Sanal PBX Telefon Sistemi: Nedir, Faydaları ve En İyi Sağlayıcılar

Geleneksel sabit hatlı PBX sistemleri, kablolar, yeni telefon jakı kurulumları, sık yükseltmeler ve kesinti süreleri ve çağrı sırasında ve çağrı beklerken temsilcilerin masalarında kalmasını gerektiren telefonların bakımı zordur.

Sanal PBX bir çözüm sunar: kablo veya donanım bakımı gerektirmez, dünyanın her yerinden telefon numarası seçenekleri ve hareket halindeyken aramaları yanıtlama ve VoIP özelliklerini kullanma yeteneği.

Bu makale Sanal PBX telefon sistemini ana hatlarıyla anlatacak , nasıl çalıştığını, faydalarını, özelliklerini ve sanal bir PBX sisteminde nelerin aranacağını tartışacaktır.

Hızlı Linkler:

• Sanal PBX Nedir?
• Sanal PBX vs Geleneksel PBX
• Sanal PBX'in Faydaları
• Sanal PBX Temel Özellikleri
• Sanal PBX Sunan En İyi Sağlayıcılar
• Sanal PBX Sisteminde Nelere Bakmalı?
• Sanal PBX SSS'leri

Sanal PBX Nedir?

Sanal bir PBX, geleneksel sabit hatların fiziksel kablolaması yerine internet üzerinden dijital ses sinyallerini ileterek arayanları birbirine bağlayan bir VoIP telefon sistemidir.

Geleneksel bir PBX (Private Branch Exchange) sistemi fiziksel olarak yerinde barındırılır ve hantal, pahalı donanım ve bakımı için şirket içi bir ekip gerektirir.

Buna karşılık, sanal bir PBX sistemi, üçüncü taraf bir VoIP (İnternet Protokolü Üzerinden Ses) sağlayıcısı tarafından bulutta site dışında barındırılır. Sanal PBX kablosuz olduğundan, kullanıcılar masa telefonları, masaüstü bilgisayarlar veya akıllı telefonlar dahil olmak üzere herhangi bir VoIP uyumlu cihaz üzerinden internet bağlantısı olan herhangi bir yerden iş telefonu sistemlerine erişebilirler.

Sanal PBX sistemlerini kullanan işletmelerin kendi tesis tabanlı donanımlarını satın almaları, kurmaları veya bakımlarını yapmaları gerekmez. Bunun yerine, sistem güncellemeleri, bakım ve veri merkezlerinde sunucuların saklanması ve güvenliğinin sağlanması, üçüncü taraf VoIP sağlayıcısı tarafından gerçekleştirilir.

Bulut PBX, IP PBX veya barındırılan PBX hizmetleri olarak da bilinen sanal PBX sistemleri, uluslararası, yerel ve ücretsiz alan kodlarından telefon numaraları sağlar. Kullanıcılar ayrıca önceden var olan iş telefon numaralarını da taşıyabilir. Bir şirket içindeki kullanıcılar sanal PBX numaralarını paylaşabilir ve otomatik görevliler, HD ses, zil grupları, dahili ekip sohbeti, görüntülü arama ve daha fazlası dahil olmak üzere çok sayıda diğer sanal PBX özelliğini kullanabilir.

Sanal PBX Nasıl Çalışır?

Sanal PBX, bir konuşmacının ses sinyalini dijital veri paketlerine sıkıştırarak, bu paketleri internet üzerinden alıcıya ileterek ve ardından bu verileri alıcının duyması için tekrar ses sinyallerine dönüştürerek çalışır.

Opus ve G.772 gibi yazılım ses kodekleri, doğal kulağa sahip HD ses ve ses sağlayan geniş bant sinyal frekansları aracılığıyla iki yönlü VoIP veri iletimi gerçekleştirir.

Sanal PBX vs Geleneksel PBX

Sanal PBX sistemleri, tesis dışında, bulutta barındırılır ve dijital veriler aracılığıyla bir ses sinyali iletmek için interneti kullanır.

Geleneksel (Eski) PBX sistemleri yerinde uyumlu donanımla barındırılır ve bir dizi kablolu PSTN panosu aracılığıyla analog ses sinyallerini iletir.

Geleneksel PBX sistemleri, yüksek teknoloji kodekler kullanmaz, bu da HD ses olmadan düşük ses kalitesine yol açar.

Bu şirket içi eski PBX sistemleri, sürekli güncellemeler gerektirir, çok sayıda (pahalı) fiziksel ofis alanı kaplar ve binadaki her telefona bağlanan kablolama gerektirir. Temsilciler, masalarından uzaktaki aramaları alamaz veya birden fazla cihaz aracılığıyla iş telefonu sistemlerine erişemez.

Ek olarak, geleneksel PBX sistemleri, yerel adreslere bağlı önceden atanmış sabit hatlara dayanır, bu nedenle şirketlerin adreslerine önceden atanmış yerel numarayı kullanmaları gerekir. Yeni bir sabit hat numarası eklemek, yeni fiziksel telefon hatları kurmak için zorlu bir süreç gerektirirken, VoIP telefon numaraları çevrimiçi olarak dakikalar içinde eklenebilir.

Sanal PBX'in Faydaları

Sanal bir PBX telefon sistemi kullanmanın en sevdiğimiz avantajları şunlardır:

• Minimum Donanım ve Düşük Maliyet
• HD Ses
• ölçeklenebilirlik
• Hareket Halinde Arama ve Uzaktan Ekip Desteği
• Yerel Varlık
• Özellikler Süiti

Minimum Donanım ve Düşük Maliyet

Bulut PBX sistemleri, VoIP servis sağlayıcınız tarafından site dışında barındırılır, bu nedenle sanal PBX kullanan şirketlerin sistemin bakımını kendilerinin yapması gerekmez.

Eski PBX sistemleri, neredeyse sürekli güncellemeler, yeni donanımların satın alınması ve kurulması ve kurum içi BT teknisyenlerinin düzeltmesini gerektiren sık bağlantı sorunları gerektirir.

Sanal PBX VoIP sağlayıcıları, tüm yazılım ve donanım güncellemelerini üstlenir, ortaya çıkan sorunları ele alır ve küçük işletmeleri BT personelinin maliyetlerinden kurtarır.

15-20 kişilik bir ekip için tesis içi PBX sistemlerinin ön maliyeti kolayca 20.000 ABD Dolarına ulaşabilirken, sanal PBX çözümlerinin ortalama başlangıç ​​maliyeti 2.000 ABD Dolarının altındadır ve bu da onu açıkça uygun maliyetli bir çözüm haline getirir.

HD Ses

Geleneksel sabit hatlı PBX sistemleri, yalnızca insan sesinin orta aralığındaki ses frekanslarını ileten eski G.711 ses kodeğini destekler.

Buna karşılık, birçok sanal PBX yazılımı, sesleri yüksek tanımlı (HD) olarak insan sesinin en düşük ve en yüksek aralıklarında ileten daha modern G.722 ve Opus kodeklerini destekler. netlik ve arka plan gürültüsü bastırma.

ölçeklenebilirlik

Geleneksel bir PBX sistemine yeni kullanıcılar eklemek zahmetli bir süreçtir: yeni telefonlar ve masa alanı satın almak, duvarlara yeni telefon prizleri takmak ve bunları kabloyla PBX sistemine bağlamak.

Bir VoIP sistemiyle, yeni kullanıcıları ölçeklendirmek ve eklemek yalnızca birkaç tıklama gerektirir.

Yeni bir hesap kullanıcısını çevrimiçi olarak kaydetmeniz, bir lisans satın almanız yeterlidir; yeni kullanıcı aramaya başlayabilir.

Yeni temsilci mobil aygıtını veya masaüstü bilgisayar yazılım telefonunu kullanmayı planlıyorsa veya mevcut IP telefonlarını kullanmak istiyorsanız, donanım satın almanıza bile gerek kalmayacak.

Hareket Halinde Arama, Uzak Ekipleri Destekler

VoIP kullanan aracılar, internete bağlı, arama yapabilen herhangi bir cihazdan arama yapabilir: masaüstü, mobil, ahize veya kulaklık.

Temsilciler, Apple iOS veya Android cep telefonları aracılığıyla VoIP hizmetlerine erişebildiklerinden, temsilciler yalnızca masalarında arama yapmak ve almakla sınırlı değildir; evde, arabada ve başka herhangi bir yerde arama yapabilirler.

Bulut PBX'in mobilitesi ve esnekliği, günümüzün uzak iş gücü için geleneksel PBX'ten çok daha uygundur.

Yerel Varlık

Daha yeni, daha küçük işletmeler ve yeni başlayanlar, sanal PBX tarafından çözülen bir şey olarak kendileri için bir itibar oluşturmak için mücadele edebilir.

İşletmeler, hedef pazarlara aşina olan yerel alan kodlarına sahip sanal telefon numaralarını seçebilir ve hatta her konum için birden fazla yerel numara seçebilir.

Ücretsiz numaralar meşruiyet sağlar ve marka bilinirliğini artırır (ücretsiz özel numaralardan adil payınızı hatırladığınıza bahse gireriz.)

Özellikler Süiti

Geleneksel bir PBX sabit hat sistemiyle, kullanıcılar sesli arama, sesli mesaj ve şanslıysanız birkaç dahili hat gibi telefon hizmeti alırlar.

Ancak sanal PBX sağlayıcıları, telefon planlarının bir parçası olarak gelişmiş VoIP özellik paketleri sunar ve bu özellikler, yalnızca tek başına arama yapmaktan çok daha fazlasını içerir.

PBX kullanıcıları, arama kaydı, IVR ve otomatik görevliler, zil grupları, sesli posta transkripsiyon, gerçek zamanlı analitik ve video konferans, arama kuyrukları ve SMS mesajlaşma gibi daha gelişmiş özellikler gibi diğer faydalı iş iletişim araçlarından yararlanır.

Sanal PBX Temel Özellikler

Sanal PBX planlarında sunulan favori özelliklerimizden bazıları şunlardır:

• Sesli Posta ve Çağrı Transkripsiyon
• Mobil ve Masaüstü Uygulamaları
• Yerel, Uluslararası ve Ücretsiz Numaralar
• Otomatik Görevliler (IVR)
• Çağrı İzleme
• Entegrasyonlar
• SMS ve MMS Mesajlaşma
• Yüzük Grupları
• Çağrı Günlükleri ve Raporları
• Görüntülü arama

Sesli Posta ve Çağrı Transkripsiyon

Sesli posta ve arama dökümü, aramaları ve sesli mesajları metin biçimine dönüştürmek için AI destekli doğal dil teknolojisini (NLT) kullanır ve dökümü ses kaydıyla birlikte e-posta ve/veya sesli posta yoluyla kullanıcıya iletir.

Çeviri yazılar arşivlenir, parola korumalı olabilir ve genellikle anahtar kelime veya arayan tarafından aranabilir.

Sesli posta transkripsiyonu, her sesli postayı dinlemeyi ve geri aramalara öncelik vermeyi zorlaştıran yüksek gelen arama hacmine sahip ekipler için özellikle yararlıdır. Kullanıcılar sesli mesajın konusunu tamamını dinlemek zorunda kalmadan görebilirler.

Çağrı dökümleri ayrıca temsilci etkinliği, ortak müşteri endişeleri veya sorunları ve duygu analizi gibi değerli konuşma analizleri hakkında fikir verir. Bu şekilde yöneticiler ve işletme sahipleri koçluk ve eğitim materyallerini iyileştirebilirken denetçiler aracılara kişiselleştirilmiş geri bildirim sağlayabilir.

Mobil ve Masaüstü Uygulamaları

Çoğu sanal PBX hizmet planı, tüm mesajları, bildirimleri, ayarları ve iletişim kanallarını (telefon, mesajlaşma, video ve sohbet) tek bir birleşik arabirimde düzenleyen hem masaüstü hem de mobil uygulamaya erişim sağlar.

Mobil uygulama, bir kullanıcının VoIP numaraları ile normal telefon numaraları arasında ayrım yaparak aracıların iş ve kişisel bağlantılarını ayrı tutabilmesini sağlar.

Yerel, Uluslararası ve Ücretsiz Numaralar

Çoğu sanal PBX sağlayıcısı, dünyanın dört bir yanındaki alan kodlarından seçeneklerle sanal telefon numaralarını seçmenize ve satın almanıza izin verir.

Kullanıcılar, telefon numarasının bulunduğu bölgedeki yerel arama tarifelerine uygun yerel numaralar veya müşterinin telefon görüşmelerinde herhangi bir ücret ödemesini önleyen ücretsiz numaralar (800, 888, 877 vb. ile başlayan) satın alabilirler.

Uluslararası numaralar, dünya çapında iş yapan ve yerel bir müşteri hizmeti veya satış varlığı oluşturmak isteyen şirketler için faydalıdır.

Uluslararası acenteler, müşterinin şirket birliği algısını güçlendirerek şirket numaralarını kullanabilir ve hatta paylaşabilir.

Otomatik Görevliler (IVR)

Otomatik operatörler veya IVR, kullanıcıların, bir müşteri şirket numarasını aradığında anında oynatılan otomatik bir müşteri self servis menüsü oluşturmasına olanak tanır - çoğu zaman canlı bir temsilciyi dahil etmeye gerek duymadan.

Çağrı merkezi IVR sistemleri, çağrıyı uygun temsilciye, departmana, sesli posta kutusuna, zil grubuna veya alt menüye yönlendirmek için önceden kaydedilmiş çağrı menüsü seçeneklerini ve mesajlarını kullanarak müşteri konuşmasını veya DTMF girişini otomatik olarak analiz eder.

Yöneticiler, karmaşık veya basit arama yönlendirme veya arama yönlendirme stratejileri ayarlayabilir. Popüler yönlendirme stratejileri arasında döngüsel yönlendirme, beceri tabanlı yönlendirme, program tabanlı yönlendirme, liste tabanlı yönlendirme, en boşta yönlendirme ve hatta istemcilerin her zaman tercih ettikleri aracıyla bağlantı kurmasını sağlamak için ilişki tabanlı yönlendirme bulunur.

Tipik olarak şirketler, popüler müşteri sorgu hedefleri için menü seçenekleri sunar ve kulağa şuna benzer bir şey gelir:

"Satış için 1'e, Müşteri Hizmetleri için 2'ye, Faturalandırma için 3'e basın..."

Çağrı İzleme

Birçok sanal PBX VoIP sağlayıcısı, hesap başına binlerce arama kaydı kaydetmenize olanak tanıyan otomatik ve isteğe bağlı arama kaydı sunar.

Kullanıcılar bu kayıtları aylar sonra indirebilir veya belirli bir süre sonra otomatik olarak silinecek şekilde ayarlayabilir. Çağrı dökümlerinde olduğu gibi, çağrı kayıtları da eğitim ve geri bildirim amaçları ile uyumluluk açısından inanılmaz derecede faydalıdır.

Diğer çağrı izleme araçları arasında çağrı fısıltısı , (müşterinin duyamayacağı süpervizörden temsilciye çağrı içi koçluk) çağrı mavnası (süpervizör bir temsilcinin canlı çağrısını anında devralır) veya standart çağrı dinleme (denetçiler canlı temsilci-müşteriyi dinler) duyurulan veya habersiz çağrılar.)

Entegrasyonlar

Geleneksel eski PBX sistemleri, ek yazılımlarla entegrasyonları desteklemese de, çoğu sanal PBX sistemi, popüler üçüncü taraf uygulamaları ve araçlarıyla bir dizi entegrasyonu destekler.

Entegrasyonlar, kullanıcıların Salesforce, Slack, Zendesk, Microsoft 365, Zapier, Kustomer, Hubspot ve daha fazlası gibi uygulamalarda arama yapmasına, mesaj göndermesine, toplantı başlatmasına, kişilere erişmesine ve takvim işlevlerini kullanmasına olanak tanır.

SMS ve MMS Mesajlaşma

Sesli aramanın yanı sıra, barındırılan birçok PBX sağlayıcısı, iş SMS'i ve MMS mesajlaşması sunar.

Kullanıcılar, standart metinler, videolar, resimler ve multimedya dosyaları içeren iş numaralarından dahili ekip üyelerine, müşterilere ve tüm gruplara veya departmanlara masaüstü veya mobil aracılığıyla metin gönderebilir.

Yüzük Grupları

Zil Grupları, yöneticilerin aynı anda gelen aramaları alan temsilci grupları oluşturmasına ve yönetmesine olanak tanıyarak daha yüksek yanıt hızı ve daha yüksek ilk arama çözümleme oranı olasılığını artırır.

Çalma Grupları (Çağrı Grupları olarak da adlandırılır), temsilciler, örneğin bir satış ekibi, müşteri hizmetleri ekibi veya arka uç ekibi gibi benzer bir amaç için gelen aramaları aldığında özellikle yararlıdır. Ring grupları, hızlı servis sağlar ve iş yükünü ekip içinde eşit olarak dağıtarak, meşgul aracılar için aşırı kuyruk oluşmasını önler.

Arama Analizi ve Raporları

Analytics, yöneticilere VoIP hizmeti kullanımı ve genel aracı performansı ve etkinliği hakkında tarihsel ve gerçek zamanlı olarak değerli veriler sağlar.

Özelleştirilebilir veya önceden hazırlanmış raporlama şablonları, eğilimleri, iş akışı darboğazlarını, performans düşüşlerini ve müşteri aramalarının popüler nedenlerini belirlemeye yardımcı olur.

Analytics, önemli eşikler aşıldığında uyarı ayarlama seçeneğiyle, düşen arama oranı, ortalama bilet süresi ve ilk arama çözünürlüğü gibi kritik temel performans göstergelerini (KPI'lar) izler.

Hizmet kalitesi raporları, her temsilci, cihaz ve bir bütün olarak ekip için titreşim, ses paketi kaybı ve genel arama kalitesi puanı dahil olmak üzere arama kalitesini gösteren bir gösterge panosu sağlar.

Sanal PBX Sunan En İyi Sağlayıcılar

Aşağıdaki tablo en iyi 5 sanal PBX sağlayıcısını özetlemektedir.

Sanal PBX Sisteminde Nelere Bakmalı?

En iyi PBX sistemi, iş ihtiyaçlarınıza uyan sistemdir.

Bir sağlayıcı seçerken, tüm avantajları ve özellikleri göz önünde bulundurun ve en önemli kutularınızı işaretleyen bir plan seçin.

Örneğin, şirketiniz sık sık konferans aramaları düzenliyorsa ve arama netliğine öncelik veriyorsa, HD sesli G.722 ve Opus kodeklerini destekleyen bir sağlayıcı arayın.

Farklı zaman dilimlerinde coğrafi olarak farklı iş gücüne ve müşteriye sahip uzak ve hibrit ekipler veya çağrı merkezleri, yerel, uluslararası ve ücretsiz numaraları içeren bir plan seçmelidir.

Mevcut aracıları optimize etmek veya satışlardaki düşüşlerin veya müşteri hizmetleri çağrılarındaki artışın arkasındaki nedenleri anlamak isteyen işletmeler, gelişmiş analitik ve raporlama araçlarıyla PBX sistemlerine öncelik vermelidir.

Yüksek düzeyde işbirliği için, aynı VoIP ağındaki kullanıcılar arasında genellikle ücretsiz olan SMS mesajlaşmasını seçin.

Son olarak, şirketiniz mevcut CRM, takvim veya işbirliği araçlarını kullanmak istiyorsa tercih ettiğiniz üçüncü taraf yazılım ve platformlarla entegre olan bir VoIP planı seçin.

Hangi sağlayıcıyı kullanacağınız konusunda hala kararsız mısınız? En iyi sanal olarak barındırılan PBX sağlayıcılarını özetleyen kılavuzumuza göz atın.

Sanal PBX SSS'leri

Aşağıda, sanal PBX sistemleri hakkında en sık sorulan sorulardan bazılarını yanıtladık.