Apa itu Platform Manajemen SaaS, dan Apakah Anda Membutuhkannya?

Banyak organisasi berlomba-lomba menemukan alat dan teknologi baru untuk berinteraksi dan bekerja dengan karyawan jarak jauh akibat fenomena bekerja dari rumah pada masa-masa awal pandemi. Dan beberapa dari perusahaan ini mengadopsi alternatif perangkat lunak sebagai layanan (SaaS).

SaaS, atau perangkat lunak yang berfungsi di cloud, bukan di perangkat keras atau jaringan lokal, kini menjadi bagian integral dari fungsi sehari-hari beberapa organisasi. Contohnya termasuk Google Workspace, Slack, dan Salesforce. Menurut Forrester, 57% administrator TI berniat berinvestasi di SaaS sebagai komponen transformasi digital mereka.

Karena organisasi Anda menggunakan semakin banyak aplikasi SaaS, platform manajemen SaaS (atau disingkat SMP) menjadi kebutuhan penting.

Memperluas aplikasi SaaS di seluruh organisasi telah menjadi kekhawatiran yang mendesak dan melemahkan bagi para manajer TI. Mereka perlu memantau tindakan yang diambil, apakah aplikasi tersebut aman, dan seberapa besar investasi yang telah dilakukan.

Tanpa platform manajemen SaaS, Anda hanya akan menangani semua ini secara manual, dengan risiko kelalaian atau kesalahan yang sangat tinggi.

• Definisi SMP
• Bagaimana Platform Manajemen SaaS Bekerja?
• Manfaat platform manajemen SaaS
• Tantangan dalam Manajemen SaaS

Apa itu Platform Manajemen SaaS?

Lebih dari sepertiga profesional TI dan teknologi yang disurvei oleh SaaSOps mengatakan mereka menghabiskan setidaknya satu minggu untuk melakukan tugas manajemen SaaS manual. Platform manajemen SaaS dirancang untuk mengatasi hal ini melalui satu solusi terpusat.

Platform manajemen SaaS (SMP) adalah alat independen yang dapat menemukan, mengelola, dan melindungi beberapa aplikasi SaaS dari antarmuka administratif terpusat, memberikan visibilitas ke dalam siklus lisensi perangkat lunak.

Salah satu tugas penting platform manajemen SaaS adalah melakukan penemuan SaaS. SMP harus dapat menampilkan aplikasi yang diberi sanksi (yang disetujui dan divalidasi oleh TI) dan aplikasi yang tidak diberi sanksi (yang digunakan oleh individu tanpa izin dan sepengetahuan TI). Selain itu, platform akan mengamankan aplikasi SaaS Anda menggunakan pemberitahuan dan perbaikan otomatis.

Bagaimana Cara Kerja Platform Manajemen SaaS?

SMP terhubung dengan seluruh lingkungan TI Anda untuk menemukan aplikasi yang digunakan dan memvisualisasikan semua aktivitas admin terkait. Untuk mencapai hal ini, ia terus-menerus mengonsumsi data dalam jumlah besar dari berbagai aplikasi, mengaturnya, dan memeriksa semua objek data dalam lingkungan SaaS.

Hal ini menjadikan SMP sebagai pusat penting untuk memantau aplikasi SaaS yang digunakan di seluruh organisasi. Anda juga dapat mengamankan data sambil mengawasi konsumen, aplikasi, arsip, dan interaksi pengguna dengan informasi organisasi.

Beberapa fitur penting dari platform SMP adalah:

• Akses SaaS berbasis peran : Membatasi akses administrator ke parameter dan kontrol yang diperlukan pengguna untuk melakukan tugasnya

• Pengoptimalan penagihan : Gabungkan analisis penggunaan dengan kebijakan otomatisasi untuk menghilangkan lisensi tidak aktif dan biaya terkait

• Manajemen data sensitif : Temukan konten sensitif yang disimpan di seluruh aplikasi SaaS dan segera perbaiki pengungkapan data sensitif yang berlebihan

• Pemantauan perilaku pengguna : Mendeteksi perubahan dan aktivitas tidak biasa untuk mencegah kehilangan dan intrusi data

• Manajemen siklus hidup pengguna : Mengotomatiskan manajemen perubahan konsumen onboarding, offboarding, dan pertengahan siklus hidup untuk meminimalkan kesalahan manusia dan menghemat waktu

Sebagian besar tugas ini bersifat interdisipliner, mencakup fungsi keuangan, TI, administrasi staf, dan keamanan siber.

Platform manajemen SaaS berinteraksi dengan aplikasi bisnis Anda yang lain karena alasan ini. Ini dapat mencakup broker keamanan akses cloud (CASB), alat manajemen layanan TI (ITSM), atau sistem informasi sumber daya manusia (HRIS).

4 Tanda Anda Membutuhkan Platform Manajemen SaaS

Jika Anda ragu untuk berinvestasi di SMP, perhatikan empat tanda berikut yang Anda perlukan untuk memperkuat kemampuan manajemen SaaS Anda:

1. Alur kerja produktivitas di perusahaan Anda sering kali terfragmentasi

   Hal ini sering terjadi pada aplikasi manajemen proyek di organisasi besar. Pertimbangkan alat Monday.com, Airtable, Smartsheet, dan ClickUp yang dapat digunakan banyak tim. Hal ini menghalangi Anda untuk memperoleh skala ekonomi dalam pengadaan. Selain itu, ini mempersulit dukungan dan pelatihan pengguna.

   

   Ditambah lagi, fragmentasi menghambat kemampuan berbagai kelompok untuk bekerja sama dalam satu proyek. Anda dapat menentukan aplikasi mana yang dapat dikonsolidasikan dengan alat manajemen SaaS yang sesuai untuk memudahkan kolaborasi antar tim.

2. Anda tidak memiliki cara untuk mengambil detail akses untuk aplikasi atau individu tertentu

   Dengan platform manajemen SaaS, lebih mudah untuk menyimpan catatan yang komprehensif dan lengkap tentang siapa yang diberi akses ke aplikasi dan layanan apa serta cara penggunaannya.

   Misalnya Wakil Presiden pemasaran Anda masuk ke alat perangkat lunak kolaborasi proyek menggunakan Sistem Masuk Tunggal (SSO) tujuh kali pada K1. Namun pada kuartal pertama yang sama, departemen pemasaran lainnya hanya masuk dengan kata sandi unik sebanyak empat kali. Seorang mantan karyawan yang keluar secara baik-baik memberi tahu Anda bahwa mereka masih memiliki akses ke catatan perusahaan melalui perangkat lunak.

   Departemen CIO dan TI tidak dapat melacak siapa melakukan apa. Ketika pekerja meninggalkan organisasi, mereka tidak dapat secara efektif menonaktifkan semua akun dan menghapus kredensial login selain mengikuti daftar periksa.

3. SaaS Anda dibelanjakan secara perlahan tapi pasti

   Terlepas dari pemotongan anggaran dan PHK, bisnis mencurahkan lebih banyak dana untuk SaaS setiap tahunnya. Tumpukan SaaS organisasi kini mencakup sejumlah aplikasi berbasis cloud. Antara tahun 2021 dan 2023, misalnya, portofolio SaaS pada umumnya meningkat sebesar 32%.

   Tidak ada yang menentang aspek positif SaaS. Namun, biaya SaaS dengan cepat menjadi masalah yang harus diatasi. Misalkan Anda memiliki langganan tidak aktif yang terus Anda bayar setiap bulan atau bahkan tahunan meskipun penggunaannya buruk.

   Beberapa aplikasi memang berguna, namun menimbulkan biaya tersembunyi yang merugikan keuntungan perusahaan Anda. Jika Anda mendapati anggaran SaaS terlampaui setiap kuartal, Anda mungkin memerlukan intervensi platform manajemen SaaS.

4. Vendor SaaS dan manajemen SLA adalah mimpi buruk

   Pembeli biasanya melakukan penelitian dan pengawasan menyeluruh sebelum membeli aplikasi, namun penyedia SaaS secara rutin mengubah produk mereka.

   Vendor sering kali mengubah rencana harga dan mengubah pedoman peraturan, keselamatan, dan dukungannya, sehingga menyulitkan Anda untuk mengikutinya. Karena tidak ada tempat penyimpanan terpusat untuk perjanjian dan informasi penagihan, catatan penting ini dapat hilang di server email, hard drive, atau cloud karyawan.

   Dengan platform manajemen SaaS, Anda dapat menerapkan SLA dan memaksimalkan investasi SaaS Anda.

Tantangan dengan Manajemen SaaS

Aplikasi SaaS berbasis langganan, biasanya ditagih secara bulanan atau tahunan per pengguna atau “kursi”, dan tidak memerlukan investasi awal yang besar seperti yang diminta oleh perangkat lunak lokal tradisional.

Karena fleksibilitas pengaturan aplikasi SaaS, pemimpin lini bisnis, tim yang lebih kecil, dan bahkan individu dapat dengan mudah mulai menggunakannya.

Hal ini menyebabkan banyaknya aplikasi SaaS di banyak bisnis, seringkali membutuhkan lebih banyak kapasitas. Okta, penyedia manajemen akses, menemukan dalam laporan tahun 2021 bahwa pelanggannya telah menerapkan rata-rata 88 aplikasi per perusahaan, meningkat 22% selama empat tahun terakhir.

Organisasi yang lebih besar (2000 pekerja atau lebih) memiliki sekitar 175 lamaran.

Akibatnya, manajer TI kini dihadapkan pada lonjakan biaya yang sangat besar karena lisensi perangkat lunak yang diperoleh di luar proses pengadaan standar. Lebih jauh lagi, redundansi muncul karena divisi yang berbeda membeli perangkat lunak yang sama tanpa mengetahui apa yang terjadi di bisnis lainnya.

Langkah Selanjutnya: Memilih Platform Manajemen SaaS yang Tepat untuk Kebutuhan Anda

Pertimbangkan untuk menggunakan perangkat lunak manajemen SaaS jika:

• Anda mengamati lonjakan biaya berlangganan
• Beberapa departemen mulai membeli perangkat lunak yang identik
• Departemen keamanan Anda mempunyai kekhawatiran
• Anda menggunakan spreadsheet untuk mengelola pembelian perangkat lunak

Cari alat yang dapat mengelola setidaknya tiga tugas utama: penemuan aplikasi secara otomatis, administrasi dan otomatisasi fungsi admin seperti onboarding dan offboarding, dan penyediaan hub pusat untuk penegakan kebijakan.

Selanjutnya, carilah fitur-fitur yang memberi nilai tambah, seperti kemampuan untuk mengakhiri, mengganti, dan memperbarui lisensi perangkat lunak. Beberapa fungsi otomatisasi bergantung pada integrasi dengan vendor SaaS; akibatnya, Anda harus memeriksa integrasi apa pun yang disediakan oleh SMP yang ditinjau.

Seiring transformasi digital menuju cloud, platform manajemen SaaS akan menjadi sangat penting bagi perusahaan yang menghadapi penyebaran perangkat lunak.

Pelajari lebih lanjut tentang SMP dengan mengunduh whitepaper di The State of SaaS Management .