如何确保您的文件安全有序

技术的伟大之处在于它使工作变得更加容易。 你可以坐在办公桌前几个小时，完成这么多的工作。 唯一的缺点是您倾向于每月生成数百个文档。 这意味着每年有数千份文件，其中一些非常重要，而另一些则不那么重要。

因此，您需要找到存储所有这些文档的方法。 它们必须保持安全，但您可以轻松访问它们。 如果您使它们尽可能有条理，这也会有所帮助，这使得查找信息变得更加简单。

值得庆幸的是，我们生活在科技时代，这个难题有很多可能的解决方案。 如果您热衷于保持文档的安全和井井有条，这里有一些想法：

加密桌面存储

第一个想法是使用计算机提供的存储系统。 每台计算机都具有硬盘驱动器或 SSD 形式的内部存储。 将文档存储在这里的好处是您可以快速轻松地访问它们。 只需启动计算机并使用您的文件管理器应用程序即可获得所需的内容。 您可以为特定文档创建单独的文件夹，这对组织事物有很大帮助。

此选项的缺点是，就您的文档受到保护的程度而言，它可能是最不安全的选项之一。 但是，有一种聪明的方法可以通过加密文件来添加一些额外的保护。 添加加密意味着您的数据无法被访问或读取，除非您授予某人这样做的权限。 这是一个相当简单的过程，可以阻止任何人登录您的计算机并访问您的文件。 如果您有孩子或与其他人共用一台计算机，这是一个真正的问题。

便携式存储设备

桌面存储的一个主要缺点是你不能把它带到任何地方。 您的所有文档都保留在一台设备上，并且只有在您登录该设备时才能访问。 如果您手边没有电脑，这会带来问题。 例如，您可能与某人开会，但您不能携带台式计算机。 因此，您要发送的所有文件都被卡住了。

便携式存储设备为这一特定问题提供了解决方案。 您可以使用 USB 记忆棒、便携式硬盘驱动器，甚至存储卡。 从这里，您可以将文档移动到这些设备上并安全地存储它们。 在便携式设备上保存文档时，请确保始终将计算机插入电源。 为什么？ 因为如果您的 PC 突然关闭，您可能会损坏数据。 同样，您还可以加密便携式设备上的数据，为它们提供额外的安全性。 或者，您可以更进一步，使用密码保护您的设备。

总体而言，便携式存储设备的优势在于它们为您提供与桌面存储相同的安全性和组织性，但您可以随身携带文档。 唯一的缺点是，如果您丢失了存储设备，很容易丢失重要文件。 这就是为什么将文档保存在多个存储平台上总是很重要的原因。

物理服务器

图片：不飞溅

接下来，您可以将文档保存在物理服务器上。 现在，此选项通常保留给拥有服务器机房的企业。 从本质上讲，您的办公室中有一台实际的服务器，所有计算机都连接到该服务器。 它们不是保存在每个设备上，而是保存在服务器上。 这样，办公室中的其他人可以在需要时访问这些文件。 它可以真正帮助解决生产力问题，因为您不必浪费时间查找文档、将其发送给某人等等。

这被认为是最安全的选项之一，因为服务器具有比台式计算机或便携式设备更好的安全功能。 它还允许您使用不同的计算机，并且仍然可以访问您的所有文档。 明显的缺点是购买和设置服务器的成本。

云储存

云存储可能是最安全和最完整的存储选项。 您无需将文档存储在物理服务器上，而是将它们存储在虚拟服务器上。 这样做的巨大优势是，无论您身在何处，都可以从任何设备访问文档。 只要您有互联网连接和访问数据的许可，您就可以获得它。 如果您总是在移动中或在工作时使用多个设备，这将非常有用。

云存储也可以更具体地针对个人。 使用便携式硬盘驱动器，您总能得到相同的结果。 它是一种可让您在其上存储文档的设备。 云存储可以轻松定制以适合特定的人员或企业。 这意味着您可以在云中拥有一个律师事务所文档管理系统，或者为营销机构设计的系统，甚至是为医疗保健企业设计的系统。 添加的自定义层使您可以更轻松地组织文件并确保安全。 某些行业对数据安全和保护有特定要求。 因此，定制的云平台可以确保您满足您所在行业的要求。

存储文档的最佳方式是什么？

在查看了不同的选项之后，很明显最好的方法是方法的组合。 您应该始终通过将文档存储在不同的地方来备份它们。 这可能意味着您有一些保存到您的桌面，但它们也备份在云中。 在某种程度上，这使您的文档更加安全，因为您将丢失它们的风险降到最低。 在这种情况下，如果您的计算机出现故障并且您丢失了所有文档，它们仍然存在于云中。

你如何组织你的文件？

那么，您已经了解了如何存储文档，那么如何组织它们呢？ 已经触及了一个关键点：文件夹。

无论您选择哪种存储方法，请务必为不同的文档创建文件夹。 这是将不相关的事物彼此分开的最简单方法。 例如，有一个文件夹存放财务文件，一个文件夹存放便笺。 如果您需要查找银行对帐单，您可以直接进入财务文件文件夹，而不是翻阅所有票据。

第二个提示是在命名文档时要小心。 不要只给他们任何旧名称，请确保正确标记它们。 这样，您可以轻松搜索文档。 您可以使用搜索功能并输入一些关键字，而不是单独滚动文件夹。 回到前面的示例，当您下载银行对帐单时，它可能有一个随机名称。 但是，如果您将其命名为“BankStatementJune2020”，您将能够搜索它。 只需输入“6 月银行对账单”，这将是您看到的唯一结果之一。 而不是这个搜索需要几分钟，它需要几秒钟！

关于这一点，您已经到了本指南的结尾。 此时，您应该知道存储数字文档的最佳选择。 现在，这只是选择最适合您的选项的情况。 请记住至少使用两个，以便您可以备份数据。 按照上面的简单提示，确保您的文档井井有条，便于您查找。

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