So organisieren Sie elektronische Akten effizient

Bei so vielen digitalen Informationen, die auf Ihren Geräten ein- und ausgehen, kann die Verwaltung elektronischer Dateien eine ziemliche Aufgabe sein. Diese Dateien werden ununterbrochen und oft in Eile von einem Ort zum anderen verschoben. Es ist eine gute Sache, dass die Technologie diese Probleme eingeholt hat.

Dateiorganisation 101

Die Technologie macht das Teilen, Speichern und Abrufen effizient und unkomplizierter. Der nahtlose Zugriff auf die notwendigen Dateien wird nun ermöglicht. In diesem Artikel werden einige wichtige Tipps erörtert, mit denen Sie die Effizienz Ihrer Dateiverwaltung verbessern und Sie beim Sortieren der Dinge unterstützen können.

1. Improvisieren Sie Ihren File-Sharing-Prozess

Wenn Sie über eine effiziente Dateiorganisation sprechen, sprechen Sie nicht nur über die Speicherung. Am besten besprechen Sie, wie Sie diese Dokumente handhaben, senden oder mit Abteilungsmitgliedern teilen.

Zum einen ist das Faxen eine Standardmethode zum Teilen von Dokumenten, die jeder in der Unternehmenswelt täglich einsetzt. Finanz-, Rechts- und Regierungsinstitutionen neigen dazu, dies als eines der Kommunikationsmittel zu verwenden. Was wäre, wenn es eine Möglichkeit gäbe, sein Potenzial zu maximieren und gleichzeitig die gemeinsame Nutzung von Dateien zu einem effizienten Prozess wie Faxen ohne Faxgerät zu machen? Würde es nicht helfen, Dinge in Ihrem Büro zu organisieren?

Wenn der Dateifreigabeprozess am Arbeitsplatz stattfindet, können Sie einen Dateiserver oder ein Dateifreigabenetzwerk einrichten. Es würde Leuten helfen, die Zugriff haben, ihre Dateien abzurufen.

2. Speichern Sie Dokumente an einem einzigen Ort

Das Problem der Dateiorganisation beschäftigt Unternehmen schon seit langem. Dies ist ein wachsendes Problem bei Unternehmen, da viele ihrer elektronischen Dateien während der Speicherung und Übertragung oft verlegt werden. Dieses Problem verkompliziert die Situation weiter, da Unternehmen dazu neigen, viele Dateien mit Kollegen zu teilen.

Um dem entgegenzuwirken, schlagen Experten vor, einen einzelnen Stammordner zu erstellen, um einen einfachen Zugriff auf die Dateien zu ermöglichen, die Sie abrufen möchten. Speichern Sie bei dieser Methode alle Ihre Arbeitsdateien in einem Ordner. Für PC-Benutzer ist die Standardeinstellung Eigene Dateien.

In einer gemeinsam genutzten Umgebung können Sie auch einen Ordner „Gemeinsame Dokumente“ erstellen. Beide Verfahren ermöglichen es Ihren Kollegen, wichtige Dateien von Anfang an zu finden. Darüber hinaus ebnet dies den Weg für eine einfache Sicherung und Archivierung, wenn der Speicherplatz knapp wird.

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3. Vermeiden Sie das Speichern von Dateien auf Ihrem Desktop

Dieses Thema ist eine Fortsetzung des zweiten Punktes oben. Denken Sie daran, dass Ihr Desktop nicht der primäre Speicherplatz für Ihre Dateien sein sollte. Stattdessen sollte es sauber und ordentlich sein. Wenn Sie viele Dateien platzieren und sie herumliegen lassen, kann der gesamte Raum unübersichtlich aussehen.

Darüber hinaus kann es den Anschein haben, dass die Reinigung Ihres Operationsraums ein zeitaufwändiges Unterfangen sein kann. Für einen stark unorganisierten Desktop wird empfohlen, Anwendungen zu verwenden, die beim Löschen und Sortieren Ihrer Dokumente helfen.

4. Befolgen Sie etablierte Dateibenennungsrichtlinien

Bevor Sie Ihre Arbeitsdateien in Ihrem Cloud-Speicher oder Stammordner speichern, versuchen Sie, ihre etablierten Dateibenennungsschemata zu beachten. Normalerweise versuchen Unternehmen, die Uneinigkeit zwischen Tausenden von Dokumenten, die sich in jeder Abteilung bewegen, zu lösen, indem sie Regeln und Richtlinien für die Dateibenennung festlegen. Beachten Sie bekannte Zeichen wie Unterstriche, Bindestriche und Punkte.

Es wird auch empfohlen, Standardabkürzungen und beschreibende Namen zu verwenden. Vergessen Sie nicht, Daten hinzuzufügen und seien Sie genau, wenn Sie müssen. Das Ziel bei der Benennung von Dateien besteht darin, den Inhalt korrekt zu beschreiben, ohne sie öffnen zu müssen. Sie können einige standardmäßige Namenskonventionen wie die folgenden befolgen:

• Nach Dokumentdatum;
• Nach Dokumententyp; und
• Nach Abteilung oder Unternehmen.

Wenn es sich in der Datei beispielsweise um einen überfälligen Brief handelt, können Sie etwas auswählen, das Ihrer Nachricht angemessen entspricht. Wenn all dies überwältigend erscheint, denken Sie immer daran, dass diese kleinen Details Ihnen beim Identifizieren und Abrufen von Dateien helfen werden.

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5. Führen Sie regelmäßig Dateisicherungen durch

Das Durchführen von Datensicherungen ist ein entscheidender Bestandteil, um einen reibungslosen Ablauf von Geschäftsprozessen und Kontinuität zu gewährleisten. Es schützt das Unternehmen vor unglücklichen Ereignissen wie Datenverlust, die aus Folgendem resultieren können:

• Malware-Angriff;
• Beschädigung der Laufwerke;
• Gestohlene Speicherlaufwerke;
• Ransomware-Angriff;
• Hacken von Speicherkonten; und
• Löschen von Dateien.

Diese Dinge sind vermeidbar, wenn Sie ein Sicherungsprotokoll einrichten. Um Ihrem Unternehmen ausreichend Schutz zu bieten, müssen Sie ein umfassendes Datensicherungssystem implementieren, das diesen Prozessen folgt:

• Führen Sie regelmäßig Datensicherungen durch;
• Speichern Sie Daten auf Laufwerken und Cloud-Diensten; und
• Haben Sie ein Passwort für Ordner und Dateien
• Bewahren Sie die Speicherlaufwerke an einem privaten Ort auf.

Wenn ein Datenverlust zu einer Störung des Geschäftsbetriebs führen würde, sichern Sie die erforderlichen Dokumente. Gelöschte Dateien können wiederhergestellt werden, wenn Sie eine Wiederherstellungssoftware installieren. Bestimmte Details aus einer Geschäftstransaktion sind jedoch höchstwahrscheinlich unwiederbringlich, wenn die Speicherdateien gehackt, beschädigt oder verloren gehen.

6. Löschen Sie alte, unnötige Dateien

Das Löschen alter Dateien kann eine nervenaufreibende Sache sein. Sie müssen jedoch auch bedenken, dass diese unnötigen Dokumente ein ohnehin unordentliches Dateisystem noch unübersichtlicher machen. Überprüfen Sie Ihre Unternehmensrichtlinien zum Löschen von Dateien und stellen Sie sicher, dass Sie diese Geschäftsdateien nicht mehr benötigen.

Wenn Sie sich nicht sicher sind, erstellen Sie einen Ordner in Ihrem Stammordner und nennen Sie ihn „inaktiv“ oder „alt“. Bewahren Sie diese alten Dateien zur sicheren Aufbewahrung in dem Ordner auf, bis Sie sicher sind, dass sie nicht mehr verwendet werden.

7. Erstellen Sie Verknüpfungen und Favoriten

Diese Funktionen eignen sich hervorragend für Dateien und Ordner, die Sie täglich verwenden. Anstatt sich durch Myriaden von Speicherorten zu wühlen, versuchen Sie, Zugriff auf diese Dateien zu schaffen. Es könnte sich um die Registerkarte Finder für Mac-Benutzer oder die Seitenleiste des Datei-Explorers handeln, wenn Sie einen PC verwenden. Die Nutzung dieser Optionen würde Ihre Dateisuche zum Kinderspiel machen.

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Abschließende Gedanken: Organisation ist der Schlüssel

Es ist wichtig, immer daran zu denken, dass es am besten ist, Ihre Dateien auf dem neuesten Stand zu halten und zu organisieren, um den Zusammenhalt zu wahren, wo immer Sie Ihre Dokumente speichern. Ihr primäres Ziel dabei ist, sicherzustellen, dass Sie das, wonach Sie suchen, auch nach der Erstellung in einem Dateiverwaltungssystem finden können.

Darüber hinaus sind die ordnungsgemäße Verwaltung und Organisation elektronischer Dateien in einer gemeinsam genutzten Umgebung zweifellos von entscheidender Bedeutung. Wenn Ihre Kollegen nicht in der Nähe sind, können Sie die von ihnen erstellten Dateien schnell finden und darauf zugreifen.

Berücksichtigen Sie bei Ihren täglichen Aufgaben die hier erwähnten Ideen, um Ihre Dateien zu sortieren. Auf lange Sicht wird es für Sie und Ihre Organisation bequem sein.