Comment enregistrer automatiquement votre Office Word, Excel et PowerPoint à chaque minute

L'enregistrement de fichiers dans des applications Microsoft Office telles que Word, Excel et PowerPoint peut être décrit comme la tâche la plus importante. La plupart d'entre eux utilisent ces applications de manière professionnelle en raison de leur facilité d'utilisation et de la non-disponibilité de meilleures alternatives. L'un des principaux problèmes rencontrés est la perte de données sur lesquelles nous travaillions en raison de pannes du système et de surtensions. Pour éviter la perte de données et réessayer le travail effectué, nous pouvons soit entraîner nos doigts à appuyer sur CTRL et S, toutes les quelques minutes pour enregistrer nos données, soit apporter quelques modifications aux paramètres de Microsoft Office et laisser le logiciel le faire pour nous.

Microsoft a inculqué deux fonctionnalités dans sa suite d'applications Office , AutoSave & Auto Recover . Les deux fonctionnalités peuvent sembler similaires, mais sont aux antipodes de leur fonctionnalité.

AutoSave : Il aide l'utilisateur à enregistrer automatiquement le fichier Office actuel sur lequel il travaille actuellement, toutes les quelques secondes. Cependant, pour y parvenir, le fichier doit être enregistré sur OneDrive, OneDrive Entreprise ou SharePoint. Il ne prend pas en charge l'enregistrement de fichiers sur un lecteur local.

Récupération automatique : Pour enregistrer automatiquement les fichiers lorsque vous travaillez sur un disque dur, Microsoft a introduit une autre fonctionnalité, la récupération automatique, qui peut enregistrer automatiquement vos fichiers toutes les minutes, à condition de modifier les paramètres.

Étapes pour activer l'option AutoSave dans Office Word, Excel et PowerPoint

La fonction AutoSave dans Office est une fonctionnalité très importante qui garantit l'absence de perte de travail lors de problèmes d'alimentation incontrôlables ou de problèmes d'écran bleu. Une fois activé, il enregistre automatiquement le fichier sur lequel l'utilisateur travaille, toutes les quelques secondes sans avoir à appuyer et maintenir CTRL et S. Cependant, Microsoft n'a fourni cet avantage qu'aux utilisateurs qui enregistrent les fichiers sur un stockage en nuage comme OneDrive, OneDrive Entreprise et SharePoint. Par exemple, si vous travaillez sur une présentation, soyez assuré que PowerPoint enregistrera automatiquement le fichier à chaque fois. Pour activer cette fonction, suivez les étapes suivantes pour activer l'option AutoSave.

Cochez l'option de sauvegarde automatique

Étape 1 : Cliquez sur Fichier dans le coin supérieur gauche, puis cliquez sur Options dans la barre bleue.

Étape 2 : Cliquez sur Enregistrer parmi les différentes options sur la gauche.

Étape 3 : Cochez la case à côté de la première option « Enregistrer automatiquement les fichiers OneDrive et SharePoint Online par défaut sur Word ».

Étape 4 : Cliquez sur OK en bas de la fenêtre.

L'option de sauvegarde automatique sera maintenant activée. Vous pouvez le vérifier dans le coin supérieur gauche de n'importe quelle application Office. Cela activera désormais l'enregistrement automatique dans Excel, PowerPoint et Word.

Problèmes avec l'option de sauvegarde automatique

Si la sauvegarde automatique est désactivée dans un état OFF, vous devrez vérifier les éléments suivants sur votre ordinateur :

• Vérifiez si OneDrive ou SharePoint est configuré avec des applications Office.

Essayez d'enregistrer n'importe quel fichier et vérifiez ce qui se passe lorsque vous essayez de l'enregistrer sur OneDrive. Si OneDrive n'est pas configuré, le bouton AutoSave en haut restera toujours désactivé. Configurer. Cliquez sur l'option Ajouter un lieu et suivez les étapes pour synchroniser votre OneDrive avec vos applications Office. Cliquez ici pour OneDrive.

• L'ordinateur est hors ligne.

Si votre ordinateur n'est pas connecté à Internet, cette option sera désactivée car elle pourra se connecter à votre compte de stockage cloud OneDrive.

• Le format de fichier est ancien ou non pris en charge. Tout format de fichier non pris en charge, y compris les anciens formats tels que .doc, .xls ou .ppt, n'est pas pris en charge pour l'enregistrement automatique. Vous devrez enregistrer votre fichier dans le nouveau format tel que .docx, .xlsx ou .pptx pour activer la sauvegarde automatique.
• Fonctionnalités de sécurité activées dans Excel. Cela concerne uniquement les fichiers Excel. Les classeurs Excel se composent de fonctionnalités de sécurité telles que les classeurs partagés, le cryptage par mot de passe, l'accès restreint et l'actualisation des données qui doivent être désactivées pour que l'enregistrement automatique fonctionne.

Pour plus d'informations sur la façon d'appliquer un mot de passe à une feuille Excel, cliquez ici.

Étapes pour réduire le délai de récupération automatique dans Office Word, Excel et PowerPoint

La fonction de récupération automatique dans les applications Office garantit que les fichiers Office ouverts sont automatiquement enregistrés en arrière-plan. Vous ne sentirez pas ce processus se dérouler car il ne donne aucune notification lors de la sauvegarde. Cela garantit qu'une sauvegarde est effectuée en cas de problèmes informatiques inévitables. Elle est similaire à la fonction AutoSave avec deux différences mineures. Premièrement, il s'applique aux fichiers enregistrés sur le disque dur ou le disque flash et deuxièmement, il enregistre le fichier toutes les minutes par rapport à la fonction AutoSave qui le fait en quelques secondes.

Le paramètre par défaut de Microsoft pour la récupération automatique est défini sur 10 minutes, ce qui signifie que vos fichiers seront enregistrés une fois toutes les 10 minutes. Je pense que 10 minutes est un temps considérablement long et j'ai réduit ce temps à seulement 1 minute. Maintenant, si j'éteins accidentellement mon ordinateur sans enregistrer mes fichiers Office, je ne perdrai que le travail effectué au cours de la dernière minute. Pour modifier les paramètres de 10 minutes à 1 minute, veuillez suivre les étapes suivantes :

Étape 1 : Cliquez sur Fichier dans le coin supérieur gauche, puis cliquez sur Options dans la barre bleue.

Étape 2 : Cliquez sur Enregistrer parmi les différentes options sur la gauche.

Étape 3 : Cochez la case à côté de l'option "Informations de récupération automatique toutes les" et entrez le nombre de minutes. La valeur par défaut serait 10 et je l'ai définie sur 1.

Étape 4 : Cliquez sur OK en bas de la fenêtre.

Microsoft affirme que définir un nombre inférieur dans la case des minutes ralentirait les performances de fonctionnement des applications Office car il utiliserait plus de ressources fréquemment pour enregistrer le fichier. Personnellement, je n'ai trouvé aucune différence avec le fonctionnement des applications Office même après avoir réglé le minuteur sur 1 minute. Cependant, si vous remarquez une différence, je vous recommande d'augmenter les minutes à 2 ou 3, puis de vérifier les performances.

Il existe une autre option qui mérite d'être notée et qui est l'emplacement des fichiers récupérés automatiquement dans les applications Office. Il existe des doutes quant à l'emplacement de l'enregistrement automatique de Microsoft Word. Dans la figure ci-dessus, vous pouvez observer que l'emplacement par défaut peut être défini par l'utilisateur. J'ai défini un dossier sur le bureau sous le nom de "Fichiers Word" comme emplacement par défaut pour les fichiers Word enregistrés automatiquement.

Remarque : AutoSave et AutoRecover doivent être configurés individuellement dans toutes les applications Microsoft Office telles que Word, Excel et PowerPoint. L'activation de la fonctionnalité dans MS Word ne l'activera pas automatiquement dans MS Excel.

Pour une liste complète des raccourcis dans MS Office, cliquez ici.

Enregistrer les fichiers Microsoft Word au format PDF

L'un des problèmes que j'ai rencontrés sur Internet concerne l'enregistrement d'un document Word en tant que fichier PDF. C'est très simple car il s'agit d'ouvrir le fichier dans l'application Word et de l'enregistrer en tant que document PDF.

Pour plus de détails sur la façon de convertir un document en PDF, cliquez ici.

Microsoft Office est sans aucun doute la meilleure suite d'applications à usage professionnel et privé. Il existe de nombreux secrets cachés dans les applications Office et de nombreuses façons de les personnaliser en fonction de nos besoins. AutoSave et AutoRecover sont deux de ces options qui ne sont pas bien connues mais qui font partie des principales fonctionnalités indispensables. Essayez de les utiliser et faites-moi savoir si vous rencontrez des problèmes avec l'activation de l'option AutoSave sur votre ordinateur. Rappelez-vous l'emplacement des fichiers enregistrés automatiquement. De plus, si vous connaissez de telles fonctionnalités qui peuvent être très utiles dans l'application Office, veuillez les mentionner dans la section commentaires ci-dessous.