Ce este o platformă de management SaaS și aveți nevoie de una?

Organizațiile s-au străduit să descopere noi instrumente și tehnologii pentru interacțiunea și lucrul cu angajații la distanță din cauza fenomenului de lucru de la domiciliu în primele zile ale pandemiei. Și mai multe dintre aceste companii au adoptat alternative software ca serviciu (SaaS).

SaaS, sau software-ul care funcționează în cloud în loc de hardware-ul sau rețelele locale, este acum intrinsecă funcționării de zi cu zi a mai multor organizații. Exemplele includ Google Workspace, Slack și Salesforce. Potrivit Forrester, 57% dintre administratorii IT intenționează să investească în SaaS ca o componentă a transformării lor digitale.

Pe măsură ce organizația dvs. utilizează un număr tot mai mare de aplicații SaaS, o platformă de management SaaS (sau SMP pe scurt) apare ca o necesitate critică.

Extinderea aplicațiilor SaaS în cadrul organizațiilor a devenit o preocupare urgentă și debilitantă pentru managerii IT. Ei trebuie să țină cont de ceea ce se acționează, dacă aplicațiile sunt sigure și amploarea investițiilor deja făcute.

Fără o platformă de management SaaS, veți fi lăsat să gestionați toate acestea manual, cu un risc extrem de mare de supraveghere sau eroare.

• Definiţia SMP
• Cum funcționează platforma de management SaaS?
• Beneficiile platformelor de management SaaS
• Provocare în managementul SaaS

Ce este o platformă de management SaaS?

Peste o treime dintre profesioniștii din IT și tehnologie chestionați de SaaSOps au spus că petrec cel puțin o săptămână executând sarcini manuale de gestionare SaaS. O platformă de management SaaS este concepută pentru a rezolva acest lucru printr-o soluție unică, centralizată.

O platformă de gestionare SaaS (SMP) este un instrument independent care poate descoperi, administra și proteja mai multe aplicații SaaS dintr-o interfață administrativă centralizată, oferind vizibilitate asupra ciclului (ciclurilor) de licențiere a software-ului.

Una dintre sarcinile critice ale unei platforme de management SaaS este realizarea descoperirii SaaS. Un SMP trebuie să poată afișa atât aplicațiile sancționate (cele aprobate și validate de IT), cât și aplicațiile nesancționate (cele utilizate de persoane fără autorizație și cunoștințele IT). În plus, platforma vă va securiza aplicațiile SaaS folosind notificări și reparații automate.

Cum funcționează o platformă de management SaaS?

Un SMP se conectează cu întregul dumneavoastră mediu IT pentru a descoperi aplicațiile în uz și pentru a vizualiza toate activitățile administrative asociate. Pentru a realiza acest lucru, consumă continuu cantități enorme de date din diferite aplicații, le reglementează și examinează toate obiectele de date din mediul SaaS.

Acest lucru face din SMP un hub esențial pentru monitorizarea aplicațiilor SaaS utilizate în cadrul unei organizații. De asemenea, puteți securiza datele în timp ce supravegheați consumatorii, aplicațiile, arhivele și interacțiunile utilizatorilor cu informațiile organizaționale.

Unele dintre caracteristicile critice ale platformelor SMP sunt:

• Acces SaaS bazat pe roluri : restricționați accesul administratorului la parametrii și controalele necesare unui utilizator pentru a-și îndeplini sarcina

• Optimizarea facturării : combinați analizele de utilizare cu politicile de automatizare pentru a scăpa de licențele inactive și de cheltuielile asociate

• Gestionarea datelor sensibile : Descoperiți conținutul sensibil reținut în aplicațiile SaaS și remediați instantaneu divulgarea excesivă a datelor sensibile

• Monitorizarea comportamentului utilizatorului : Detectează modificările și activitățile neobișnuite pentru a preveni pierderea și intruziunea de date

• Gestionarea ciclului de viață al utilizatorului : Automatizați integrarea, deconectarea și gestionarea schimbărilor consumatorilor la mijlocul ciclului de viață pentru a minimiza greșelile umane și a economisi timp

Cele mai multe dintre aceste sarcini sunt interdisciplinare, cuprinzând finanțe, IT, administrarea personalului și funcții de securitate cibernetică.

Platformele de management SaaS interacționează cu celelalte aplicații de afaceri din acest motiv. Acestea ar putea include un broker de securitate al accesului la cloud (CASB), un instrument de management al serviciilor IT (ITSM) sau un sistem de informare a resurselor umane (HRIS).

4 semne că aveți nevoie de o platformă de management SaaS

Dacă sunteți nevăzut să investiți într-un SMP, urmăriți aceste patru semne de care aveți nevoie pentru a vă consolida capacitățile de gestionare SaaS:

1. Fluxurile de lucru ale productivității în compania dvs. sunt adesea fragmentate

   Acest lucru se întâmplă frecvent cu aplicațiile de management de proiect din organizațiile mari. Luați în considerare instrumentele Monday.com, Airtable, Smartsheet și ClickUp pe care mai multe echipe le-ar putea folosi. Acest lucru vă interzice să obțineți economii de scară în achiziții. De asemenea, complică suportul și instruirea utilizatorilor.

   

   În plus, fragmentarea împiedică capacitatea diferitelor grupuri de a lucra împreună la un singur proiect. Puteți determina ce aplicații pot fi consolidate cu instrumentele de management SaaS adecvate pentru o colaborare mai ușoară între echipe.

2. Nu aveți nicio modalitate de a prelua detaliile de acces pentru anumite aplicații sau persoane

   Cu platformele de management SaaS, este mai ușor să mențineți un jurnal cuprinzător și exhaustiv al cui i se acordă acces la ce aplicații și servicii și cum sunt utilizate.

   Să presupunem că VP-ul dvs. de marketing s-a conectat la un instrument software de colaborare la proiect folosind Single Sign-On (SSO) de șapte ori în Q1. Dar, în același prim trimestru, restul departamentului de marketing s-a conectat cu parole unice doar de patru ori. Un fost angajat care a plecat în condiții amiabile vă informează că încă mai are acces la evidențele companiei prin intermediul software-ului.

   CIO și departamentul IT nu pot urmări cine face ce. Când lucrătorii părăsesc organizația, aceștia nu pot dezactiva efectiv toate conturile și nu pot șterge acreditările de conectare, în afară de aderarea la listele de verificare.

3. SaaS-ul dvs. cheltuiește încet, dar sigur

   Indiferent de reducerile bugetare și disponibilizările, companiile dedică mai multe fonduri pentru SaaS în fiecare an. Stivele SaaS ale organizațiilor includ acum zeci de aplicații bazate pe cloud. Între 2021 și 2023, de exemplu, un portofoliu SaaS tipic sa extins cu 32%.

   Nimeni nu contestă aspectele pozitive ale SaaS. Cu toate acestea, cheltuielile SaaS devin rapid o problemă care trebuie abordată. Să presupunem că aveți abonamente inactive pe care le plătiți în continuare lunar sau chiar anual, în ciuda utilizării lor slabe.

   Unele aplicații sunt utile, dar implică costuri ascunse care dăunează profitului companiei tale. Dacă depășiți bugetele SaaS trimestrial, probabil că aveți nevoie de intervenția unei platforme de management SaaS.

4. Gestionarea furnizorilor SaaS și a SLA este un coșmar

   Cumpărătorii fac de obicei cercetări și analize exhaustive înainte de a cumpăra o aplicație, dar furnizorii SaaS își modifică în mod obișnuit produsele.

   Furnizorii își schimbă adesea planurile de preț și își modifică liniile directoare de reglementare, siguranță și asistență, ceea ce face dificil pentru tine să ții pasul. Deoarece nu există un depozit central pentru contracte și informații de facturare, aceste înregistrări esențiale ar putea fi deplasate pe serverul de e-mail al angajatului, hard disk sau cloud.

   Cu o platformă de management SaaS, puteți aplica SLA și vă puteți maximiza investițiile în SaaS.

Provocarea cu managementul SaaS

Aplicațiile SaaS se bazează pe abonament, de obicei facturate lunar sau anual per utilizator sau „sediu” și nu necesită investiția inițială substanțială cerută de software-ul tradițional local.

Datorită flexibilității modului în care aplicațiile SaaS pot fi configurate, liderii de linie de afaceri, echipele mai mici și chiar persoanele fizice pot începe fără efort să le folosească.

Acest lucru duce la multe aplicații SaaS în multe afaceri, adesea având nevoie de mai multă capacitate. Okta, un furnizor de management al accesului, a descoperit într-un raport din 2021 că clienții săi au implementat în medie 88 de aplicații per companie, o creștere cu 22% în ultimii patru ani.

Organizațiile mai mari (2000 sau mai mulți lucrători) au aproximativ 175 de aplicații.

Drept urmare, managerii IT se confruntă acum cu o creștere enormă a cheltuielilor din cauza licențelor software achiziționate dincolo de procesul standard de achiziție. În plus, au apărut redundanțe deoarece diferite divizii achiziționează același software fără a ști ce se întâmplă în restul afacerii.

Următorii pași: Alegerea platformei de management SaaS potrivite pentru nevoile dvs

Gândiți-vă la utilizarea software-ului de management SaaS dacă:

• Observați o creștere a costurilor abonamentului
• Mai multe departamente încep să cumpere software identic
• Departamentul dumneavoastră de securitate are îngrijorări
• Utilizați foi de calcul pentru a gestiona achizițiile de software

Căutați instrumente care pot gestiona cel puțin trei sarcini principale: descoperirea automată a aplicațiilor, administrarea și automatizarea funcțiilor de administrare precum onboarding și offboarding și furnizarea unui hub central pentru aplicarea politicilor.

Apoi, căutați funcții care adaugă valoare, cum ar fi capacitatea de a rezilia, schimba și actualiza licențele software. Mai multe funcții de automatizare depind de integrările cu furnizorii SaaS; în consecință, trebuie să examinați orice integrări furnizate de SMP în curs de revizuire.

Pe măsură ce transformarea digitală ajunge în cloud, platformele de management SaaS vor fi esențiale pentru companiile care se confruntă cu extinderea software-ului.

Aflați mai multe despre SMP-uri descărcând cartea albă despre The State of SaaS Management .