Come salvare il tuo Office Word, Excel e PowerPoint automaticamente ogni minuto

Il salvataggio di file in applicazioni Microsoft Office come Word, Excel e PowerPoint può essere descritto come l'attività più importante. La maggior parte di queste applicazioni utilizza professionalmente a causa della loro facilità d'uso e della non disponibilità di alternative migliori. Uno dei principali problemi affrontati è la perdita dei dati su cui stavamo lavorando a causa di arresti anomali del sistema e sbalzi di tensione. Per evitare la perdita di dati e ritentare il lavoro svolto, possiamo allenare le nostre dita a premere CTRL e S, ogni pochi minuti per salvare i nostri dati oppure possiamo apportare alcune modifiche alle impostazioni di Microsoft Office e lasciare che il software lo faccia per noi.

Microsoft ha inculcato due funzionalità nella sua suite di applicazioni Office , AutoSave e Auto Recover . Entrambe le funzionalità potrebbero sembrare simili ma sono agli antipodi nella loro funzionalità.

Salvataggio automatico: aiuta l'utente a salvare il file di Office corrente su cui si sta attualmente lavorando automaticamente, ogni pochi secondi. Tuttavia, per ottenere ciò, il file deve essere salvato su OneDrive, OneDrive for business o SharePoint. Non supporta il salvataggio di file su un'unità locale.

Recupero automatico : per salvare automaticamente i file quando si lavora su un disco rigido, Microsoft ha introdotto un'altra funzionalità, Recupero automatico, che può salvare automaticamente i file ogni minuto, a condizione che tu modifichi le impostazioni.

Passaggi per abilitare l'opzione di salvataggio automatico in Office Word, Excel e PowerPoint

La funzione di salvataggio automatico in Office è una funzionalità molto importante che garantisce l'assenza di perdite di lavoro durante problemi di alimentazione incontrollabili o problemi di schermata blu. Una volta attivato, salva automaticamente il file su cui l'utente sta lavorando, ogni pochi secondi senza dover tenere premuto CTRL e S. Tuttavia, Microsoft ha fornito questo vantaggio solo a quegli utenti che salvano i file su cloud storage come OneDrive, OneDrive per le aziende e SharePoint. Ad esempio, se stai lavorando a una presentazione, assicurati che PowerPoint salverà automaticamente il file ogni volta. Per abilitare questa funzione, attenersi alla seguente procedura per attivare l'opzione di salvataggio automatico.

Seleziona l'opzione Salvataggio automatico

Passaggio 1: fare clic su File nell'angolo in alto a sinistra, quindi fare clic su Opzioni nella barra blu.

Passaggio 2: fai clic su Salva tra le varie opzioni a sinistra.

Passaggio 3: seleziona la casella di controllo accanto alla prima opzione "Salvataggio automatico dei file di OneDrive e SharePoint Online per impostazione predefinita su Word".

Passaggio 4: fare clic su OK nella parte inferiore della finestra.

L'opzione di salvataggio automatico sarà ora attivata. Puoi verificarlo nell'angolo in alto a sinistra in qualsiasi applicazione di Office. Questo ora abiliterà il salvataggio automatico in Excel, PowerPoint e Word.

Problemi con l'opzione di salvataggio automatico

Se il salvataggio automatico è disabilitato in uno stato OFF, è necessario controllare quanto segue sul computer:

• Verifica se OneDrive o SharePoint sono configurati con le applicazioni di Office.

Prova a salvare qualsiasi file e controlla cosa succede quando provi a salvarlo su OneDrive. Se OneDrive non è configurato, il pulsante AutoSave in alto rimarrà sempre disabilitato. Per configurare. Fai clic sull'opzione Aggiungi un luogo e segui i passaggi per sincronizzare il tuo OneDrive con le tue applicazioni di Office. Clicca qui per OneDrive.

• Il computer è offline.

Se il tuo computer non è connesso a Internet, questa opzione sarà disabilitata in quanto sarà in grado di connettersi al tuo account di archiviazione cloud di OneDrive.

• Il formato del file è vecchio o non supportato. Qualsiasi formato di file non supportato, inclusi i formati precedenti come .doc, .xls o .ppt, non è supportato per il salvataggio automatico. Dovrai salvare il tuo file nel nuovo formato come .docx, .xlsx o .pptx per abilitare il salvataggio automatico.
• Funzionalità di sicurezza attivate in Excel. Questo è solo per i file Excel. Le cartelle di lavoro di Excel sono costituite da funzionalità di sicurezza come cartelle di lavoro condivise, crittografia della password, accesso limitato e aggiornamento dei dati che devono essere disattivati ​​per il funzionamento del salvataggio automatico.

Per ulteriori informazioni su come applicare una password a un foglio Excel, fare clic qui.

Passaggi per ridurre il ritardo del ripristino automatico in Office Word, Excel e PowerPoint

La funzionalità di ripristino automatico nelle applicazioni di Office garantisce che i file di Office aperti vengano salvati automaticamente in background. Non sentirai questo processo in corso in quanto non fornisce alcuna notifica durante il salvataggio. Ciò garantisce che venga eseguito un backup in caso di problemi del computer inevitabili. È simile alla funzione di salvataggio automatico con due differenze minori. Uno, è applicabile ai file che vengono salvati sul disco rigido o sul disco flash e, in secondo luogo, salva il file ogni minuto rispetto alla funzione di salvataggio automatico che lo fa in pochi secondi.

L'impostazione predefinita di Microsoft per il ripristino automatico è impostata su 10 minuti, il che significa che i file verranno salvati una volta ogni 10 minuti. Penso che 10 minuti siano un tempo considerevolmente lungo e ho ridotto quel tempo a solo 1 minuto. Ora, se spengo accidentalmente il computer senza salvare i file di Office, perderei solo il lavoro svolto nell'ultimo minuto. Per modificare le impostazioni da 10 minuti a 1 minuto, attenersi alla seguente procedura:

Passaggio 1: fare clic su File nell'angolo in alto a sinistra, quindi fare clic su Opzioni nella barra blu.

Passaggio 2: fai clic su Salva tra le varie opzioni a sinistra.

Passaggio 3: seleziona la casella di controllo accanto all'opzione "Recupero automatico delle informazioni ogni" e inserisci il numero di minuti. Il valore predefinito sarebbe 10 e l'ho impostato su 1.

Passaggio 4: fare clic su OK nella parte inferiore della finestra.

Microsoft afferma che l'impostazione di un numero inferiore nella casella dei minuti rallenterebbe le prestazioni di lavoro delle applicazioni di Office poiché utilizzerebbe più risorse frequentemente per salvare il file. Personalmente non ho riscontrato alcuna differenza con il funzionamento delle applicazioni di Office anche dopo aver impostato il timer a 1 minuto. Tuttavia, se noti qualche differenza, ti consiglio di aumentare i minuti a 2 o 3 e quindi controllare le prestazioni.

C'è un'altra opzione che vale la pena notare ed è la posizione dei file recuperati automaticamente nelle applicazioni di Office. Ci sono dubbi su dove si trova la posizione di salvataggio automatico di Microsoft Word. Nella figura sopra, puoi osservare che la posizione predefinita può essere impostata dall'utente. Ho impostato una cartella sul desktop con il nome di "File di Word" come posizione predefinita per i file di Word salvati automaticamente.

Nota : AutoSave e AutoRecover devono essere configurati individualmente in tutte le applicazioni di Microsoft Office come Word, Excel e PowerPoint. L'attivazione della funzione in MS Word non la attiverà automaticamente in MS Excel.

Per un elenco completo dei collegamenti in MS Office, fare clic qui.

Salva i file di Microsoft Word in PDF

Uno dei problemi che ho riscontrato su Internet per quanto riguarda il salvataggio di un documento Word come file PDF. È molto semplice in quanto comporta l'apertura del file nell'applicazione Word e il salvataggio come documento PDF.

Per maggiori dettagli su come convertire un documento in un PDF, fare clic qui.

Microsoft Office è senza dubbio la migliore suite di applicazioni sia per uso professionale che privato. Ci sono molti segreti nascosti nelle applicazioni di Office e numerosi modi per personalizzarli in base alle nostre esigenze. AutoSave e AutoRecover sono entrambe opzioni non ben note ma sono tra le principali funzionalità indispensabili. Prova a usarli e fammi sapere se riscontri problemi con l'abilitazione dell'opzione di salvataggio automatico sul tuo computer. Ricorda la posizione dei file salvati automaticamente. Inoltre, se conosci funzionalità di questo tipo che possono essere di grande utilità nell'applicazione Office, gentilmente menzionale nella sezione commenti qui sotto.