什麼是 SaaS 管理平台，您需要一個嗎？

已發表: 2023-11-30

由於大流行初期的在家工作現象，組織爭相尋找新的工具和技術來與遠距員工互動和工作。 其中一些公司採用了軟體即服務 (SaaS) 替代方案。

SaaS，即在雲端而不是在本地硬體或網路上運行的軟體，現在已成為多個組織日常運作的固有特徵。 例如 Google Workspace、Slack 和 Salesforce。 據 Forrester 稱，57% 的 IT 管理員打算投資 SaaS，作為其數位轉型的一部分。

隨著您的組織使用越來越多的 SaaS 應用程序，SaaS 管理平台（簡稱 SMP）日益成為關鍵必需品。

跨組織擴展 SaaS 應用程式已成為 IT 經理迫切且令人擔憂的問題。 他們需要密切關注正在採取的行動、應用程式是否安全以及已經進行的投資規模。

如果沒有 SaaS 管理平台，您將不得不手動處理所有這些工作，並且存在極高的疏忽或錯誤風險。

在本文中
  • SMP的定義
  • SaaS管理平台如何運作？
  • SaaS管理平台的優勢
  • SaaS 管理中的挑戰

什麼是SaaS管理平台？

超過三分之一接受 SaaSOps 調查的 IT 和技術專業人士表示，他們至少花費一週時間執行手動 SaaS 管理任務。 SaaS 管理平台旨在透過單一的集中式解決方案來解決這個問題。

SaaS 管理平台 (SMP) 是一種獨立工具，可透過集中管理介面來發現、管理和保護多個 SaaS 應用程序，從而提供對軟體授權週期的可見性。

SaaS 管理平台的關鍵工作之一是執行 SaaS 發現。 SMP 必須能夠顯示經批准的應用程式（經 IT 部門批准和驗證的應用程式）和未經批准的應用程式（未經授權且未經 IT 部門認可的個人使用的應用程式）。 此外，該平台將使用自動通知和修復來保護您的 SaaS 應用程式。

SaaS 管理平台如何運作？

SMP 與您的整個 IT 環境連接，以發現正在使用的應用程式並視覺化所有相關的管理活動。 為了實現這一目標，它不斷消耗來自不同應用程式的大量數據，對其進行管理，並檢查 SaaS 環境中的所有數據物件。

這使得 SMP 成為監控整個組織使用的 SaaS 應用程式的重要中心。 您還可以在監督消費者、應用程式、檔案以及使用者與組織資訊的互動的同時保護資料。

SMP 平台的一些關鍵功能包括：

  • 基於角色的 SaaS 存取：限制管理員存取使用者執行任務所需的參數和控制
  • 計費優化：將使用情況分析與自動化策略結合，以消除不活動的許可證和相關費用
  • 敏感資料管理：發現 SaaS 應用程式中保留的敏感內容，並立即修復敏感資料的過度洩露
  • 使用者行為監控：偵測變更和異常活動，以避免資料遺失和入侵
  • 使用者生命週期管理：自動化入職、離職和生命週期中期消費者變更管理，以最大限度地減少人為錯誤並節省時間

這些任務大多是跨領域的，包括財務、IT、員工管理和網路安全職能。

因此，SaaS 管理平台與其他業務應用程式互動。 其中可能包括雲端存取安全代理 (CASB)、IT 服務管理 (ITSM) 工具或人力資源資訊系統 (HRIS)。

您需要 SaaS 管理平台的 4 個跡象

如果您對投資 SMP 持觀望態度，請注意以下四個跡象，您需要加強 SaaS 管理能力：

  1. 您公司的生產力工作流程通常是分散的

    這種情況經常發生在大型組織的專案管理應用程式中。 考慮多個團隊可以使用的 Monday.com、Airtable、Smartsheet 和 ClickUp 工具。 這會阻礙您在採購中獲得規模經濟。 此外，它還使用戶支援和培訓變得複雜。

    此外，碎片化阻礙了不同團隊在單一專案上合作的能力。 您可以確定哪些應用程式可以與適當的 SaaS 管理工具整合，以便更輕鬆地進行團隊間協作。

  2. 您無法檢索特定應用程式或個人的存取詳細信息

    借助 SaaS 管理平台，可以更輕鬆地維護全面、詳盡的日誌，記錄誰有權存取哪些應用程式和服務以及如何使用它們。

    假設您的行銷副總裁在第一季使用單一登入 (SSO) 登入專案協作軟體工具七次。 但在同一第一季度，行銷部門的其他成員僅使用唯一密碼登入四次。 一位友好離職的前員工告訴您，他們仍然可以透過該軟體存取公司記錄。

    CIO 和 IT 部門無法追蹤誰在做什麼。 當員工離開組織時，除了遵守清單之外，他們無法有效地停用所有帳戶並刪除登入憑證。

  3. 您的 SaaS 支出緩慢但肯定呈螺旋式上升

    儘管預算削減和裁員，企業每年都會在 SaaS 上投入更多資金。 組織的 SaaS 堆疊現在包含大量基於雲端的應用程式。 例如，2021 年至 2023 年間，典型的 SaaS 產品組合擴大了 32%。

    沒有人質疑 SaaS 的正面方面。 然而，SaaS 費用迅速成為必須解決的問題。 假設您有不活躍的訂閱，儘管使用情況不佳，但您仍繼續按月甚至按年付費。

    有些應用程式很有幫助，但涉及隱性成本，不利於公司的獲利。 如果您發現自己每個季度都超出 SaaS 預算，則可能需要 SaaS 管理平台的干預。

  4. SaaS 供應商和 SLA 管理是一場噩夢

    買家在購買應用程式之前通常會進行詳盡的研究和審查，但 SaaS 提供者經常會改變他們的產品。

    供應商經常改變他們的定價計劃並調整他們的監管、安全和支援指南，這讓您很難跟上。 由於沒有協議和帳單資訊的中央儲存庫，這些重要記錄可能會遺失在員工的電子郵件伺服器、硬碟或雲端上。

    透過 SaaS 管理平台，您可以強制執行 SLA 並最大化您的 SaaS 投資。

SaaS 管理面臨的挑戰

SaaS 應用程式基於訂閱，通常按用戶或「席位」按月或按年計費，並且不需要傳統本地軟體所需的大量前期投資。

由於 SaaS 應用程式的設定方式非常靈活，業務線領導者、小型團隊甚至個人都可以輕鬆地開始使用它們。

這導致許多企業中的許多 SaaS 應用程式通常需要更多容量。 訪問管理提供商 Okta 在 2021 年的報告中發現，其客戶平均每家公司實施了 88 個應用程序，比過去四年增長了 22%。

較大的組織（2000 名或更多員工）大約有 175 個應用程式。

因此，IT 經理現在面臨著由於在標準採購流程之外獲取軟體許可證而導致的巨大費用飆升。 此外，由於不同部門購買相同的軟體而不知道其他業務部門發生了什麼，因此出現了裁員。

後續步驟：選擇適合您需求的 SaaS 管理平台

若出現以下情況，請考慮使用 SaaS 管理軟體：

  • 您觀察到訂閱費用激增
  • 多個部門開始購買相同的軟體
  • 您的安全部門有顧慮
  • 您正在使用電子表格來管理軟體採購

搜尋可以管理至少三個主要任務的工具：應用程式的自動發現、管理功能的管理和自動化（例如入職和離職）以及為策略執行配置中央樞紐。

接下來，尋找增值功能，例如終止、切換和更新軟體授權的能力。 一些自動化功能依賴與 SaaS 供應商的整合； 因此，您必須檢查受審查的 SMP 提供的任何整合。

隨著數位轉型轉向雲端，SaaS 管理平台對於面臨軟體擴張的公司至關重要。

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