprises spécifiques. Cela signifie que vous pourriez avoir un système de gestion de documents de cabinet d'avocats dans le cloud, ou un système conçu pour les agences de marketing, ou même un pour les entreprises de soins de santé. La couche supplémentaire de personnalisation vous permet d'organiser les fichiers et de sécuriser les choses beaucoup plus facilement. Certaines industries ont des exigences spécifiques en matière de sécurité et de protection des données. Ainsi, une plate-forme cloud personnalisée peut vous assurer de répondre aux exigences de votre secteur.

Quelle est la meilleure façon de stocker des documents ?

Après avoir examiné les différentes options, il est clair que la meilleure approche est une combinaison de méthodes. Vous devez toujours sauvegarder vos documents en les stockant à différents endroits. Cela peut signifier que vous en avez enregistré sur votre bureau, mais qu'ils sont également sauvegardés dans le cloud. D'une certaine manière, cela rend vos documents plus sûrs car vous minimisez le risque de les perdre. Dans ce scénario, si votre ordinateur tombe en panne et que vous perdez tous vos documents, ils existent toujours dans le cloud.

Comment pouvez-vous organiser vos documents ?

Alors, vous avez vu comment stocker vos documents, qu'en est-il maintenant de leur organisation ? Un point clé a déjà été abordé : les dossiers.

Quelle que soit la méthode de stockage que vous choisissez, assurez-vous de créer des dossiers pour différents documents. C'est le moyen le plus simple de séparer les éléments non pertinents les uns des autres. Par exemple, ayez un dossier pour les documents financiers et un autre pour les notes. Si vous avez besoin de trouver un relevé bancaire, vous pouvez accéder directement au dossier des documents financiers au lieu de parcourir toutes vos notes.

Le deuxième conseil est de faire attention lorsque vous nommez vos documents. Ne vous contentez pas de leur donner un ancien nom, assurez-vous de les étiqueter correctement. De cette façon, vous pouvez facilement rechercher des documents. Au lieu de faire défiler individuellement le dossier, vous pouvez utiliser une fonction de recherche et saisir des mots-clés. Pour en revenir à l'exemple précédent, un relevé bancaire peut avoir un nom aléatoire lorsque vous le téléchargez. Mais, si vous le nommez 'BankStatementJune2020', vous pourrez le rechercher. Tapez simplement "relevé bancaire juin" et ce sera l'un des seuls résultats que vous verrez. Au lieu que cette recherche prenne quelques minutes, elle prend quelques secondes !

Sur cette note, vous êtes arrivé à la fin de ce guide. À ce stade, vous devez connaître les meilleures options pour stocker vos documents numériques. Maintenant, il s'agit simplement de choisir les options qui vous conviennent le mieux. N'oubliez pas d'en utiliser au moins deux, afin de pouvoir sauvegarder vos données. Suivez les conseils simples ci-dessus pour vous assurer que vos documents sont organisés et faciles à localiser.

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