Como organizar arquivos eletrônicos de forma eficiente

Com tantas informações digitais entrando e saindo de seus dispositivos, gerenciar arquivos eletrônicos pode ser uma tarefa e tanto. Esses arquivos se movem de um lugar para outro sem parar e muitas vezes com pressa. É uma coisa boa que a tecnologia alcançou esses problemas.

Organização de arquivos 101

A tecnologia torna o compartilhamento, o armazenamento e a recuperação eficientes e menos incômodos. O acesso contínuo aos arquivos necessários agora é possível. Este artigo discutirá algumas dicas essenciais para ajudar a melhorar a eficiência do gerenciamento de arquivos e orientá-lo na classificação das coisas.

1. Improvise seu processo de compartilhamento de arquivos

Quando você fala sobre organização de arquivos eficiente, não está falando apenas de armazenamento. Seria melhor abordar como você lida, envia ou compartilha esses documentos com os membros do departamento.

Por um lado, o envio de fax é um método padrão de compartilhamento de documentos que todos no mundo corporativo implementam diariamente. Instituições pertencentes a finanças, direito e governo tendem a usar isso como uma das ferramentas para se comunicar. E se houver uma maneira de maximizar seu potencial enquanto torna o compartilhamento de arquivos um processo eficiente como o fax sem um aparelho de fax? Não ajudaria a organizar as coisas em torno de seu escritório?

Se o processo de compartilhamento de arquivos ocorrer no local de trabalho, você poderá estabelecer um servidor de arquivos ou uma rede de compartilhamento de arquivos. Ajudaria as pessoas que têm acesso a recuperar seus arquivos.

2. Armazene Documentos Em Um Único Lugar

A questão da organização de arquivos tem atormentado as empresas há muito tempo. É uma preocupação crescente entre as empresas porque muitos de seus arquivos eletrônicos geralmente são perdidos durante o armazenamento e a transferência. Esse problema complica ainda mais a situação porque as empresas tendem a compartilhar muitos arquivos com colegas de trabalho.

Para combater isso, os especialistas sugerem a criação de uma única pasta raiz para permitir acesso fácil aos arquivos que você está tentando recuperar. Nesse método, armazene todos os seus arquivos de trabalho em uma pasta. Para usuários de PC, o padrão é Meus Documentos.

Em um ambiente compartilhado, você também pode criar uma pasta de Documentos Compartilhados. Ambos os processos permitem que seus colegas encontrem arquivos essenciais desde o início. Além disso, fazer isso abre caminho para backup e arquivamento fáceis quando os espaços de armazenamento são baixos.

Leia também: 13 melhores gerenciadores de arquivos gratuitos para Windows 10 em 2021

3. Evite armazenar arquivos em sua área de trabalho

Este tópico é uma continuação do segundo ponto acima. Lembre-se, sua área de trabalho não deve ser o principal espaço de armazenamento para seus arquivos. Em vez disso, deve ser limpo e arrumado. Colocar muitos arquivos e deixá-los de lado pode fazer com que todo o espaço pareça confuso.

Além disso, pode parecer que limpar seu espaço operacional pode ser um esforço demorado. Para uma área de trabalho altamente desorganizada, é recomendável usar aplicativos que ajudem a limpar e classificar seus documentos.

4. Siga as Diretrizes de Nomeação de Arquivos Estabelecidas

Antes de salvar seus arquivos de trabalho em seu armazenamento em nuvem ou pasta raiz, tente observar seus esquemas de nomenclatura de arquivos estabelecidos. Normalmente, as empresas tentam resolver a desunião entre milhares de documentos que circulam em cada departamento, estabelecendo regras e diretrizes para nomeação de arquivos. Observe os caracteres familiares, como sublinhados, traços e pontos.

Também é recomendável usar abreviações padrão e nomes descritivos. Não se esqueça de adicionar datas e ser específico, se necessário. O objetivo de nomear arquivos é informar corretamente o conteúdo sem a necessidade de abri-los. Você pode seguir algumas convenções de nomenclatura padrão, como as seguintes:

• Por data do documento;
• Por tipo de documento; e
• Por departamento ou empresa.

Por exemplo, se o arquivo for sobre uma carta atrasada, você pode usar algo que corresponda adequadamente à sua mensagem. Se tudo isso pode parecer esmagador, lembre-se sempre de que esses pequenos detalhes o ajudarão na identificação e recuperação de arquivos.

Leia também: 11 melhores softwares de trituração de arquivos para Mac em 2021

5. Faça backups de arquivos regularmente

A realização de backups de dados é uma parte crucial para garantir um fluxo suave de processos de negócios e continuidade. Ele protege a empresa de eventos infelizes, como perda de dados, que pode ser resultado do seguinte:

• Ataque de malware;
• Danos nas unidades;
• Unidades de armazenamento roubadas;
• Ataque de ransomware;
• Hacking de contas de armazenamento; e
• Exclusão de arquivo.

Essas coisas são evitáveis ​​se você estabelecer um protocolo de backup. Para fornecer proteção suficiente para o seu negócio, você precisa implementar um sistema abrangente de backup de dados seguindo estes conjuntos de processos:

• Faça backups de dados regularmente;
• Armazenar dados em drives e serviços em nuvem; e
• Tenha uma senha para pastas e arquivos
• Mantenha as unidades de armazenamento em um local privado.

Se qualquer perda de dados resultar em uma interferência nos negócios, faça backup dos documentos necessários. Os arquivos excluídos são recuperáveis ​​se você instalar o software de recuperação. No entanto, alguns detalhes de uma transação comercial provavelmente serão irrecuperáveis ​​se os arquivos de armazenamento forem invadidos, danificados ou perdidos.

6. Excluir arquivos antigos e desnecessários

Excluir arquivos antigos pode ser uma tarefa estressante. No entanto, você também deve considerar que esses documentos desnecessários adicionam desordem a um sistema de arquivos já confuso. Verifique as diretrizes da sua empresa sobre exclusões de arquivos e verifique se você não precisará desses arquivos comerciais novamente.

Se não tiver certeza, crie uma pasta dentro de sua pasta raiz e nomeie-a como 'inativa' ou 'antiga'. Armazene esses arquivos antigos na pasta por segurança até ter certeza de que não serão mais usados.

7. Crie Atalhos e Favoritos

Esses recursos são ótimos para arquivos e pastas que você usa todos os dias. Em vez de cavar seu caminho através de miríades de locais de armazenamento, tente criar acesso para esses arquivos. Pode ser na guia Finder para usuários de Mac ou na barra lateral do File Explorer se você estiver usando um PC. A utilização dessas opções facilitaria a pesquisa de arquivos.

Leia também: 22 Melhor Atualizador de Driver Gratuito para Windows 10, 8, 7 em 2021 [Atualizado]

Considerações finais: a organização é a chave

É essencial sempre lembrar que é melhor manter seus arquivos atualizados e organizados para manter a coesão onde quer que você armazene seus documentos. Seu objetivo principal aqui é garantir que você ainda possa encontrar o que está procurando após sua criação em um sistema de gerenciamento de arquivos.

Além disso, o gerenciamento e a organização adequados dos arquivos eletrônicos são, sem dúvida, fundamentais em uma configuração de ambiente compartilhado. Se seus colegas não estiverem por perto, você poderá localizar e acessar rapidamente os arquivos criados por eles.

À medida que você realiza suas tarefas diárias, considere as ideias mencionadas aqui para classificar os arquivos que você possui. A longo prazo, será conveniente para você e sua organização.