Tarification, plans et fonctionnalités d'Ooma Office - Examen complet

Vous êtes prêt à mettre à niveau votre système téléphonique professionnel et vous recherchez un fournisseur abordable, évolutif et facile à utiliser.

Ooma Office pourrait être la solution idéale. Avec son interface claire et simple, ses fonctionnalités standard compétitives et ses tarifs mensuels à partir de 20 $ par utilisateur, Ooma est une excellente option pour les petites entreprises qui passent à la VoIP pour la première fois.

Dans cet examen complet d'Ooma Office, nous décrirons les fonctionnalités, les tarifs et les forfaits Ooma disponibles, l'expérience utilisateur et les types d'entreprises pour lesquelles Ooma Office convient.

Qu'est-ce qu'Ooma Office ?

Ooma Office est un système téléphonique VoIP de base pour les petites entreprises destiné aux équipes distantes/mixtes de 25 personnes ou moins.

Les propriétaires d'entreprise qui cherchent à réduire les coûts de communication mensuels et à accéder à des fonctionnalités pour aider à rationaliser les processus commerciaux - et non à les réviser complètement - apprécieront la facilité d'utilisation, la rentabilité, la qualité des appels vocaux HD et plus de 50 fonctionnalités standard de gestion des appels d'Ooma Office. .

Ooma est un système de téléphonie cloud adapté aux débutants , particulièrement populaire parmi les nouvelles entreprises ou celles qui passent pour la première fois des téléphones analogiques (lignes fixes) à la VoIP.

Tarification du bureau Ooma

Ooma Office propose trois plans : le plan Essentials pour 19,95 $/utilisateur/mois, le plan Pro (le plus populaire d'Ooma) pour 24,95 $/utilisateur/mois et le plan Pro Plus pour 29,95 $/utilisateur/mois.

Contrairement à la plupart des fournisseurs de téléphonie cloud, Ooma Office ne nécessite pas de contrat.

Chaque forfait comprend un numéro de téléphone local ou professionnel gratuit, plus de 50 fonctionnalités VoIP standard et des appels illimités aux États-Unis, au Canada et au Mexique.

Le plan Essentials est idéal pour les petites entreprises qui ont besoin d'un système téléphonique plus basique pour gérer un volume d'appels quotidien relativement faible.

Les utilisateurs d'Essentials disposent déjà d'outils de collaboration d'équipe et d'appel vidéo tiers qu'ils souhaitent continuer à utiliser en dehors d'Ooma Office, et préfèrent que leurs agents prennent des appels téléphoniques en direct avec les clients au lieu d'utiliser un standard automatique pour fournir une assistance.

Le plan Pro est idéal pour les PME qui doivent gérer des demandes de support client et de service plus complexes et qui ont un volume d'appels quotidien modéré à élevé.

Les utilisateurs Pro sont prêts à payer plus pour des fonctionnalités telles que la visioconférence, l'enregistrement des appels, la transcription de la messagerie vocale et la correspondance des informations de l'appelant.

Le plan Office Pro Plus est idéal pour les entreprises qui ont un volume d'appels quotidien élevé ou qui n'ont pas suffisamment d'agents en direct pour gérer le nombre d'appels entrants des clients. En tant que tels, les utilisateurs Pro Plus ont besoin d'accéder à des fonctionnalités avancées d'automatisation et de gestion des appels exclusivement disponibles sur le plan supérieur d'Ooma. Avec Pro Plus, les utilisateurs ont accès à l'intégration CRM, à la mise en file d'attente des appels, au bureau partagé et à la possibilité de configurer et de basculer entre plusieurs chemins de flux d'appels.

L'image ci-dessous décrit les différences supplémentaires entre les trois plans Ooma Office :

Ooma propose également une solution UCaaS, Ooma Enterprise , idéale pour les centres de contacts et centres d'appels à grande échelle. Les fonctionnalités Standout Enterprise incluent une assistance client 24h/24 et 7j/7, une messagerie texte SMS améliorée, un routage des appels basé sur les compétences, ainsi que des panneaux muraux et des analyses en temps réel. Il existe trois forfaits Ooma Enterprise à partir de 19,99 $/utilisateur/mois.

Ooma Office : principales fonctionnalités

Ooma Office est disponible sur les ordinateurs de bureau via une application softphone téléchargeable, sur les appareils mobiles Apple iOS et Android tels que les tablettes et les téléphones portables, et dans votre navigateur Web avec l'extension Ooma Chrome.

Tous les forfaits Ooma Office incluent :

• Appels illimités aux États-Unis, au Canada et au Mexique
• Parcage d'appel, transfert d'appel, retournement d'appel, transfert d'appel, mise en attente
• Sonneries simultanées et groupes de sonneries
• Réceptionniste virtuelle
• Musique de mise en attente/transfert d'appel
• Messagerie vocale vers e-mail (pièce jointe audio uniquement)
• Blocage d'appel de base
• Interphone
• Radiomessagerie aérienne plug-and-play (s'intègre à votre système de radiomessagerie existant)
• Extensions d'utilisateur et numérotation d'extension
• Annuaire des entreprises
• Journaux d'appels de base
• Télécopie virtuelle
• Appel de conférence audio uniquement jusqu'à 10 participants (via un pont de conférence)
• Appel à 3

Les fonctionnalités avancées disponibles uniquement sur les plans Ooma Office Pro et Ooma Office Pro Plus incluent :

• Enregistrement d'appel
• Groupes de sonnerie avancés
• Visioconférence sur n'importe quel appareil avec une connexion Internet
• Correspondance des informations sur l'appelant
• Identification dynamique de l'appelant
• Bureau partagé
• Blocage d'appel amélioré
• Transcription de la messagerie vocale
• Appel en file d'attente
• Analyse des appels
• Intégration Salesforce
• Trouvez-moi, suivez-moi

Ci-dessous, nous examinerons plus en détail certaines des principales fonctionnalités d'Ooma Office.

Réceptionniste virtuelle

Le réceptionniste virtuel d'Ooma est un outil de réception automatique qui dirige automatiquement les appels entrants vers le bon service ou agent via une option de menu préenregistrée, éliminant ainsi le besoin pour les appelants de parler avec un agent en direct.

Les appelants peuvent soit prononcer leurs réponses aux invites et salutations du menu IVR à plusieurs niveaux dans le téléphone pour que leurs appels soient dirigés à l'aide du traitement du langage naturel (NLP) ou répondre par tonalité.

La réceptionniste virtuelle d'Ooma assiste les appelants avec des choses comme :

• Diriger les appels vers l'agent, le service, le groupe d'appel, la boîte vocale ou le poste approprié
• Recherche d'un agent via un répertoire d'appel par nom
• Obtenir des informations sur les heures d'ouverture, les lieux, les horaires des vacances, etc. via des messages préenregistrés personnalisés
• Sélection de leur langue préférée (anglais, espagnol, français disponibles)
• Assistance après les heures d'ouverture

Réunions Ooma

Ooma Meetings est un outil de vidéoconférence en ligne permettant à 100 participants de se rencontrer en temps réel, en face à face, pendant 12 heures maximum. Les réunions ne sont disponibles que sur les plans Ooma Pro et Pro Plus, le plan Pro permettant un maximum de 25 participants.

Les utilisateurs peuvent programmer une conférence Web à venir ou se rencontrer instantanément dans le tableau de bord des réunions, ainsi qu'inviter des participants supplémentaires avec un lien de réunion partageable. Des réunions ponctuelles et récurrentes sont disponibles, et la barre de recherche de réunion permet de trouver rapidement et facilement des liens de réunion.

Pour une planification plus simple, Meetings s'intègre aux applications Google et Outlook Calendar. L'accès à distance et l'accès aux applications mobiles sont également disponibles.

L'outil d'appel vidéo d'Ooma est unique en ce sens qu'en plus de l'écran entier, de l'onglet du navigateur Web et du partage d'application, il permet le partage d'écran simultané entre deux ou plusieurs participants à la réunion. Ceci est particulièrement idéal pour partager des options de conception côte à côte, afficher plusieurs présentations de diapositives, collaborer sur des notes, examiner les informations de compte client, etc.

Les fonctionnalités supplémentaires d'Ooma Meetings incluent :

• Chat en réunion

• Salles de réunion personnelles avec identifiants d'utilisateur uniques
• Afficher les journaux de réunion par type et date de réunion
• Invitations actives à la réunion pour les participants supplémentaires
• Épingler/détacher des utilisateurs
• Liste des participants à la réunion
• Levée virtuelle de la main
• Arrière-plans vidéo (flou, télécharger des photos personnalisées, etc.)
• Vues Grille et Haut-parleur actif
• Activer/désactiver le son et supprimer des participants, faire des participants des hôtes
• Chat en réunion (messages à l'échelle de la réunion et privés)
• Statistiques des conférenciers
• Télécommande

Groupes de sonnerie avancés

Les groupes d'anneaux Ooma Office permettent aux administrateurs de créer des groupes d'agents en fonction du calendrier des compétences ou d'autres critères personnalisés.

Lorsqu'un appel entrant arrive, tous les numéros de téléphone de chaque groupe d'appels sonnent simultanément , ce qui augmente les taux de résolution du premier appel et réduit les temps d'attente.

En plus de la sonnerie simultanée, les administrateurs peuvent opter pour des sonneries séquentielles ou des groupes de sonneries hybrides , qui sonnent plusieurs groupes de sonneries de manière séquentielle jusqu'à ce que l'appel soit répondu.

Les administrateurs peuvent mettre à jour ou réorganiser les groupes d'appels à tout moment, définir des durées de sonnerie maximales avant que l'appel ne soit transféré à l'agent suivant ou envoyé à la messagerie vocale, définir des règles de transfert et de transfert d'appel pour les groupes d'appels et ajouter de nouvelles extensions au groupe.

Enregistrement d'appel

Ooma Office offre un enregistrement d'appel persistant et à la demande pour tous les utilisateurs Pro et Pro Plus.

Les administrateurs peuvent consulter les enregistrements dans le tableau de bord du journal des appels via la fonction de lecture, ou les télécharger pour les analyser plus en détail ultérieurement. Les enregistrements sont stockés dans le tableau de bord du journal des appels de l'application de bureau jusqu'à 30 jours.

Les utilisateurs peuvent également arrêter et démarrer les enregistrements lors d'un appel en direct à tout moment.

L'inconvénient ici est qu'au moment d'écrire ces lignes, Ooma Office n'offre pas de transcriptions d'enregistrement d'appels .

Blocage d'appel amélioré

Bien que tous les plans Ooma Office permettent aux utilisateurs de bloquer des numéros de téléphone spécifiques, les plans Pro et Enterprise offrent un blocage d'appel amélioré.

Tous les utilisateurs peuvent bloquer jusqu'à 100 numéros , et toute personne figurant sur la liste bloquée entendra un signal occupé lorsqu'elle tentera de joindre l'entreprise. Les utilisateurs peuvent ajouter et supprimer des numéros bloqués à tout moment, et tous les appels provenant de ces numéros n'apparaîtront pas dans le journal des appels.

Les utilisateurs Pro et Enterprise peuvent automatiquement bloquer les appels provenant de numéros de téléphone anonymes, activer les appels de contacts uniquement ou bloquer automatiquement les numéros de la liste noire de la communauté (numéros de spam connus).

Correspondance des informations sur l'appelant

Caller Info Match est une fonctionnalité des plans Ooma Office Pro et Enterprise décrite comme une combinaison entre l'identification de l'appelant et les appels CRM.

En plus d'afficher les noms des appelants, les utilisateurs peuvent choisir d' intégrer leurs systèmes CRM dans leur service téléphonique professionnel Ooma afin que les informations client s'affichent automatiquement lorsqu'ils s'engagent dans des communications professionnelles avec les clients.

Caller Info Match permet également aux utilisateurs d'extraire automatiquement des informations publiques de sites Web tels que Facebook, LinkedIn et Google susceptibles d'être liés à l'appelant.

La messagerie texte

La messagerie texte professionnelle par SMS permet à tous les utilisateurs d'Ooma Office d' envoyer et de recevoir des messages texte via l'application mobile (les utilisateurs d'Office Pro peuvent également envoyer des SMS avec l'application de bureau.)

Cela fournit une méthode multicanal alternative pour contacter les clients. Fixer des rendez-vous, confirmer les informations de vos clients et répondre aux questions est un processus beaucoup plus simple avec l'envoi de SMS.

Au moment d'écrire ces lignes, les messages texte d'Ooma Office ont une limite de 2 048 caractères pour les messages sortants, mais les utilisateurs peuvent envoyer et recevoir autant de messages qu'ils le souhaitent. De plus, Ooma Office n'offre pas de codes abrégés SMS , et les utilisateurs ne peuvent pas non plus envoyer de SMS vers/depuis les numéros de téléphone gratuits d'Ooma Office.

Ooma Office : expérience utilisateur

Le tableau ci-dessous des avantages et des inconvénients d'Ooma Office offre plus d'informations sur l'expérience utilisateur.

Qui devrait utiliser Ooma Office ?

Ooma Office est idéal pour les entreprises plus récentes ou plus petites qui ont besoin d'un système téléphonique cloud de base et abordable qui offre toutes les fonctionnalités clés dont les membres de l'équipe ont besoin pour rationaliser les flux de travail et améliorer l'expérience client.

Les utilisateurs d'Ooma Office ne veulent pas payer pour des fonctionnalités avancées dont ils n'ont pas besoin sur plusieurs canaux qu'ils n'utiliseront pas ou pour lesquels ils ont déjà un logiciel préféré.

Les entreprises utilisant Ooma Office ne mènent probablement pas la majorité de leurs activités par téléphone. Au lieu de cela, ils préfèrent les boutiques de commerce électronique, les sites Web d'entreprises ou même les emplacements physiques pour vendre leurs produits et services. Cependant, certains clients les contactent fréquemment via le numéro de téléphone du bureau.

Par conséquent, ils ont besoin d'un outil facile à utiliser et offrant des fonctionnalités telles que le renvoi d'appel, la messagerie vocale visuelle et les groupes d'appels qui réduisent les appels manqués et les problèmes de communication.

Bien que les équipes utilisant Ooma puissent avoir une réunion ou un enregistrement vidéo toutes les deux semaines, elles ne travaillent pas dans des environnements fortement collaboratifs.

Bien qu'Ooma Office ait ses inconvénients, notamment un manque d'informations sur le support client et des intégrations limitées, il offre quelque chose qui semble de plus en plus difficile à trouver dans l'espace de communication cloud : la simplicité.

FAQ du bureau Ooma

Ci-dessous, nous avons répondu aux questions fréquemment posées sur Ooma Office.