Come mantenere i tuoi documenti al sicuro e organizzati

Il bello della tecnologia è che ha reso il lavoro molto più semplice. Puoi sederti alla tua scrivania per qualche ora e affrontare così tanto lavoro. L'unico aspetto negativo di questo è che tendi a generare centinaia di documenti al mese. Questo si traduce in migliaia di documenti all'anno, alcuni dei quali estremamente importanti, altri meno importanti.

Di conseguenza, sei in una posizione in cui devi trovare modi per archiviare tutti questi documenti. Devono rimanere al sicuro, ma essere facilmente accessibili. Aiuta anche a mantenerli il più organizzati possibile, il che rende molto più semplice trovare le informazioni.

Per fortuna, viviamo nell'era tecnologica in cui ci sono molte possibili soluzioni a questo enigma. Se desideri mantenere i tuoi documenti al sicuro e organizzati, ecco alcune idee:

Archiviazione desktop crittografata

La prima idea è utilizzare il sistema di archiviazione fornito dal tuo computer. Ogni computer ha una memoria interna sotto forma di disco rigido o SSD. Il vantaggio di archiviare i tuoi documenti qui è che sono facili e veloci da accedere. Basta avviare il computer e utilizzare l'applicazione di gestione dei file per ottenere ciò di cui hai bisogno. Puoi creare cartelle separate per documenti specifici, il che aiuta molto con l'organizzazione delle cose.

Lo svantaggio di questa opzione è che è probabilmente una delle meno sicure in termini di protezione dei tuoi documenti. Tuttavia, c'è un modo intelligente per aggiungere una protezione extra crittografando i tuoi file. L'aggiunta della crittografia significa che non è possibile accedere o leggere i tuoi dati a meno che tu non abbia concesso a qualcuno l'autorità per farlo. È un processo abbastanza semplice e impedisce a chiunque di accedere al tuo computer e accedere ai tuoi file. Se hai figli o condividi un computer con qualcun altro, questa è una vera preoccupazione.

Dispositivi di archiviazione portatili

Uno degli svantaggi principali dell'archiviazione desktop è che non puoi portarla da nessuna parte. Tutti i tuoi documenti rimangono su un dispositivo e puoi accedervi solo dopo aver effettuato l'accesso a quel dispositivo. Questo rappresenta un problema se non hai il tuo computer a portata di mano. Ad esempio, potresti avere una riunione con qualcuno, ma non puoi portare il tuo computer desktop. Quindi, tutti i documenti che vuoi inviargli sono bloccati.

I dispositivi di archiviazione portatili offrono una soluzione a questo problema specifico. Puoi utilizzare chiavette USB, dischi rigidi portatili o persino schede di memoria. Da qui, puoi spostare i documenti su questi dispositivi e archiviarli in modo sicuro. Assicurati di tenere sempre il computer collegato a una fonte di alimentazione quando salvi i documenti su un dispositivo portatile. Come mai? Perché puoi corrompere i dati se il tuo PC si spegne improvvisamente. Ancora una volta, puoi anche crittografare i dati sui tuoi dispositivi portatili per dare loro una maggiore sicurezza. Oppure puoi fare un ulteriore passo avanti e proteggere il tuo dispositivo con un passcode.

Nel complesso, i vantaggi dei dispositivi di archiviazione portatili sono che offrono la stessa sicurezza e organizzazione dell'archiviazione desktop, ma puoi portare i tuoi documenti con te. L'unico aspetto negativo è che potresti facilmente perdere documenti vitali se perdessi il dispositivo di archiviazione. Ecco perché è sempre importante conservare i tuoi documenti su più piattaforme di archiviazione.

Server fisico

Immagine: Unsplash

Successivamente, puoi salvare i tuoi documenti su un server fisico. Ora, questa opzione è solitamente riservata alle aziende con una sala server. In sostanza, hai un vero server nel tuo ufficio, a cui sono collegati tutti i computer. Invece di salvare i documenti su ogni dispositivo, vengono salvati sul server. In questo modo, altre persone in ufficio possono accedere ai documenti, se necessario. Può davvero aiutare con problemi di produttività in quanto non devi perdere tempo a trovare un documento, inviarlo a qualcuno e così via.

Questa è considerata una delle opzioni più sicure in quanto i server hanno capacità di sicurezza di gran lunga migliori rispetto a un computer desktop o un dispositivo portatile. Ti consente inoltre di utilizzare computer diversi e di avere comunque accesso a tutti i tuoi documenti. L'ovvio svantaggio è il costo di acquisto e configurazione di un server.

Archiviazione su cloud

L'archiviazione su cloud è forse l'opzione di archiviazione più sicura e completa. Invece di archiviare i tuoi documenti su un server fisico, li memorizzi su uno virtuale. L'enorme vantaggio di questo è che puoi accedere ai documenti da qualsiasi dispositivo, indipendentemente da dove ti trovi nel mondo. Finché hai una connessione Internet e l'autorizzazione per accedere ai dati, puoi ottenerli. È incredibilmente utile se sei sempre in movimento o utilizzi più dispositivi quando lavori.

L'archiviazione su cloud può anche essere molto più specifica per l'individuo. Con un disco rigido portatile, ottieni sempre lo stesso tipo di cose. È un dispositivo che ti consente di archiviare documenti su di esso. L'archiviazione su cloud può essere facilmente personalizzata per adattarsi a persone o aziende specifiche. Ciò significa che potresti avere un sistema di gestione dei documenti di uno studio legale nel cloud o un sistema progettato per le agenzie di marketing o anche uno per le aziende sanitarie. Il livello aggiuntivo di personalizzazione rende molto più facile organizzare i file e mantenere le cose al sicuro. Alcuni settori hanno requisiti specifici per la sicurezza e la protezione dei dati. Quindi, una piattaforma cloud personalizzata può assicurarti di soddisfare i requisiti del tuo settore.

Qual è il modo migliore per archiviare i documenti?

Dopo aver esaminato le diverse opzioni, è chiaro che l'approccio migliore è una combinazione di metodi. Dovresti sempre eseguire il backup dei tuoi documenti archiviandoli in luoghi diversi. Ciò potrebbe significare che ne hai salvati sul desktop, ma viene anche eseguito il backup nel cloud. In un certo senso, questo rende i tuoi documenti più sicuri riducendo al minimo il rischio di perderli. In questo scenario, se il tuo computer si guasta e perdi tutti i tuoi documenti, questi esistono ancora nel cloud.

Come puoi organizzare i tuoi documenti?

Quindi, hai visto come archiviare i tuoi documenti, ora che ne dici di organizzarli? Un punto chiave è già stato toccato: le cartelle.

Indipendentemente dal metodo di archiviazione scelto, assicurati di creare cartelle per documenti diversi. Questo è il modo più semplice per mantenere le cose irrilevanti separate l'una dall'altra. Ad esempio, avere una cartella per i documenti finanziari e una per le note. Se hai bisogno di trovare un estratto conto, puoi andare direttamente alla cartella dei documenti finanziari invece di sfogliare tutti i tuoi appunti.

Il secondo consiglio è fare attenzione quando si nominano i documenti. Non limitarti a dare loro un vecchio nome, assicurati di etichettarli correttamente. In questo modo, puoi cercare facilmente i documenti. Invece di scorrere individualmente la cartella, puoi utilizzare una funzione di ricerca e inserire alcune parole chiave. Tornando all'esempio precedente, un estratto conto potrebbe avere un nome casuale quando lo scarichi. Ma se lo chiami "BankStatementJune2020" sarai in grado di cercarlo. Basta digitare "estratto conto bancario di giugno" e sarà uno degli unici risultati che vedrai. Invece di questa ricerca che richiede alcuni minuti, ci sono voluti secondi!

In questa nota, sei arrivato alla fine di questa guida. A questo punto, dovresti conoscere le migliori opzioni per archiviare i tuoi documenti digitali. Ora, si tratta solo di scegliere le opzioni che funzionano meglio per te. Ricorda di usarne almeno due, in modo da poter eseguire il backup dei tuoi dati. Segui i semplici suggerimenti di cui sopra per assicurarti che i tuoi documenti siano organizzati e facili da individuare.

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