Comment choisir le bon logiciel pour la gestion des services à domicile ?

Les questions de gestion des services à domicile varient considérablement en fonction de votre poste et de votre situation, telles que « Je souhaite optimiser mes opérations de CVC, de plomberie, d'entretien immobilier, de serrurerie, de réparation d'électroménagers ou d'enlèvement des déchets en tant que propriétaire d'entreprise » ou « Je souhaite renforcer mon processus. flow en tant que département de gestion des services à domicile d'entreprise. « Nous expliquerons ici les fonctions du logiciel de services de base à domicile et comment le choisir en fonction de sa finalité.

Qu'est-ce qu'un logiciel de gestion de services à domicile ?

Un logiciel de gestion des services à domicile est un système qui gère de manière centralisée les informations liées aux services que vous fournissez, à vos clients, sous-traitants, etc., telles que les installations, les emplacements et les actifs des sous-traitants, afin d'optimiser les opérations de gestion.

Parmi eux, les systèmes basés sur le cloud réduisent les coûts de configuration initiale, vous permettent de partager des informations n'importe où et peuvent être facilement démarrés en saisissant simplement les informations sur la propriété et le locataire selon le système. Il présente des avantages, tels que le fait qu'il est également attrayant dans la mesure où il est toujours mis à jour vers la dernière version et que de nouvelles fonctionnalités sont ajoutées automatiquement.

De plus, les logiciels de gestion des services à domicile peuvent être principalement classés dans les deux types suivants.

Pour les entreprises de services à domicile qui s'occupent principalement de la gestion de solutions et de personnel : plein de fonctionnalités qui aident à optimiser les opérations de gestion des services et à augmenter l'acquisition de contrats

Non limité aux entreprises, mais aussi aux entreprises ou aux particuliers qui souhaitent bénéficier de services internes pour leurs installations : un ensemble complet de fonctionnalités pour gérer et utiliser efficacement les actifs et renforcer les stratégies.

L'utilisation d'un logiciel de gestion de services à domicile a deux objectifs

Les logiciels de gestion de services à domicile peuvent être grossièrement divisés en deux types d’utilisation. Jetons un coup d'œil aux avantages et aux effets de la mise en œuvre de chaque type.

Types de gestion des services à domicile

Utilisateurs cibles

Entreprises et gestionnaires dont l'activité consiste à fournir des services à domicile.

Principales opérations qui nécessitent de l’efficacité :

• Formalités administratives lors de l'exécution des services
• Gérer les dépôts et les retraits, tels que les virements
• Gestion générale des services à domicile (procédures d'agrément, communication avec les partenaires, établissement des états de revenus et dépenses, etc.)
• Initiatives pour améliorer l'acquisition des contrats (publication/mise à jour sur les principaux portails, etc.)
• Prévention de l'individualisation des connaissances et des problèmes liés à la gestion des services à domicile

Avantages de la mise en œuvre

Sur la base des données enregistrées dans le système, il est possible de rechercher et d'afficher des informations de contact, telles que des informations sur le client et des informations sur le fournisseur de services à domicile, et de générer automatiquement des livres comptables, des documents contractuels et des factures, évitant ainsi les erreurs et économisant du travail. C’est devenu une réalité. Orcatec dispose de ce type de logiciel de gestion de services à domicile dans toute la mesure possible. En rationalisant vos processus, vous pouvez vous concentrer sur des opérations à forte valeur ajoutée, telles que le recrutement de nouveaux employés et la formulation de mesures pour améliorer la satisfaction client.

Type de stratégie d'entreprise

Utilisateurs cibles

Départements et gestionnaires de gouvernance d'entreprise qui ont besoin d'une planification stratégique pour tirer le meilleur parti de leurs services à domicile.

Opérations de base qui nécessitent de l’efficacité :

• Améliorer la rentabilité et la gestion des services à domicile pour les particuliers
• Des actions pour améliorer la satisfaction client
• Gestion des équipements et des contrats

Avantages de la mise en œuvre

Les informations sur les équipements peuvent être transformées en données et gérées de manière centralisée, vous permettant de comprendre l'état de toutes les installations client recevant des services en temps réel. Parce que vous pouvez résoudre des problèmes et formuler des stratégies basées sur des évaluations objectives à l'aide de données, il est facile de prendre des décisions rapides concernant la consolidation ou la fermeture de succursales ou d'avoir une vue d'ensemble de la gestion complexe de magasins qui diffèrent par le type d'entreprise, la taille et l'emplacement.

Principales fonctions du logiciel de gestion des services à domicile

Examinons ensuite les principales fonctions et capacités de chaque type de logiciel.

Les principales fonctions du logiciel de gestion pour le premier type :

• Gestion des contrats : vous pouvez gérer de manière centralisée les informations sur les clients (entrepreneur et garant) et les conditions des contrats de service, en les reliant aux informations de localisation et aux données personnelles des clients et des entrepreneurs.
• Gestion de la facturation : gérez les paiements récurrents et uniques pour les services rendus et les frais de renouvellement/annulation. Il existe également des services où le système peut vous informer automatiquement des conditions d'inscription.
• Gestion des dépôts : Vous pouvez vérifier la réception du paiement, confirmer le processus de paiement et gérer le statut de la réponse. L'automatisation est également possible à l'aide de services liés à la banque en ligne.
• Gestion des revenus et dépenses : Vous pouvez gérer avec précision les revenus et dépenses, tels que les dépôts de garantie, le porte-monnaie, les frais de garantie pour les sociétés de garantie et les frais de gestion. Il existe également un service qui permet une gestion générale/individuelle de bout en bout, ainsi qu'une agrégation automatique des éléments de revenus et de dépenses sur la base des données enregistrées, qui peuvent être résumées dans des graphiques et des tableaux de reporting.
• Gestion des contacts : Vous pouvez gérer toutes les communications avec les clients et les sous-traitants concernant l'équipement, la gestion de crise, etc. Il existe également un service qui vous permet de générer facilement des rapports sur les revenus des envois de fonds et des rapports mensuels pour les clients.

Les principales fonctions des logiciels pour le deuxième type de stratégie d'entreprise sont :

• Gérer les informations sur les actifs et les équipements des entrepreneurs : vous pouvez gérer de manière centralisée des données détaillées, telles que des informations sur l'emplacement des installations, ainsi que l'historique des réparations et de vos services à domicile. Il est possible de regrouper les informations sur les actifs. Vous pouvez acheter un logiciel pour les services à domicile afin d'afficher les paramètres de tarification et de prendre des décisions de réparation basées sur un bilan des coûts à long terme.
• Gérer les demandes des clients : vous pouvez gérer de manière centralisée les informations sur les contrats, l'exécution du budget, le montant de la facturation, le workflow d'approbation des demandes de contrat, etc. Étant donné que les informations sur le contrat de service telles que le nom du client et la durée du contrat peuvent être enregistrées et gérées pour chaque propriété, une gestion personnalisée des services à domicile peut également être effectuée. Comprendre directement les besoins de vos clients sans faire appel à une société de gestion est également utile pour formuler des mesures précises qui amélioreront le taux d'occupation de vos installations et le développement de vos services à domicile.

Même si les services tels que la maintenance, la sécurité et le nettoyage sont fournis différemment pour chaque client, vous pouvez vous attendre à ce que cela réduise la complexité des opérations.

Conclusion

Le principal avantage des logiciels de services de soins à domicile est qu’ils peuvent accroître l’efficacité en gérant les données de manière centralisée et en déplaçant chaque tâche en ligne. La spécialité d'Orcatec peut couvrir intégralement l'accord d'entretien ménager depuis l'embauche, le contrat, la facturation, le renouvellement et l'annulation.