如何有效地組織電子文件

已發表: 2021-05-31

有如此多的數字信息進出您的設備，管理電子文件可能是一項艱鉅的任務。這些文件從一個地方不停地移動到另一個地方，而且往往很匆忙。技術已經趕上了這些問題，這是一件好事。

目錄顯示

文件組織 101

1. 改進您的文件共享過程

2. 將文檔存儲在一個地方

3.避免在桌面上存儲文件

4. 遵循既定的文件命名准則

5. 定期執行文件備份

6.刪除舊的、不必要的文件

7. 創建快捷方式和收藏夾

文件組織 101

技術使共享、存儲和檢索變得高效且不那麼麻煩。現在可以無縫訪問必要的文件。本文將討論一些基本技巧，以幫助您提高文件管理效率並指導您進行整理。

當您談論有效的文件組織時，您不僅僅是在談論存儲。最好說明您如何處理、發送或與部門成員共享這些文件。

一方面，傳真是企業界每個人每天都在實施的標准文檔共享方法。隸屬於金融、法律和政府的機構傾向於將其作為溝通的工具之一。如果有一種方法可以最大限度地發揮其潛力，同時使文件共享成為一種高效的過程，就像沒有傳真機的傳真一樣？它不會幫助您整理辦公室周圍的東西嗎？

如果文件共享過程發生在工作場所內，您可以建立文件服務器或文件共享網絡。它可以幫助有權檢索文件的人。

文件組織問題長期以來一直困擾著企業。這在公司中越來越受到關注，因為他們的大量電子文件在存儲和傳輸過程中經常被放錯地方。這個問題使情況進一步複雜化，因為企業傾向於與同事共享許多文件。

為了解決這個問題，專家建議創建一個根文件夾，以便輕鬆訪問您嘗試檢索的文件。在此方法中，將所有工作文件存儲在一個文件夾中。對於 PC 用戶，默認設置為我的文檔。

在共享環境中，您還可以創建共享文檔文件夾。這兩個過程使您的同事能夠從一開始就找到重要文件。此外，這樣做為在存儲空間不足時輕鬆備份和歸檔鋪平了道路。

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本主題是上述第二點的後續。請記住，您的桌面不應成為文件的主要存儲空間。相反，它應該整潔。放置許多文件並將它們放在一邊會使整個空間看起來雜亂無章。

此外，清潔您的操作空間似乎是一項耗時的工作。對於高度雜亂無章的桌面，建議使用有助於清理和分類文檔的應用程序。

在將您的工作文件保存到雲存儲或根文件夾之前，請嘗試觀察他們建立的文件命名方案。通常，公司會嘗試通過建立文件命名規則和指南來解決在每個部門移動的數千個文件之間的不統一問題。記下熟悉的字符，例如下劃線、破折號和圓點。

還建議使用標準縮寫和描述性名稱。如果必須，不要忘記添加日期並具體說明。命名文件的目的是正確地告訴內容而不需要打開它們。您可以遵循一些標準命名約定，例如：

例如，如果文件是關於一封逾期的信件，您可以使用與您的消息適當對應的內容。如果所有這些看起來勢不可擋，請始終提醒這些小細節將幫助您識別和檢索文件。

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執行數據備份是確保業務流程順暢和連續性的關鍵部分。它可以保護公司免受數據丟失等不幸事件的影響，這可能是以下原因造成的：

如果您建立備份協議，這些事情是可以避免的。要為您的業務提供足夠的保護，您需要按照以下流程集實施全面的數據備份系統：

如果任何數據丟失會導致業務干擾，請備份必要的文件。如果您安裝了恢復軟件，刪除的文件是可以恢復的。但是，如果存儲文件被黑客入侵、損壞或丟失，業務交易中的某些細節很可能無法恢復。

刪除舊文件可能是一件令人傷腦筋的事情。但是，您還必須考慮到這些不必要的文檔會給本已凌亂的文件系統帶來混亂。檢查您的公司關於文件刪除的指南，並確定您不再需要這些業務文件。

如果您不確定，請在根文件夾中創建一個文件夾並將其命名為“inactive”或“old”。將這些舊文件存儲在文件夾中以妥善保管，直到您確定不再使用它為止。

這些功能非常適合您每天使用的文件和文件夾。與其在無數存儲位置中挖掘自己的方式，不如嘗試為這些文件創建訪問權限。如果您使用的是 PC，它可能在 Mac 用戶的 Finder 選項卡或文件資源管理器側邊欄周圍。使用這些選項將使您的文件搜索變得輕而易舉。

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必須始終記住最好保持文件更新和組織，以在存儲文檔的任何位置保持凝聚力。您在這裡的主要目標是保證您在文件管理系統中創建後仍然可以找到您要查找的內容。

此外，電子文件的正確管理和組織無疑在共享環境設置中至關重要。如果您的同事不在身邊，您可以快速找到並訪問他們創建的文件。

在您處理日常任務時，請考慮此處提到的想法來對您擁有的文件進行排序。從長遠來看，這將為您和您的組織帶來便利。