نصائح ذكية لاختيار المكان المثالي في ملبورن

يأتي التخطيط لحدث في أستراليا مع الكثير من القرارات ، ولكن واحدة من أكبر القرارات التي ستواجهها في وقت مبكر هو اختيار المكان. يمكن للمساحة التي تختارها تشكيل كل شيء ، من تدفق الحدث إلى مدى راحة ضيوفك. ومع تقدم مدن مثل ملبورن كل ما يمكن أن تشعر به الخيارات.

في هذه المدونة ، سوف نسير لك عبر الجانب العملي من اختيار مكان: ما الذي يجب البحث عنه ، وما الذي يجب أن نسأله ، وكيفية ربط الأشياء قبل القفل في الحجز. ستجد هذا مفيدًا إذا كنت تخطط لأي شيء من ندوة الشركات إلى احتفال خاص ، خاصة إذا كنت تبحث عن المكان المناسب في ملبورن.

ماذا يعني المكان في تخطيط الأحداث؟

المكان هو المكان الذي يحدث فيه الحدث الخاص بك بالفعل ، من الخطب والطعام إلى الموسيقى الخلفية والمحادثات الجانبية. يمكن أن يكون فندقًا أو معرضًا أو حديقة أو حتى مساحة مستودع فارغة.

يعتمد نوع المكان الذي تختاره على غرض الحدث الخاص بك. قد تحتاج ورشة العمل إلى غرف اختراق وخدمة واي فاي قوية ، في حين أن حفل الزفاف قد يحتاج إلى مساحة مفتوحة وخيارات الإضاءة ومعدات الصوت. في كلتا الحالتين ، يجب أن يدعم المكان نوع الأجواء التي تريد تجربتها لضيوفك.

لماذا اختيار المكان مهم

يساعدك المكان في تعيين نغمة الحدث. يشكل الضيوف انطباعًا بمجرد رؤية الدعوة أو البحث عن العنوان. مكان رائع يساعد الناس على الشعور بالترحيب ويمهد الطريق لكل شيء آخر.

إذا كان من الصعب العثور على أو غير مريح للوصول ، فقد يقرر بعض الضيوف عدم الحضور. أي انحرافات مثل صدى أصداء الصوت أو إذا كان المقاعد يشعر بالضيق ، فقد يفقد الضيوف الاهتمام في منتصف الطريق. من ناحية أخرى ، يمكن للمساحة ذات التصميم المدروس والإضاءة الجيدة والمرافق المناسبة أن تحظى باهتمام الناس ودعم جدولك الزمني دون أن يعترض الطريق.

ما تحتاجه قبل البدء في البحث

قبل البحث عن خيارات الحدث ، اكتب المتطلبات الأساسية. فكر في نوع الحدث ، وعدد الأشخاص الذين تتوقعهم ، وميزانيتك الإجمالية ، والأشياء الرئيسية التي تريدها من المساحة.

هل ستحتاج إلى خدمة طعام؟ هل تخطط لاستخدام الميكروفونات والشاشات؟ هل تريد أن يختلط ضيوفك أو يبقون جالسين؟ تساعدك هذه التفاصيل على اختيار مكان يناسب الغرض بدلاً من محاولة عمل مساحة بعد حجزه.

إذا كنت تبحث عن Avenue في ملبورن ، على سبيل المثال ، هناك مجموعة واسعة متاحة. لكن معرفة ما تريده يساعدك على تضييقه بسرعة وتجنب إضاعة الوقت.

قم ببعض الأبحاث

بمجرد الحصول على قائمة المراجعة الخاصة بك ، ابدأ في البحث عن الأماكن عبر الإنترنت. يجب ألا تتوقف عند النتائج القليلة الأولى. لأن المراجعات ، وصور وسائل التواصل الاجتماعي ، وما يقوله العملاء الجدد يمكن أن يساعد في الكشف كثيرًا.

يمكنك أيضًا أن تسأل في دائرتك المهنية أو الاجتماعية. في حال استضاف شخص ما شيئًا مؤخرًا ، يمكنهم التوصية بمكان موثوق به. توفر الأماكن التي لا يتم الإعلان عنها على نطاق واسع في بعض الأحيان مزيدًا من المرونة ، خاصةً للأحداث الفريدة أو ذات الطابع.

قم دائمًا بالزيارة قبل إجراء مكالمة نهائية

تساعد الصور ومقاطع الفيديو عبر الإنترنت ، لكنها لن تظهر لك كيف تشعر المساحة في الحياة الواقعية. لذلك ، من الأفضل المشي من خلالها بنفسك. قم بزيارة نفس الوقت من اليوم الذي سيتم فيه عقد الحدث الخاص بك ، وبهذه الطريقة ، سترى مستويات الإضاءة الطبيعية والصوت.

أثناء زيارتك ، اسأل نفسك: هل هناك مساحة كافية للتنقل بشكل مريح؟ أين ستذهب اللافتات؟ هل هناك مساحة كافية للإعداد والدموع؟

أيضًا ، تحقق مما إذا كانت هناك وسائل راحة قريبة ، مثل المقاهي أو أماكن وقوف السيارات ، والتي يمكن أن تجعل الأمور سهلة لضيوفك.

انظر عن كثب إلى التكاليف

تعلن بعض الأماكن عن رسوم تأجير منخفضة ، ولكن يمكن أن تكون هناك رسوم إضافية لأشياء مثل التنظيف أو العمل الإضافي أو المعدات الإضافية. اطلب قائمة واضحة لما تم تضمينه في السعر.

تعرف على ما إذا كان يُسمح لك بإحضار البائعين الخاص بك أو إذا كان للمكان شراكات حصرية. في بعض الأحيان ، تكاليف تقديم الطعام أو الزخرفة خارجًا أو غير مسموح بها على الإطلاق. يساعد في مقارنة بعض الخيارات جنبًا إلى جنب. حتى إذا كان لدى مكانين أسعار مماثلة ، فقد يوفر المرء قيمة أفضل لأنه يشمل أساسيات مثل الإضاءة أو معدات الصوت أو فريق دعم.

راجع العقد قبل التوقيع على أي شيء

بمجرد العثور على مكان يشعر أنه على ما يرام ، لا تستعجل في الحجز. اذهب من خلال العقد بعناية. ابحث عن التفاصيل الرئيسية مثل شروط الإلغاء ، وساعات الإعداد ، والمواعيد النهائية للدفع ، ومن المسؤول عن ما.

إذا كان هناك شيء غير واضح ، اطلب توضيحًا قبل التوقيع. بعض الأماكن تتقاضى المزيد من الأماكن لتجاوز وقت الحجز الخاص بك ، في حين أن البعض الآخر قد يكون له قواعد صارمة حول الصوت أو الكحول.

تأكد من أن جميع الاتفاقات اللفظية تدخل العقد. من الأفضل إزالة الأشياء الآن بدلاً من الصدمة إلى الارتباك في يوم الحدث.

تأكيد كل التفاصيل

بمجرد حجزك ، أرسل بريدًا إلكترونيًا للتأكيد مع التاريخ والوقت والخدمات المتفق عليها. اطلب من المكان مشاركة قائمة نهائية لما سيوفرونه.

قبل أسبوع أو أسبوعين ، تحقق مرة أخرى لمراجعة خطة الإعداد. تحدث إلى من سيدير المكان في ذلك اليوم. شارك الجدول الزمني للحدث الخاص بك حتى يكون الجميع على نفس الصفحة.

أشياء صغيرة مثل عندما يُسمح للبائعين بالوصول ، أو حيث تذهب لافتات الحدث ، يمكن أن تحدث فرقًا كبيرًا في اليوم.

المساحة التي تختارها تشكل المزاج

فكر في الحالة المزاجية التي تريد إنشاؤها. هل هو بيئة مركزة ومهنية لرجال العمل؟ حيوية وتفاعلية لإطلاق العلامة التجارية؟ أو شيء حميم للاحتفال؟

يمكن أن تؤثر الطريقة التي يتم بها تصميم المكان ، بما في ذلك الإضاءة ، وارتفاع السقف ، والصوتيات ، وحتى الأرضيات ، على ما يشعر به الناس ويتحركون.

خاتمة

تستمر الأحداث في التغيير تمامًا مثل الطريقة التي يتفاعل بها الناس معهم. أصبحت التنسيقات الهجينة ، والجداول الزمنية الأقصر ، والإعدادات المرنة أكثر شيوعًا. هذا يعني أن اختيار المساحة المناسبة سيبقى التطور أيضًا.

ومع ذلك ، لن تتغير بعض الأساسيات. يريد الناس أن يشعروا بالراحة والمشاركة والترحيب. وهذا يبدأ دائمًا بالمساحة المناسبة.

اليمين في ملبورن حول مدى دعم ما تحاول إنشاؤه. لذا ، خذ وقتك ، واطرح الأسئلة الصحيحة ، واختر مساحة تساعد أفكارك على الجمع. لأن حدث رائع غالبًا ما يبدأ بمكان تم اختياره جيدًا.