Как эффективно организовать электронные файлы

С таким большим количеством цифровой информации, поступающей и исходящей с ваших устройств, управление электронными файлами может стать довольно сложной задачей. Эти файлы перемещаются из одного места в другое без остановок и часто в спешке. Хорошо, что технологии догнали эти проблемы.

Организация файлов 101

Технологии делают совместное использование, хранение и поиск эффективными и менее трудоемкими. Теперь стал возможен беспрепятственный доступ к необходимым файлам. В этой статье мы обсудим несколько важных советов, которые помогут повысить эффективность управления файлами и помогут вам в сортировке.

1. Импровизируйте процесс обмена файлами

Когда вы говорите об эффективной организации файлов, вы имеете в виду не только хранилище. Было бы лучше решить, как вы обрабатываете, отправляете или делитесь этими документами с сотрудниками отдела.

Во-первых, отправка факсов — это стандартный метод обмена документами, который каждый в корпоративном мире использует ежедневно. Учреждения, относящиеся к финансам, праву и правительству, как правило, используют это как один из инструментов для общения. Что, если есть способ максимизировать его потенциал, сделав обмен файлами таким же эффективным процессом, как факс без факсимильного аппарата? Разве это не поможет организовать вещи вокруг вашего офиса?

Если процесс обмена файлами происходит на рабочем месте, вы можете установить файловый сервер или сеть обмена файлами. Это помогло бы людям, у которых есть доступ, получить свои файлы.

2. Храните документы в одном месте

Проблема организации файлов давно волнует бизнес. Это вызывает растущую обеспокоенность среди компаний, потому что многие их электронные файлы часто теряются во время хранения и передачи. Эта проблема еще больше усложняет ситуацию, потому что предприятия, как правило, делятся многими файлами с коллегами.

Чтобы бороться с этим, эксперты предлагают создать единую корневую папку, чтобы обеспечить легкий доступ к файлам, которые вы пытаетесь получить. В этом методе сохраните все свои рабочие файлы в папке. Для пользователей ПК по умолчанию используются Мои документы.

В общей среде вы также можете создать папку «Общие документы». Оба процесса позволяют вашим коллегам находить важные файлы с самого начала. Кроме того, это открывает путь к простому резервному копированию и архивированию, когда место для хранения заканчивается.

Читайте также: 13 лучших бесплатных файловых менеджеров для Windows 10 в 2021 году

3. Избегайте хранения файлов на рабочем столе

Эта тема является продолжением второго пункта выше. Помните, что ваш рабочий стол не должен быть основным местом для хранения ваших файлов. Напротив, он должен быть чистым и аккуратным. Если разместить много файлов и оставить их без присмотра, все пространство будет выглядеть загроможденным.

Кроме того, может показаться, что очистка вашего рабочего пространства может занять много времени. Для очень неорганизованного рабочего стола рекомендуется использовать приложения, помогающие очищать и сортировать документы.

4. Следуйте установленным правилам именования файлов

Прежде чем сохранять рабочие файлы в облачном хранилище или в корневой папке, постарайтесь соблюдать установленные для них схемы именования файлов. Обычно компании пытаются устранить разобщенность тысяч документов, перемещающихся по каждому отделу, устанавливая правила и рекомендации по именованию файлов. Обратите внимание на знакомые символы, такие как подчеркивание, тире и точки.

Также рекомендуется использовать стандартные сокращения и описательные имена. Не забудьте добавить даты и быть конкретными, если необходимо. Цель именования файлов состоит в том, чтобы правильно передать содержимое без необходимости их открытия. Вы можете следовать некоторым стандартным соглашениям об именах, например следующим:

• По дате документа;
• По типу документа; и
• По отделам или компаниям.

Например, если дело касается просроченного письма, вы можете использовать что-то, что будет соответствующим образом соответствовать вашему сообщению. Если все это может показаться чрезмерным, всегда помните, что эти небольшие детали помогут вам в идентификации и поиске файлов.

Читайте также: 11 лучших программ для уничтожения файлов для Mac в 2021 году

5. Регулярно выполняйте резервное копирование файлов

Выполнение резервных копий данных является важной частью обеспечения бесперебойной работы и непрерывности бизнес-процессов. Он защищает компанию от неприятных событий, таких как потеря данных, которые могут быть результатом следующего:

• Атака вредоносного ПО;
• Повреждение дисков;
• Украденные накопители;
• Атака программ-вымогателей;
• Взлом учетных записей хранения; и
• Удаление файла.

Этих вещей можно избежать, если вы установите протокол резервного копирования. Чтобы обеспечить достаточную защиту для вашего бизнеса, вам необходимо внедрить комплексную систему резервного копирования данных, следуя этим наборам процессов:

• регулярно делать резервные копии данных;
• Хранить данные на дисках и в облачных сервисах; и
• Иметь пароль для папок и файлов
• Храните накопители в отдельном месте.

Если какая-либо потеря данных приведет к вмешательству в бизнес, сделайте резервную копию необходимых документов. Удаленные файлы можно восстановить, если вы установите программное обеспечение для восстановления. Однако некоторые детали бизнес-транзакций, скорее всего, невозможно будет восстановить, если файлы хранилища будут взломаны, повреждены или утеряны.

6. Удалите старые ненужные файлы

Удаление старых файлов может быть нервным делом. Однако вы также должны учитывать, что эти ненужные документы добавляют беспорядок в и без того запутанную файловую систему. Ознакомьтесь с рекомендациями вашей компании по удалению файлов и убедитесь, что эти бизнес-файлы вам больше не понадобятся.

Если вы не уверены, создайте папку в корневой папке и назовите ее «неактивная» или «старая». Храните эти старые файлы в папке для безопасного хранения, пока не убедитесь, что они больше не будут использоваться.

7. Создавайте ярлыки и избранное

Эти функции отлично подходят для файлов и папок, которые вы используете каждый день. Вместо того, чтобы копаться в бесчисленных хранилищах, попробуйте создать доступ к этим файлам. Это может быть вкладка Finder для пользователей Mac или боковая панель File Explorer, если вы используете ПК. Использование этих опций упростит поиск файлов.

Читайте также: 22 лучших бесплатных средства обновления драйверов для Windows 10, 8, 7 в 2021 году [обновлено]

Заключительные мысли: организация — это ключ

Очень важно всегда помнить, что лучше всего обновлять и упорядочивать файлы, чтобы поддерживать согласованность, где бы вы ни хранили свои документы. Ваша основная цель здесь — гарантировать, что вы все еще можете найти то, что ищете, после его создания в системе управления файлами.

Кроме того, правильное управление электронными файлами и их организация, несомненно, имеют решающее значение при настройке общей среды. Если ваших коллег нет рядом, вы можете быстро найти созданные ими файлы и получить к ним доступ.

Приступая к своим повседневным задачам, рассмотрите упомянутые здесь идеи для сортировки имеющихся у вас файлов. В долгосрочной перспективе это будет удобно для вас и вашей организации.