Qu'est-ce que l'UCaaS ? Communications unifiées en tant que guide de service

Bien que vous aimiez la flexibilité et les économies de coûts d'une main-d'œuvre distante, il semble parfois difficile de mettre les membres de votre équipe sur la même longueur d'onde. Des erreurs de communication internes frustrantes et coûteuses peuvent entraîner des délais non respectés, des clients insatisfaits et l'épuisement professionnel des employés.

Avec UCaaS (Unified Communications as a Service), vous n'avez pas à sacrifier la collaboration pour plus de commodité.

Mais qu'est-ce que l'UCaaS et pourquoi en avez-vous besoin ?

Lisez la suite pour savoir ce qu'est un système UCaaS, comment il fonctionne et les fonctionnalités qui rendront votre équipe plus productive et plus engagée au bureau et à l'extérieur.

Qu'est-ce que l'UCaaS ?

UCaaS (Unified Communications as a Service) est un logiciel d'entreprise cloud évolutif qui rationalise les canaux de communication d'équipe et les outils de collaboration dans une interface asynchrone avec un accès en un clic aux appels vocaux et vidéo, aux SMS et à la messagerie instantanée, au partage d'écran et de fichiers, à l'analyse, à la troisième -parti intégrations, et plus encore.

UCaaS est principalement conçu pour optimiser la communication interne en permettant aux agents de se connecter sur plusieurs canaux en temps réel, quel que soit l'appareil sélectionné ou l'emplacement géographique.

La synchronisation omnicanale, les notifications push et les bureaux d'agents personnalisables assurent la cohérence des conversations, tandis que des fonctionnalités telles que la coédition de fichiers en direct et les tableaux blancs en ligne créent des espaces de collaboration virtuels qui reproduisent l'expérience de réunion en personne.

Les solutions UC de qualité comprendront :

• Téléphonie VoIP, extensions illimitées, numéros de téléphone professionnels avec présence locale
• Réunions vidéo avec chat en réunion, contrôles de l'hôte, partage d'écran
• Messagerie de chat d'équipe persistante avec @mentions, canaux, présence d'utilisateurs, partage de fichiers
• Messagerie texte professionnelle de base (SMS/MMS)
• Intégrations tierces avec des logiciels CRM, des applications de chat, des solutions de stockage, etc.
• Analyses interactives en temps réel et historiques sur les performances, l'utilisation, l'activité, etc.
• Outils de collaboration (tableaux blancs, gestion des tâches, co-édition de fichiers/contrôle de version, etc.)

Comment fonctionne l'UCaaS ?

L'UCaaS fonctionne en permettant aux entreprises d' accéder à des fonctionnalités de communication unifiée via un fournisseur tiers qui les propose "en tant que service", ce qui signifie que les utilisateurs finaux ne sont pas responsables de l'hébergement du logiciel sur site, de la gestion de la maintenance et des mises à niveau, ou de l'achat de matériel compatible coûteux.

Au lieu de cela, le fournisseur UCaaS héberge et maintient le logiciel hors site dans le cloud , sur un serveur sécurisé avec plusieurs points de présence mondiaux et une surveillance 24h/24 et 7j/7.

Techniquement parlant, lorsque les entreprises achètent une plate-forme UCaaS basée sur le cloud, ce qu'elles achètent réellement, c'est la capacité (et l'infrastructure) d'accéder et d'utiliser le système UCaaS du fournisseur, qui est fourni via Internet à large bande.

Cette méthode de déploiement cloud offre également aux entreprises une évolutivité sans précédent et des modèles de tarification basés sur des abonnements. Les entreprises ne paient que pour les fonctionnalités dont elles ont actuellement besoin, tout en conservant la possibilité d'acheter des fonctionnalités plus avancées à l'avenir, à mesure que leur activité se développe. Ces fonctionnalités avancées sont disponibles à la carte en tant que modules complémentaires individuels ou dans le cadre d'un niveau de tarification évolutif et groupé. La plupart des solutions UCaaS proposent des paiements mensuels et annuels, avec des remises sur engagement d'utilisation et sur volume. Des tarifs et des forfaits personnalisés sont également disponibles.

Fonctionnalités essentielles d'une solution UCaaS

Bien que les détails de ce qui est inclus dans un système UCasS varient selon le fournisseur et le plan, il y a quelques éléments essentiels que tout fournisseur de qualité devrait absolument inclure.

Les fonctionnalités clés de l'UCaaS sont brièvement décrites ci-dessous.

Appel VoIP

La téléphonie VoIP (Voice over Internet Protocol) permet aux utilisateurs de passer des appels entrants/sortants illimités aux États-Unis et au Canada via Internet, par opposition au réseau téléphonique filaire standard, offrant des économies de coûts incroyables et un accès à des fonctionnalités avancées.

Avec la VoIP, les utilisateurs peuvent choisir des numéros de téléphone locaux, gratuits, personnalisés et même internationaux pour créer une présence locale de confiance dans plusieurs zones.

Les systèmes téléphoniques professionnels VoIP sont accessibles sur les appareils mobiles et de bureau via une interface de softphone , offrant une flexibilité accrue idéale pour le travail à distance et les équipes mixtes qui ont explosé en popularité pendant la pandémie de COVID-19.

Les fonctionnalités VoIP incluent :

• Renvoi d'appel : Transférez les appels vers plusieurs numéros de téléphone d'agent sans déconnexion
• Réponse vocale interactive (IVR) : une fonctionnalité de libre-service client où les appelants répondent aux invites de menu préenregistrées pour fournir des informations, diriger leurs propres appels ou effectuer des interactions de base comme le paiement de factures ou la confirmation de rendez-vous sans se connecter à un agent en direct
• Routage des appels : stratégie de traitement des appels dans laquelle les appels sont envoyés à l'agent disponible le plus qualifié pour le problème spécifique à résoudre ; les options d'acheminement des appels incluent les compétences, les relations, le temps, la plupart des inactifs, les listes, etc.
• Surveillance des appels : enregistrement et transcription automatiques ou à la demande des appels, chuchotement des appels, insertion d'appels, etc.
• Transcription de la messagerie vocale : transcrit automatiquement les messages vocaux et envoie les transcriptions/fichiers audio à l'e-mail ou au tableau de bord de l'agent, permettant aux agents de lire et de répondre aux messages plus rapidement et de hiérarchiser les rappels
• Groupes d'appels : groupes prédéfinis d'agents ayant des compétences, des services, des horaires, etc. similaires qui reçoivent des appels entrants pertinents simultanément ou via des règles d'appel prédéfinies

Visioconférence _

Les plates-formes de communications unifiées proposent également des visioconférences à la demande ou programmées pour une communication en face à face via webcam . Les utilisateurs peuvent définir des arrière-plans virtuels, activer des réglages d'éclairage automatiques, ajouter des filtres et choisir parmi plusieurs vues comme la galerie, l'orateur actif ou les participants épinglés.

Le nombre de participants varie selon le plan et le fournisseur, mais varie généralement de 5 à 300+. La durée des réunions varie également, mais la plupart des fournisseurs proposent une durée minimale de réunion de 40 minutes.

Les réunions peuvent avoir un ou plusieurs hôtes qui admettent les participants de la salle d'attente, activent/désactivent les haut-parleurs, activent et désactivent les flux vidéo, suppriment et bloquent les utilisateurs, et démarrent et terminent les réunions. Des fonctionnalités en cours de réunion telles que les réactions emoji, le partage de fichiers et de vidéos, les filtres, la main levée virtuelle, les sondages, les questions-réponses et le présentateur de laissez-passer maintiennent l'engagement des participants.

La messagerie instantanée en réunion est une autre fonctionnalité essentielle en réunion où les utilisateurs posent des questions et y répondent, envoient des messages à tous les participants ou uniquement à l'hôte, ou s'envoient des messages directs. Le chat peut être activé/désactivé par l'hôte.

Récemment, les fournisseurs UCaaS ont commencé à inclure des fonctionnalités alimentées par l'IA pour automatiser les tâches routinières et distrayantes pendant et après la réunion.

Par exemple, la prise de notes intelligente utilise l'apprentissage automatique pour identifier les moments clés de la réunion, les actions potentielles et les problèmes nécessitant un suivi. Ces résumés de réunion sont souvent mis à la disposition de tous les participants immédiatement après la réunion et peuvent inclure des listes de tâches suggérées ou des rappels.

Les salles de réunion , une autre fonctionnalité essentielle de visioconférence, permettent aux hôtes de créer de petits groupes prédéfinis ou aléatoires de participants à la réunion. Idéales pour le brainstorming en réunion, les mises à jour de département ou de projet ou l'apprentissage en ligne, ces salles plus petites permettent une plus grande collaboration et stimulent l'engagement des participants. Une fois la minuterie de la session en petits groupes terminée, tous les participants rejoignent automatiquement la réunion principale, où ils peuvent présenter leurs conclusions à l'ensemble du groupe.

Les fonctionnalités supplémentaires de conférence Web incluent généralement :

• Enregistrement de réunion, transcription avec différenciation des locuteurs, pause/reprise de l'enregistrement
• Analyse des réunions
• Partage d'écran et tableau blanc (plus ci-dessous)
• Accès commuté
• Intégrations de calendriers tiers (Google Calendar, Microsoft 365, etc.)
• Sous-titrage en direct
• Définir des réunions récurrentes
• Réunion en direct sur YouTube ou sur la plateforme de médias sociaux préférée
• Salle de réunion « drop-in » toujours accessible
• ID de salle de réunion individuelle
• Escalade en un clic du message de chat à l'appel vidéo

Messagerie de chat d'équipe

La messagerie de chat d'équipe permet la messagerie instantanée en temps réel via la messagerie directe individuelle et la messagerie de groupe sur les canaux publics, privés et à l'échelle de l'entreprise .

Les utilisateurs peuvent créer des canaux en fonction du projet, de l'équipe ou du service, des intérêts spécifiques ou de tout autre critère. Au sein de ces canaux, les utilisateurs peuvent se @mentionner (s'identifier), créer des fils de discussion ou répondre directement à des messages individuels, partager une variété de formats de fichiers et, bien sûr, réagir aux messages via des emojis.

Le chat d'équipe permet aux utilisateurs d'obtenir des réponses rapides à des questions simples, de mener des sondages ou de faire des vérifications d'équipe, de demander des avis, d'obtenir des approbations de projet ou de tâche, ou simplement de s'engager dans une discussion sur le refroidisseur d'eau.

Les profils d'utilisateurs permettent aux employés de se fournir des "faits rapides" concernant leurs horaires, leur emplacement, leur fuseau horaire, leur fonction et, plus important encore, leur statut actuel en mettant à jour leur présence d'utilisateur. Les utilisateurs peuvent définir des statuts personnalisés ou choisir parmi des options prédéfinies telles que "Ne pas déranger", "Disponible" ou "En réunion". Des mises à jour de statut automatisées avec synchronisation du calendrier sont disponibles.

Les fonctionnalités supplémentaires de messagerie instantanée incluent :

• Historique des discussions consultable et paramètres de suppression automatique
• Intégrations tierces avec des outils de calendrier, de gestion des tâches et de planification de projet
• Modification des messages
• Raccourcis
• Marquer les messages comme non lus
• Contacts favoris et messages étoiles
• Notifications push sur tous les appareils
• Mise en forme de texte enrichi
• Réactions GIF

Partage d'écran

Le partage d'écran est une fonctionnalité de collaboration d'équipe à distance qui permet aux utilisateurs de partager leurs écrans, une page Web ou une application spécifique avec d'autres participants à la réunion en temps réel.

Les outils de co-annotation permettent aux participants d'ajouter des notes, des modifications ou des dessins à l'écran partagé, tandis que le contrôle d'écran à distance permet au présentateur de donner à un autre utilisateur le contrôle temporaire de son écran.

Le partage d'écran est une méthode populaire pour faire des présentations de diapositives, diagnostiquer des problèmes techniques, enseigner aux agents comment utiliser de nouveaux logiciels, présenter des produits, etc.

Partage de fichiers et co-édition

Les utilisateurs peuvent partager plusieurs formats de fichiers (documents, images, vidéos) au sein d'une vidéoconférence, via la messagerie de chat d'équipe, dans des référentiels de fichiers personnels ou spécifiques à un projet, ou via l'intégration avec une application de stockage de fichiers tierce comme Dropbox ou Google Drive.

La synchronisation automatique et le contrôle de version garantissent que tous ceux qui collaborent sur le fichier travaillent avec la même version (et la plus à jour) de chaque fichier. Pour rationaliser davantage la collaboration et faciliter le suivi des modifications, des fonctionnalités telles que les curseurs utilisateur à code couleur, les commentaires de fichiers et le marquage des utilisateurs, ainsi que les modifications directes ou suggérées sont généralement incluses.

Les utilisateurs et/ou l'administrateur peuvent contrôler l'accès aux fichiers, activer la suppression automatique des fichiers après une période définie, rechercher des référentiels de fichiers et afficher les versions précédentes des fichiers.

Boîte de réception professionnelle

La boîte de réception professionnelle est une boîte de réception omnicanal collaborative automatiquement synchronisée qui permet aux agents d'examiner et de répondre aux demandes des clients et des collègues sur des canaux tels que les e-mails, les réseaux sociaux et les SMS.

En plus de fournir un aperçu de toutes les communications professionnelles sur tous les canaux, la boîte de réception professionnelle peut :

• Servir de référentiel de fichiers, d'enregistrements et de transcriptions
• Afficher les notifications push
• Permettre aux employés de personnaliser leurs tableaux de bord
• Afficher le matériel de formation des agents ou les mesures de performance individuelles
• Fournir un accès à la base de connaissances interne ou au service d'assistance
• Autoriser les commerciaux à gérer les horaires, afficher les tâches assignées et accéder aux messages vocaux

Tableaux blancs virtuels

Les tableaux blancs en ligne permettent une collaboration en temps réel entre les membres de l'équipe en créant un espace vierge virtuel où les utilisateurs peuvent écrire des notes, télécharger des images et des fichiers, commenter et marquer les uns les autres, ajouter des notes autocollantes virtuelles, accéder à des outils de dessin à main levée et ajouter des formes aux tableaux.

Les tableaux blancs virtuels sont idéaux pour les sessions de brainstorming, la planification d'événements et les étapes initiales du projet.

Les outils de tableau blanc supplémentaires incluent :

• Enregistrement, partage et modification du tableau blanc
• Code de couleurs
• Modèles de tableau blanc prédéfinis
• Pointeurs laser virtuels
• Partage de lien

Fonctionnalités de gestion des tâches

Dans un effort pour condenser le nombre d'intégrations tierces requises, de nombreux systèmes sur le marché UCaaS offrent désormais des fonctionnalités natives de gestion des tâches. Les utilisateurs peuvent créer, fixer des délais, joindre des fichiers et ajouter des collaborateurs à des tâches individuelles ou à des projets à grande échelle.

Les fonctionnalités supplémentaires de gestion des tâches incluent :

• Sous-tâches
• Mettre à jour le statut de la tâche (en cours, terminée, non démarrée, etc.)
• Vues Kanban, Gantt, Calendrier ou liste de tâches
• Suivi du temps et estimations du calendrier du projet
• Commentaire de tâche avec marquage d'utilisateur
• Définir les dépendances des tâches
• Créer des tâches récurrentes

UCaaS contre VoIP contre CCaaS contre CPaaS

UCaaS, VoIP, CCaaS et CPaaS partagent quelques similitudes en ce sens qu'ils permettent tous la communication sur plusieurs canaux, fournissent des modèles de tarification flexibles et sont tous des acteurs clés sur le marché des communications cloud.

Cependant, il existe des différences majeures entre eux, que nous avons décrites dans le tableau ci-dessous.

UCaaS contre VoIP

Lorsque vous comparez UCaaS et VoIP, il est important de comprendre que si toutes les plateformes UCaaS incluent des fonctionnalités VoIP, toutes les plateformes VoIP n'incluent pas également des fonctionnalités UCaaS.

VoIP est le protocole qui permet les appels vocaux virtuels alimentés par Internet. Par exemple, lorsque vous achetez un système téléphonique professionnel, vous achetez un système PBX auprès d'un fournisseur VoIP.

VoIP est généralement utilisé pour désigner uniquement les appels vocaux entrants/sortants et la messagerie texte SMS, et alimente à la fois la communication interne et externe.

UCaaS, d'autre part, alimente plusieurs canaux de communication, dont l'un est l'appel vocal VoIP.

UCaaS contre CCaaS

Les différences entre UCaaS et CCaaS ne résident pas tant dans les fonctionnalités disponibles, mais se concentrent davantage sur les cas d'utilisation prévus et les utilisateurs finaux.

Les solutions UCaaS, qui concernent principalement l'optimisation de la communication interne, sont idéales pour tous les types d'entreprises (puisque tout le monde bénéficie d'une meilleure communication et collaboration d'équipe.)

En tant que solution de service cloud, CCaaS (Contact Center as a Service) est spécialement conçu pour les centres d'appels mixtes et les centres de contacts entrants/sortants , ce qui signifie qu'il donne la priorité à la communication sortante et à l'automatisation.

CCaaS comprend des outils conçus pour rationaliser :

• Le processus de support client et de billetterie , avec des fonctionnalités telles que les IVA, les chatbots de site Web, les scripts d'agent et le routage omnicanal
• Le processus de vente , avec des fonctionnalités telles que les numéroteurs automatiques sortants, la gestion des campagnes et le nettoyage des listes de prospects
• Le processus d'optimisation de la main-d'œuvre, avec des fonctionnalités telles que la surveillance et la prévision du respect des horaires, les classements d'agents et le coaching en direct des agents

UCaaS contre CPaaS

La principale différence entre UCaas et CPaaS est que, bien que UCaaS soit une plate-forme de communication prête à l'emploi et prête à l'emploi, CPaaS fournit des API individuelles qui ajoutent de nouvelles fonctionnalités , telles que des canaux de communication supplémentaires ou des outils d'authentification des utilisateurs, aux applications existantes.

Le logiciel UCaaS ne nécessite généralement pas d'équipe informatique et de développement interne, car il est livré prêt à l'emploi, préchargé avec tous les canaux de communication et fonctionnalités inclus dans le plan que vous avez sélectionné.

CPaaS nécessite un niveau de confort plus élevé avec le codage et la création d'applications, ce qui signifie que la plupart des entreprises qui l'utilisent ont déjà une équipe de développement et informatique interne ou prévoient d'en embaucher une. Un cas d'utilisation CPaaS familier consiste à ajouter une fonction de messagerie instantanée à une application de livraison de nourriture qui permet aux chauffeurs-livreurs et aux clients de communiquer exclusivement au sein de l'application, sans échanger d'informations personnelles.

Parmi les autres API CPaaS populaires, citons l'envoi de SMS en masse, la recherche d'opérateur, l'enregistrement d'appels ou la messagerie automatisée sur les réseaux sociaux.

Quels sont les avantages des systèmes UCaaS ?

Les principaux avantages des systèmes UCaaS sont :

Une plateforme consolidée

Tant d'erreurs de communication se produisent parce que les membres de l'équipe basculent constamment entre les canaux, entre les applications, entre les versions de fichiers et entre les fuseaux horaires.

Il est facile d'oublier accidentellement des notifications clés, des changements majeurs de projet ou même des conversations importantes.

Les systèmes UCaaS éliminent ces silos de communication en consolidant vos canaux de communication, vos analyses, vos outils de collaboration et vos intégrations dans une seule plateforme unifiée.

Économies de coûts

Outre l'amélioration de la continuité des activités, il est impossible d'ignorer les énormes économies que les solutions UCaaS apportent aux entreprises.

Premièrement, la nature basée sur le cloud du logiciel signifie des économies instantanées sur le matériel, la configuration sur site, la maintenance et les mises à niveau constantes . Au lieu de cela, les membres de votre équipe peuvent se connecter sur les appareils qu'ils utilisent déjà et qu'ils préfèrent. Vous bénéficierez également d'économies sur les coûts de transport et d'espace de bureau.

La tarification échelonnée illimitée et groupée signifie que vous éviterez de payer pour des fonctionnalités et des postes d'utilisateur dont vous n'avez pas besoin, et que vous serez en mesure d'éliminer plusieurs de ces outils tiers coûteux que votre logiciel UCaaS rend redondants. De plus, les appels VoIP illimités signifient qu'il n'y a pas de frais d'appel interurbain.

En plus des économies de coûts, UCaaS permet également aux membres de l'équipe de passer plus de temps à travailler sur les prospects, à développer de nouveaux produits et à générer des revenus.

Productivité accrue

En plus d'éliminer les coûts des erreurs de communication, UCaaS vous permet également d'économiser le temps perdu pour les réparer.

L'augmentation de la productivité est un autre énorme avantage du logiciel UCaaS.

Les responsables peuvent apprendre des analyses, créer des charges de travail plus équilibrées, utiliser l'automatisation pour libérer de la bande passante pour les employés et favoriser un sentiment de collaboration et de travail d'équipe qui fait que les employés se sentent valorisés.

Outre l'engagement accru des employés , des fonctionnalités telles que le tableau blanc et les outils de gestion des tâches clarifient les responsabilités, les délais et les attentes des employés et permettent aux responsables de surveiller l'avancement du projet, d'identifier les goulots d'étranglement du flux de travail et de travailler avec les équipes pour les éliminer.

Mobilité

Étant donné que les solutions UCaaS sont accessibles depuis n'importe quel endroit et sur n'importe quel ordinateur de bureau ou appareil mobile, elles sont idéales pour les équipes distantes, mixtes ou même internes qui sont fréquemment en déplacement.

Les clients et les employés peuvent se connecter selon leurs propres horaires , les membres de l'équipe ne sont plus attachés à leur bureau en attendant des appels importants et il est facile de fournir des réponses rapides dans les discussions d'équipe dans des situations urgentes.

Cette mobilité, en particulier lorsqu'elle est combinée à la flexibilité de pouvoir se connecter sur leurs canaux préférés, maintient la satisfaction des employés et des clients à un niveau élevé.

De plus, il permet aux chefs d'entreprise et aux propriétaires de petites entreprises de choisir parmi un bassin de candidats compétitifs, qui ne sont pas limités par l'emplacement physique de votre entreprise.

Que regarder lors du choix d'un fournisseur UCaaS

Pour savoir comment choisir un fournisseur UCaaS, vous devrez évaluer les aspects les plus importants de chaque solution potentielle, en tenant compte à la fois de la qualité générale et de la capacité de chaque plate-forme à répondre aux besoins spécifiques de votre entreprise.

Les facteurs essentiels à prendre en compte lors du choix d'une solution UCaaS sont :

Fiabilité et sécurité du réseau

Tous les fournisseurs UCaaS doivent avoir plusieurs points de présence avec des centres de données mondiaux, une politique de surveillance du réseau 24h/24 et 7j/7 et une disponibilité minimale garantie de 99,9 % .

Toute plate-forme que vous envisagez doit également disposer de normes de sécurité strictes, notamment :

• Tests de sécurité tiers
• SSO et 2FA
• Cryptage de bout en bout
• Certification ISO/CEI 27001
• Conformité PCI, RGPD, SOC 2 Type 2
• Conformité RGPD

Selon le secteur dans lequel votre entreprise opère, votre fournisseur UCaaS peut avoir besoin de respecter des normes réglementaires supplémentaires, notamment la certification HIPAA, la conformité FedRAMP ou la conformité FINRA.

Service client

Alors que de nombreux fournisseurs d'UCaaS prétendent offrir une « assistance 24h/24 et 7j/7 », il est important d'étudier ce que cette expression signifie vraiment. Le support client est-il disponible 24 heures sur 24, 7 jours sur 7, par téléphone ou par chat sur le site Web avec un agent en direct ? Ou cette "disponibilité 24h/24 et 7j/7" fait-elle uniquement référence à un chatbot en ligne qui n'est pas équipé pour gérer des problèmes plus complexes ?

L'accessibilité du support client varie selon le niveau du plan, alors assurez-vous de ce qui est inclus avec le vôtre.

Notez toujours les temps de réponse et de résolution garantis, les canaux et heures d'assistance disponibles, et si le fournisseur propose des modules complémentaires d'assistance personnalisés ou prioritaires.

Valeur globale

Bien que le coût de votre service UCaaS compte certainement, n'oubliez pas de jeter un coup d'œil à la situation dans son ensemble et de voir le rapport qualité-prix global offert.

Est-il vraiment préférable de choisir un autre fournisseur avec des forfaits plus chers, mais plus riches en fonctionnalités ?

La solution UCaaS potentielle s'intègre-t-elle à votre logiciel tiers existant , comme votre système CRM ou vos applications de prise de notes, ou ne pourrez-vous pas les utiliser lorsque vous effectuerez le changement ? Si non, propose-t-il un meilleur outil CRM natif en remplacement ?

Si vous disposez déjà d'un équipement sur site existant, vérifiez la compatibilité matérielle pour vous assurer qu'il fonctionnera avec votre nouveau système.

Fonctionnalités disponibles et canaux de communication

La solution UCaaS que vous choisissez doit offrir les capacités et les canaux de communication dont vous avez besoin en tant que fonctionnalités natives.

Considérez non seulement les fonctionnalités UCaaS dont vous avez besoin maintenant, mais aussi celles que vous envisagez d'ajouter à l'avenir. L'objectif est d'éviter d'avoir à changer constamment de fournisseur, obligeant ainsi les membres de l'équipe à apprendre et à s'adapter à de nouveaux logiciels.

C'est une idée particulièrement intelligente d' envisager des plates-formes UCaaS qui offrent des logiciels d'entreprise supplémentaires que vous pourriez ajouter ultérieurement à votre pile technologique, tels que des solutions de centre d'appels ou des outils de webinaire.

Facilité d'utilisation

Ne négligez pas l'importance de la facilité d'utilisation, car même le meilleur outil UCaaS est inutile si les membres de votre équipe ne peuvent pas apprendre comment il fonctionne. Tenez compte des facteurs d'expérience utilisateur tels que l'intuitivité du tableau de bord, les méthodes disponibles de formation des agents comme les webinaires à la demande, et si le fournisseur offre une assistance d'intégration supplémentaire.

L'une des meilleures façons de comprendre à quoi devrait ressembler une solution de communications unifiées de qualité est de vous familiariser avec les principaux fournisseurs UCaaS tels que RingCentral, Microsoft Teams, Nextiva, Vonage, 8×8, Cisco WebEx et GoTo Connect. Lisez les avis des utilisateurs, regardez des didacticiels vidéo sur les produits et visitez les bases de connaissances en ligne pour explorer la facilité d'utilisation, l'ensemble de fonctionnalités standard, les cas d'utilisation populaires et les modèles de tarification disponibles de chaque fournisseur.

FAQ UCaaS

Ci-dessous, nous avons répondu aux principales FAQ UCaaS.