إعادة التفكير في الاتفاقيات الرقمية: لماذا تعتبر الإضافات المعيار الجديد

1. التحول نحو الاتفاقات الرقمية في الأعمال التجارية

عبر الصناعات ، كان قانون التوقيع وإدارة المستندات منذ فترة طويلة نقطة احتكاك. العمليات التقليدية-الطباعة ، التوقيع ، المسح ، الملف-تستهلك الوقت ، تأخير صنع القرار ، وتقديم مخاطر غير ضرورية. مع انتقال المزيد من العمليات التجارية عبر الإنترنت ، تتطور التوقعات حول سير عمل المستندات أيضًا.

التحول نحو الاتفاقيات الرقمية ليس مجرد اتجاه تقني. إنها استجابة للضغوط التشغيلية الحقيقية: القوى العاملة الموزعة ، ومعايير الامتثال الأكثر تشددًا ، ودورات صفقات أقصر ، وطلب العملاء على تجارب سلسة.

تعترف المنظمات التي تعتبر ذات مرة بأنها "من الجيد أن تكون" أن تعترف بها على أنها بنية تحتية حرجة. من الفرق القانونية إلى المشتريات إلى الموارد البشرية وما بعدها ، يجب أن تكون سير عمل المستندات الرقمية فحسب ، بل أيضًا آمنة وسريعة وقابلة للتطوير.

هذا هو السبب في أن العديد من الشركات تستكشف بنشاط بدائل للبائعين المعروفين - يبحثون عن الأدوات التي تناسب احتياجاتهم الدقيقة بدلاً من تسوية الحلول القديمة التي لم تعد تتوسع معقولة أو مرونة.

2. لماذا هي أكثر من مجرد الراحة

قيمة esignatures تتجاوز القضاء على الورق. على مستوى المؤسسة ، يتعلق الأمر بتسريع زخم الأعمال دون المساس بالسيطرة. يمكّن حل Esignature القوي المنظمات من:

• وضع اللمسات الأخيرة على العقود في ساعات بدلاً من الأيام
• تحسين الامتثال من خلال مسارات التدقيق في الوقت الفعلي
• تقليل النفقات الإدارية عن طريق أتمتة الموافقات الروتينية
• تحسين الرؤية في حالة الوثيقة عبر الفرق

هذا مهم بشكل خاص في الصناعات مثل التمويل والقانونية واللوجستية والتصنيع ، حيث تكون الاتفاقات متكررة ، حساسة للوقت ، وغالبًا ما تتضمن أصحاب المصلحة الداخليين والخارجيين متعددة.

بالنسبة لهذه البيئات ، ببساطة رقمنة مربع توقيع لا يكفي. تتطلب الشركات منصات ملائمة لـ API ، ودعم أنواع وأحجام مستندات متنوعة ، وتضمن خصوصية البيانات عبر الحدود.

ما يتجاهله العديد من صانعي القرار هو أن بعض الأدوات الأكثر شهرة في السوق اليوم تقدم واجهة مبسطة بتكلفة كبيرة-في كثير من الأحيان دون توفير نوع من القدرات الخلفية اللازمة على نطاق واسع.

3. ما يجب أن تتوقعه المؤسسات من منصة esignature

لا يتعلق اختيار حل Esignature بفحص مربع - إنه يتعلق باختيار شريك يناسب استراتيجيتك التشغيلية الأوسع. إليك ما يجب أن تتطلبه الشركات الحديثة:

• قابلية التوسع: يجب أن تدعم النظام الأساسي حجم المستندات العالي دون الأداء أو عقوبات التسعير. في اختبارات المقارنة ، تجد العديد من الشركات أن الأدوات المشابهة لعلامة Adobe تقدم قيودًا بمجرد أن تصبح مهام سير العمل على مستوى المؤسسة.
• معالجة الملفات الكبيرة: تتضمن العقود اليوم غالبًا صورًا عالية الدقة أو ضم أو مستندات قانونية تتجاوز الحدود القياسية. يتم تحميل العديد من المنصات CAP CAP على 25-50 ميغابايت. تدعم Certinal ما يصل إلى 100 ميجابايت ، مما يؤدي إلى قيود كبرى لمستخدمي المؤسسة.
• دعم سير العمل المتقدم: لم تعد ميزات مثل المنطق الشرطي ، وتوجيه متعدد التوقيع ، والتذكيرات الآلية "متقدمة"-إنها خط أساسي لارتياح المؤسسة.
• العلامات التجارية المخصصة ووضع العلامات البيضاء: يجب أن تعكس المستندات التي تواجه العملاء هوية الشركة ، وليس شعار البائع.
• مرونة التكامل: تعتبر الموصلات الأصلية وواجهة برمجة التطبيقات المفتوحة ضرورية لتضمين esignatures في الأنظمة الحالية - من CRMs إلى منصات إدارة دورة حياة التعاقد.

لم يعد يكفي أن يكون لديك أداة يمكنها "إرسالها وتوقيعها". تحتاج المؤسسات إلى منصات تعمل مثل البنية التحتية - مستقرة ومتوافقة وغير مرئية بأفضل طريقة.

4. التكاليف الخفية للأدوات القديمة وتصعيد الخيارات الحديثة

تعتمد العديد من المنظمات أدوات esignature الشهيرة دون النظر بشكل كامل في هيكل التكلفة على المدى الطويل. فقط بعد التوسع - المزيد من المستخدمين ، والمزيد من المستندات ، والمزيد من تدفقات العمل - يبدأ منحنى التكلفة في الصعود بشكل حاد.

يتطلب فهم تسعير DocuSign أو Adobe تسعير على مستوى المؤسسة الحفر خارج صفحات التسويق الخاصة بهم. غالبًا ما تواجه المنظمات:

• التسعير المتدرج الذي يقيد الميزات الأساسية وراء الخطط باهظة الثمن
• الرسوم لكل وثيقة أو "مظروف" يعاقب المقياس
• تكاليف إضافية لميزات مثل الإرسال بالجملة أو الحقول المتقدمة أو إنشاء القالب

هذه التكاليف ليست شفافة دائمًا ، مما يجعل التنبؤ صعبًا. نتيجة لذلك ، تحد الفرق إما الاستخدام للسيطرة على التكاليف - التي تهزم الغرض - أو تمتص نفقات الارتفاع دون التشكيك في البدائل.

لهذا السبب تستكشف المزيد من الشركات بدائل DocuSign التي توفر قدرات مكافئة بسعر أقل. Certinal ، على سبيل المثال ، توفر مدخرات تصل إلى 50 ٪ مقارنة بالبائعين القديم ، مع عدم وجود حل وسط على الأمن أو الاستعداد للمؤسسات.

بالإضافة إلى القدرة على تحمل التكاليف ، غالبًا ما توفر المنصات الحديثة مرونة أكبر ، ونشر أسرع ، ونموذج نجاح العملاء أكثر استجابة - مفتاح الشركات التي تسعى إلى التحكم والرشاقة.

5. الأمن ، قابلية التوسع ، والامتثال: غير مفوضين للمؤسسات

كمقياس لسير العمل المستند ، وكذلك القيام بالمخاطر. لم تعد المؤسسات تبحث عن إصلاحات سريعة-فهي تحتاج إلى منصات على مستوى البنية التحتية التي تصمد تحت التدقيق من الفرق القانونية والامتثال وفرق تكنولوجيا المعلومات على حد سواء. يجب الوثوق بمنصات esignature مع البيانات الحساسة ، والوثائق الخاضعة للتنظيم ، والعمليات المهمة.

الأمن في وسط هذا. يجب أن تقدم منصات مستوى المؤسسة:

• التشفير من طرف إلى طرف (سواء في العبور أو الراحة)
• عناصر التحكم في الوصول القائمة على الدور
• مصادقة ثنائية العوامل أو متعددة العوامل
• سجلات التدقيق المقاومة للعبث

لكن الأمن وحده لا يكفي. تعمل المؤسسات عبر المناطق ويجب أن تتوافق مع أطر مثل إجمالي الناتج المحلي ، SOC 2 ، HIPAA ، وقوانين إقامة البيانات الإقليمية. أي أداة لا تضمن هذه المتطلبات تصبح أصلاً خطرًا ، وليس حلًا.

ثم هناك قابلية التوسع. العديد من الأدوات التي تعمل للفرق الصغيرة تنهار في الحجم-خاصة عندما تخضع لآلاف المعاملات شهريًا ، أو المستندات متعددة اللغات ، أو حالات الاستخدام متعددة الأجلات. عند تقييم بدائل علامة Adobe ، فإن موضوعًا متكررًا هو كيف تكون قابلية التوسع في كثير من الأحيان فكرة لاحقة بدلاً من مبدأ التصميم الأساسي.

على النقيض من ذلك ، تم بناء certinal من الألف إلى الياء لمرونة المؤسسات. تتيح بنيةها النشر العالمي وإدارة المستخدم المرنة والامتثال للمعايير الدولية الرئيسية - دون المساس بالأداء أو السعر.

6. يقوم المشترون الأذكياء بتقييم القيمة الإجمالية - وليس فقط التسعير

في Esignatures ، يروي السعر وحده جزءًا فقط من القصة. ما هو مهم بنفس القدر هو ما يفتح هذا السعر - أو يقيد.

على سبيل المثال ، تعلن بعض المنصات عن سعر بداية تنافسي ولكن:

• الحد من عدد القوالب
• الحد من استخدام API ما لم يتم ترقيته
• فرض رسوم إضافية على التكامل أو أنواع الحقول المتقدمة

لهذا السبب يهم القيمة الإجمالية أكثر من سعر الملصقات. قد تقارن الشركة في البداية الأدوات بناءً على المستويات المعلن عنها ، ولكن العائد على الاستثمار الحقيقي يأتي من مزيج من الأداء والدعم وقابلية التوسع والشفافية.

هذا مهم بشكل خاص عند تقييم تسعير علامة Adobe أو حتى التسعير DocuSign على نطاق واسع. غالبًا ما تواجه المؤسسات الكبيرة ارتفاع تكاليف السنة على أساس سنوي بسبب الخطط غير المرنة والبوابات غير المتوقعة. الفرق تنتهي في نهاية المطاف للوصول أو التخلي عن التمرير على مستوى المنصة تمامًا. وبالتالي ، تضطر الشركات إلى النظر إلى بدائل أفضل لعلامة Adobe

ما الذي يجب أن تقوم به المنظمات بدلاً من ذلك هو تحويل عدساتها نحو المنصات التي لا تقلل من التكاليف فحسب ، بل تفتح أيضًا الاستخدام. تقوم Certinal بذلك من خلال تقديم وصول كامل للمناسبة بأسعار شفافة ، مما يجعله ممكنًا لفرق القانونية والموارد البشرية والمشتريات والعمليات لتوحيده دون مقايضات.

7. حالات الاستخدام الرئيسية حيث تفتح Esignatures كفاءة العمل

Esignatures ليست مجرد راحة في المكتب الخلفي-إنها محفز متعدد الوظائف. فيما يلي بعض الأمثلة عالية التأثير حيث تكتسب الشركات كفاءة قابلة للقياس:

• المبيعات: يتم إغلاق الصفقات بشكل أسرع من خلال أتمتة مهام سير العمل الاقتباس إلى العقد ، والتكامل مع CRMs مثل Salesforce ، والتوجيه لتوقيع سريع متعدد الأطراف.
• المشتريات: توحيد اتفاقيات الموردين مع الجمل المُنمئة ، وفرض التسلسلات الهرمية للموافقة ، وتقليل الاختناقات في البائع على متن الطائرة.
• الموارد البشرية: تبسيط عرض رسائل ، واعتراف السياسة ، ومراجعات الأداء ، ووثائق الخروج عبر الفرق العالمية.
• القانوني والامتثال: الحفاظ على الرؤية الكاملة والتحكم في الإصدار ، وتحديثات الشرط ، ومسارات التدقيق عبر الأقسام.
• التمويل: وضع اللمسات الأخيرة على الموافقات على الميزانية ، ونقل الشركات ، وتوقيع التدقيق مع مسارات التوقيع التي يمكن التحقق منها وحماية المستندات.

ما تشاركه هذه الأمثلة ليس مجرد حاجة إلى وظائف esignature - ولكن الحاجة إلى تنسيق المؤسسات والأمن والتحكم. في كثير من الحالات ، فإن الحل الصحيح ليس أكبر علامة تجارية - إنها العلامة التجارية التي تتوافق عن كثب مع العمليات التجارية ومتطلبات الحجم.

8. certinal: بنيت للمؤسسات الحديثة مع احتياجات كبيرة الحجم

تدخل Certinal هذه المساحة مع اقتراح قيمة واضحة: esignatures على مستوى المؤسسة دون قيود إرثية. بالنسبة للمؤسسات التي تسعى إلى ترقيم سير عمل عالية الحجم بشكل آمن ، عروض Certinal:

• تعد عمليات تحميل الملفات التي يصل إلى 100 ميجابايت -حرجًا للصناعات حيث يتم فحص المستندات أو الصور أو PDFs متعددة الأجزاء
• تكلفة أقل بنسبة 50 ٪ مقارنة بالمنصات القديمة ، مع تضمين جميع الميزات الأساسية
• الامتثال جاهز للتدقيق ، ويغطي كل شيء من SOC 2 و GDPR إلى اللوائح الخاصة بالبلد
• قوالب قابلة للتخصيص وسير عمل ذكي ، مصممة للمقياس ، وليس فقط السرعة
• فتح واجهات برمجة التطبيقات المفتوحة والتكامل الأصلي ، مما يجعل Certinal جزءًا سلسًا من مكدس التكنولوجيا الخاص بك

تحتاج المؤسسات إلى حلول قابلة للتطوير مثل طموحاتها-وفعالية من حيث التكلفة كما تتطلب ميزانياتها. Certinal ليس مجرد منصة أخرى. إنه شريك في البنية التحتية للمؤسسات الجاهزة لتحديث كيفية القيام بالاتفاقات.

احجز عرضًا تجريبيًا اليوم لاستكشاف كيف يمكن لـ Certinal استبدال القيود المفروضة على أدوات ESIGN التقليدية - ودعم عملك على نطاق واسع.