Cum să salvați automat Office Word, Excel și PowerPoint în fiecare minut

Salvarea fișierelor în aplicațiile Microsoft Office precum Word, Excel și PowerPoint poate fi descrisă ca fiind cea mai importantă sarcină. Majoritatea folosesc aceste aplicații în mod profesionist datorită ușurinței lor de utilizare și indisponibilității alternative mai bune. Una dintre problemele majore cu care se confruntă este pierderea datelor la care lucram din cauza blocărilor sistemului și a supratensiunii. Pentru a evita pierderea de date și reîncercarea lucrării efectuate, fie putem antrena degetele să apăsăm CTRL și S, la fiecare câteva minute pentru a ne salva datele, fie putem face câteva modificări în setările Microsoft Office și lăsăm software-ul să o facă pentru noi.

Microsoft a introdus două caracteristici în suita sa de aplicații Office , AutoSave și Auto Recover . Ambele caracteristici ar putea suna similar, dar sunt poli departare în funcționalitatea lor.

Salvare automată: ajută utilizatorul să salveze fișierul Office curent la care se lucrează în mod automat, la fiecare câteva secunde. Cu toate acestea, pentru a realiza acest lucru, fișierul trebuie salvat pe OneDrive, OneDrive for business sau SharePoint. Nu acceptă salvarea fișierelor pe o unitate locală.

Recuperare automată : pentru salvarea automată a fișierelor atunci când lucrați pe un hard disk, Microsoft a introdus o altă funcție, Recuperare automată, care vă poate salva fișierele în fiecare minut, cu condiția să modificați setările.

Pași pentru a activa opțiunea Salvare automată în Office Word, Excel și PowerPoint

Funcția de salvare automată din Office este o caracteristică foarte importantă care asigură nicio pierdere de muncă în timpul problemelor de alimentare necontrolabile sau Doamne ferește probleme de ecran albastru. Odată activat, acesta salvează automat fișierul la care lucrează utilizatorul, la fiecare câteva secunde, fără a fi nevoie să apăsați lung CTRL și S. Cu toate acestea, Microsoft a oferit acest avantaj doar acelor utilizatori care salvează fișierele pe stocarea în cloud precum OneDrive, OneDrive pentru afaceri și SharePoint. De exemplu, dacă lucrați la o prezentare, fiți sigur că PowerPoint va salva automat fișierul de fiecare dată. Pentru a activa această caracteristică, urmați pașii următori pentru a activa opțiunea Salvare automată.

Verificați opțiunea Salvare automată

Pasul 1: Faceți clic pe Fișier în colțul din stânga sus și apoi faceți clic pe Opțiuni în bara albastră.

Pasul 2: Faceți clic pe Salvare din diferitele opțiuni din stânga.

Pasul 3: Bifați caseta de selectare de lângă prima opțiune „Salvare automată a fișierelor OneDrive și SharePoint Online în mod implicit pe Word”.

Pasul 4: Faceți clic pe OK în partea de jos a ferestrei.

Opțiunea de salvare automată va fi acum activată. Puteți verifica acest lucru în colțul din stânga sus în oricare dintre aplicațiile Office. Acest lucru va activa acum Salvarea automată în Excel, PowerPoint și Word.

Probleme cu opțiunea Salvare automată

Dacă Salvarea automată este dezactivată într-o stare OFF, atunci ar trebui să verificați următoarele pe computer:

• Verificați dacă OneDrive sau SharePoint este configurat cu aplicații Office.

Încercați să salvați orice fișier și verificați ce se întâmplă când încercați să îl salvați pe OneDrive. Dacă OneDrive nu este configurat, atunci butonul AutoSave din partea de sus va rămâne întotdeauna dezactivat. Pentru a configura. Faceți clic pe opțiunea adăugați o locație și urmați pașii pentru a vă sincroniza OneDrive cu aplicațiile Office. Faceți clic aici pentru OneDrive.

• Computerul este offline.

Dacă computerul dvs. nu este conectat la Internet, atunci această opțiune va fi dezactivată, deoarece se va putea conecta la contul dvs. de stocare în cloud OneDrive.

• Formatul fișierului este vechi sau neacceptat. Orice format de fișier neacceptat, inclusiv formate mai vechi, cum ar fi .doc, .xls sau .ppt, nu este acceptat pentru salvare automată. Va trebui să salvați fișierul în noul format, cum ar fi .docx, .xlsx sau .pptx pentru a activa Salvarea automată.
• Funcțiile de securitate activate în Excel. Acesta este doar pentru fișierele Excel. Registrele de lucru Excel constau din funcții de securitate, cum ar fi registre de lucru partajate, criptare parole, acces restricționat și reîmprospătare a datelor care trebuie dezactivate pentru ca salvarea automată să funcționeze.

Pentru mai multe informații despre cum să aplicați o parolă pe o foaie Excel, faceți clic aici.

Pași pentru a reduce întârzierea de recuperare automată în Office Word, Excel și PowerPoint

Funcția de recuperare automată a aplicațiilor Office asigură că fișierele Office care sunt deschise sunt salvate automat în fundal. Nu veți simți că acest proces are loc, deoarece nu dă nicio notificare în timpul salvării. Acest lucru asigură că se face o copie de rezervă în probleme inevitabile ale computerului. Este similar cu caracteristica AutoSave, cu două diferențe minore. În primul rând, este aplicabil fișierelor care sunt salvate pe hard disk sau pe disc flash și, în al doilea rând, salvează fișierul în fiecare minut în comparație cu caracteristica AutoSave care face asta în câteva secunde.

Setarea implicită de Microsoft pentru recuperare automată este setată la 10 minute, ceea ce înseamnă că fișierele dvs. vor fi salvate o dată la 10 minute. Cred că 10 minute este un timp considerabil lung și a redus acest timp la doar 1 minut. Acum, dacă îmi închid computerul din greșeală fără a-mi salva fișierele Office, atunci aș pierde doar munca făcută în ultimul minut. Pentru a modifica setările de la 10 minute la 1 minut, urmați următorii pași:

Pasul 1: Faceți clic pe Fișier în colțul din stânga sus și apoi faceți clic pe Opțiuni în bara albastră.

Pasul 2: Faceți clic pe Salvare din diferitele opțiuni din stânga.

Pasul 3: Bifați caseta de selectare de lângă opțiunea „AutoRecover information every” și introduceți numărul de minute. Valoarea implicită ar fi 10 și l-am setat la 1.

Pasul 4: Faceți clic pe OK în partea de jos a ferestrei.

Microsoft susține că setarea unui număr mai mic în caseta minutelor ar încetini performanța de lucru a aplicațiilor Office, deoarece ar folosi mai multe resurse pentru a salva fișierul. Eu personal nu am găsit nicio diferență cu funcționarea aplicațiilor Office nici după ce am setat temporizatorul la 1 minut. Cu toate acestea, dacă observați vreo diferență atunci vă recomand să creșteți minutele la 2 sau 3 și apoi să verificați performanța.

Există o altă opțiune care merită remarcată și este locația fișierelor recuperate automat în aplicațiile Office. Există îndoieli cu privire la locația de salvare automată Microsoft Word. În figura de mai sus, puteți observa că locația implicită poate fi setată de utilizator. Am setat un folder pe desktop cu numele „Fișiere Word” ca locație implicită pentru fișierele Word salvate automat.

Notă : Salvarea automată și recuperarea automată trebuie configurate individual în toate aplicațiile Microsoft Office, cum ar fi Word, Excel și PowerPoint. Activarea funcției în MS Word nu o va activa automat în MS Excel.

Pentru o listă completă a comenzilor rapide din MS Office, faceți clic aici.

Salvați fișierele Microsoft Word în PDF

Una dintre problemele pe care le-am întâlnit pe internet în ceea ce privește salvarea unui document Word ca fișier PDF. Este foarte simplu, deoarece implică deschiderea fișierului în aplicația Word și salvarea lui ca document PDF.

Pentru mai multe detalii despre cum să convertiți un document într-un PDF, faceți clic aici.

Microsoft Office este, fără îndoială, cea mai bună suită de aplicații atât pentru uz profesional, cât și pentru uz privat. Există multe secrete ascunse în aplicațiile Office și numeroase modalități de a le personaliza pentru a se potrivi nevoilor noastre. AutoSave și AutoRecover sunt ambele astfel de opțiuni care nu sunt bine cunoscute, dar se numără printre funcțiile de top care trebuie să aibă. Încercați să le utilizați și anunțați-mă dacă aveți probleme cu activarea opțiunii Salvare automată pe computer. Nu uitați locația fișierelor salvate automat. De asemenea, dacă știți despre astfel de caracteristici care pot fi de mare folos în aplicația Office, vă rugăm să le menționați în secțiunea de comentarii de mai jos.