Co to jest platforma zarządzania SaaS i czy jej potrzebujesz?

Organizacje starały się odkryć nowe narzędzia i technologie umożliwiające interakcję i pracę z pracownikami zdalnymi ze względu na zjawisko pracy z domu w pierwszych dniach pandemii. Kilka z tych firm przyjęło alternatywę dla oprogramowania jako usługi (SaaS).

SaaS, czyli oprogramowanie działające w chmurze zamiast na lokalnym sprzęcie lub sieci, jest obecnie nieodłącznym elementem codziennego funkcjonowania wielu organizacji. Przykładami są Google Workspace, Slack i Salesforce. Według Forrestera 57% administratorów IT zamierza zainwestować w SaaS jako element swojej cyfrowej transformacji.

Ponieważ Twoja organizacja korzysta z coraz większej liczby aplikacji SaaS, platforma zarządzania SaaS (w skrócie SMP) staje się krytyczną koniecznością.

Rozszerzanie aplikacji SaaS na różne organizacje stało się pilną i wyniszczającą troską menedżerów IT. Muszą monitorować podejmowane działania, bezpieczeństwo aplikacji oraz zakres już dokonanych inwestycji.

Bez platformy zarządzania SaaS będziesz musiał zajmować się tym wszystkim ręcznie, co wiąże się z niezwykle wysokim ryzykiem przeoczenia lub błędu.

• Definicja SMP
• Jak działa platforma zarządzania SaaS?
• Korzyści z platform zarządzania SaaS
• Wyzwanie w zarządzaniu SaaS

Co to jest platforma zarządzania SaaS?

Ponad jedna trzecia specjalistów IT i technologii ankietowanych przez SaaSOps stwierdziła, że ​​spędza co najmniej tydzień na ręcznym zarządzaniu SaaS. Platforma zarządzania SaaS została zaprojektowana, aby rozwiązać ten problem za pomocą jednego, scentralizowanego rozwiązania.

Platforma zarządzania SaaS (SMP) to niezależne narzędzie, które może wykrywać, administrować i zabezpieczać kilka aplikacji SaaS za pomocą scentralizowanego interfejsu administracyjnego, zapewniając wgląd w cykle licencyjne oprogramowania.

Jednym z kluczowych zadań platformy zarządzania SaaS jest wykrywanie SaaS. Firma SMP musi być w stanie wyświetlać zarówno aplikacje zatwierdzone (zatwierdzone i zatwierdzone przez dział IT), jak i aplikacje niezatwierdzone (używane przez osoby bez autoryzacji i wiedzy działu IT). Dodatkowo platforma zabezpieczy Twoje aplikacje SaaS za pomocą automatycznych powiadomień i napraw.

Jak działa platforma zarządzania SaaS?

SMP łączy się z całym środowiskiem IT, aby wykryć używane aplikacje i wizualizować wszystkie powiązane czynności administracyjne. Aby to osiągnąć, stale zużywa ogromne ilości danych z różnych aplikacji, reguluje je i sprawdza wszystkie obiekty danych w środowisku SaaS.

To sprawia, że ​​małe i średnie firmy są niezbędnym centrum monitorowania aplikacji SaaS używanych w całej organizacji. Możesz także zabezpieczyć dane, nadzorując konsumentów, aplikacje, archiwa i interakcje użytkowników z informacjami organizacyjnymi.

Niektóre z kluczowych cech platform SMP to:

• Dostęp SaaS oparty na rolach : Ogranicz dostęp administratora do parametrów i elementów sterujących niezbędnych użytkownikowi do wykonywania swoich zadań

• Optymalizacja rozliczeń : połącz analizę użytkowania z polityką automatyzacji, aby pozbyć się nieaktywnych licencji i związanych z nimi wydatków

• Wrażliwe zarządzanie danymi : odkryj poufne treści przechowywane w aplikacjach SaaS i natychmiast napraw nadmierne ujawnianie wrażliwych danych

• Monitorowanie zachowań użytkowników : wykrywaj zmiany i nietypowe działania, aby zapobiec utracie danych i włamaniom

• Zarządzanie cyklem życia użytkownika : zautomatyzuj proces dołączania i wycofywania użytkowników oraz zarządzanie zmianami konsumenckimi w połowie cyklu życia, aby zminimalizować błędy ludzkie i zaoszczędzić czas

Większość z tych zadań ma charakter interdyscyplinarny i obejmuje funkcje finansowe, IT, administrację kadrową i cyberbezpieczeństwo.

Z tego powodu platformy zarządzania SaaS współdziałają z innymi aplikacjami biznesowymi. Mogą one obejmować brokera bezpieczeństwa dostępu do chmury (CASB), narzędzie do zarządzania usługami IT (ITSM) lub system informacji o zasobach ludzkich (HRIS).

4 oznaki, że potrzebujesz platformy zarządzania SaaS

Jeśli wahasz się, czy zainwestować w SMP, zwróć uwagę na te cztery znaki ostrzegawcze, których potrzebujesz, aby wzmocnić swoje możliwości zarządzania SaaS:

1. Przepływy pracy związane z produktywnością w Twojej firmie są często fragmentaryczne

   Dzieje się tak często w przypadku aplikacji do zarządzania projektami w dużych organizacjach. Weź pod uwagę narzędzia Monday.com, Airtable, Smartsheet i ClickUp, z których może korzystać wiele zespołów. Uniemożliwia to uzyskanie korzyści skali w zamówieniach publicznych. Komplikuje to także wsparcie i szkolenia użytkowników.

   

   Ponadto fragmentacja utrudnia współpracę różnych grup nad jednym projektem. Możesz określić, które aplikacje można skonsolidować za pomocą odpowiednich narzędzi do zarządzania SaaS, aby ułatwić współpracę między zespołami.

2. Nie masz możliwości odzyskania szczegółów dostępu dla określonych aplikacji lub osób

   Dzięki platformom zarządzania SaaS łatwiej jest prowadzić kompleksowy i wyczerpujący rejestr tego, kto ma dostęp do jakich aplikacji i usług oraz w jaki sposób są one wykorzystywane.

   Załóżmy, że w pierwszym kwartale Twój wiceprezes ds. marketingu zalogował się do oprogramowania do współpracy w ramach projektów przy użyciu funkcji jednokrotnego logowania (SSO). Jednak w tym samym pierwszym kwartale pozostała część działu marketingu logowała się przy użyciu unikalnych haseł tylko cztery razy. Były pracownik, który odszedł w zgodzie z umową, informuje Cię, że nadal ma dostęp do dokumentacji firmy za pośrednictwem oprogramowania.

   CIO i dział IT nie są w stanie śledzić, kto co robi. Kiedy pracownicy opuszczają organizację, nie mogą skutecznie dezaktywować wszystkich kont i usunąć danych logowania, chyba że zastosują się do list kontrolnych.

3. Twoje wydatki SaaS powoli, ale systematycznie rosną

   Niezależnie od cięć budżetowych i zwolnień, firmy co roku przeznaczają więcej środków na SaaS. Stosy SaaS organizacji obejmują teraz wiele aplikacji opartych na chmurze. Na przykład w latach 2021–2023 typowy portfel SaaS wzrósł o 32%.

   Nikt nie kwestionuje pozytywnych aspektów SaaS. Jednak wydatki na SaaS szybko stają się problemem, którym należy się zająć. Załóżmy, że masz nieaktywne subskrypcje, za które nadal płacisz co miesiąc lub nawet rok, pomimo ich słabego wykorzystania.

   Niektóre aplikacje są pomocne, ale wiążą się z ukrytymi kosztami, które negatywnie wpływają na wyniki finansowe Twojej firmy. Jeśli kwartał na kwartał przekraczasz budżety SaaS, prawdopodobnie będziesz potrzebować interwencji platformy zarządzania SaaS.

4. Zarządzanie dostawcami SaaS i umowami SLA to koszmar

   Kupujący zwykle przeprowadzają wyczerpujące badania i analizę przed zakupem aplikacji, ale dostawcy SaaS rutynowo modyfikują swoje produkty.

   Dostawcy często zmieniają swoje plany cenowe i modyfikują swoje wytyczne dotyczące przepisów, bezpieczeństwa i wsparcia, co utrudnia dotrzymanie kroku. Ponieważ nie ma centralnego repozytorium umów i informacji rozliczeniowych, te istotne zapisy mogą zostać zagubione na serwerze poczty e-mail pracownika, na dysku twardym lub w chmurze.

   Dzięki platformie zarządzania SaaS możesz egzekwować umowy SLA i maksymalizować inwestycje w SaaS.

Wyzwanie związane z zarządzaniem SaaS

Aplikacje SaaS są oparte na subskrypcji, zazwyczaj rozliczane są co miesiąc lub rok za użytkownika lub „stanowisko” i nie wymagają znacznych inwestycji początkowych, wymaganych w przypadku tradycyjnego oprogramowania lokalnego.

Dzięki elastyczności konfiguracji aplikacji SaaS liderzy branży, mniejsze zespoły, a nawet pojedyncze osoby mogą bez problemu zacząć z nich korzystać.

Prowadzi to do powstania wielu aplikacji SaaS w wielu firmach, często wymagających większej wydajności. Okta, dostawca usług zarządzania dostępem, stwierdziła w raporcie za rok 2021, że jej klienci wdrożyli średnio 88 aplikacji na firmę, co oznacza wzrost o 22% w ciągu ostatnich czterech lat.

Większe organizacje (2000 lub więcej pracowników) mają około 175 aplikacji.

W rezultacie menedżerowie IT stoją obecnie w obliczu ogromnego wzrostu wydatków z powodu licencji na oprogramowanie nabywanych poza standardowym procesem zamówień. Co więcej, doszło do zwolnień, ponieważ różne działy kupują to samo oprogramowanie, nie wiedząc, co dzieje się w pozostałych obszarach firmy.

Kolejne kroki: Wybór odpowiedniej platformy zarządzania SaaS do Twoich potrzeb

Zastanów się nad użyciem oprogramowania do zarządzania SaaS, jeśli:

• Obserwujesz gwałtowny wzrost kosztów abonamentu
• Wiele działów rozpoczyna zakup identycznego oprogramowania
• Twój dział bezpieczeństwa ma wątpliwości
• Używasz arkuszy kalkulacyjnych do zarządzania zakupami oprogramowania

Wyszukaj narzędzia, które poradzą sobie z co najmniej trzema głównymi zadaniami: automatycznym wykrywaniem aplikacji, administracją i automatyzacją funkcji administracyjnych, takich jak wdrażanie i wyłączanie, oraz udostępnianiem centralnego centrum egzekwowania zasad.

Następnie poszukaj funkcji, które dodają wartość, takich jak możliwość wypowiedzenia, zmiany i aktualizacji licencji na oprogramowanie. Kilka funkcji automatyzacji zależy od integracji z dostawcami SaaS; w związku z tym należy sprawdzić wszelkie integracje zapewniane przez kontrolowany SMP.

W miarę jak transformacja cyfrowa przenosi się do chmury, platformy zarządzania SaaS będą miały kluczowe znaczenie dla firm stojących w obliczu rozprzestrzeniania się oprogramowania.

Dowiedz się więcej o SMP, pobierając oficjalny dokument na temat stanu zarządzania SaaS .