Comment organiser efficacement les fichiers électroniques

Avec autant d'informations numériques entrant et sortant de vos appareils, la gestion des fichiers électroniques peut être une tâche ardue. Ces fichiers se déplacent d'un endroit à un autre sans arrêt et souvent avec précipitation. C'est une bonne chose que la technologie ait rattrapé ces problèmes.

Organisation des fichiers 101

La technologie rend le partage, le stockage et la récupération efficaces et moins compliqués. Un accès transparent aux fichiers nécessaires est désormais possible. Cet article abordera quelques conseils essentiels pour vous aider à améliorer l'efficacité de votre gestion de fichiers et vous guider dans le tri des choses.

1. Improvisez votre processus de partage de fichiers

Lorsque vous parlez d'organisation efficace des fichiers, vous ne parlez pas seulement de stockage. Il serait préférable d'expliquer comment vous gérez, envoyez ou partagez ces documents avec les membres du service.

D'une part, la télécopie est une méthode standard de partage de documents que tout le monde dans le monde de l'entreprise met en œuvre quotidiennement. Les institutions appartenant à la finance, au droit et au gouvernement ont tendance à l'utiliser comme l'un des outils de communication. Et s'il existait un moyen de maximiser son potentiel tout en faisant du partage de fichiers un processus efficace comme la télécopie sans télécopieur ? Cela ne vous aiderait-il pas à organiser les choses dans votre bureau ?

Si le processus de partage de fichiers se déroule sur le lieu de travail, vous pouvez établir un serveur de fichiers ou un réseau de partage de fichiers. Cela aiderait les personnes qui y ont accès à récupérer leurs fichiers.

2. Stockez les documents en un seul endroit

La question de l'organisation des fichiers tourmente depuis longtemps les entreprises. Il s'agit d'une préoccupation croissante parmi les entreprises, car nombre de leurs fichiers électroniques sont souvent égarés lors du stockage et du transfert. Ce problème complique encore la situation car les entreprises ont tendance à partager de nombreux fichiers avec leurs collègues.

Pour lutter contre cela, les experts suggèrent de créer un dossier racine unique pour permettre un accès facile aux fichiers que vous essayez de récupérer. Dans cette méthode, stockez tous vos fichiers de travail dans un dossier. Pour les utilisateurs de PC, la valeur par défaut est Mes documents.

Dans un environnement partagé, vous pouvez également créer un dossier Documents partagés. Les deux processus permettent à vos collègues de trouver les fichiers essentiels dès le départ. De plus, cela ouvre la voie à une sauvegarde et un archivage faciles lorsque les espaces de stockage sont faibles.

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3. Évitez de stocker des fichiers sur votre bureau

Ce sujet fait suite au deuxième point ci-dessus. N'oubliez pas que votre bureau ne doit pas être l'espace de stockage principal pour vos fichiers. Au lieu de cela, il devrait être propre et bien rangé. Placer de nombreux fichiers et les laisser de côté peut donner l'impression que tout l'espace est encombré.

De plus, il peut sembler que le nettoyage de votre espace d'exploitation peut être une entreprise fastidieuse. Pour un bureau très désorganisé, il est recommandé d'utiliser des applications permettant d'effacer et de trier vos documents.

4. Suivez les directives établies pour la dénomination des fichiers

Avant d'enregistrer vos fichiers de travail dans votre stockage cloud ou votre dossier racine, essayez de respecter leurs schémas de dénomination de fichiers établis. Habituellement, les entreprises essaient de résoudre la désunion entre des milliers de documents circulant dans chaque département en établissant des règles et des directives pour la dénomination des fichiers. Prenez note des caractères familiers tels que les traits de soulignement, les tirets et les points.

Il est également recommandé d'utiliser des abréviations standard et des noms descriptifs. N'oubliez pas d'ajouter des dates et d'être précis si vous le devez. Le but de nommer les fichiers est de dire correctement le contenu sans avoir besoin de les ouvrir. Vous pouvez suivre certaines conventions de dénomination standard telles que les suivantes :

• Par date de document ;
• Par type de document ; et
• Par département ou entreprise.

Par exemple, si le dossier concerne une lettre en retard, vous pouvez choisir quelque chose qui correspondra de manière appropriée à votre message. Si tout cela peut sembler écrasant, rappelez-vous toujours que ces petits détails vous aideront dans l'identification et la récupération des fichiers.

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5. Effectuez régulièrement des sauvegardes de fichiers

L'exécution de sauvegardes de données est un élément crucial pour assurer un flux fluide des processus commerciaux et la continuité. Il protège l'entreprise contre les événements malheureux tels que la perte de données, qui peuvent résulter de ce qui suit :

• Attaque de logiciels malveillants ;
• Dommages aux disques ;
• Disques de stockage volés ;
• Attaque de rançongiciel ;
• Piratage de comptes de stockage ; et
• Suppression de fichier.

Ces choses sont évitables si vous établissez un protocole de sauvegarde. Pour fournir une protection suffisante à votre entreprise, vous devez mettre en place un système complet de sauvegarde des données en suivant ces ensembles de processus :

• Effectuer régulièrement des sauvegardes de données ;
• Stocker des données sur des disques et des services cloud ; et
• Avoir un mot de passe pour les dossiers et les fichiers
• Conservez les disques de stockage dans un emplacement privé.

Si une perte de données entraîne une interférence commerciale, sauvegardez les documents nécessaires. Les fichiers supprimés sont récupérables si vous installez un logiciel de récupération. Cependant, certains détails d'une transaction commerciale sont très probablement irrécupérables si les fichiers de stockage sont piratés, endommagés ou perdus.

6. Supprimer les anciens fichiers inutiles

La suppression d'anciens fichiers peut être une tâche éprouvante pour les nerfs. Cependant, vous devez également considérer que ces documents inutiles ajoutent de l'encombrement à un système de fichiers déjà désordonné. Vérifiez les directives de votre entreprise concernant les suppressions de fichiers et assurez-vous que vous n'aurez plus besoin de ces fichiers professionnels.

Si vous n'êtes pas sûr, créez un dossier dans votre dossier racine et nommez-le "inactif" ou "ancien". Stockez ces anciens fichiers dans le dossier pour les conserver jusqu'à ce que vous soyez sûr qu'ils ne seront plus utilisés.

7. Créez des raccourcis et des favoris

Ces fonctionnalités sont idéales pour les fichiers et les dossiers que vous utilisez quotidiennement. Au lieu de vous frayer un chemin à travers des myriades d'emplacements de stockage, essayez de créer un accès pour ces fichiers. Il peut s'agir de l'onglet Finder pour les utilisateurs de Mac ou de la barre latérale de l'Explorateur de fichiers si vous utilisez un PC. L'utilisation de ces options rendrait votre recherche de fichiers un jeu d'enfant.

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Réflexions finales : l'organisation est la clé

Il est essentiel de toujours se rappeler qu'il est préférable de garder vos fichiers à jour et organisés pour maintenir la cohésion où que vous stockiez vos documents. Votre objectif principal ici est de garantir que vous pouvez toujours trouver ce que vous cherchez après sa création dans un système de gestion de fichiers.

De plus, une gestion et une organisation appropriées des fichiers électroniques sont sans aucun doute essentielles dans une configuration d'environnement partagé. Si vos collègues ne sont pas là, vous pouvez rapidement localiser et accéder aux fichiers créés par eux.

Au fur et à mesure que vous accomplissez vos tâches quotidiennes, considérez les idées mentionnées ici pour trier les fichiers que vous avez. À long terme, ce sera pratique pour vous et votre organisation.