メルボルンで完璧な会場を選択するためのスマートなヒント

オーストラリアでのイベントの計画には多くの決定がありますが、早い段階で直面している最大の決定の1つは、会場を選ぶことです。選択したスペースは、イベントの流れからゲストの快適さまで、すべてを形作ることができます。そして、メルボルンのような都市がすべてを提供しているため、オプションは無限に感じることができます。

このブログでは、会場を選択する実用的な側面を説明します。予約にロックする前に、何を探すべきか、何を求めるか、どのように並べるかを説明します。特にメルボルンで適切な会場を探している場合は、企業セミナーからプライベートセレブレーションまで何かを計画している場合は、これが役立ちます。

イベント計画において会場とはどういう意味ですか？

会場とは、スピーチや食べ物からバックグラウンドミュージックやサイド会話に至るまで、実際にイベントが発生する場所です。ホテル、ギャラリー、公園、または空白の倉庫スペースでさえあります。

選択する会場の種類は、イベントの目的によって異なります。ワークショップでは、ブレイクアウトルームと強力なWi-Fiが必要になる場合がありますが、結婚式にはオープンスペース、照明オプション、およびサウンド機器が必要になる場合があります。いずれにせよ、会場はあなたがあなたのゲストに体験してもらいたい種類の雰囲気をサポートする必要があります。

会場の選択が重要な理由

会場は、イベントのトーンを設定するのに役立ちます。ゲストは、招待状を見たり、住所を調べたりするとすぐに印象を与えます。素晴らしい会場は、人々が歓迎を感じ、他のすべての舞台を設定するのに役立ちます。

見つけるのが難しいか、到達するのが難しい場合、一部のゲストは出席しないことを決めるかもしれません。サウンドのエコーのような注意散漫は、座席がamp屈になったと感じた場合、ゲストは途中で興味を失う可能性があります。一方、思慮深いデザイン、優れた照明、適切な施設を備えたスペースは、人々の注意を引き付け、邪魔をすることなくスケジュールをサポートできます。

探し始める前に必要なもの

イベントオプションを検索する前に、基本的な要件を書き留めてください。イベントの種類、期待している人の数、全体の予算、およびスペースから望む重要なものについて考えてください。

フードサービスが必要ですか？マイクとスクリーンの使用を計画していますか？ゲストに交流したり、座ったりしてもらいたいですか？これらの詳細は、予約後にスペースワークを作ろうとするのではなく、目的に合った会場を選択するのに役立ちます。

たとえば、メルボルンでアベニューを探している場合、幅広い選択肢があります。しかし、あなたが望むものを知ることは、あなたがすぐに絞り込み、時間を無駄にしないようにするのに役立ちます。

いくつかの研究をしてください

チェックリストを取得したら、オンラインで会場の検索を開始します。最初の数回の結果で停止しないでください。レビュー、ソーシャルメディアの写真、そして最近のクライアントが言っていることは、多くを明らかにするのに役立つからです。

また、プロのサークルやソーシャルサークルで尋ねることもできます。誰かが最近何かをホストした場合に備えて、信頼できる場所を推奨できます。広く宣伝されていない会場は、特にユニークなイベントやテーマのイベントで、より柔軟性を提供することがあります。

最終電話をかける前に常に訪問してください

オンラインの写真やビデオは役立ちますが、実際の生活の中でスペースがどのように感じるかを示しません。だから、自分でそれを通り抜けるのが最善です。イベントが開催されるのと同じ時期に訪問します。そうすれば、自然照明と音のレベルが表示されます。

訪問中、自問してみてください：快適に動き回るのに十分なスペースはありますか？看板はどこに行きますか？セットアップと分解のための十分なスペースはありますか？

また、カフェや駐車場など、近くの設備があるかどうかを確認してください。これにより、ゲストが簡単にすることができます。

コストをよく見てください

一部の会場は低いレンタル料金を宣伝していますが、清掃、残業、追加の機器などに追加料金が追加される可能性があります。価格に含まれているものの明確なリストを求めてください。

自分のベンダーを持ち込むことが許可されているかどうか、または会場に独占パートナーシップがあるかどうかを調べてください。時には、外部のケータリングや装飾には追加料金がかかるか、まったく許可されていません。いくつかのオプションを並べて比較するのに役立ちます。 2つの会場に似た価格がある場合でも、照明、オーディオギア、サポートチームなどの必需品が含まれているため、より良い価値を提供する可能性があります。

署名する前に契約を確認してください

正しいと感じた会場を見つけたら、急いで予約しないでください。契約を注意深く通過します。キャンセル条件、セットアップ時間、支払い期限、誰が何に対して責任を負うかなどの重要な詳細を探してください。

何かが不明確だと感じている場合は、署名する前に説明を求めてください。予約時間を超えて追加料金を請求する会場もあれば、音やアルコールに関する厳しいルールを持っている会場もあります。

すべての口頭契約が契約に巻き込まれることを確認してください。イベントの日に混乱に遭遇するよりも、今すぐ物事をクリアする方が良いです。

すべての詳細を確認します

予約したら、合意された日付、時刻、およびサービスで確認メールを送信します。会場に、提供するものの最終リストを共有するように依頼してください。

イベントの1〜2週間前に、再度チェックインしてセットアップ計画を確認してください。その日、会場を管理する人と話してください。イベントのタイムラインを共有して、全員が同じページにいるように。

ベンダーが到着することを許可されているとき、またはイベントの看板がどこに行くかなどのささいなことは、その日に大きな違いを生むことができます。

選択したスペースは気分を形作ります

作りたい気分について考えてください。それはビジネスピッチのための集中的でプロフェッショナルな設定ですか？ブランドの発売のための活気のある、インタラクティブな雰囲気？それともお祝いに親密な何か？

照明、天井の高さ、音響、さらにはフローリングなど、会場の設計方法は、人々がどのように感じて動き回るかに影響を与える可能性があります。

結論

イベントは、人々が彼らとやり取りする方法と同じように変化し続けます。ハイブリッド形式、より短いスケジュール、柔軟なセットアップがより一般的になりつつあります。つまり、適切なスペースを選択することも進化し続けることを意味します。

それでも、いくつかの基本は変わりません。人々は快適で、婚約し、歓迎したいと思っています。そして、それは常に正しいスペースから始まります。

メルボルンの権利は、あなたが作成しようとしているものをどれだけサポートしているかについてです。だから、時間をかけて、正しい質問をして、あなたのアイデアが一緒になるのを助けるスペースを選んでください。素晴らしいイベントは、しばしばよく選択された場所から始まるからです。