ホームサービス管理に適切なソフトウェアを選択するには?

在宅サービス管理に関する質問は、「会社のオーナーとして冷暖房空調設備、配管工事、不動産のメンテナンス、鍵屋、家電修理、ジャンク品の撤去業務を最適化したい」または「プロセスを強化したい」など、立場や状況によって大きく異なります。企業の在宅サービス管理部門としての流れ。 ここでは、在宅サービス基本ソフトの機能と、目的に応じた選び方について解説します。

ホームサービス管理ソフトウェアとは何ですか?

ホームサービス管理ソフトウェアは、自社が提供するサービス、顧客、契約者などに関する施設、場所、契約者の資産などの情報を一元管理し、管理業務を最適化するシステムです。

中でもクラウド型システムは、初期導入コストが抑えられ、場所を選ばずに情報共有が可能で、システムに合わせて物件情報やテナント情報を入力するだけで簡単に始めることができます。 常に最新バージョンにアップデートされたり、新機能が自動的に追加されたりする点も魅力です。

なお、在宅サービス管理ソフトウェアは主に以下の2種類に分類できます。

ソリューションや人材の管理を主な業務とする在宅サービス会社向け：サービス管理業務の最適化と契約獲得拡大に貢献する機能が満載

法人に限らず、自社施設のサービスを受けたい法人や個人向けに、資産の効果的な管理・活用と戦略強化を実現する機能が充実

在宅サービス管理ソフトウェアを使用する目的は 2 つあります。

在宅サービス管理ソフトウェアは大きく2つの用途に分けられます。 それぞれの導入によるメリットや効果を見ていきましょう。

在宅サービスを管理するタイプ

対象ユーザー

在宅サービスを提供する事業に従事する企業および経営者。

効率が求められる主な業務:

• サービス実施時の事務手続き
• 振込などの入出金の管理
• 在宅サービス全般の管理（承認手続き、パートナーとの連絡、収支報告書の作成等）
• 契約獲得向上に向けた取り組み（主要ポータルへの掲載・更新等）
• 居宅サービス管理に関する知識の属人化と問題点の防止

導入のメリット

システムに登録されたデータをもとに、顧客情報や在宅サービス事業者情報などの連絡先情報を検索・閲覧できるほか、会計帳簿や契約書類、請求書などを自動作成することができ、ミスの防止や省力化を実現します。 これが現実になりました。 Orcatec は、この種のホームサービス管理ソフトウェアを最大限に備えています。 プロセスを合理化することで、新規従業員の採用や顧客満足度向上のための施策の策定など、価値の高い業務に集中できます。

企業戦略の種類

対象ユーザー

ホーム サービスを最大限に活用するために戦略的計画を必要としているコーポレート ガバナンス部門およびマネージャー。

効率性が必要なコア業務:

• 個人向け在宅サービスの収益性向上と経営改善
• 顧客満足度向上への取り組み
• 設備および契約管理

導入のメリット

設備情報をデータ化して一元管理できるため、サービスを受けているすべての顧客設備の状況をリアルタイムに把握できます。 データを活用した客観的な評価に基づいた課題解決や戦略立案ができるため、店舗の統廃合などの意思決定や、業態・規模・立地が異なる複雑な店舗経営を俯瞰的に把握することが容易になります。

在宅サービス管理ソフトの主な機能

次に、各種類のソフトウェアの主な機能と能力を見てみましょう。

最初のタイプの管理ソフトウェアの主な機能は次のとおりです。

• 契約管理：顧客（契約者・保証人）情報やサービス契約条件を、顧客・契約者の位置情報や個人データと紐付けて一元管理できます。
• 請求管理: 提供されたサービスに対する定期的な支払いと 1 回限りの支払い、および更新/キャンセル料金を管理します。 登録条件をシステムが自動的に通知してくれるサービスもあります。
• 入金管理：入金の確認、入金処理の確認、対応状況の管理が行えます。 オンラインバンキング関連サービスを利用すれば自動化も可能です。
• 収支管理：敷金・礼金・保証会社保証料・管理費などの収支を正確に管理できます。 一般・個人を一括管理したり、記録したデータをもとに収入・支出項目を自動集計し、グラフや表にまとめてレポートできるサービスもあります。
• 連絡先管理：設備や危機管理など、顧客や請負業者とのあらゆるコミュニケーションを管理できます。また、顧客への送金収入報告書や月次報告書を簡単に作成できるサービスもあります。

2 番目のタイプの企業戦略のためのソフトウェアの主な機能は次のとおりです。

• 契約者の資産や設備の情報を管理：施設の所在地情報や修理履歴、在宅サービスなどの詳細なデータを一元管理できます。 資産情報を集約することが可能です。 ホーム サービス用のソフトウェアを購入して、価格設定を確認し、長期的なコスト バランスに基づいて修理の決定を行うことができます。
• 顧客リクエストの管理: 契約情報、予算執行、請求金額、契約リクエスト承認ワークフローなどを一元管理できます。 顧客名や契約期間などのサービス契約情報を物件ごとに登録・管理できるため、オーダーメイドの住宅サービス管理も可能です。 管理会社を介さずに顧客のニーズを直接把握することで、施設の稼働率向上や在宅サービスの展開に向けた的確な施策立案にも役立ちます。

保守・警備・清掃などのサービスが顧客ごとに異なっていても、業務の煩雑さの軽減が期待できます。

結論

在宅介護サービス ソフトウェアの主な利点は、データを一元管理し、すべてのタスクをオンラインに移行することで効率を向上できることです。 オルカテックの専門性により、採用から契約、請求、更新、解約までの家事代行契約を包括的にカバーできます。