Come scegliere il software giusto per la gestione dei servizi domestici?

Le domande sulla gestione dei servizi domestici variano considerevolmente a seconda della posizione e della situazione, ad esempio "Voglio ottimizzare le mie operazioni HVAC, idrauliche, di manutenzione della proprietà, di fabbro, di riparazione di elettrodomestici o di rimozione di spazzatura come proprietario di un'azienda" o "Voglio rafforzare il mio processo flusso come dipartimento di gestione dei servizi a domicilio aziendali. ” Qui spiegheremo le funzioni del software dei servizi domestici di base e come deciderlo in base al suo scopo.

Cos'è il software per la gestione dei servizi domestici?

Il software di gestione dei servizi domestici è un sistema che gestisce centralmente le informazioni relative ai servizi forniti, ai clienti, agli appaltatori e altro ancora, come strutture, ubicazioni e risorse degli appaltatori, per ottimizzare le operazioni di gestione.

Tra questi, i sistemi basati su cloud riducono i costi di configurazione iniziali, consentono di condividere le informazioni ovunque e possono essere facilmente avviati semplicemente inserendo le informazioni sulla proprietà e sull'inquilino in base al sistema. Ci sono vantaggi, ad esempio è anche interessante perché è sempre aggiornato all'ultima versione e le nuove funzionalità vengono aggiunte automaticamente.

Inoltre, i software di gestione dei servizi domestici possono essere principalmente classificati nelle due tipologie seguenti.

Per le aziende di servizi a domicilio impegnate principalmente nella gestione delle soluzioni e del personale: ricco di funzionalità che aiutano a ottimizzare le operazioni di gestione del servizio e ad aumentare l'acquisizione di contratti

Non solo per le aziende, ma anche per aziende o privati ​​che desiderano ricevere servizi in house per le proprie strutture: un set completo di funzionalità per gestire e utilizzare in modo efficace gli asset e rafforzare le strategie

Esistono due scopi per l'utilizzo del software di gestione dei servizi a domicilio

I software per la gestione dei servizi domestici possono essere grossomodo suddivisi in due tipologie di utilizzo. Diamo un'occhiata ai vantaggi e agli effetti dell'implementazione di ciascun tipo.

Tipologie per la gestione dei servizi domiciliari

Targeting degli utenti

Aziende e manager che esercitano l'attività di fornitura di servizi a domicilio.

Principali operazioni che richiedono efficienza:

• Documentazione durante l'esecuzione dei servizi
• Gestire depositi e prelievi, come i trasferimenti
• Gestione generale dei servizi domiciliari (procedure approvative, comunicazione con i partner, predisposizione rendiconti entrate e uscite, ecc.)
• Iniziative per migliorare l’acquisizione dei contratti (pubblicazione/aggiornamento sui principali portali, ecc.)
• Prevenzione dell'individualizzazione delle conoscenze e delle problematiche legate alla gestione dei servizi domiciliari

Vantaggi dell'implementazione

Sulla base dei dati registrati nel sistema, è possibile cercare e visualizzare le informazioni di contatto, come le informazioni sui clienti e quelle sui fornitori di servizi a domicilio, e generare automaticamente libri contabili, documenti contrattuali e fatture, prevenendo errori e risparmiando manodopera. Questa è diventata una realtà. Orcatec dispone di questo tipo di software per la gestione dei servizi a domicilio nella massima misura possibile. Semplificando i processi, puoi concentrarti su operazioni di alto valore, come l'assunzione di nuovi dipendenti e la formulazione di misure per migliorare la soddisfazione del cliente.

Tipo di strategia aziendale

Targeting degli utenti

Dipartimenti e manager di corporate governance che necessitano di una pianificazione strategica per sfruttare al meglio i propri servizi domiciliari.

Operazioni principali che richiedono efficienza:

• Migliorare la redditività e la gestione dei servizi domiciliari per i privati
• Iniziative per migliorare la soddisfazione del cliente
• Gestione attrezzature e contratti

Vantaggi dell'implementazione

Le informazioni sulle apparecchiature possono essere trasformate in dati e gestite centralmente, consentendo di comprendere in tempo reale lo stato di tutte le strutture dei clienti che ricevono servizi. Poiché puoi risolvere problemi e formulare strategie basate su valutazioni oggettive utilizzando i dati, è facile prendere decisioni rapide sul consolidamento o sulla chiusura di filiali o avere una visione d'insieme della complessa gestione di negozi che differiscono per tipo di attività, dimensione e ubicazione.

Principali funzioni del software di gestione dei servizi domiciliari

Successivamente, diamo un'occhiata alle principali funzioni e capacità di ciascun tipo di software.

Le principali funzionalità del software gestionale per la prima tipologia:

• Gestione dei contratti: è possibile gestire centralmente le informazioni sui clienti (appaltatore e garante) e i termini del contratto di servizio, collegandoli alle informazioni sulla posizione e ai dati personali di clienti e appaltatori.
• Gestione della fatturazione: gestisci i pagamenti ricorrenti e una tantum per i servizi resi e le spese di rinnovo/cancellazione. Esistono anche servizi in cui il sistema può avvisarti automaticamente dei termini di registrazione.
• Gestione del deposito: puoi controllare la ricezione del pagamento, confermare il processo di pagamento e gestire lo stato della risposta. L'automazione è possibile anche con l'aiuto di servizi legati all'online banking.
• Gestione delle entrate e delle spese: puoi gestire in modo accurato le entrate e le spese, come depositi cauzionali, key money, commissioni di garanzia per società di garanzia e commissioni di gestione. È inoltre disponibile un servizio che consente la gestione end-to-end generale/individuale, nonché l'aggregazione automatica delle voci di entrata e di uscita sulla base dei dati registrati, sintetizzabili in grafici e tabelle per la reportistica.
• Gestione dei contatti: puoi gestire tutte le comunicazioni con clienti e appaltatori riguardanti attrezzature, gestione delle crisi, ecc. Esiste anche un servizio che ti consente di generare facilmente report sulle entrate delle rimesse e report mensili per i clienti.

Le principali funzioni del software per la seconda tipologia di strategia aziendale sono:

• Gestisci le informazioni sulle risorse e sulle attrezzature dell'appaltatore: puoi gestire a livello centrale dati dettagliati, come informazioni sull'ubicazione delle strutture, nonché la cronologia delle riparazioni e dei servizi domestici. È possibile aggregare informazioni sulle risorse. È possibile acquistare software per servizi domestici per visualizzare le impostazioni dei prezzi e prendere decisioni di riparazione in base a un bilancio dei costi a lungo termine.
• Gestisci le richieste dei clienti: puoi gestire centralmente le informazioni sul contratto, l'esecuzione del budget, l'importo della fatturazione, il flusso di lavoro di approvazione delle richieste di contratto e altro ancora. Poiché le informazioni sul contratto di servizio come il nome del cliente e la durata del contratto possono essere registrate e gestite per ciascuna proprietà, è possibile eseguire anche una gestione personalizzata del servizio a domicilio. Capire direttamente le esigenze dei tuoi clienti senza coinvolgere una società di gestione è utile anche per formulare misure precise che miglioreranno il tasso di occupazione delle tue strutture e lo sviluppo dei servizi della tua casa.

Anche se servizi quali manutenzione, sicurezza e pulizia vengono forniti in modo diverso per ciascun cliente, ci si può aspettare che ciò riduca la complessità delle operazioni.

Conclusione

Il vantaggio principale del software per servizi di assistenza domiciliare è che può aumentare l’efficienza gestendo centralmente i dati e spostando ogni attività online. La specialità Orcatec può coprire in modo completo l'accordo di gestione dall'assunzione, al contratto, alla fatturazione, al rinnovo e alla cancellazione.