Como salvar seu Office Word, Excel e PowerPoint automaticamente a cada minuto

Salvar arquivos em aplicativos do Microsoft Office como Word, Excel e PowerPoint pode ser descrito como a tarefa mais importante. A maioria usa esses aplicativos profissionalmente devido à sua facilidade de uso e não disponibilidade de melhores alternativas. Um dos principais problemas enfrentados é a perda de dados em que estávamos trabalhando devido a falhas no sistema e picos de energia. Para evitar a perda de dados e tentar novamente o trabalho feito, podemos treinar nossos dedos para pressionar CTRL e S, a cada poucos minutos para salvar nossos dados ou podemos fazer algumas alterações nas configurações do Microsoft Office e deixar o software fazer isso por nós.

A Microsoft incutiu dois recursos em seu conjunto de aplicativos Office , AutoSave e Auto Recover . Ambos os recursos podem parecer semelhantes, mas são pólos opostos em sua funcionalidade.

AutoSave : Ajuda o usuário a salvar o arquivo atual do Office que está sendo trabalhado automaticamente, a cada poucos segundos. No entanto, para conseguir isso, o arquivo deve ser salvo no OneDrive, OneDrive for Business ou SharePoint. Ele não suporta salvar arquivos em uma unidade local.

Auto Recover : Para salvar automaticamente os arquivos ao trabalhar em um disco rígido, a Microsoft introduziu outro recurso, o Auto Recover, que pode salvar automaticamente seus arquivos a cada minuto, desde que você altere as configurações.

Etapas para habilitar a opção AutoSave no Office Word, Excel e PowerPoint

O recurso AutoSave no Office é um recurso muito importante que garante que não haja perda de trabalho durante problemas de energia incontroláveis ​​ou problemas de tela azul. Uma vez ativado, ele salva automaticamente o arquivo em que o usuário está trabalhando, a cada poucos segundos sem ter que pressionar e segurar CTRL e S. No entanto, a Microsoft forneceu essa vantagem apenas para aqueles usuários que salvam os arquivos em armazenamento em nuvem como OneDrive, OneDrive for Business e SharePoint. Por exemplo, se você estiver trabalhando em uma apresentação, tenha certeza de que o PowerPoint salvará automaticamente o arquivo sempre. Para habilitar esse recurso, siga as etapas a seguir para ativar a opção AutoSave.

Verifique a opção AutoSave

Passo 1: Clique em Arquivo no canto superior esquerdo e clique em Opções na barra azul.

Passo 2: Clique em Salvar nas várias opções à esquerda.

Etapa 3: marque a caixa de seleção ao lado da primeira opção "Salvar automaticamente arquivos do OneDrive e do SharePoint Online por padrão no Word".

Passo 4: Clique em OK na parte inferior da janela.

A opção AutoSave agora será ativada. Você pode verificar isso no canto superior esquerdo em qualquer um dos aplicativos do Office. Isso agora habilitará o salvamento automático no Excel, PowerPoint e Word.

Problemas com a opção AutoSave

Se o AutoSave estiver desabilitado no estado OFF, você precisará verificar o seguinte em seu computador:

• Verifique se o OneDrive ou SharePoint está configurado com aplicativos do Office.

Tente salvar qualquer arquivo e verifique o que acontece quando você tenta salvá-lo no OneDrive. Se o OneDrive não estiver configurado, o botão AutoSalvar na parte superior sempre permanecerá desabilitado. Para configurar. Clique em adicionar uma opção de local e siga as etapas para sincronizar seu OneDrive com seus aplicativos do Office. Clique aqui para OneDrive.

• O computador está off-line.

Se o seu computador não estiver conectado à Internet, essa opção será desabilitada, pois poderá se conectar à sua conta de armazenamento em nuvem do OneDrive.

• O formato do arquivo é antigo ou não é compatível. Qualquer formato de arquivo sem suporte, incluindo formatos mais antigos, como .doc, .xls ou .ppt, não é compatível com o salvamento automático. Você terá que salvar seu arquivo no novo formato como .docx, .xlsx ou .pptx para habilitar o AutoSave.
• Recursos de segurança ativados no Excel. Isso é apenas para arquivos do Excel. As pastas de trabalho do Excel consistem em recursos de segurança, como pastas de trabalho compartilhadas, criptografia de senha, acesso restrito e atualização de dados que precisam ser desativados para que o salvamento automático funcione.

Para obter mais informações sobre como aplicar uma senha a uma planilha do Excel, clique aqui.

Etapas para reduzir o atraso da recuperação automática no Office Word, Excel e PowerPoint

O recurso de recuperação automática nos aplicativos do Office garante que os arquivos do Office que são abertos sejam salvos automaticamente em segundo plano. Você não sentirá esse processo ocorrendo, pois ele não fornece nenhuma notificação ao salvar. Isso garante que um backup seja feito em problemas inevitáveis ​​do computador. É semelhante ao recurso AutoSave com duas pequenas diferenças. Primeiro, é aplicável aos arquivos salvos no disco rígido ou disco flash e, em segundo lugar, salva o arquivo a cada minuto, em comparação com o recurso AutoSave, que faz isso em poucos segundos.

A configuração padrão da Microsoft para Auto Recover é definida em 10 minutos, o que significa que seus arquivos serão salvos uma vez a cada 10 minutos. Acho que 10 minutos é um tempo consideravelmente longo e reduzi esse tempo para apenas 1 minuto. Agora, se eu acidentalmente desligar meu computador sem salvar meus arquivos do Office, perderei apenas o trabalho feito no último minuto. Para alterar as configurações de 10 minutos para 1 minuto, siga os seguintes passos:

Passo 1: Clique em Arquivo no canto superior esquerdo e clique em Opções na barra azul.

Passo 2: Clique em Salvar nas várias opções à esquerda.

Etapa 3: marque a caixa de seleção ao lado da opção “AutoRecuperação de informações a cada” e insira o número de minutos. O padrão seria 10 e eu configurei para 1.

Passo 4: Clique em OK na parte inferior da janela.

A Microsoft afirma que definir um número menor na caixa do minuto diminuiria o desempenho de trabalho dos aplicativos do Office, pois usaria mais recursos com frequência para salvar o arquivo. Pessoalmente, não encontrei nenhuma diferença no funcionamento dos aplicativos do Office, mesmo depois de definir o cronômetro para 1 minuto. No entanto, se você notar alguma diferença, recomendo que você aumente os minutos para 2 ou 3 e verifique o desempenho.

Há outra opção que vale a pena notar e que é a localização dos arquivos recuperados automaticamente nos aplicativos do Office. Há dúvidas sobre onde está o local do salvamento automático do Microsoft Word. Na figura acima, você pode observar que o local padrão pode ser definido pelo usuário. Eu configurei uma pasta na área de trabalho com o nome de 'Arquivos do Word' como o local padrão para os arquivos do Word salvos automaticamente.

Nota : AutoSave e AutoRecover devem ser configurados individualmente em todos os aplicativos do Microsoft Office, como Word, Excel e PowerPoint. Ativar o recurso no MS Word não o ativará automaticamente no MS Excel.

Para obter uma lista completa de atalhos no MS Office, clique aqui.

Salvar arquivos do Microsoft Word em PDF

Um dos problemas que encontrei na internet diz respeito a salvar um documento do Word como um arquivo PDF. É muito simples, pois envolve abrir o arquivo no aplicativo Word e salvá-lo como um documento PDF.

Para obter mais detalhes sobre como converter um documento em PDF, clique aqui.

O Microsoft Office é, sem dúvida, o melhor conjunto de aplicativos para uso profissional e privado. Há muitos segredos ocultos nos aplicativos do Office e várias maneiras de personalizá-los para atender às nossas necessidades. AutoSave e AutoRecover são opções que não são bem conhecidas, mas estão entre os principais recursos obrigatórios. Tente usá-los e me avise se tiver algum problema ao ativar a opção AutoSave no seu computador. Lembre-se da localização dos arquivos salvos automaticamente. Além disso, se você conhece algum desses recursos que podem ser de grande utilidade no aplicativo Office, mencione-os na seção de comentários abaixo.