Как сохранять файлы Office Word, Excel и PowerPoint автоматически каждую минуту

Сохранение файлов в приложениях Microsoft Office, таких как Word, Excel и PowerPoint, можно назвать наиболее важной задачей. Большинство из них используют эти приложения профессионально из-за их простоты использования и отсутствия лучших альтернатив. Одна из основных проблем, с которыми мы столкнулись, — это потеря данных, над которыми мы работали, из-за системных сбоев и скачков напряжения. Чтобы избежать потери данных и повторной попытки проделанной работы, мы можем либо научить свои пальцы нажимать CTRL и S каждые несколько минут, чтобы сохранять наши данные, либо мы можем внести несколько изменений в настройки Microsoft Office и позволить программному обеспечению сделать это за нас.

Microsoft внедрила две функции в свой набор приложений Office: автосохранение и автовосстановление . Обе функции могут показаться похожими, но по своей функциональности они совершенно разные.

Автосохранение : помогает пользователю автоматически сохранять текущий файл Office, над которым в данный момент работает, каждые несколько секунд. Однако для этого файл необходимо сохранить в OneDrive, OneDrive для бизнеса или SharePoint. Он не поддерживает сохранение файлов на локальном диске.

Автовосстановление : для автоматического сохранения файлов при работе на жестком диске Microsoft представила еще одну функцию, Автовосстановление, которая может автоматически сохранять ваши файлы каждую минуту, если вы измените настройки.

Действия по включению параметра автосохранения в Office Word, Excel и PowerPoint

Функция автосохранения в Office — очень важная функция, которая гарантирует отсутствие потери работы во время любых неконтролируемых проблем с питанием или, не дай Бог, проблем с синим экраном. После активации он автоматически сохраняет файл, над которым работает пользователь, каждые несколько секунд без необходимости нажимать и удерживать клавиши CTRL и S. Однако Microsoft предоставила это преимущество только тем пользователям, которые сохраняют файлы в облачном хранилище, таком как OneDrive, OneDrive для бизнеса и SharePoint. Например, если вы работаете над презентацией, будьте уверены, что PowerPoint будет автоматически сохранять файл каждый раз. Чтобы включить эту функцию, выполните следующие действия, чтобы включить параметр автосохранения.

Проверьте параметр автосохранения

Шаг 1: Нажмите «Файл» в верхнем левом углу, а затем нажмите «Параметры» на синей панели.

Шаг 2: Нажмите «Сохранить» из различных вариантов слева.

Шаг 3. Установите флажок рядом с первым параметром «Автосохранение файлов OneDrive и SharePoint Online по умолчанию в Word».

Шаг 4: Нажмите OK в нижней части окна.

Опция автосохранения теперь будет включена. Вы можете проверить это в верхнем левом углу любого приложения Office. Теперь это позволит включить автосохранение в Excel, PowerPoint и Word.

Проблемы с опцией автосохранения

Если автосохранение отключено в выключенном состоянии, вам необходимо проверить следующее на вашем компьютере:

• Проверьте, настроены ли OneDrive или SharePoint для приложений Office.

Попробуйте сохранить любой файл и проверьте, что происходит, когда вы пытаетесь сохранить его в OneDrive. Если OneDrive не настроен, кнопка «Автосохранение» вверху всегда будет отключена. Для настройки. Нажмите «Добавить место» и следуйте инструкциям по синхронизации OneDrive с приложениями Office. Щелкните здесь для OneDrive.

• Компьютер отключен.

Если ваш компьютер не подключен к Интернету, этот параметр будет отключен, поскольку он сможет подключиться к вашей учетной записи облачного хранилища OneDrive.

• Формат файла устарел или не поддерживается. Любой неподдерживаемый формат файла, включая более старые форматы, такие как .doc, .xls или .ppt, не поддерживается для автосохранения. Вам нужно будет сохранить файл в новом формате, таком как .docx, .xlsx или .pptx, чтобы включить автосохранение.
• Функции безопасности включены в Excel. Это только для файлов Excel. Книги Excel состоят из функций безопасности, таких как общие книги, шифрование паролей, ограниченный доступ и обновление данных, которые необходимо отключить для работы автосохранения.

Для получения дополнительной информации о том, как применить пароль к листу Excel, щелкните здесь.

Действия по уменьшению задержки автоматического восстановления в Office Word, Excel и PowerPoint

Функция автоматического восстановления в приложениях Office гарантирует, что открываемые файлы Office автоматически сохраняются в фоновом режиме. Вы не почувствуете, как происходит этот процесс, так как он не дает никаких уведомлений при сохранении. Это гарантирует создание резервной копии при неизбежных проблемах с компьютером. Это похоже на функцию автосохранения с двумя небольшими отличиями. Во-первых, это применимо к файлам, которые сохраняются на жестком диске или флэш-диске, а во-вторых, он сохраняет файл каждую минуту по сравнению с функцией автосохранения, которая делает это за несколько секунд.

По умолчанию Microsoft для автоматического восстановления установлено на 10 минут, что означает, что ваши файлы будут сохраняться каждые 10 минут. Я думаю, что 10 минут — это довольно много, и я сократил это время до 1 минуты. Теперь, если я случайно выключу компьютер, не сохранив файлы Office, я потеряю только работу, проделанную за последнюю минуту. Чтобы изменить настройки с 10 минут на 1 минуту, выполните следующие действия:

Шаг 1: Нажмите «Файл» в верхнем левом углу, а затем нажмите «Параметры» на синей панели.

Шаг 2: Нажмите «Сохранить» из различных вариантов слева.

Шаг 3: Установите флажок рядом с параметром «Автовосстановление информации каждые» и введите количество минут. По умолчанию было бы 10, и я установил его на 1.

Шаг 4: Нажмите OK в нижней части окна.

Microsoft утверждает, что установка меньшего числа минут в поле минут снизит производительность приложений Office, поскольку для сохранения файла будет часто использоваться больше ресурсов. Я лично не обнаружил никакой разницы в работе офисных приложений даже после того, как поставил таймер на 1 минуту. Однако, если вы заметите какую-либо разницу, я рекомендую вам увеличить минуты до 2 или 3, а затем проверить производительность.

Есть еще один вариант, на который стоит обратить внимание, — это расположение автоматически восстановленных файлов в приложениях Office. Есть сомнения относительно того, где находится место автосохранения Microsoft Word. На приведенном выше рисунке видно, что местоположение по умолчанию может быть установлено пользователем. Я установил папку на рабочем столе под названием «Файлы Word» в качестве местоположения по умолчанию для автоматически сохраняемых файлов Word.

Примечание . Автосохранение и автовосстановление необходимо настраивать отдельно во всех приложениях Microsoft Office, таких как Word, Excel и PowerPoint. Включение этой функции в MS Word не приведет к ее автоматическому включению в MS Excel.

Чтобы просмотреть полный список ярлыков в MS Office, щелкните здесь.

Сохраняйте файлы Microsoft Word в формате PDF

Одна из проблем, с которыми я столкнулся в Интернете, касается сохранения документа Word в виде файла PDF. Это очень просто, поскольку включает в себя открытие файла в приложении Word и сохранение его в виде документа PDF.

Для получения более подробной информации о том, как преобразовать документ в PDF, нажмите здесь.

Microsoft Office, несомненно, является лучшим набором приложений как для профессионального, так и для личного использования. В приложениях Office скрыто много секретов и множество способов настроить их в соответствии с нашими потребностями. Автосохранение и автовосстановление — это такие опции, которые малоизвестны, но являются одними из самых обязательных функций. Попробуйте использовать их и дайте мне знать, если у вас возникнут проблемы с включением опции автосохранения на вашем компьютере. Запомните расположение автоматически сохраненных файлов. Кроме того, если вам известны какие-либо такие функции, которые могут быть очень полезны в приложении Office, пожалуйста, укажите их в разделе комментариев ниже.