如何確保您的文件安全有序

技術的偉大之處在於它使工作變得更加容易。 你可以坐在辦公桌前幾個小時，完成這麼多的工作。 唯一的缺點是您傾向於每月生成數百個文檔。 這意味著每年有數千份文件，其中一些非常重要，而另一些則不那麼重要。

因此，您需要找到存儲所有這些文檔的方法。 它們必須保持安全，但您可以輕鬆訪問它們。 如果您使它們盡可能有條理，這也會有所幫助，這使得查找信息變得更加簡單。

值得慶幸的是，我們生活在科技時代，這個難題有很多可能的解決方案。 如果您熱衷於保持文檔的安全和井井有條，這裡有一些想法：

加密桌面存儲

第一個想法是使用計算機提供的存儲系統。 每台計算機都具有硬盤驅動器或 SSD 形式的內部存儲。 將文檔存儲在這裡的好處是您可以快速輕鬆地訪問它們。 只需啟動計算機並使用您的文件管理器應用程序即可獲得所需的內容。 您可以為特定文檔創建單獨的文件夾，這對組織事物有很大幫助。

此選項的缺點是，就您的文檔受到保護的程度而言，它可能是最不安全的選項之一。 但是，有一種聰明的方法可以通過加密文件來添加一些額外的保護。 添加加密意味著您的數據無法被訪問或讀取，除非您授予某人這樣做的權限。 這是一個相當簡單的過程，可以阻止任何人登錄您的計算機並訪問您的文件。 如果您有孩子或與其他人共用一台計算機，這是一個真正的問題。

便攜式存儲設備

桌面存儲的一個主要缺點是你不能把它帶到任何地方。 您的所有文檔都保留在一台設備上，並且只有在您登錄該設備時才能訪問。 如果您手邊沒有電腦，這會帶來問題。 例如，您可能與某人開會，但您不能攜帶台式計算機。 因此，您要發送的所有文件都被卡住了。

便攜式存儲設備為這一特定問題提供了解決方案。 您可以使用 USB 記憶棒、便攜式硬盤驅動器，甚至存儲卡。 從這裡，您可以將文檔移動到這些設備上並安全地存儲它們。 在便攜式設備上保存文檔時，請確保始終將計算機插入電源。 為什麼？ 因為如果您的 PC 突然關閉，您可能會損壞數據。 同樣，您還可以加密便攜式設備上的數據，為它們提供額外的安全性。 或者，您可以更進一步，使用密碼保護您的設備。

總體而言，便攜式存儲設備的優勢在於它們為您提供與桌面存儲相同的安全性和組織性，但您可以隨身攜帶文檔。 唯一的缺點是，如果您丟失了存儲設備，很容易丟失重要文件。 這就是為什麼將文檔保存在多個存儲平台上總是很重要的原因。

物理服務器

圖片：不飛濺

接下來，您可以將文檔保存在物理服務器上。 現在，此選項通常保留給擁有服務器機房的企業。 從本質上講，您的辦公室中有一台實際的服務器，所有計算機都連接到該服務器。 它們不是保存在每個設備上，而是保存在服務器上。 這樣，辦公室中的其他人可以在需要時訪問這些文件。 它可以真正幫助解決生產力問題，因為您不必浪費時間查找文檔、將其發送給某人等等。

這被認為是最安全的選項之一，因為服務器具有比台式計算機或便攜式設備更好的安全功能。 它還允許您使用不同的計算機，並且仍然可以訪問您的所有文檔。 明顯的缺點是購買和設置服務器的成本。

雲儲存

雲存儲可能是最安全和最完整的存儲選項。 您無需將文檔存儲在物理服務器上，而是將它們存儲在虛擬服務器上。 這樣做的巨大優勢是，無論您身在何處，都可以從任何設備訪問文檔。 只要您有互聯網連接和訪問數據的許可，您就可以獲得它。 如果您總是在移動中或在工作時使用多個設備，這將非常有用。

雲存儲也可以更具體地針對個人。 使用便攜式硬盤驅動器，您總能得到相同的結果。 它是一種可讓您在其上存儲文檔的設備。 雲存儲可以輕鬆定制以適合特定的人員或企業。 這意味著您可以在雲中擁有一個律師事務所文檔管理系統，或者為營銷機構設計的系統，甚至是為醫療保健企業設計的系統。 添加的自定義層使您可以更輕鬆地組織文件並確保安全。 某些行業對數據安全和保護有特定要求。 因此，定制的雲平台可以確保您滿足您所在行業的要求。

存儲文檔的最佳方式是什麼？

在查看了不同的選項之後，很明顯最好的方法是方法的組合。 您應該始終通過將文檔存儲在不同的地方來備份它們。 這可能意味著您有一些保存到您的桌面，但它們也備份在雲中。 在某種程度上，這使您的文檔更加安全，因為您將丟失它們的風險降到最低。 在這種情況下，如果您的計算機出現故障並且您丟失了所有文檔，它們仍然存在於雲中。

你如何組織你的文件？

那麼，您已經了解瞭如何存儲文檔，那麼如何組織它們呢？ 已經觸及了一個關鍵點：文件夾。

無論您選擇哪種存儲方法，請務必為不同的文檔創建文件夾。 這是將不相關的事物彼此分開的最簡單方法。 例如，有一個文件夾存放財務文件，一個文件夾存放便箋。 如果您需要查找銀行對帳單，您可以直接進入財務文件文件夾，而不是翻閱所有票據。

第二個提示是在命名文檔時要小心。 不要只給他們任何舊名稱，請確保正確標記它們。 這樣，您可以輕鬆搜索文檔。 您可以使用搜索功能並輸入一些關鍵字，而不是單獨滾動文件夾。 回到前面的示例，當您下載銀行對帳單時，它可能有一個隨機名稱。 但是，如果您將其命名為“BankStatementJune2020”，您將能夠搜索它。 只需輸入“6 月銀行對賬單”，這將是您看到的唯一結果之一。 而不是這個搜索需要幾分鐘，它需要幾秒鐘！

關於這一點，您已經到了本指南的結尾。 此時，您應該知道存儲數字文檔的最佳選擇。 現在，這只是選擇最適合您的選項的情況。 請記住至少使用兩個，以便您可以備份數據。 按照上面的簡單提示，確保您的文檔井井有條，便於您查找。

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