Come organizzare i file elettronici in modo efficiente

Con così tante informazioni digitali in entrata e in uscita dai tuoi dispositivi, la gestione dei file elettronici può essere un bel compito da svolgere. Questi file si spostano da un luogo all'altro ininterrottamente e spesso con fretta. È una buona cosa che la tecnologia abbia raggiunto questi problemi.

Organizzazione dei file 101

La tecnologia rende la condivisione, l'archiviazione e il recupero efficienti e meno complicati. L'accesso senza interruzioni ai file necessari è ora possibile. Questo articolo discuterà alcuni suggerimenti essenziali per migliorare l'efficienza della gestione dei file e guiderà l'utente nell'ordinamento delle cose.

1. Improvvisa il tuo processo di condivisione dei file

Quando si parla di organizzazione efficiente dei file, non si parla solo di archiviazione. Sarebbe meglio affrontare il modo in cui gestisci, invii o condividi questi documenti con i membri del dipartimento.

Per prima cosa, il fax è un metodo standard di condivisione dei documenti che tutti nel mondo aziendale implementano quotidianamente. Le istituzioni appartenenti alla finanza, al diritto e al governo tendono a utilizzare questo come uno degli strumenti per comunicare. E se ci fosse un modo per massimizzare il suo potenziale rendendo la condivisione di file un processo efficiente come il fax senza un apparecchio fax? Non aiuterebbe a organizzare le cose nel tuo ufficio?

Se il processo di condivisione dei file avviene all'interno del luogo di lavoro, è possibile stabilire un file server o una rete di condivisione file. Aiuterebbe le persone che hanno accesso a recuperare i propri file.

2. Archivia i documenti in un unico posto

La questione dell'organizzazione dei file affligge le aziende da molto tempo ormai. È una preoccupazione crescente tra le aziende perché molti dei loro file elettronici spesso vengono smarriti durante l'archiviazione e il trasferimento. Questo problema complica ulteriormente la situazione perché le aziende tendono a condividere molti file con i colleghi.

Per combattere questo, gli esperti suggeriscono di creare una singola cartella radice per consentire un facile accesso ai file che stai cercando di recuperare. In questo metodo, archivia tutti i tuoi file di lavoro in una cartella. Per gli utenti di PC, l'impostazione predefinita è I miei documenti.

In un ambiente condiviso, puoi anche creare una cartella Documenti condivisi. Entrambi i processi consentono ai tuoi colleghi di trovare i file essenziali fin dall'inizio. Inoltre, ciò apre la strada a backup e archiviazione facili quando gli spazi di archiviazione si esauriscono.

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3. Evita di archiviare file sul desktop

Questo argomento è un seguito al secondo punto sopra. Ricorda, il tuo desktop non dovrebbe essere lo spazio di archiviazione principale per i tuoi file. Invece, dovrebbe essere pulito e ordinato. Posizionare molti file e lasciarli in giro può rendere l'intero spazio disordinato.

Inoltre, può sembrare che pulire lo spazio operativo possa richiedere molto tempo. Per un desktop molto disorganizzato, si consiglia di utilizzare applicazioni che aiutano a cancellare e ordinare i documenti.

4. Seguire le linee guida per la denominazione dei file stabilite

Prima di salvare i file di lavoro nell'archivio cloud o nella cartella principale, prova a osservare gli schemi di denominazione dei file stabiliti. Di solito, le aziende cercheranno di risolvere la disunione tra migliaia di documenti che si spostano in ciascun dipartimento stabilendo regole e linee guida per la denominazione dei file. Prendi nota di caratteri familiari come trattini bassi, trattini e punti.

Si consiglia inoltre di utilizzare abbreviazioni standard e nomi descrittivi. Non dimenticare di aggiungere le date e di essere specifico se necessario. L'obiettivo nella denominazione dei file è di dire correttamente il contenuto senza la necessità di aprirli. Puoi seguire alcune convenzioni di denominazione standard come le seguenti:

• Per data del documento;
• Per tipo di documento; e
• Per dipartimento o azienda.

Ad esempio, se il file riguarda una lettera scaduta, puoi scegliere qualcosa che corrisponda adeguatamente al tuo messaggio. Se tutto ciò può sembrare opprimente, ricorda sempre che questi piccoli dettagli ti aiuteranno nell'identificazione e nel recupero dei file.

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5. Eseguire regolarmente i backup dei file

L'esecuzione di backup dei dati è una parte cruciale per garantire un flusso regolare di processi aziendali e continuità. Protegge l'azienda da eventi sfortunati come la perdita di dati, che può essere il risultato di quanto segue:

• Attacco malware;
• Danni agli azionamenti;
• Unità di archiviazione rubate;
• attacco ransomware;
• Hacking di account di archiviazione; e
• Cancellazione file.

Queste cose sono evitabili se si stabilisce un protocollo di backup. Per fornire una protezione sufficiente per la tua azienda, devi implementare un sistema completo di backup dei dati seguendo questi insiemi di processi:

• Eseguire regolarmente il backup dei dati;
• Archivia i dati su unità e servizi cloud; e
• Avere una password per cartelle e file
• Conserva le unità di archiviazione in un luogo privato.

Se una qualsiasi perdita di dati dovesse comportare un'interferenza aziendale, eseguire il backup dei documenti necessari. I file eliminati possono essere recuperati se si installa il software di ripristino. Tuttavia, è molto probabile che alcuni dettagli di una transazione commerciale siano irrecuperabili se i file di archiviazione vengono violati, danneggiati o persi.

6. Elimina i file vecchi e non necessari

L'eliminazione di vecchi file può essere una cosa snervante da fare. Tuttavia, devi anche considerare che questi documenti non necessari aggiungono confusione a un file system già disordinato. Controlla le linee guida della tua azienda sull'eliminazione dei file e accertati che non avrai più bisogno di quei file aziendali.

Se non sei sicuro, crea una cartella all'interno della tua cartella principale e chiamala "non attiva" o "vecchia". Archivia quei vecchi file nella cartella per tenerli al sicuro finché non sei sicuro che non verranno più utilizzati.

7. Crea scorciatoie e preferiti

Queste funzionalità sono ottime per i file e le cartelle che utilizzi ogni giorno. Invece di scavare in una miriade di posizioni di archiviazione, prova a creare l'accesso per questi file. Potrebbe trovarsi nella scheda Finder per gli utenti Mac o nella barra laterale di Esplora file se stai utilizzando un PC. L'utilizzo di queste opzioni renderebbe la ricerca dei file un gioco da ragazzi.

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Considerazioni conclusive: l'organizzazione è la chiave

È essenziale ricordare sempre che è meglio mantenere i file aggiornati e organizzati per mantenere la coesione ovunque si archiviano i documenti. Il tuo obiettivo principale qui è garantire che tu possa ancora trovare ciò che stai cercando dopo la sua creazione in un sistema di gestione dei file.

Inoltre, una corretta gestione e organizzazione dei file elettronici sono indubbiamente fondamentali in un ambiente condiviso. Se i tuoi colleghi non sono presenti, puoi individuare e accedere rapidamente ai file creati da loro.

Mentre svolgi le tue attività quotidiane, considera le idee menzionate qui per ordinare i file che hai. A lungo termine, sarà conveniente per te e la tua organizzazione.