¿Qué es UCaaS? Guía de comunicaciones unificadas como servicio

Publicado: 2023-03-16

Si bien le encanta la flexibilidad y el ahorro de costos de una fuerza laboral remota, a veces parece una lucha lograr que los miembros de su equipo estén en sintonía. Las fallas de comunicación internas, frustrantes y costosas, pueden dar lugar a plazos incumplidos, clientes insatisfechos y agotamiento de los empleados.

Con UCaaS (Comunicaciones unificadas como servicio), no tiene que sacrificar la colaboración por conveniencia.

Pero, ¿qué es UCaaS y por qué lo necesita?

Siga leyendo para saber qué es un sistema UCaaS, cómo funciona y las características que harán que su equipo sea más productivo y más comprometido dentro y fuera de la oficina.

¿Qué es UCaaS?

UCaaS (Comunicaciones unificadas como servicio) es un software empresarial en la nube escalable que optimiza los canales de comunicación del equipo y las herramientas de colaboración en una interfaz asíncrona con acceso con un solo clic a llamadas de voz y videollamadas, SMS y mensajería instantánea, uso compartido de pantalla y archivos, análisis, terceros -Integraciones de fiestas, y más.

¿Qué es UCaaS?

UCaaS está diseñado principalmente para optimizar la comunicación interna al permitir que los agentes se conecten a través de múltiples canales en tiempo real, independientemente del dispositivo seleccionado o la ubicación geográfica.

La sincronización omnicanal, las notificaciones automáticas y los escritorios de agentes personalizables mantienen la coherencia de las conversaciones, mientras que características como la coedición de archivos en vivo y las pizarras en línea crean espacios de colaboración virtual que replican la experiencia de una reunión en persona.

Las soluciones de UC de calidad incluirán:

  • Telefonía VoIP, extensiones ilimitadas, números de teléfono comerciales con presencia local
  • Videoconferencias con chat en la reunión, controles de anfitrión, uso compartido de pantalla
  • Mensajes de chat de equipo persistentes con @menciones, canales, presencia de usuarios, uso compartido de archivos
  • Mensajería de texto empresarial básica (SMS/MMS)
  • Integraciones de terceros con software CRM, aplicaciones de chat, soluciones de almacenamiento, etc.
  • Análisis interactivo en tiempo real e histórico sobre rendimiento, uso, actividad, etc.
  • Herramientas de colaboración (pizarras, gestión de tareas, coedición de archivos/control de versiones, etc.)

¿Cómo funciona UCaaS?

UCaaS funciona al permitir que las empresas accedan a funciones de comunicación unificada a través de un proveedor externo que las ofrece "como un servicio", lo que significa que los usuarios finales no son responsables de alojar el software en el sitio, manejar el mantenimiento y las actualizaciones o comprar hardware compatible caro.

En cambio, el proveedor de UCaaS aloja y mantiene el software fuera del sitio en la nube , en un servidor seguro con múltiples puntos de presencia globales y monitoreo las 24 horas, los 7 días de la semana.

Técnicamente hablando, cuando las empresas compran una plataforma UCaaS basada en la nube, lo que en realidad están comprando es la capacidad (y la infraestructura) para acceder y utilizar el sistema UCaaS del proveedor, que se entrega a través de Internet de banda ancha.

Este método de implementación en la nube también brinda a las empresas una escalabilidad sin precedentes y modelos de precios basados ​​en suscripciones. Las empresas pagan solo por las características y funcionalidades que necesitan actualmente, mientras conservan la capacidad de comprar capacidades más avanzadas en el futuro, a medida que crece su negocio. Estas características avanzadas están disponibles a la carta como complementos individuales o como parte de un nivel de precios escalable y combinado. La mayoría de las soluciones UCaaS ofrecen pagos mensuales y anuales, con uso comprometido y descuentos por volumen. Precios y planes personalizados también están disponibles.

Características esenciales de una solución UCaaS

Aunque los detalles específicos de lo que se incluye en un sistema UCaS variarán según el proveedor y el plan, hay algunos elementos esenciales que cualquier proveedor de calidad debería incluir absolutamente.

Las características clave de UCaaS se describen brevemente a continuación.

Llamadas VoIP

La telefonía VoIP (Voice over Internet Protocol) permite a los usuarios realizar llamadas entrantes/salientes ilimitadas dentro de los Estados Unidos y Canadá a través de Internet, a diferencia de la red telefónica con cable estándar, lo que ofrece increíbles ahorros de costos y acceso a funciones avanzadas.

Con VoIP, los usuarios pueden elegir números de teléfono locales, gratuitos, personalizados e incluso internacionales para crear una presencia local confiable en múltiples áreas.

Aplicación RingCentral

Se puede acceder a los sistemas telefónicos comerciales de VoIP en dispositivos móviles y de escritorio a través de una interfaz de softphone , lo que ofrece una mayor flexibilidad, ideal para el trabajo remoto y los equipos combinados que se hicieron muy populares durante la pandemia de COVID-19.

Las características de VoIP incluyen:

  • Desvío de llamadas: desvíe llamadas a varios números de teléfono de agentes sin desconectarse
  • Respuesta de voz interactiva (IVR): una función de autoservicio del cliente en la que las personas que llaman responden a indicaciones de menú pregrabadas para proporcionar información, dirigir sus propias llamadas o completar interacciones básicas como el pago de facturas o la confirmación de citas sin conectarse a un agente en vivo.
  • Enrutamiento de llamadas: estrategia de manejo de llamadas donde las llamadas se envían al agente disponible mejor calificado para el problema específico en cuestión; Las opciones de enrutamiento de llamadas incluyen basado en habilidades, basado en relaciones, basado en tiempo, más inactivo, basado en listas, etc.
  • Monitoreo de llamadas: grabación y transcripción de llamadas automáticas o bajo demanda, susurro de llamadas, intrusión de llamadas, etc.
  • Transcripción de correo de voz: transcribe automáticamente los mensajes de correo de voz y envía transcripciones/archivos de audio al correo electrónico o al tablero del agente, lo que permite a los agentes leer y responder a los mensajes más rápido y priorizar las devoluciones de llamadas.
  • Grupos de llamada: grupos prefabricados de agentes con conjuntos de habilidades, departamentos, horarios, etc. similares que reciben llamadas entrantes relevantes simultáneamente o a través de reglas de llamadas preestablecidas

Videoconferencia _

Las plataformas de comunicaciones unificadas también ofrecen videoconferencias bajo demanda o programadas para la comunicación cara a cara a través de una cámara web . Los usuarios pueden configurar fondos virtuales, habilitar ajustes automáticos de iluminación, agregar filtros y elegir entre múltiples vistas como galería, orador activo o participantes anclados.

La cantidad de participantes varía según el plan y el proveedor, pero generalmente oscila entre 5 y 300+. La duración de la reunión también varía, pero la mayoría de los proveedores ofrecen una duración mínima de la reunión de 40 minutos.

Reuniones de teclado

Las reuniones pueden tener uno o varios anfitriones que admitan a los participantes de la sala de espera, silencien/reactiven el silencio de los oradores, activen y desactiven las transmisiones de video, eliminen y bloqueen usuarios, e inicien y finalicen reuniones. Las funciones en la reunión, como las reacciones emoji, el uso compartido de archivos y videos, los filtros, el levantamiento de la mano virtual, las encuestas, las preguntas y respuestas y el pase de presentador mantienen a los asistentes interesados.

La mensajería instantánea durante la reunión es otra función esencial durante la reunión en la que los usuarios hacen y responden preguntas, envían mensajes a todos los participantes o solo al anfitrión, o se envían mensajes directos entre sí. El anfitrión puede habilitar o deshabilitar el chat.

Recientemente, los proveedores de UCaaS han comenzado a incluir funciones impulsadas por IA para automatizar tareas rutinarias y que distraen durante y después de la reunión.

Por ejemplo, la toma de notas inteligente utiliza el aprendizaje automático para identificar los momentos clave de la reunión, los posibles elementos de acción y los problemas que requieren seguimiento. Estos resúmenes de reuniones a menudo se ponen a disposición de todos los participantes inmediatamente después de la reunión y pueden incluir listas de tareas sugeridas o recordatorios.

Breakout Rooms , otra capacidad esencial de videoconferencia, permite a los anfitriones crear pequeños grupos preestablecidos o aleatorios de participantes de la reunión. Ideales para lluvias de ideas en reuniones, actualizaciones de departamentos o proyectos, o aprendizaje en línea, estas salas más pequeñas permiten una mayor colaboración y aumentan la participación de los asistentes. Una vez que finaliza el temporizador de la sesión de grupo, todos los participantes vuelven a unirse automáticamente a la reunión principal, donde pueden presentar sus hallazgos al grupo más grande.

Las funciones adicionales de conferencias web generalmente incluyen:

  • Grabación de reuniones, transcripción con diferenciación de oradores, pausar/reanudar grabación
  • Análisis de reuniones
  • Uso compartido de pantalla y pizarra (más abajo)
  • acceso telefónico
  • Integraciones de calendarios de terceros (Google Calendar, Microsoft 365, etc.)
  • Subtítulos en vivo
  • Establecer reuniones periódicas
  • Transmisión en vivo de la reunión a YouTube o a la plataforma de redes sociales preferida
  • Sala de reuniones "drop-in" siempre activa
  • Identificación individual de la sala de reuniones
  • Escalamiento con un clic del mensaje de chat a la videollamada

Mensajería de chat de equipo

La mensajería de chat en equipo permite la mensajería instantánea en tiempo real a través de mensajes directos uno a uno y mensajes grupales en canales públicos, privados y de toda la empresa .

Los usuarios pueden crear canales según el proyecto, equipo o departamento, intereses específicos o cualquier otro criterio. Dentro de estos canales, los usuarios pueden @mencionarse (etiquetarse), crear hilos de mensajes o responder directamente a mensajes individuales, compartir una variedad de formatos de archivo y, por supuesto, reaccionar a los mensajes a través de emojis.

chat de equipo 8x8

El chat de equipo permite a los usuarios obtener respuestas rápidas a preguntas sencillas, realizar encuestas o realizar comprobaciones en equipo, pedir opiniones, obtener aprobaciones de proyectos o tareas, o simplemente participar en charlas de enfriadores de agua.

Los perfiles de usuario permiten que los empleados se proporcionen "datos rápidos" entre sí con respecto a sus horarios, ubicación, zona horaria, título del trabajo y, lo que es más importante, su estado actual mediante la actualización de su presencia de usuario. Los usuarios pueden establecer estados personalizados o elegir entre opciones preestablecidas como "No molestar", "Disponible" o "En una reunión". Las actualizaciones de estado automatizadas con sincronización de calendario están disponibles.

Las características adicionales de mensajería de chat incluyen:

  • Historial de chat que se puede buscar y configuración de eliminación automática
  • Integraciones de terceros con calendario, gestión de tareas y herramientas de planificación de proyectos
  • Edición de mensajes
  • Atajos
  • Marcar mensajes como no leídos
  • Contactos favoritos y mensajes estrella
  • Notificaciones push en todos los dispositivos
  • Formato de texto enriquecido
  • Reacciones GIF

Compartir pantalla

El uso compartido de pantalla es una función de colaboración remota en equipo que permite a los usuarios compartir sus pantallas, una página web o una aplicación específica con otros participantes de la reunión en tiempo real.

compartir pantalla ooma

Las herramientas de co-anotación permiten a los asistentes agregar notas, ediciones o dibujos a la pantalla compartida, mientras que el control remoto de la pantalla permite que el presentador le dé a otro usuario el control temporal de su pantalla.

El uso compartido de pantalla es un método popular para realizar presentaciones de diapositivas, diagnosticar problemas técnicos, enseñar a los agentes a usar software nuevo, presentar productos y más.

Uso compartido de archivos y coedición

Los usuarios pueden compartir múltiples formatos de archivo (documentos, imágenes, videos) dentro de una videoconferencia, a través de mensajes de chat en equipo, en repositorios de archivos personales o específicos del proyecto, o mediante la integración con una aplicación de almacenamiento de archivos de terceros como Dropbox o Google Drive.

La sincronización automática y el control de versiones garantizan que todos los que colaboran en el archivo trabajen con la misma versión (y la más actualizada) de cada archivo. Para agilizar aún más la colaboración y facilitar el seguimiento de las ediciones, normalmente se incluyen funciones como cursores de usuario codificados por colores, comentarios de archivos y etiquetado de usuarios, y ediciones directas o sugeridas.

Los usuarios y/o el administrador pueden controlar el acceso a los archivos, habilitar la eliminación automática de archivos después de un período determinado, buscar repositorios de archivos y ver versiones anteriores de archivos.

Bandeja de entrada comercial

Business Inbox es una bandeja de entrada omnicanal colaborativa sincronizada automáticamente que permite a los agentes revisar y responder a las solicitudes de clientes y compañeros de trabajo a través de canales como correo electrónico, mensajería de redes sociales y SMS.

Además de proporcionar una descripción general de todas las comunicaciones comerciales a través de los canales, Business Inbox puede:

  • Servir como depósito de archivos, grabaciones y transcripciones
  • Mostrar notificaciones automáticas
  • Permita que los empleados personalicen sus tableros
  • Mostrar materiales de formación de agentes o métricas de rendimiento individuales
  • Proporcionar acceso a la base de conocimientos interna o al servicio de asistencia
  • Permita que los representantes administren programaciones, vean tareas asignadas y accedan a mensajes de correo de voz

Pizarras virtuales

Las pizarras en línea permiten la colaboración en tiempo real entre los miembros del equipo mediante la creación de un espacio en blanco virtual donde los usuarios pueden escribir notas, cargar imágenes y archivos, comentar y etiquetarse entre sí, agregar notas adhesivas virtuales, acceder a herramientas de dibujo a mano alzada y agregar formas a las pizarras.

pizarra ringcentral 2022

Las pizarras virtuales son ideales para sesiones de intercambio de ideas, planificación de eventos y etapas iniciales del proyecto.

Las herramientas de pizarra adicionales incluyen:

  • Guardar, compartir y editar pizarras
  • Codificación de color
  • Plantillas de pizarra prefabricadas
  • Punteros láser virtuales
  • Compartir enlace

Funciones de gestión de tareas

En un esfuerzo por condensar la cantidad de integraciones de terceros requeridas, muchos sistemas en el mercado UCaaS ahora ofrecen funciones nativas de administración de tareas. Los usuarios pueden crear, establecer plazos, adjuntar archivos y agregar colaboradores a tareas individuales o proyectos a gran escala.

Tarea Aplicación RingCentral

Las funciones adicionales de administración de tareas incluyen:

  • Subtareas
  • Actualizar el estado de la tarea (en curso, completa, no iniciada, etc.)
  • Kanban, Gantt, Calendario o vistas de lista de tareas pendientes
  • Seguimiento del tiempo y estimaciones de la línea de tiempo del proyecto
  • Comentar tareas con etiquetado de usuarios
  • Establecer dependencias de tareas
  • Crear tareas recurrentes

UCaaS vs VoIP vs CCaaS vs CPaaS

UCaaS, VoIP, CCaaS y CPaaS comparten algunas similitudes en el sentido de que permiten la comunicación a través de múltiples canales, brindan modelos de precios flexibles y son actores clave en el mercado de las comunicaciones en la nube.

Sin embargo, existen grandes diferencias entre ellos, que hemos esbozado en la siguiente tabla.

UCaaS VoIP CCaaS CPaaS
Representa Comunicaciones unificadas como servicio Voz sobre Protocolo de Internet Centro de contacto como servicio Plataforma de comunicaciones como servicio
Canales de comunicación – Llamadas de voz

- Videollamada

– Mensajería de chat de equipo

– Llamadas de voz

- SMS

– Llamadas de voz

- SMS

– Chat (interno y externo basado en web)

- Correo electrónico

– Mensajería de redes sociales

– Llamadas de voz

- Videollamada

- SMS

– Mensajes de chat

Características clave – Videoconferencias

– Mensajes de chat del equipo

– Herramientas de colaboración en equipo como compartir pantalla, pizarra y gestión de tareas

– Enrutamiento de llamadas

– Transcripción de mensajes de voz

– IVR

- Grabacion de llamada

– Marcador automático saliente

– Agentes Virtuales Inteligentes

– Herramientas de gestión de la fuerza laboral y optimización de la fuerza laboral

– API personalizadas que incluyen canales de comunicación individuales, autenticación y verificación de usuarios, búsquedas de operadores
Costo mensual promedio $20-$70/usuario/mes $15-$30/usuario/mes $60-$200/usuario/mes $35-$45/usuario/mes

UCaaS frente a VoIP

Al comparar UCaaS con VoIP, es importante comprender que, si bien todas las plataformas UCaaS incluyen funciones de VoIP, no todas las plataformas de VoIP también incluyen capacidades de UCaaS.

VoIP es el protocolo que permite realizar llamadas de voz virtuales a través de Internet. Por ejemplo, cuando compra un sistema telefónico comercial, está comprando un sistema PBX de un proveedor de VoIP.

VoIP se usa generalmente para referirse a llamadas de voz entrantes/salientes y mensajes de texto SMS únicamente, y potencia la comunicación tanto interna como externa.

UCaaS, por otro lado, impulsa múltiples canales de comunicación, uno de los cuales es la llamada de voz VoIP.

Comparación UCaaS vs VoIP

UCaaS frente a CCaaS

Las diferencias entre UCaaS y CCaaS no están tanto en las funciones disponibles, sino que se centran más en los casos de uso previstos y los usuarios finales.

Las soluciones UCaaS, que se ocupan principalmente de optimizar la comunicación interna, son ideales para todo tipo de empresas (ya que todos se benefician de una mejor comunicación y colaboración en equipo).

Como solución de servicio en la nube, CCaaS (Centro de contacto como servicio) está diseñado específicamente para centros de llamadas combinados y centros de contacto entrantes/salientes , lo que significa que prioriza la automatización y la comunicación saliente.

CCaaS incluye herramientas diseñadas para optimizar:

  • El proceso de atención al cliente y emisión de boletos , con características como IVA, chatbots de sitios web, scripts de agentes y enrutamiento omnicanal.
  • El proceso de ventas , con funciones como marcadores automáticos salientes, gestión de campañas y depuración de listas de clientes potenciales
  • El Proceso de Optimización de la Fuerza Laboral, con funciones como monitoreo y pronóstico del cumplimiento del cronograma, tablas de clasificación de agentes y capacitación de agentes en vivo

Comparación entre UCaaS y CCaaS

UCaaS frente a CPaaS

La principal diferencia entre UCaas y CPaaS es que, si bien UCaaS es una plataforma de comunicaciones prediseñada y lista para usar, CPaaS proporciona API individuales que agregan nuevas funciones , como canales de comunicación adicionales o herramientas de autenticación de usuarios, a las aplicaciones existentes.

El software UCaaS generalmente no requiere un equipo de desarrollo y TI interno, ya que llega listo para usar, precargado con todos los canales de comunicación y características incluidas en su plan seleccionado.

CPaaS requiere un mayor nivel de comodidad con la codificación y la creación de aplicaciones, lo que significa que la mayoría de las empresas que lo utilizan ya cuentan con un equipo interno de desarrollo y TI o planean contratar uno. Un caso de uso familiar de CPaaS es agregar una función de mensajería de chat a una aplicación de entrega de alimentos que permite a los repartidores y clientes comunicarse exclusivamente dentro de la aplicación, sin intercambiar información personal.

Otras API populares de CPaaS incluyen mensajes de texto masivos, búsqueda de operadores, grabación de llamadas o mensajería automatizada de redes sociales.

Comparación entre UCaaS y CPaaS

¿Cuáles son los beneficios de los sistemas UCaaS?

Los principales beneficios de los sistemas UCaaS son:

Una plataforma consolidada

Muchos errores de comunicación ocurren porque los miembros del equipo cambian constantemente entre canales, entre aplicaciones, entre versiones de archivos y entre zonas horarias.

Es fácil pasar por alto accidentalmente notificaciones clave, cambios importantes en el proyecto o incluso conversaciones importantes.

Los sistemas UCaaS eliminan estos silos de comunicación al consolidar sus canales de comunicación, análisis, herramientas de colaboración e integraciones en una sola plataforma unificada.

Ahorro de costes

Además de la continuidad comercial mejorada, es imposible ignorar los enormes ahorros de costos que las soluciones UCaaS brindan a las empresas.

En primer lugar, la naturaleza basada en la nube del software significa ahorros instantáneos en hardware, configuración en el sitio, mantenimiento y actualizaciones constantes . En cambio, los miembros de su equipo pueden conectarse en los dispositivos que ya están usando y prefieren hacerlo. También se beneficiará de los ahorros en costos de transporte y espacio de oficina.

Los precios escalonados combinados e ilimitados significan que evitará pagar por funciones y puestos de usuario que no necesita, y que podrá eliminar varias de esas costosas herramientas de terceros que su software UCaaS hace redundantes. Además, las llamadas VoIP ilimitadas significan que no hay cargos por llamadas de larga distancia.

Además del ahorro de costos, UCaaS también libera a los miembros del equipo para que pasen más tiempo trabajando con clientes potenciales de ventas, desarrollando nuevos productos y generando ingresos.

Productividad incrementada

Además de eliminar los costos de los errores de comunicación, UCaaS también le ahorra el tiempo perdido para repararlos.

El aumento de la productividad es otro gran beneficio del software UCaaS.

Los gerentes pueden aprender de los análisis, crear cargas de trabajo más equilibradas, usar la automatización para liberar el ancho de banda de los empleados y fomentar un sentido de colaboración y trabajo en equipo que haga que los empleados se sientan valorados.

Además de una mayor participación de los empleados , funciones como la pizarra y las herramientas de administración de tareas aclaran las responsabilidades, los plazos y las expectativas de los empleados, y permiten que los gerentes supervisen el progreso del proyecto, identifiquen los cuellos de botella del flujo de trabajo y trabajen con los equipos para eliminarlos.

Movilidad

Debido a que se puede acceder a las soluciones UCaaS desde cualquier ubicación y en cualquier computadora de escritorio o dispositivo móvil, son ideales para equipos remotos, combinados o incluso internos que están frecuentemente en movimiento.

Los clientes y empleados pueden conectarse en sus propios horarios , los miembros del equipo ya no están atados a sus escritorios esperando que lleguen llamadas importantes y es fácil proporcionar respuestas rápidas en chats de equipo en situaciones sensibles al tiempo.

Esta movilidad, especialmente cuando se combina con la flexibilidad de poder conectarse en sus canales preferidos, mantiene alta la satisfacción de los empleados y clientes.

Además, permite a los líderes corporativos y propietarios de pequeñas empresas elegir entre un grupo de contratación de candidatos competitivos, que no están limitados por la ubicación física de su empresa.

Qué tener en cuenta al elegir un proveedor de UCaaS

Para saber cómo elegir un proveedor de UCaaS, deberá evaluar los aspectos más importantes de cada solución potencial, teniendo en cuenta tanto la calidad general como la forma en que cada plataforma se adapta a sus necesidades comerciales específicas.

Los factores esenciales a considerar al elegir una solución UCaaS son:

Confiabilidad y seguridad de la red

Todos los proveedores de UCaaS deben tener múltiples puntos de presencia con centros de datos globales, una política de monitoreo de red 24/7 y un tiempo de actividad mínimo garantizado del 99,9 % .

Cualquier plataforma que esté considerando también debe tener estándares de seguridad sólidos, que incluyen:

  • Pruebas de seguridad de terceros
  • SSO y 2FA
  • Encriptado de fin a fin
  • Certificación ISO/IEC 27001
  • Cumplimiento de PCI, RGPD, SOC 2 Tipo 2
  • Cumplimiento del RGPD

Dependiendo de la industria en la que opere su negocio, es posible que su proveedor de UCaaS deba cumplir con estándares regulatorios adicionales, incluida la certificación HIPAA, el cumplimiento de FedRAMP o el cumplimiento de FINRA.

Atención al cliente

Si bien muchos proveedores de UCaaS afirman ofrecer "soporte las 24 horas, los 7 días de la semana", es importante investigar qué significa realmente esa frase. ¿La atención al cliente está disponible las 24 horas del día, los 7 días de la semana a través de una llamada telefónica o un chat en el sitio web con un agente en vivo? ¿O esa "disponibilidad 24/7" solo se refiere a un chatbot en línea que no está equipado para manejar problemas más complejos?

La accesibilidad de la atención al cliente varía según el nivel del plan, así que asegúrese de lo que se incluye con el suyo.

Tenga siempre en cuenta los tiempos de respuesta y resolución garantizados, los canales y horarios de soporte disponibles, y si el proveedor ofrece complementos de soporte personalizados o prioritarios.

Valor total

Si bien el costo de su servicio UCaaS ciertamente importa, no olvide mirar el panorama general y ver la relación calidad-precio general que se ofrece.

¿Es realmente una mejor oferta elegir otro proveedor con planes más caros, pero con más funciones?

¿La posible solución UCaaS se integra con su software de terceros existente , como su sistema CRM o aplicaciones para tomar notas, o no podrá usarlas cuando haga el cambio? Si no es así, ¿ofrece una mejor herramienta CRM nativa como reemplazo?

Si ya tiene un equipo local existente, verifique dos veces la compatibilidad del hardware para asegurarse de que funcionará con su nuevo sistema.

Funciones disponibles y canales de comunicación

La solución UCaaS que elija debe ofrecer las capacidades y los canales de comunicación que necesita como funciones nativas.

Considere no solo las características de UCaaS que necesita ahora, sino también las que consideraría agregar en el futuro. El objetivo es evitar tener que cambiar constantemente de proveedor, obligando a los miembros del equipo a aprender y adaptarse al nuevo software como resultado.

Es una idea especialmente inteligente considerar las plataformas UCaaS que ofrecen software comercial adicional que podría agregar a su pila de tecnología más adelante, como soluciones de centro de llamadas o herramientas de seminarios web.

Facilidad de uso

No pase por alto la importancia de la facilidad de uso, porque incluso la mejor herramienta UCaaS es inútil si los miembros de su equipo no pueden aprender cómo funciona. Considere los factores de la experiencia del usuario, como la intuición del tablero, los métodos disponibles de capacitación de agentes, como seminarios web a pedido, y si el proveedor ofrece asistencia adicional para la incorporación.

Una de las mejores maneras de comprender cómo debe ser una solución de comunicaciones unificadas de calidad es familiarizarse con los principales proveedores de UCaaS como RingCentral, Microsoft Teams, Nextiva, Vonage, 8×8, Cisco WebEx y GoTo Connect. Lea reseñas de usuarios, vea tutoriales de productos en video y visite las bases de conocimientos en línea para explorar la facilidad de uso, el conjunto de funciones estándar, los casos de uso populares y los modelos de precios disponibles de cada proveedor.

Preguntas frecuentes sobre UCaaS

A continuación, hemos respondido las principales preguntas frecuentes sobre UCaaS.