Jak zabezpieczyć i uporządkować dokumenty?

Wspaniałą rzeczą w technologii jest to, że znacznie ułatwia pracę. Możesz usiąść przy biurku przez kilka godzin i wykonać tyle pracy. Jedynym minusem jest to, że masz tendencję do generowania setek dokumentów miesięcznie. Przekłada się to na tysiące dokumentów rocznie, z których niektóre są niezwykle ważne, inne nie są tak istotne.

W związku z tym jesteś w sytuacji, w której musisz znaleźć sposoby na przechowywanie wszystkich tych dokumentów. Muszą być bezpieczne, a jednocześnie łatwo dostępne. Pomaga również, jeśli utrzymasz je tak zorganizowane, jak to tylko możliwe, co znacznie ułatwia znajdowanie informacji.

Na szczęście żyjemy w erze technologicznej, w której istnieje wiele możliwych rozwiązań tej zagadki. Jeśli zależy Ci na zabezpieczeniu i uporządkowaniu dokumentów, oto kilka pomysłów:

Szyfrowana pamięć stacjonarna

Pierwszym pomysłem jest skorzystanie z systemu pamięci masowej dostarczonego przez komputer. Każdy komputer ma pamięć wewnętrzną w postaci dysku twardego lub dysku SSD. Zaletą przechowywania tutaj dokumentów jest to, że masz do nich szybki i łatwy dostęp. Po prostu uruchom komputer i użyj aplikacji do zarządzania plikami, aby uzyskać to, czego potrzebujesz. Możesz tworzyć osobne foldery dla określonych dokumentów, co bardzo pomaga w organizowaniu rzeczy.

Wadą tej opcji jest to, że jest to prawdopodobnie jedna z najmniej bezpiecznych pod względem ochrony dokumentów. Istnieje jednak sprytny sposób na dodanie dodatkowej ochrony poprzez szyfrowanie plików. Dodanie szyfrowania oznacza, że ​​dostęp do Twoich danych lub ich odczytanie nie będzie możliwy, chyba że udzielisz komuś upoważnienia do tego. Jest to dość prosty proces, który uniemożliwia każdemu zalogowanie się do Twojego komputera i uzyskanie dostępu do Twoich plików. Jeśli masz dzieci lub dzielisz komputer z kimś innym, jest to prawdziwy problem.

Przenośne urządzenia pamięci masowej

Kluczową wadą przechowywania na komputerze jest to, że nie można go nigdzie zabrać. Wszystkie Twoje dokumenty pozostają na jednym urządzeniu i są dostępne tylko wtedy, gdy jesteś zalogowany na tym urządzeniu. Stanowi to problem, jeśli nie masz pod ręką komputera. Na przykład możesz mieć z kimś spotkanie, ale nie możesz zabrać ze sobą komputera stacjonarnego. Tak więc wszystkie dokumenty, które chcesz im wysłać, utknęły.

Przenośne urządzenia pamięci masowej oferują rozwiązanie tego konkretnego problemu. Możesz używać pamięci USB, przenośnych dysków twardych, a nawet kart pamięci. Stąd możesz przenosić dokumenty na te urządzenia i bezpiecznie je przechowywać. Upewnij się, że zawsze masz komputer podłączony do źródła zasilania podczas zapisywania dokumentów na urządzeniu przenośnym. Czemu? Ponieważ możesz uszkodzić dane, jeśli komputer nagle się wyłączy. Ponownie, możesz również zaszyfrować dane na urządzeniach przenośnych, aby zapewnić im dodatkowe bezpieczeństwo. Możesz też pójść o krok dalej i zabezpieczyć swoje urządzenie hasłem.

Ogólnie rzecz biorąc, korzyści płynące z przenośnych urządzeń pamięci masowej polegają na tym, że zapewniają one takie samo bezpieczeństwo i organizację, jak na komputerze stacjonarnym, ale możesz nosić ze sobą dokumenty. Jedynym minusem jest to, że możesz łatwo stracić ważne dokumenty, jeśli zgubisz urządzenie pamięci masowej. Dlatego zawsze ważne jest, aby przechowywać dokumenty na więcej niż jednej platformie przechowywania.

Serwer fizyczny

Obraz: Unsplash

Następnie możesz zapisać swoje dokumenty na fizycznym serwerze. Teraz ta opcja jest zwykle zarezerwowana dla firm posiadających serwerownię. Zasadniczo masz w biurze rzeczywisty serwer, do którego podłączone są wszystkie komputery. Zamiast zapisywać dokumenty na każdym urządzeniu, są one zapisywane na serwerze. W ten sposób inne osoby w biurze mogą w razie potrzeby uzyskać dostęp do dokumentów. To naprawdę może pomóc w problemach z wydajnością, ponieważ nie musisz tracić czasu na szukanie dokumentu, wysyłanie go do kogoś i tak dalej.

Jest to uważane za jedną z najbezpieczniejszych opcji, ponieważ serwery mają znacznie lepsze zabezpieczenia niż komputer stacjonarny lub urządzenie przenośne. Pozwala także korzystać z różnych komputerów i nadal mieć dostęp do wszystkich dokumentów. Oczywistym minusem jest koszt zakupu i konfiguracji serwera.

Magazyn w chmurze

Przechowywanie w chmurze jest prawdopodobnie najbardziej bezpieczną i kompletną opcją przechowywania. Zamiast przechowywać dokumenty na fizycznym serwerze, przechowujesz je na wirtualnym. Ogromną zaletą jest to, że możesz uzyskać dostęp do dokumentów z dowolnego urządzenia, bez względu na to, gdzie się znajdujesz. Tak długo, jak masz połączenie z Internetem i zezwolenie na dostęp do danych, możesz je uzyskać. Jest to niezwykle przydatne, gdy jesteś zawsze w ruchu lub korzystasz z wielu urządzeń podczas pracy.

Przechowywanie w chmurze może być również znacznie bardziej specyficzne dla danej osoby. Z przenośnym dyskiem twardym zawsze otrzymujesz to samo. To urządzenie, które pozwala przechowywać na nim dokumenty. Przechowywanie w chmurze można łatwo dostosować do potrzeb konkretnych osób lub firm. Oznacza to, że możesz mieć system zarządzania dokumentami firmy prawniczej w chmurze lub system przeznaczony dla agencji marketingowych, a nawet dla firm opieki zdrowotnej. Dodatkowa warstwa dostosowywania znacznie ułatwia organizowanie plików i zabezpieczanie ich. Niektóre branże mają specyficzne wymagania dotyczące bezpieczeństwa i ochrony danych. Tak więc dostosowana platforma w chmurze może zapewnić spełnienie wymagań Twojej branży.

Jaki jest najlepszy sposób przechowywania dokumentów?

Po przyjrzeniu się różnym opcjom staje się jasne, że najlepszym podejściem jest połączenie metod. Zawsze powinieneś tworzyć kopie zapasowe swoich dokumentów, przechowując je w różnych miejscach. Może to oznaczać, że masz zapisane na pulpicie, ale ich kopie zapasowe są również przechowywane w chmurze. W pewnym sensie sprawia to, że Twoje dokumenty są bezpieczniejsze, ponieważ minimalizujesz ryzyko ich utraty. W tym scenariuszu, jeśli Twój komputer się zepsuje i stracisz wszystkie dokumenty, nadal będą one istnieć w chmurze.

Jak uporządkować swoje dokumenty?

Widziałeś już, jak przechowywać dokumenty, a teraz co z ich porządkowaniem? Jeden kluczowy punkt został już poruszony: foldery.

Niezależnie od wybranej metody przechowywania, utwórz foldery na różne dokumenty. To najłatwiejszy sposób na oddzielenie od siebie nieistotnych rzeczy. Na przykład masz folder na dokumenty finansowe i jeden na notatki. Jeśli potrzebujesz znaleźć wyciąg bankowy, możesz przejść bezpośrednio do folderu dokumentów finansowych, zamiast przeglądać wszystkie swoje notatki.

Drugą wskazówką jest zachowanie ostrożności podczas nazywania dokumentów. Nie nadawaj im tylko starych nazw, upewnij się, że odpowiednio je oznaczyłeś. W ten sposób możesz z łatwością wyszukiwać dokumenty. Zamiast indywidualnie przewijać folder, możesz użyć funkcji wyszukiwania i wprowadzić kilka słów kluczowych. Wracając do poprzedniego przykładu, wyciąg bankowy może mieć losową nazwę po jego pobraniu. Ale jeśli nazwiesz go „BankStatementJune2020”, będziesz mógł go wyszukać. Wystarczy wpisać „wyciąg bankowy czerwiec”, a będzie to jeden z niewielu wyników, jakie zobaczysz. Zamiast kilkuminutowego wyszukiwania, zajmuje to kilka sekund!

W tej notatce doszedłeś do końca tego przewodnika. W tym momencie powinieneś znać najlepsze opcje przechowywania dokumentów cyfrowych. Teraz wystarczy wybrać opcje, które będą dla Ciebie najlepsze. Pamiętaj, aby użyć co najmniej dwóch, aby móc wykonać kopię zapasową swoich danych. Postępuj zgodnie z prostymi wskazówkami powyżej, aby upewnić się, że dokumenty są uporządkowane i łatwe do zlokalizowania.

Masz jakieś przemyślenia na ten temat? Daj nam znać poniżej w komentarzach lub przenieś dyskusję na naszego Twittera lub Facebooka.

Rekomendacje redaktorów:

• To narzędzie AR może kopiować elementy ze świata rzeczywistego i wklejać je do dokumentów cyfrowych
• Jak bez wysiłku przekonwertować plik PDF na dokument Microsoft Word
• Jak udokumentować projekt API
• Oto jak najlepiej wykorzystać usługę przechowywania i udostępniania dokumentów Evernote