5 Desafíos de cumplimiento regulatorio de TI común y cómo superarlos

¿Sabía que el costo promedio de incumplimiento es más del doble del costo de mantener el cumplimiento? Con la violación de datos global promedio que cuesta $ 4.88 millones en 2024, las empresas están bajo una presión sin precedentes para cumplir con los estándares regulatorios en evolución en un mundo conectado digitalmente. Esta publicación destaca cinco de los desafíos de cumplimiento de TI más comunes y estrategias comprobadas para superarlos.

Desafío #1: Mantenerse al día con las regulaciones cambiantes

El desafío:

Los requisitos regulatorios evolucionan constantemente en múltiples marcos: WIPAA para la atención médica, GDPR por privacidad, SOX para informes financieros y PCI-DSS para el procesamiento de pagos. Las organizaciones luchan por rastrear estos cambios simultáneamente, especialmente cuando operan en diferentes industrias o jurisdicciones.

El riesgo

Retenerse los cambios regulatorios puede resultar en severas sanciones financieras: las multas de GDPR por sí solas alcanzan hasta el 4% de los ingresos globales anuales. El incumplimiento también desencadena restricciones operativas y daños duraderos a las relaciones comerciales.

La solución

• Establezca recursos dedicados de monitoreo de cumplimiento que rastrean las actualizaciones regulatorias en todos los marcos aplicables a través de sistemas especializados de software y alerta.
• Suscríbase a alertas y notificaciones regulatorias de agencias relevantes, asociaciones de la industria y organizaciones legales que proporcionan actualizaciones oportunas sobre los requisitos cambiantes.
• Participe en asociaciones de la industria y redes profesionales que compartan ideas de cumplimiento y mejores prácticas específicas para su sector.
• Asóciese con especialistas en cumplimiento que brindan orientación proactiva en lugar de respuestas reactivas, ayudándole a anticipar cambios antes de impactar las operaciones.
• Implemente revisiones de cumplimiento regulares que evalúen las prácticas actuales contra los requisitos regulatorios en evolución e identifiquen las brechas antes de que se conviertan en violaciones.

Desafío #2: Requisitos de seguridad y privacidad de datos

El desafío:

Las regulaciones modernas exigen una protección de datos estricta a través del cifrado adecuado, los controles de acceso y los procedimientos integrales de manejo de datos. Muchas organizaciones carecen de la experiencia especializada en ciberseguridad necesaria para implementar estos requisitos técnicos de manera efectiva.

El riesgo:

La seguridad de datos inadecuada conduce a violaciones con un promedio de $ 4.4 millones en costos, además de multas regulatorias adicionales que pueden multiplicar significativamente los daños. Las organizaciones también enfrentan riesgos de litigios y desventajas competitivas cuando las fallas de seguridad se vuelven públicas.

Cómo superarlo:

• Implemente la arquitectura de ciberseguridad en capas, incluido el cifrado para datos en REST y en tránsito, controles de acceso basados ​​en roles, segmentación de red y sistemas de monitoreo continuo.
• Desarrolle políticas integrales de gobierno de datos que definan los estándares de clasificación de datos, los requisitos de retención y los procedimientos de manejo para diferentes tipos de información confidencial.
• Implemente herramientas de seguridad automatizadas que detecten patrones de acceso a datos inusuales, intentos no autorizados e posibles incidentes de seguridad en tiempo real.
• Realice evaluaciones de riesgos regulares y auditorías de seguridad para identificar vulnerabilidades antes de que se conviertan en violaciones de cumplimiento, incluidos los controles técnicos y las salvaguardas de procedimiento.
• Establezca procedimientos claros de manejo de datos que se alineen con los requisitos reglamentarios en todos los procesos comerciales, incluidos los protocolos de recolección, procesamiento, almacenamiento y eliminación.

Desafío #3: Documentación e informes inadecuados

El desafío:

Muchas empresas confían en sistemas de documentación dispersos: archivos de papel, registros digitales desconectados y procesos inconsistentes. Cuando los reguladores realizan auditorías, las organizaciones luchan por localizar y presentar rápidamente evidencia de cumplimiento requerida.

El riesgo:

La mala documentación resulta en sanciones de auditoría incluso cuando las organizaciones mantienen prácticas compatibles. Los reguladores requieren evidencia de cumplimiento, no solo afirmaciones, lo que hace que el mantenimiento de registros inadecuado sea una vulnerabilidad costosa.

Cómo superarlo:

• Implemente sistemas de gestión de cumplimiento centralizado que capturen automáticamente las actividades de cumplimiento, mantengan los senderos de auditoría y generen informes requeridos con una intervención manual mínima.
• Implemente las plataformas de gestión de servicios de TI (ITSM) que se integran con las aplicaciones comerciales existentes para capturar los datos de cumplimiento como parte de las operaciones normales.
• Establezca flujos de trabajo automatizados que aseguren que los requisitos de documentación se cumplan de manera consistente en todos los departamentos y marcos de cumplimiento.
• Cree plantillas y procedimientos estandarizados para las necesidades de documentación de cumplimiento común, reduciendo la inconsistencia y asegurando la integridad.
• Mantenga repositorios de documentos seguros y de búsqueda con control de versión adecuado, políticas de retención y controles de acceso que cumplan con los requisitos reglamentarios.
• Realice auditorías de documentación regulares para identificar brechas y garantice que todos los registros requeridos se mantengan adecuadamente y sean fácilmente accesibles.

Desafío #4: Conciencia y capacitación de los empleados

El desafío:

Los empleados a menudo causan violaciones de cumplimiento involuntariamente debido a una capacitación insuficiente. Los problemas comunes incluyen el mal manejo de datos confidenciales, la caída de los ataques de phishing y no seguir los protocolos de seguridad establecidos en diferentes roles y departamentos.

El riesgo:

Las fallas de cumplimiento relacionadas con los empleados provocan amenazas internas, infracciones de datos y violaciones regulatorias. Incluso los errores bien intencionados dan como resultado sanciones costosas cuando el personal carece de capacitación adecuada sobre los requisitos reglamentarios.

Cómo superarlo:

• Desarrolle programas de capacitación específicos de roles adaptados a los requisitos reglamentarios y las prácticas de seguridad relevantes para las responsabilidades y los niveles de acceso de cada empleado.
• Cree horarios de educación continuos que incluyan capacitación inicial para nuevos empleados y actualizaciones regulares para el personal existente sobre los requisitos de cumplimiento en evolución.
• Use escenarios y estudios de casos del mundo real en materiales de capacitación que ayuden a los empleados a comprender cómo se aplica el cumplimiento a sus actividades de trabajo diario.
• Implemente pruebas y simulaciones regulares como pruebas de phishing, ejercicios de respuesta a incidentes y tutorial de escenario de cumplimiento para reforzar el aprendizaje.
• Seguimiento de la efectividad de la capacitación a través del monitoreo de finalización, las evaluaciones de comportamiento y el análisis de incidentes de cumplimiento para garantizar que la educación se traduzca en un comportamiento compatible.
• Establezca procedimientos de informes claros para que los empleados sepan cómo aumentar los posibles problemas de cumplimiento o las preocupaciones de seguridad sin temor a la retribución.

Desafío #5: Riesgos de cumplimiento de proveedores y terceros

El desafío:

Las empresas siguen siendo responsables de las prácticas de cumplimiento de sus proveedores, incluso cuando terceros manejan los datos de forma independiente. Este modelo de responsabilidad compartida crea requisitos de supervisión complejos a medida que las organizaciones dependen cada vez más de los servicios en la nube y las operaciones subcontratadas.

El riesgo:

Las organizaciones enfrentan responsabilidad por infracciones de terceros y fallas de cumplimiento, independientemente de dónde ocurran las violaciones. Las agencias reguladoras responsabilizan a las empresas por las prácticas de sus proveedores, lo que provoca las mismas sanciones que las violaciones de cumplimiento interno.

Cómo superarlo:

• Realice evaluaciones exhaustivas de diligencia debida antes de establecer relaciones de terceros, incluidas visitas al sitio, verificaciones de referencia y revisiones de certificaciones relevantes e informes de auditoría.
• Incluya cláusulas de cumplimiento específicas en los contratos de proveedores que definen claramente las expectativas, las responsabilidades, los requisitos de informes y las consecuencias para el incumplimiento.
• Implemente programas de monitoreo continuo que evalúen regularmente las prácticas de seguridad de terceros a través de cuestionarios, informes de auditoría y revisiones de desempeño.
• Establecer procedimientos de respuesta a incidentes que aborden cómo se administrarán, informarán y remediarán los incidentes de seguridad de terceros.
• Requieren certificaciones regulares de cumplimiento de los proveedores que demuestren su adherencia a los estándares regulatorios aplicables y los requisitos de seguridad.
• Mantenga los registros de riesgos de proveedores que rastrean el estado de cumplimiento, los horarios de evaluación y las actividades de remediación para todas las relaciones de terceros.
• Planifique las transiciones de proveedores, incluidos los procedimientos seguros de recuperación de datos y destrucción cuando terminan las relaciones.

Por qué es importante el apoyo de los expertos

El cumplimiento regulatorio representa uno de los desafíos más complejos que enfrenta las empresas modernas, donde los errores pueden ser extraordinariamente costosos. La asociación con proveedores experimentados de servicios de cumplimiento de ciberseguridad y servicios de cumplimiento de TI proporciona ventajas críticas que los equipos internos a menudo no pueden igualar.

Estos especialistas aportan un profundo conocimiento de los marcos regulatorios en múltiples industrias, ayudando a las organizaciones a identificar los enfoques más eficientes para cumplir con las obligaciones de cumplimiento simultáneamente. Los servicios de cumplimiento de seguridad de TI expertos ayudan a adaptar los controles de cumplimiento a necesidades comerciales específicas al tiempo que garantizan que las implementaciones de seguridad y los requisitos de cumplimiento sigan alineados a medida que evolucionan las regulaciones.

Axxys Technologies se especializa en servicios integrales de cumplimiento de TI en los que las empresas de Dallas confían para navegar en paisajes regulatorios complejos. Su experiencia abarca múltiples marcos e industrias de cumplimiento, proporcionando a las organizaciones el conocimiento especializado necesario para mantener posturas de cumplimiento sólidas mientras se centra en las operaciones comerciales centrales.

Considere programar una evaluación de la brecha de cumplimiento para descubrir posibles vulnerabilidades en su enfoque actual y recibir recomendaciones procesables para fortalecer su postura de cumplimiento.

Conclusión

Abordar los desafíos de cumplimiento regulatorio de TI de manera proactiva es una de las inversiones más importantes que una organización puede hacer. Los cinco desafíos descritos afectan a prácticamente todas las empresas que operan hoy, pero con la estrategia y el apoyo correctos, el cumplimiento puede convertirse en una ventaja competitiva.

Los servicios profesionales de cumplimiento de ciberseguridad y los servicios de cumplimiento de TI regulatory brindan la experiencia necesaria para navegar estos requisitos complejos de manera efectiva. Las organizaciones que buscan servicios integrales de cumplimiento de seguridad de TI y servicios de cumplimiento de TI de TI que ofrecen los proveedores de Dallas como Axxys Technologies pueden prevenir consecuencias costosas mientras posicionan a las empresas para un crecimiento seguro.