Cómo organizar archivos electrónicos de manera eficiente

Con tanta información digital entrando y saliendo de sus dispositivos, administrar archivos electrónicos puede ser una tarea difícil. Estos archivos se mueven de un lugar a otro sin parar y, a menudo, con prisa. Es bueno que la tecnología se haya puesto al día con estos problemas.

Organización de archivos 101

La tecnología hace que compartir, almacenar y recuperar sea más eficiente y menos complicado. Ahora es posible acceder sin problemas a los archivos necesarios. Este artículo discutirá algunos consejos esenciales para ayudarlo a mejorar la eficiencia de su administración de archivos y guiarlo en la clasificación de las cosas.

1. Improvise su proceso de intercambio de archivos

Cuando habla de organización eficiente de archivos, no solo se refiere al almacenamiento. Sería mejor abordar cómo maneja, envía o comparte estos documentos con los miembros del departamento.

Por un lado, el envío de faxes es un método estándar para compartir documentos que todos en el mundo corporativo implementan a diario. Las instituciones pertenecientes a las finanzas, la ley y el gobierno tienden a usar esto como una de las herramientas para comunicarse. ¿Qué pasa si hay una manera de maximizar su potencial y al mismo tiempo hacer que compartir archivos sea un proceso eficiente como el fax sin una máquina de fax? ¿No ayudaría a organizar las cosas alrededor de su oficina?

Si el proceso de intercambio de archivos ocurre dentro del lugar de trabajo, puede establecer un servidor de archivos o una red de intercambio de archivos. Ayudaría a las personas que tienen acceso a recuperar sus archivos.

2. Almacenar documentos en un solo lugar

El problema de la organización de archivos ha afectado a las empresas durante mucho tiempo. Es una preocupación creciente entre las empresas porque muchos de sus archivos electrónicos a menudo se extravían durante el almacenamiento y la transferencia. Este problema complica aún más la situación porque las empresas tienden a compartir muchos archivos con los compañeros de trabajo.

Para combatir esto, los expertos sugieren crear una sola carpeta raíz para permitir un fácil acceso a los archivos que intenta recuperar. En este método, almacene todos sus archivos de trabajo en una carpeta. Para los usuarios de PC, el valor predeterminado es Mis documentos.

En un entorno compartido, también puede crear una carpeta de documentos compartidos. Ambos procesos permiten a sus colegas encontrar archivos esenciales desde el principio. Además, hacer esto allana el camino para realizar copias de seguridad y archivar fácilmente cuando los espacios de almacenamiento se agotan.

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3. Evite almacenar archivos en su escritorio

Este tema es una continuación del segundo punto anterior. Recuerde, su escritorio no debe ser el espacio de almacenamiento principal para sus archivos. En cambio, debe estar limpio y ordenado. Colocar muchos archivos y dejarlos por ahí puede hacer que todo el espacio se vea desordenado.

Además, puede parecer que limpiar su espacio operativo puede ser un esfuerzo que requiere mucho tiempo. Para un escritorio muy desorganizado, se recomienda utilizar aplicaciones que ayuden a limpiar y ordenar sus documentos.

4. Siga las pautas de nomenclatura de archivos establecidas

Antes de guardar sus archivos de trabajo en su almacenamiento en la nube o carpeta raíz, intente observar sus esquemas de nombres de archivos establecidos. Por lo general, las empresas intentarán resolver la desunión entre miles de documentos que circulan por cada departamento estableciendo reglas y pautas para la denominación de archivos. Tome nota de los caracteres familiares, como guiones bajos, guiones y puntos.

También se recomienda utilizar abreviaturas estándar y nombres descriptivos. No olvides agregar fechas y ser específico si es necesario. El objetivo de nombrar archivos es decir correctamente el contenido sin necesidad de abrirlos. Puede seguir algunas convenciones de nomenclatura estándar, como las siguientes:

• Por fecha del documento;
• Por tipo de documento; y
• Por departamento o empresa.

Por ejemplo, si el archivo se trata de una carta atrasada, puede optar por algo que se corresponda adecuadamente con su mensaje. Si todo esto puede parecer abrumador, recuerde siempre que estos pequeños detalles lo ayudarán en la identificación y recuperación de archivos.

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5. Realice copias de seguridad de archivos regularmente

La realización de copias de seguridad de datos es una parte crucial para garantizar un flujo fluido de los procesos comerciales y la continuidad. Protege a la empresa de eventos desafortunados como la pérdida de datos, que puede ser el resultado de lo siguiente:

• Ataque de malware;
• Daños a las unidades;
• Unidades de almacenamiento robadas;
• Ataque de ransomware;
• Hackeo de cuentas de almacenamiento; y
• Eliminación de archivos.

Estas cosas se pueden evitar si establece un protocolo de respaldo. Para brindar suficiente protección a su empresa, debe implementar un sistema completo de respaldo de datos siguiendo estos conjuntos de procesos:

• Realice copias de seguridad de datos con regularidad;
• Almacenar datos en unidades y servicios en la nube; y
• Tener una contraseña para carpetas y archivos.
• Mantenga las unidades de almacenamiento en un lugar privado.

Si alguna pérdida de datos resulta en una interferencia comercial, haga una copia de seguridad de los documentos necesarios. Los archivos eliminados se pueden recuperar si instala un software de recuperación. Sin embargo, es muy probable que ciertos detalles de una transacción comercial sean irrecuperables si los archivos de almacenamiento son pirateados, dañados o perdidos.

6. Eliminar archivos antiguos e innecesarios

Eliminar archivos antiguos puede ser algo estresante. Sin embargo, también debe considerar que estos documentos innecesarios agregan desorden a un sistema de archivos ya desordenado. Consulte las directrices de su empresa sobre la eliminación de archivos y asegúrese de que no volverá a necesitar esos archivos comerciales.

Si no está seguro, cree una carpeta dentro de su carpeta raíz y asígnele el nombre "inactivo" o "antiguo". Guarde esos archivos antiguos en la carpeta para guardarlos hasta que esté seguro de que ya no se usarán.

7. Crear accesos directos y favoritos

Estas características son excelentes para los archivos y carpetas que usa todos los días. En lugar de abrirse camino a través de miríadas de ubicaciones de almacenamiento, intente crear acceso para estos archivos. Podría estar alrededor de la pestaña Finder para usuarios de Mac o la barra lateral del Explorador de archivos si está usando una PC. El uso de estas opciones hará que la búsqueda de archivos sea muy sencilla.

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Pensamientos finales: la organización es clave

Es esencial recordar siempre que es mejor mantener sus archivos actualizados y organizados para mantener la cohesión donde sea que almacene sus documentos. Su objetivo principal aquí es garantizar que aún pueda encontrar lo que está buscando después de su creación en un sistema de administración de archivos.

Además, la gestión y organización adecuadas de los archivos electrónicos son, sin duda, fundamentales en la configuración de un entorno compartido. Si sus colegas no están cerca, puede ubicar y acceder rápidamente a los archivos creados por ellos.

A medida que avanza con sus tareas diarias, considere las ideas mencionadas aquí para ordenar los archivos que tiene. A la larga, será conveniente para usted y su organización.