ドキュメントを安全に整理する方法

テクノロジーの素晴らしいところは、作業がはるかに簡単になることです。 あなたは数時間あなたの机に座って、たくさんの仕事をやり遂げることができます。 これの唯一の欠点は、月に何百ものドキュメントを生成する傾向があることです。 これは、年間数千のドキュメントに相当し、その中には非常に重要なものもあれば、それほど重要ではないものもあります。

その結果、これらすべてのドキュメントを保存する方法を見つける必要がある立場にいます。 それらは安全でありながら、簡単にアクセスできる必要があります。 また、できる限り整理しておくと、情報を簡単に見つけることができます。

ありがたいことに、私たちはこの難問に対する可能な解決策がたくさんある技術の時代に生きています。 ドキュメントを安全に整理しておくことに熱心な場合は、次のアイデアを参考にしてください。

暗号化されたデスクトップストレージ

最初のアイデアは、コンピュータが提供するストレージシステムを使用することです。 すべてのコンピューターには、ハードドライブまたはSSDのいずれかの形式の内部ストレージがあります。 ここにドキュメントを保存する利点は、すばやく簡単にアクセスできることです。 コンピューターを起動し、ファイルマネージャーアプリケーションを使用して必要なものを入手するだけです。 特定のドキュメント用に個別のフォルダを作成できます。これは、物事を整理するのに大いに役立ちます。

このオプションの欠点は、ドキュメントがどの程度保護されているかという点で、おそらく最も安全性が低いものの1つです。 ただし、ファイルを暗号化することで保護を強化するスマートな方法があります。 暗号化を追加すると、誰かにそうする権限を与えない限り、データにアクセスしたり読み取ったりすることができなくなります。 これは非常に単純なプロセスであり、だれもがコンピュータにログインしてファイルにアクセスするのを防ぎます。 子供がいる場合、またはコンピューターを他の人と共有している場合、これは真の懸念事項です。

ポータブルストレージデバイス

デスクトップストレージの主な欠点は、どこにでも持ち運べないことです。 すべてのドキュメントは1つのデバイスに残り、そのデバイスにログインしている場合にのみアクセスできます。 コンピュータが手元にない場合、これは問題を引き起こします。 たとえば、誰かと会議をしていても、デスクトップコンピュータを持参することはできません。 そのため、送信したいすべてのドキュメントがスタックしています。

ポータブルストレージデバイスは、この特定の問題に対する解決策を提供します。 USBスティック、ポータブルハードドライブ、さらにはメモリカードを使用できます。 ここから、ドキュメントをこれらのデバイスに移動して安全に保存できます。 ポータブルデバイスにドキュメントを保存するときは、常にコンピュータを電源に接続したままにしてください。 なんで？ PCの電源が突然切れると、データが破損する可能性があるためです。 繰り返しになりますが、ポータブルデバイスのデータを暗号化して、セキュリティを強化することもできます。 または、さらに一歩進んで、パスコードでデバイスを保護することもできます。

全体として、ポータブルストレージデバイスの利点は、デスクトップストレージと同じセキュリティと構成を提供することですが、ドキュメントを持ち運ぶことができます。 唯一の欠点は、ストレージデバイスを紛失した場合、重要なドキュメントを簡単に紛失する可能性があることです。 これが、ドキュメントを複数のストレージプラットフォームに保持することが常に重要である理由です。

物理サーバー

画像：スプラッシュを解除

次に、ドキュメントを物理サーバーに保存できます。 現在、このオプションは通常、サーバールームを持つ企業向けに予約されています。 基本的に、オフィスには実際のサーバーがあり、すべてのコンピューターが接続されています。 各デバイスにドキュメントを保存する代わりに、サーバーに保存されます。 このようにして、オフィスの他の人が必要に応じてドキュメントにアクセスできます。 ドキュメントを見つけたり、誰かに送信したりするのに時間を無駄にする必要がないため、生産性の問題に非常に役立ちます。

サーバーはデスクトップコンピューターやポータブルデバイスよりもはるかに優れたセキュリティ機能を備えているため、これは最も安全なオプションの1つと見なされています。 また、さまざまなコンピューターを使用しながら、すべてのドキュメントにアクセスできます。 明らかな欠点は、サーバーの購入とセットアップのコストです。

クラウドストレージ

クラウドストレージは、おそらく最も安全で完全なストレージオプションです。 ドキュメントを物理サーバーに保存する代わりに、仮想サーバーに保存します。 これの大きな利点は、世界のどこにいても、どのデバイスからでもドキュメントにアクセスできることです。 インターネットに接続し、データにアクセスするための許可があれば、それを取得できます。 常に移動している場合や、作業中に複数のデバイスを使用している場合は、非常に役立ちます。

クラウドストレージは、個人にはるかに固有のものにすることもできます。 ポータブルハードドライブを使用すると、常に同じようなものを手に入れることができます。 ドキュメントを保存できるデバイスです。 クラウドストレージは、特定の人や企業に合わせて簡単にカスタマイズできます。 これは、クラウドに法律事務所のドキュメント管理システム、マーケティングエージェンシー向けに設計されたシステム、またはヘルスケアビジネス向けのシステムを導入できることを意味します。 追加されたカスタマイズレイヤーにより、ファイルの整理と安全性の維持がはるかに簡単になります。 特定の業界には、データのセキュリティと保護に関する特定の要件があります。 したがって、カスタマイズされたクラウドプラットフォームにより、業界の要件を確実に満たすことができます。

ドキュメントを保存するための最良の方法は何ですか？

さまざまなオプションを検討した後、最善のアプローチは方法の組み合わせであることは明らかです。 ドキュメントは常に別の場所に保存してバックアップする必要があります。 これは、デスクトップに保存されているものがあることを意味している可能性がありますが、それらはクラウドにもバックアップされています。 ある意味で、これにより、ドキュメントを失うリスクを最小限に抑えることができるため、ドキュメントの安全性が高まります。 このシナリオでは、コンピューターが故障してすべてのドキュメントが失われた場合でも、それらはクラウドに存在します。

ドキュメントをどのように整理できますか？

では、ドキュメントを保存する方法を見てきましたが、今度はドキュメントを整理するのはどうでしょうか。 1つの重要なポイントはすでに触れられています：フォルダ。

選択した保存方法に関係なく、必ずさまざまなドキュメント用のフォルダを作成してください。 これは、無関係なものを互いに分離しておくための最も簡単な方法です。 たとえば、財務書類用のフォルダとメモ用のフォルダがあります。 銀行の明細書を見つける必要がある場合は、すべてのメモを調べなくても、財務書類フォルダに直接移動できます。

2番目のヒントは、ドキュメントに名前を付けるときに注意することです。 古い名前を付けるだけでなく、適切にラベルを付けるようにしてください。 このようにして、ドキュメントを簡単に検索できます。 フォルダを個別にスクロールする代わりに、検索機能を使用していくつかのキーワードを入力することができます。 前の例に戻ると、銀行取引明細書をダウンロードすると、ランダムな名前が付けられる場合があります。 ただし、「BankStatementJune2020」という名前を付けると、検索できるようになります。 「銀行取引明細書6月」と入力するだけで、表示される唯一の結果の1つになります。 この検索に数分かかる代わりに、数秒かかります。

その点で、あなたはこのガイドの終わりに来ました。 この時点で、デジタルドキュメントを保存するための最良のオプションを知っている必要があります。 さて、それはあなたに最適なオプションを選択する場合にすぎません。 データをバックアップできるように、少なくとも2つを使用することを忘れないでください。 上記の簡単なヒントに従って、ドキュメントが整理され、見つけやすいようにします。

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