5 Wspólne wyzwania związane z przepisami regulacyjnymi IT i sposób ich przezwyciężenia

Czy wiesz, że średni koszt niezgodności to ponad dwukrotnie więcej niż koszt utrzymania zgodności? Przy średnim globalnym naruszeniu danych kosztuje 4,88 mln USD w 2024 r., Firmy mają bezprecedensową presję, aby spełnić ewoluujące standardy regulacyjne w cyfrowym świecie. W tym poście podkreśla pięć najczęstszych wyzwań dotyczących zgodności IT i udowodnionych strategii ich przezwyciężenia.

Wyzwanie nr 1: Nadążanie za zmieniającymi się przepisami

Wyzwanie:

Wymagania regulacyjne stale ewoluują w wielu ramach-THIPAA dla opieki zdrowotnej, RODO dla prywatności, Sox do sprawozdawczości finansowej i PCI-DSS w celu przetwarzania płatności. Organizacje starają się śledzić te zmiany jednocześnie, zwłaszcza podczas działania w różnych branżach lub jurysdykcjach.

Ryzyko

Zatrzymanie się za zmianami regulacyjnymi może spowodować poważne karę finansową - same grzywny RODO osiągają do 4% rocznych globalnych przychodów. Nieprzestrzeganie powoduje również ograniczenia operacyjne i trwałe szkody dla relacji biznesowych.

Rozwiązanie

• Ustal dedykowane zasoby monitorowania zgodności , które śledzą aktualizacje regulacyjne we wszystkich obowiązujących ramach za pośrednictwem specjalistycznego oprogramowania i powiadomień.
• Subskrybuj powiadomienia i powiadomienia regulacyjne odpowiednich agencji, stowarzyszeń branżowych i organizacji prawnych, które zapewniają terminowe aktualizacje zmieniających się wymagań.
• Uczestnicz w stowarzyszeniach branżowych i profesjonalnych sieciach , które dzielą spostrzeżenia zgodności i najlepsze praktyki specyficzne dla twojego sektora.
• Współpracuj ze specjalistami ds. Zgodności , którzy zapewniają proaktywne wskazówki, a nie reaktywne reakcje, pomagając przewidzieć zmiany przed wpływem operacji.
• Wdrożenie regularnych przeglądów zgodności , które oceniają aktualne praktyki w stosunku do ewoluujących wymagań regulacyjnych i identyfikują luki, zanim staną się naruszenia.

Wyzwanie nr 2: Wymagania dotyczące bezpieczeństwa danych i prywatności

Wyzwanie:

Nowoczesne przepisy wymagają ścisłej ochrony danych poprzez właściwe szyfrowanie, kontrole dostępu i kompleksowe procedury obsługi danych. Wiele organizacji nie ma specjalistycznej wiedzy specjalistycznej ds. Bezpieczeństwa cybernetycznego potrzebnego do skutecznego wdrożenia tych wymagań technicznych.

Ryzyko:

Niewystarczające bezpieczeństwo danych prowadzi do naruszenia średnio 4,4 mln USD kosztów, a także dodatkowe grzywny regulacyjne, które mogą znacznie pomnożyć szkody. Organizacje stoją również w obliczu ryzyka postępowania sądowego i wad konkurencyjnych, gdy porażki bezpieczeństwa stają się publiczne.

Jak to przezwyciężyć:

• Wdrożyć warstwową architekturę bezpieczeństwa cybernetycznego, w tym szyfrowanie danych w spoczynku i w tranzycie, kontrole dostępu oparte na roli, segmentację sieci i systemy ciągłego monitorowania.
• Opracuj kompleksowe zasady zarządzania danymi , które definiują standardy klasyfikacji danych, wymagania dotyczące retencji i procedury obsługi różnych rodzajów wrażliwych informacji.
• Wdrażaj zautomatyzowane narzędzia bezpieczeństwa , które wykrywają niezwykłe wzorce dostępu do danych, nieautoryzowane próby i potencjalne incydenty bezpieczeństwa w czasie rzeczywistym.
• Przeprowadź regularne oceny ryzyka i audyty bezpieczeństwa w celu zidentyfikowania luk w zabezpieczeniach, zanim staną się naruszeniami zgodności, w tym zarówno kontroli technicznych, jak i zabezpieczeń proceduralnych.
• Ustal wyraźne procedury obsługi danych , które są zgodne z wymaganiami regulacyjnymi we wszystkich procesach biznesowych, w tym protokołów gromadzenia, przetwarzania, przechowywania i usuwania.

Wyzwanie nr 3: nieodpowiednia dokumentacja i raportowanie

Wyzwanie:

Wiele firm opiera się na rozproszonych systemach dokumentacji - plikach papierów, odłączonych rekordach cyfrowych i niespójnych procesach. Gdy organy regulacyjne przeprowadzają audyty, organizacje mają trudności z szybkim zlokalizowaniem i przedstawieniem wymaganych dowodów zgodności.

Ryzyko:

Słaba dokumentacja powoduje kary audytu, nawet jeśli organizacje utrzymują zgodne praktyki. Organy regulacyjne wymagają dowodów zgodności, a nie tylko twierdzeń, co czyni nieodpowiednimi rejestratorami kosztownej podatności.

Jak to przezwyciężyć:

• Wdrażaj scentralizowane systemy zarządzania zgodnością , które automatycznie przechwytują działania zgodności, utrzymują szlaki audytu i generują wymagane raporty przy minimalnej interwencji ręcznej.
• Wdrożyć platformy zarządzania usługami IT (ITSM) , które integrują się z istniejącymi aplikacjami biznesowymi w celu przechwytywania danych dotyczących zgodności w ramach normalnych operacji.
• Ustal zautomatyzowane przepływy pracy , które zapewniają konsekwentnie spełniane wymagania dokumentacji we wszystkich działach i ramach zgodności.
• Utwórz znormalizowane szablony i procedury dla powszechnych potrzeb dokumentacji zgodności, zmniejszając niespójność i zapewniając kompletność.
• Utrzymuj bezpieczne, wyszukiwane repozytoria dokumentów z odpowiednią kontrolą wersji, zasad retencji i kontroli dostępu, które spełniają wymagania regulacyjne.
• Przeprowadź regularne audyty dokumentacji w celu zidentyfikowania luk i upewnij się, że wszystkie wymagane rekordy są odpowiednio utrzymywane i łatwo dostępne.

Wyzwanie #4: Świadomość i szkolenie pracowników

Wyzwanie:

Pracownicy często powodują naruszenia zgodności nieumyślnie z powodu niewystarczającego szkolenia. Wspólne problemy obejmują niewłaściwe dane, zakochanie się w atakach phishingowych i brak przestrzegania ustalonych protokołów bezpieczeństwa w różnych rolach i działach.

Ryzyko:

Niepowodzenia związane z pracownikami powodują zagrożenia poufne, naruszenia danych i naruszenia regulacyjne. Nawet błędy o dobrej intencji powodują kosztowne kary, gdy pracownicy nie mają odpowiedniego szkolenia w zakresie wymogów regulacyjnych.

Jak to przezwyciężyć:

• Opracuj programy szkoleniowe specyficzne dla ról dostosowane do wymogów regulacyjnych i praktyk bezpieczeństwa istotne dla obowiązków każdego pracownika i poziomów dostępu.
• Utwórz bieżące harmonogramy edukacji , które obejmują wstępne szkolenie dla nowych pracowników i regularne aktualizacje dla istniejących pracowników dotyczących ewoluujących wymagań zgodności.
• Użyj rzeczywistych scenariuszy i studiów przypadków w materiałach szkoleniowych, które pomagają pracownikom zrozumieć, w jaki sposób zgodność dotyczy ich codziennych czynności pracy.
• Wdrażaj regularne testy i symulacje, takie jak testy phishingowe, ćwiczenia reagowania na incydenty i scenariusze scenariuszy zgodności w celu wzmocnienia uczenia się.
• Śledź skuteczność szkolenia poprzez monitorowanie ukończenia, oceny behawioralne i analizę incydentów zgodności, aby edukacja przekłada się na zgodne zachowanie.
• Ustal jasne procedury sprawozdawcze , aby pracownicy wiedzieli, jak eskalować potencjalne problemy związane z zgodnością lub obawy dotyczące bezpieczeństwa bez obawy o zemst.

Wyzwanie #5: ryzyko zgodności dostawcy i stron trzecich

Wyzwanie:

Firmy pozostają odpowiedzialne za praktyki zgodności swoich dostawców, nawet jeśli strony trzecie niezależnie obsługują dane. Ten model wspólnej odpowiedzialności stwarza złożone wymagania dotyczące nadzoru, ponieważ organizacje w coraz większym stopniu opierają się na usługach w chmurze i operacjach outsourcingowych.

Ryzyko:

Organizacje stoją w obliczu odpowiedzialności za naruszenia stron trzecich i niepowodzeń zgodności, niezależnie od naruszeń. Agencje regulacyjne pociągają firmy do odpowiedzialności za praktyki ich dostawców, wywołując takie same kary, co naruszenia zgodności wewnętrznej.

Jak to przezwyciężyć:

• Przed ustaleniem relacji stron trzecich, w tym wizyt w witrynie, kontroli referencyjnych i recenzji odpowiednich certyfikatów i raportów z audytu.
• Uwzględnij konkretne klauzule zgodności w umowach dostawców , które jasno określają oczekiwania, obowiązki, wymogi sprawozdawcze i konsekwencje dla niezgodności.
• Wdrażaj bieżące programy monitorowania , które regularnie oceniają praktyki bezpieczeństwa stron trzecich za pomocą kwestionariuszy, raportów z audytu i przeglądów wydajności.
• Ustal procedury reagowania na incydenty , które dotyczą tego, w jaki sposób incydenty bezpieczeństwa zostaną zarządzane, zgłaszane i naprawione.
• Wymagaj regularnych poświadczeń zgodności ze strony dostawców wykazujących przestrzeganie odpowiednich standardów regulacyjnych i wymagań bezpieczeństwa.
• Utrzymuj rejestry ryzyka dostawców , które śledzą status zgodności, harmonogramy oceny i działania naprawcze dla wszystkich relacji stron trzecich.
• Planowanie przejść dostawców, w tym bezpieczne procedury wyszukiwania i niszczenia danych po zakończeniu relacji.

Dlaczego poparcie ekspertów ma znaczenie

Zgodność regulacyjna stanowi jedno z najbardziej złożonych wyzwań, przed którymi stoją nowoczesne firmy, w których błędy mogą być wyjątkowo kosztowne. Współpracowanie z doświadczonymi dostawcami usług zgodności z cyberbezpieczeństwem i usługami zgodności regulacyjnej IT zapewnia kluczowe zalety, które zespoły wewnętrzne często nie mogą się równać.

Specjaliści ci wnoszą głęboką wiedzę na temat ram regulacyjnych w wielu branżach, pomagając organizacjom zidentyfikować najbardziej wydajne podejście do jednoczesnego spełnienia obowiązków zgodności. Ekspertyczne usługi zgodności z bezpieczeństwem IT pomagają dostosować kontrolę zgodności z określonymi potrzebami biznesowymi, zapewniając jednocześnie wdrożenie bezpieczeństwa i wymagania dotyczące zgodności w miarę ewolucji przepisów.

Axxys Technologies specjalizuje się w kompleksowych usługach zgodności IT Dallas Firmy polegają na nawigacji złożonych krajobrazów regulacyjnych. Ich wiedza specjalistyczna obejmuje wiele ram zgodności i branż, zapewniając organizacjom specjalistyczną wiedzę potrzebną do utrzymania solidnych pozycji zgodności, jednocześnie koncentrując się na podstawowych operacjach biznesowych.

Rozważ zaplanowanie oceny luki w zakresie zgodności, aby odkryć potencjalne luki w obecnym podejściu i otrzymać zalecenia dotyczące umożliwienia postawy zgodności.

Wniosek

Proaktywne rozwiązywanie problemów związanych z przepisami regulacyjnymi jest jednym z najważniejszych inwestycji, jakie może dokonać organizacja. Pięć zadanych wyzwań wpływa na praktycznie każdą działającą dziś firmę, ale przy odpowiedniej strategii i wsparciu zgodność może stać się przewagą konkurencyjną.

Profesjonalne usługi zgodności z cyberbezpieczeństwem i usługi zgodności z regulacjami IT zapewniają wiedzę potrzebną do skutecznego poruszania się tych złożonych wymagań. Organizacje poszukujące kompleksowych usług zgodności z bezpieczeństwem IT i usług zgodności IT dostawcy Dallas, takie jak Axxys Technologies Oferty, mogą zapobiec kosztownym konsekwencjom, przygotowując firmy w celu pewnego wzrostu.