如何每分鐘自動保存 Office Word、Excel 和 PowerPoint

已發表: 2019-10-13

在 Word、Excel 和 PowerPoint 等 Microsoft Office 應用程序中保存文件可以說是最重要的任務。 大多數人專業地使用這些應用程序，因為它們易於使用並且沒有更好的替代品。 面臨的主要問題之一是由於系統崩潰和電湧導致我們正在處理的數據丟失。 為了避免數據丟失和重新嘗試完成的工作，我們可以訓練手指按 CTRL 和 S，每隔幾分鐘保存一次數據，或者我們可以在 Microsoft Office 設置中進行一些更改，讓軟件為我們完成。

Microsoft 在其 Office 應用程序套件中灌輸了兩個功能，即 AutoSave和Auto Recover 。 這兩個功能聽起來很相似，但在功能上卻截然不同。

AutoSave ：它幫助用戶每隔幾秒鐘自動保存當前正在處理的當前 Office 文件。 但是，要實現這一點，文件必須保存在 OneDrive、OneDrive for business 或 SharePoint 上。 它不支持將文件保存在本地驅動器上。

自動恢復：為了在硬盤驅動器上工作時自動保存文件，微軟推出了另一項功能，自動恢復，只要您更改設置，它可以每分鐘自動保存文件。

在 Office Word、Excel 和 PowerPoint 中啟用自動保存選項的步驟

Office 中的自動保存功能是一項非常重要的功能，可確保在任何無法控制的電源問題或上帝禁止藍屏問題期間不會丟失工作。 激活後，它會每隔幾秒鐘自動保存用戶正在處理的文件，而無需按住 CTRL 和 S。但是，Microsoft 僅向那些將文件保存在 OneDrive 等雲存儲上的用戶提供了此優勢， OneDrive for Business 和 SharePoint。 例如，如果您正在處理演示文稿，請確保 PowerPoint 每次都會自動保存文件。 要啟用此功能，請按照以下步驟打開“自動保存”選項。

檢查自動保存選項

步驟 1：單擊左上角的文件，然後單擊藍色欄中的選項。

第2步：從左側的各種選項中單擊“保存”。

第 3 步：選中第一個選項“默認在 Word 上自動保存 OneDrive 和 SharePoint Online 文件”旁邊的複選框。

默認情況下在 Word 上自動保存 OneDrive 和 SharePoint Online 文件

第 4 步：單擊窗口底部的確定。

現在將打開自動保存選項。 您可以在任何 Office 應用程序的左上角查看此項。 這將在 Excel、PowerPoint 和 Word 中啟用自動保存。

自動保存開啟

自動保存選項的問題

如果 AutoSave 在關閉狀態下被禁用，那麼您需要在您的計算機上檢查以下內容：

自動保存關閉

  • 檢查 OneDrive 或 SharePoint 是否配置了 Office 應用程序。

嘗試保存任何文件並檢查當您嘗試將其保存在 OneDrive 上時會發生什麼。 如果未配置 OneDrive，則頂部的自動保存按鈕將始終保持禁用狀態。 進行配置。 單擊添加位置選項並按照步驟將 OneDrive 與 Office 應用程序同步。 單擊此處獲取 OneDrive。

  • 計算機處於脫機狀態。

如果您的計算機未連接到 Internet，則此選項將被禁用，因為它將能夠連接到您的 OneDrive 雲存儲帳戶。

  • 文件格式過舊或不受支持。 AutoSave 不支持任何不受支持的文件格式，包括 .doc、.xls 或 .ppt 等舊格式。 您必須以 .docx、.xlsx 或 .pptx 等新格式保存文件才能啟用自動保存。
  • 在 Excel 中打開了安全功能。 這僅適用於 Excel 文件。 Excel 工作簿包含共享工作簿、密碼加密、受限訪問和刷新數據等安全功能，這些功能需要關閉才能使 AutoSave 正常工作。

有關如何將密碼應用於 Excel 工作表的更多信息，請單擊此處。

減少 Office Word、Excel 和 PowerPoint 中自動恢復延遲的步驟

Office 應用程序中的自動恢復功能可確保打開的 Office 文件在後台自動保存。 您不會感覺到此過程正在發生，因為它在保存時不會發出任何通知。 這可確保在不可避免的計算機問題中進行備份。 它類似於 AutoSave 功能，但有兩個細微差別。 一，它適用於保存在硬盤驅動器或閃存盤上的文件，其次，它每分鐘保存一次文件，而自動保存功能在幾秒鐘內完成。

Microsoft 的自動恢復默認設置為 10 分鐘，這意味著您的文件將每 10 分鐘保存一次。 我認為 10 分鐘是相當長的時間，並且將時間縮短到只有 1 分鐘。 現在，如果我在沒有保存 Office 文件的情況下不小心關閉了計算機，那麼我只會丟失過去一分鐘所做的工作。 要將設置從 10 分鐘更改為 1 分鐘，請按照以下步驟操作：

步驟 1：單擊左上角的文件，然後單擊藍色欄中的選項。

第2步：從左側的各種選項中單擊“保存”。

第 3 步：選中“自動恢復信息間隔”選項旁邊的複選框，然後輸入分鐘數。 默認值為 10，我已將其設置為 1。

每次自動恢復信息

第 4 步：單擊窗口底部的確定。

微軟聲稱，在分鐘框中設置較低的數字會降低 Office 應用程序的工作性能，因為它會頻繁使用更多資源來保存文件。 即使將計時器設置為 1 分鐘，我個人也沒有發現 Office 應用程序的功能有任何差異。 但是，如果您發現任何差異，那麼我建議您將分鐘數增加到 2 或 3，然後檢查性能。

還有另一個值得注意的選項，即自動恢復文件在 Office 應用程序中的位置。 對 Microsoft Word 自動保存位置的位置存在疑問。 在上圖中，您可以觀察到默認位置可以由用戶設置。 我在桌面上設置了一個名為“Word 文件”的文件夾作為自動保存的 Word 文件的默認位置。

注意：必須在所有 Microsoft Office 應用程序（如 Word、Excel 和 PowerPoint）中單獨配置自動保存和自動恢復。 在 MS Word 中開啟該功能不會在 MS Excel 中自動開啟。

有關 MS Office 中快捷方式的完整列表，請單擊此處。

以 PDF 格式保存 Microsoft Word 文件

我在互聯網上遇到的關於將 Word 文檔保存為 PDF 文件的問題之一。 它非常簡單，因為它涉及在 Word 應用程序中打開文件並將其保存為 PDF 文檔。

以 PDF 格式保存 Microsoft Word 文件

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Microsoft Office 無疑是專業和私人使用的最佳應用程序套件。 Office 應用程序中隱藏著許多秘密，並且可以通過多種方式對其進行自定義以滿足我們的需求。 AutoSave 和 AutoRecover 這兩個選項並不為人所知，但卻是最重要的必備功能之一。 嘗試使用它們，如果您在計算機上啟用“自動保存”選項時遇到任何問題，請告訴我。 請記住自動保存文件的位置。 此外，如果您知道任何可以在 Office 應用程序中大用的此類功能，請在下面的評論部分中提及它們。