วิธีบันทึก Office Word, Excel และ PowerPoint โดยอัตโนมัติทุกนาที

การบันทึกไฟล์ในแอปพลิเคชัน Microsoft Office เช่น Word, Excel และ PowerPoint สามารถอธิบายได้ว่าเป็นงานที่สำคัญที่สุด ส่วนใหญ่ใช้แอปพลิเคชั่นเหล่านี้อย่างมืออาชีพเนื่องจากใช้งานง่ายและไม่มีทางเลือกที่ดีกว่า ปัญหาสำคัญประการหนึ่งที่พบคือการสูญเสียข้อมูลที่เรากำลังดำเนินการอยู่เนื่องจากระบบขัดข้องและไฟกระชาก เพื่อหลีกเลี่ยงการสูญเสียข้อมูลและลองทำงานใหม่อีกครั้ง เราสามารถฝึกนิ้วของเราให้กด CTRL และ S ทุก ๆ สองสามนาทีเพื่อบันทึกข้อมูลของเรา หรือเราสามารถเปลี่ยนแปลงการตั้งค่า Microsoft Office เล็กน้อยและปล่อยให้ซอฟต์แวร์ทำเพื่อเรา

Microsoft ได้รวมคุณสมบัติสองประการไว้ในชุดแอปพลิเคชัน Office ได้แก่ บันทึกอัตโนมัติ และ กู้คืนอัตโนมัติ คุณลักษณะทั้งสองอาจฟังดูคล้ายคลึงกัน แต่มีความแตกต่างในการใช้งาน

บันทึกอัตโนมัติ : ช่วยให้ผู้ใช้บันทึกไฟล์ Office ปัจจุบันซึ่งกำลังทำงานอยู่โดยอัตโนมัติ ทุกๆ สองสามวินาที อย่างไรก็ตาม เพื่อให้บรรลุเป้าหมายนี้ ไฟล์จะต้องถูกบันทึกใน OneDrive, OneDrive for Business หรือ SharePoint ไม่รองรับการบันทึกไฟล์บนไดรฟ์ในเครื่อง

การ กู้คืนอัตโนมัติ : สำหรับการบันทึกไฟล์โดยอัตโนมัติเมื่อทำงานบนฮาร์ดไดรฟ์ Microsoft ได้แนะนำคุณสมบัติอื่น การกู้คืนอัตโนมัติ ซึ่งสามารถบันทึกไฟล์ของคุณโดยอัตโนมัติทุกนาที หากคุณเปลี่ยนการตั้งค่า

ขั้นตอนในการเปิดใช้งานตัวเลือกบันทึกอัตโนมัติใน Office Word, Excel และ PowerPoint

ฟีเจอร์บันทึกอัตโนมัติใน Office เป็นฟีเจอร์ที่สำคัญมากซึ่งรับประกันว่างานจะไม่สูญหายระหว่างปัญหาด้านพลังงานที่ไม่สามารถควบคุมได้หรือพระเจ้าห้ามไม่ให้เกิดปัญหาหน้าจอสีน้ำเงิน เมื่อเปิดใช้งาน มันจะบันทึกไฟล์ที่ผู้ใช้ทำงานโดยอัตโนมัติ ทุกๆ สองสามวินาทีโดยไม่ต้องกด CTRL และ S ค้างไว้ อย่างไรก็ตาม Microsoft ได้ให้ข้อได้เปรียบนี้เฉพาะกับผู้ใช้ที่บันทึกไฟล์บนที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์เช่น OneDrive OneDrive for Business และ SharePoint ตัวอย่างเช่น หากคุณกำลังทำงานกับงานนำเสนอ โปรดมั่นใจได้ว่า PowerPoint จะบันทึกไฟล์โดยอัตโนมัติทุกครั้ง หากต้องการเปิดใช้งานคุณลักษณะนี้ ให้ทำตามขั้นตอนต่อไปนี้เพื่อเปิดตัวเลือกบันทึกอัตโนมัติ

ตรวจสอบตัวเลือกบันทึกอัตโนมัติ

ขั้นตอนที่ 1: คลิกที่ไฟล์ที่มุมบนซ้ายแล้วคลิกตัวเลือกในแถบสีน้ำเงิน

ขั้นตอนที่ 2: คลิกที่บันทึกจากตัวเลือกต่างๆ ทางด้านซ้าย

ขั้นตอนที่ 3: เลือกช่องทำเครื่องหมายถัดจากตัวเลือกแรก” บันทึกไฟล์ OneDrive และ SharePoint Online อัตโนมัติตามค่าเริ่มต้นใน Word”

ขั้นตอนที่ 4: คลิกที่ ตกลง ที่ด้านล่างของหน้าต่าง

ตัวเลือกบันทึกอัตโนมัติจะเปิดขึ้น คุณสามารถตรวจสอบได้ที่มุมบนซ้ายในแอปพลิเคชัน Office ใดๆ ตอนนี้จะเปิดใช้งานการบันทึกอัตโนมัติใน Excel, PowerPoint และ Word

ปัญหาเกี่ยวกับตัวเลือกบันทึกอัตโนมัติ

หากการบันทึกอัตโนมัติถูกปิดใช้งานในสถานะปิด คุณจะต้องตรวจสอบสิ่งต่อไปนี้บนคอมพิวเตอร์ของคุณ:

• ตรวจสอบว่า OneDrive หรือ SharePoint ได้รับการกำหนดค่าด้วยแอปพลิเคชัน Office หรือไม่

ลองบันทึกไฟล์ใดๆ และตรวจสอบว่าเกิดอะไรขึ้นเมื่อคุณพยายามบันทึกบน OneDrive หากไม่ได้กำหนดค่า OneDrive ปุ่มบันทึกอัตโนมัติที่ด้านบนจะยังคงปิดใช้งานอยู่เสมอ เพื่อกำหนดค่า คลิกที่เพิ่มตัวเลือกสถานที่และทำตามขั้นตอนเพื่อซิงค์ OneDrive กับแอปพลิเคชัน Office ของคุณ คลิกที่นี่สำหรับ OneDrive

• คอมพิวเตอร์ออฟไลน์อยู่

หากคอมพิวเตอร์ของคุณไม่ได้เชื่อมต่อกับอินเทอร์เน็ต ตัวเลือกนี้จะถูกปิดใช้งานเนื่องจากจะสามารถเชื่อมต่อกับบัญชีที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์ OneDrive ของคุณได้

• รูปแบบไฟล์เก่าหรือไม่รองรับ ไม่รองรับรูปแบบไฟล์ใดๆ ที่ไม่ได้รับการสนับสนุน รวมถึงรูปแบบที่เก่ากว่า เช่น .doc, .xls หรือ .ppt สำหรับการบันทึกอัตโนมัติ คุณจะต้องบันทึกไฟล์ของคุณในรูปแบบใหม่ เช่น .docx, .xlsx หรือ .pptx เพื่อเปิดใช้งานการบันทึกอัตโนมัติ
• ฟีเจอร์ความปลอดภัยเปิดอยู่ใน Excel นี้สำหรับไฟล์ Excel เท่านั้น เวิร์กบุ๊ก Excel ประกอบด้วยฟีเจอร์ด้านความปลอดภัย เช่น เวิร์กบุ๊กที่แชร์ การเข้ารหัสรหัสผ่าน การจำกัดการเข้าถึงและรีเฟรชข้อมูล ซึ่งจำเป็นต้องปิดเพื่อให้บันทึกอัตโนมัติทำงานได้

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีการใช้รหัสผ่านกับแผ่นงาน Excel คลิกที่นี่

ขั้นตอนในการลดความล่าช้าในการกู้คืนอัตโนมัติใน Office Word, Excel และ PowerPoint

คุณลักษณะการกู้คืนอัตโนมัติในแอปพลิเคชัน Office ช่วยให้มั่นใจได้ว่าไฟล์ Office ที่เปิดอยู่จะได้รับการบันทึกโดยอัตโนมัติในพื้นหลัง คุณจะไม่รู้สึกว่ากระบวนการนี้เกิดขึ้นเนื่องจากไม่มีการแจ้งเตือนใด ๆ ขณะบันทึก เพื่อให้แน่ใจว่ามีการสำรองข้อมูลในปัญหาคอมพิวเตอร์ที่หลีกเลี่ยงไม่ได้ คล้ายกับคุณลักษณะบันทึกอัตโนมัติที่มีความแตกต่างเล็กน้อยสองประการ หนึ่ง ใช้ได้กับไฟล์ที่บันทึกไว้ในฮาร์ดไดรฟ์หรือแฟลชดิสก์ และประการที่สอง จะบันทึกไฟล์ทุกนาทีเมื่อเทียบกับฟีเจอร์บันทึกอัตโนมัติ ซึ่งทำได้ในไม่กี่วินาที

การตั้งค่าเริ่มต้นโดย Microsoft สำหรับการกู้คืนอัตโนมัติถูกตั้งไว้ที่ 10 นาที ซึ่งหมายความว่าไฟล์ของคุณจะถูกบันทึกทุกๆ 10 นาที ฉันคิดว่า 10 นาทีเป็นเวลานานมากและลดเวลานั้นลงเหลือเพียง 1 นาที ตอนนี้ ถ้าฉันปิดเครื่องคอมพิวเตอร์โดยไม่ได้ตั้งใจโดยไม่บันทึกไฟล์ Office ฉันก็จะสูญเสียงานที่ทำในหนึ่งนาทีที่ผ่านมาเท่านั้น หากต้องการเปลี่ยนการตั้งค่าจาก 10 นาทีเป็น 1 นาที โปรดทำตามขั้นตอนต่อไปนี้:

ขั้นตอนที่ 1: คลิกที่ไฟล์ที่มุมบนซ้ายแล้วคลิกตัวเลือกในแถบสีน้ำเงิน

ขั้นตอนที่ 2: คลิกที่บันทึกจากตัวเลือกต่างๆ ทางด้านซ้าย

ขั้นตอนที่ 3: เลือกช่องทำเครื่องหมายถัดจากตัวเลือก “ข้อมูลกู้คืนอัตโนมัติทุก ๆ” และป้อนจำนวนนาที ค่าเริ่มต้นคือ 10 และฉันได้ตั้งค่าเป็น 1

ขั้นตอนที่ 4: คลิกที่ ตกลง ที่ด้านล่างของหน้าต่าง

Microsoft อ้างว่าการตั้งค่าตัวเลขที่ต่ำกว่าในกล่องนาทีจะทำให้ประสิทธิภาพการทำงานของแอปพลิเคชัน Office ช้าลง เนื่องจากจะใช้ทรัพยากรมากขึ้นในการบันทึกไฟล์บ่อยครั้ง โดยส่วนตัวแล้วฉันไม่พบความแตกต่างใดๆ กับการทำงานของแอปพลิเคชัน Office แม้ว่าฉันจะตั้งเวลาไว้ที่ 1 นาทีแล้วก็ตาม อย่างไรก็ตาม หากคุณสังเกตเห็นความแตกต่างใดๆ เราขอแนะนำให้คุณเพิ่มนาทีเป็น 2 หรือ 3 แล้วตรวจสอบประสิทธิภาพ

มีตัวเลือกอื่นที่น่าสังเกตและนั่นคือตำแหน่งของไฟล์ที่กู้คืนอัตโนมัติในแอปพลิเคชัน Office มีข้อสงสัยเกี่ยวกับตำแหน่งบันทึกอัตโนมัติของ Microsoft Word ในรูปด้านบน คุณสามารถสังเกตว่าผู้ใช้สามารถตั้งค่าตำแหน่งเริ่มต้นได้ ฉันได้ตั้งค่าโฟลเดอร์บนเดสก์ท็อปโดยใช้ชื่อ 'ไฟล์ Word' เป็นตำแหน่งเริ่มต้นสำหรับไฟล์ Word ที่บันทึกอัตโนมัติ

หมายเหตุ : การบันทึกอัตโนมัติและการกู้คืนอัตโนมัติต้องได้รับการกำหนดค่าทีละรายการในแอปพลิเคชัน Microsoft Office ทั้งหมด เช่น Word, Excel และ PowerPoint การเปิดคุณสมบัติใน MS Word จะไม่เปิดโดยอัตโนมัติใน MS Excel

สำหรับรายการทางลัดทั้งหมดใน MS Office คลิกที่นี่

บันทึกไฟล์ Microsoft Word เป็น PDF

ปัญหาหนึ่งที่ฉันพบบนอินเทอร์เน็ตเกี่ยวกับการบันทึกเอกสาร Word เป็นไฟล์ PDF มันง่ายมากเพราะเกี่ยวข้องกับการเปิดไฟล์ในแอปพลิเคชัน Word และบันทึกเป็นเอกสาร PDF

สำหรับรายละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีการแปลงเอกสารเป็น PDF คลิกที่นี่

Microsoft Office เป็นชุดแอพพลิเคชั่นที่ดีที่สุดอย่างไม่ต้องสงสัยสำหรับการใช้งานระดับมืออาชีพและส่วนตัว มีความลับมากมายที่ซ่อนอยู่ในแอปพลิเคชัน Office และวิธีปรับแต่งมากมายเพื่อให้เหมาะกับความต้องการของเรา การบันทึกอัตโนมัติและการกู้คืนอัตโนมัติเป็นทั้งตัวเลือกดังกล่าวที่ไม่ค่อยมีใครรู้จักแต่เป็นคุณสมบัติอันดับต้นๆ ที่ต้องมี ลองใช้พวกเขาและแจ้งให้เราทราบหากคุณประสบปัญหาใด ๆ ในการเปิดใช้งานตัวเลือกบันทึกอัตโนมัติบนคอมพิวเตอร์ของคุณ จำตำแหน่งของไฟล์ที่บันทึกอัตโนมัติ นอกจากนี้ หากคุณรู้จักฟีเจอร์ดังกล่าวซึ่งสามารถใช้งานได้ดีในแอปพลิเคชัน Office โปรดพูดถึงในส่วนความคิดเห็นด้านล่าง