แพลตฟอร์มการจัดการ SaaS คืออะไร และคุณต้องการหรือไม่

องค์กรต่างๆ ต่างพยายามค้นหาเครื่องมือและเทคโนโลยีใหม่ๆ สำหรับการโต้ตอบและทำงานกับพนักงานที่อยู่ห่างไกล เนื่องจากปรากฏการณ์การทำงานจากที่บ้านในช่วงแรกๆ ของการแพร่ระบาด และบริษัทเหล่านี้หลายแห่งได้นำซอฟต์แวร์เป็นทางเลือกบริการ (SaaS) มาใช้

SaaS หรือซอฟต์แวร์ที่ทำงานในระบบคลาวด์แทนที่จะทำงานบนฮาร์ดแวร์หรือเครือข่ายภายในเครื่อง ได้กลายเป็นส่วนสำคัญของการทำงานในแต่ละวันของหลายๆ องค์กร ตัวอย่าง ได้แก่ Google Workspace, Slack และ Salesforce จากข้อมูลของ Forrester ผู้ดูแลระบบไอที 57% ตั้งใจที่จะลงทุนใน SaaS โดยเป็นส่วนหนึ่งของการเปลี่ยนแปลงทางดิจิทัล

เนื่องจากองค์กรของคุณใช้แอปพลิเคชัน SaaS เพิ่มมากขึ้น แพลตฟอร์มการจัดการ SaaS (หรือเรียกสั้นๆ ว่า SMP) จึงกลายเป็นสิ่งจำเป็นอย่างยิ่ง

การขยายแอปพลิเคชัน SaaS ทั่วทั้งองค์กร กลายเป็นข้อกังวลเร่งด่วนและบั่นทอนสุขภาพสำหรับผู้จัดการฝ่ายไอที พวกเขาจำเป็นต้องติดตามดูว่ามีอะไรดำเนินการอยู่ แอพนั้นปลอดภัยหรือไม่ และขอบเขตของการลงทุนที่ทำไปแล้ว

หากไม่มีแพลตฟอร์มการจัดการ SaaS คุณจะต้องจัดการทั้งหมดนี้ด้วยตนเอง โดยมีความเสี่ยงสูงที่จะถูกควบคุมหรือข้อผิดพลาด

• คำจำกัดความของ SMP
• แพลตฟอร์มการจัดการ SaaS ทำงานอย่างไร
• ประโยชน์ของแพลตฟอร์มการจัดการ SaaS
• ความท้าทายในการจัดการ SaaS

แพลตฟอร์มการจัดการ SaaS คืออะไร?

มากกว่าหนึ่งในสามของผู้เชี่ยวชาญด้านไอทีและเทคโนโลยีที่สำรวจโดย SaaSOps กล่าวว่าพวกเขาใช้เวลาอย่างน้อยหนึ่งสัปดาห์ในการทำงานการจัดการ SaaS ด้วยตนเอง แพลตฟอร์มการจัดการ SaaS ได้รับการออกแบบมาเพื่อแก้ไขปัญหานี้ผ่านโซลูชันแบบรวมศูนย์เพียงโซลูชันเดียว

แพลตฟอร์มการจัดการ SaaS (SMP) เป็นเครื่องมืออิสระที่สามารถค้นหา จัดการ และปกป้องแอปพลิเคชัน SaaS หลายรายการจากอินเทอร์เฟซการดูแลระบบแบบรวมศูนย์ ช่วยให้มองเห็นวงจรการออกใบอนุญาตของซอฟต์แวร์ได้

งานที่สำคัญอย่างหนึ่งของแพลตฟอร์มการจัดการ SaaS คือการดำเนินการค้นพบ SaaS SMP จะต้องสามารถแสดงทั้งแอปที่ถูกคว่ำบาตร (ที่ได้รับการอนุมัติและตรวจสอบโดย IT) และแอปที่ไม่ได้รับอนุญาต (ที่บุคคลใช้โดยไม่ได้รับอนุญาตและการรับรู้ของ IT) นอกจากนี้ แพลตฟอร์มจะรักษาความปลอดภัยแอปพลิเคชัน SaaS ของคุณโดยใช้การแจ้งเตือนและการซ่อมแซมอัตโนมัติ

แพลตฟอร์มการจัดการ SaaS ทำงานอย่างไร

SMP เชื่อมต่อกับสภาพแวดล้อมไอทีทั้งหมดของคุณเพื่อค้นหาแอปพลิเคชันที่ใช้งานอยู่และแสดงภาพกิจกรรมของผู้ดูแลระบบที่เกี่ยวข้องทั้งหมด เพื่อให้บรรลุเป้าหมายนี้ ระบบจะใช้ข้อมูลจำนวนมหาศาลจากแอปพลิเคชันต่างๆ อย่างต่อเนื่อง ควบคุมและตรวจสอบออบเจ็กต์ข้อมูลทั้งหมดภายในสภาพแวดล้อม SaaS

สิ่งนี้ทำให้ SMP เป็นศูนย์กลางที่จำเป็นสำหรับการตรวจสอบแอปพลิเคชัน SaaS ที่ใช้ทั่วทั้งองค์กร คุณยังสามารถรักษาความปลอดภัยข้อมูลในขณะที่ดูแลผู้บริโภค แอปพลิเคชัน การเก็บถาวร และการโต้ตอบของผู้ใช้กับข้อมูลองค์กร

คุณสมบัติที่สำคัญบางประการของแพลตฟอร์ม SMP คือ:

• การเข้าถึง SaaS ตามบทบาท : จำกัดการเข้าถึงของผู้ดูแลระบบในพารามิเตอร์และการควบคุมที่จำเป็นสำหรับผู้ใช้ในการทำงาน

• การเพิ่มประสิทธิภาพการเรียกเก็บเงิน : รวมการวิเคราะห์การใช้งานเข้ากับนโยบายอัตโนมัติเพื่อกำจัดใบอนุญาตที่ไม่ได้ใช้งานและค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้อง

• การจัดการข้อมูลที่ละเอียดอ่อน : ค้นพบเนื้อหาที่ละเอียดอ่อนที่เก็บไว้ในแอปพลิเคชัน SaaS และแก้ไขการเปิดเผยข้อมูลที่ละเอียดอ่อนมากเกินไปทันที

• การตรวจสอบพฤติกรรมผู้ใช้ : ตรวจจับการเปลี่ยนแปลงและกิจกรรมที่ผิดปกติเพื่อป้องกันข้อมูลสูญหายและการบุกรุก

• การจัดการวงจรชีวิตผู้ใช้ : จัดการการเปลี่ยนแปลงผู้บริโภคตั้งแต่เริ่มใช้งาน เลิกใช้งาน และช่วงกลางวงจรโดยอัตโนมัติ เพื่อลดข้อผิดพลาดของมนุษย์และประหยัดเวลา

งานเหล่านี้ส่วนใหญ่เป็นงานสหวิทยาการ ครอบคลุมงานด้านการเงิน ไอที การบริหารพนักงาน และงานด้านความปลอดภัยทางไซเบอร์

แพลตฟอร์มการจัดการ SaaS โต้ตอบกับแอปพลิเคชันทางธุรกิจอื่นๆ ของคุณด้วยเหตุผลนี้ สิ่งเหล่านี้อาจรวมถึงนายหน้ารักษาความปลอดภัยการเข้าถึงระบบคลาวด์ (CASB) เครื่องมือการจัดการบริการไอที (ITSM) หรือระบบข้อมูลทรัพยากรบุคคล (HRIS)

4 สัญญาณที่คุณต้องการแพลตฟอร์มการจัดการ SaaS

หากคุณอยู่ในรั้วกั้นเกี่ยวกับการลงทุนใน SMP ให้มองหาสัญญาณบอกเล่าสี่ประการที่คุณต้องการเพื่อเสริมความสามารถในการจัดการ SaaS ของคุณ:

1. ขั้นตอนการทำงานด้านการผลิตในบริษัทของคุณมักจะกระจัดกระจาย

   สิ่งนี้มักเกิดขึ้นกับแอปพลิเคชันการจัดการโครงการในองค์กรขนาดใหญ่ ลองใช้เครื่องมือ Monday.com, Airtable, Smartsheet และ ClickUp ที่หลายทีมสามารถใช้ได้ สิ่งนี้จะขัดขวางไม่ให้คุณได้รับการประหยัดจากขนาดในการจัดซื้อจัดจ้าง นอกจากนี้ยังทำให้การสนับสนุนและการฝึกอบรมผู้ใช้มีความซับซ้อนอีกด้วย

   

   นอกจากนี้ การกระจายตัวยังขัดขวางความสามารถของกลุ่มต่างๆ ในการทำงานร่วมกันในโครงการเดียว คุณสามารถกำหนดได้ว่าแอปพลิเคชันใดที่สามารถรวมเข้ากับเครื่องมือการจัดการ SaaS ที่เหมาะสมเพื่อการทำงานร่วมกันระหว่างทีมที่ง่ายขึ้น

2. คุณไม่มีทางดึงรายละเอียดการเข้าถึงสำหรับแอปหรือบุคคลใดโดยเฉพาะได้

   ด้วยแพลตฟอร์มการจัดการ SaaS ทำให้ง่ายต่อการรักษาบันทึกที่ครอบคลุมและครบถ้วนว่าใครได้รับอนุญาตให้เข้าถึงแอปและบริการใดบ้าง และวิธีการใช้งาน

   สมมติว่ารองประธานฝ่ายการตลาดของคุณลงชื่อเข้าใช้เครื่องมือซอฟต์แวร์การทำงานร่วมกันของโครงการโดยใช้ Single Sign-On (SSO) เจ็ดครั้งในไตรมาสที่ 1 แต่ในช่วงไตรมาสแรกเดียวกัน แผนกการตลาดที่เหลือลงชื่อเข้าใช้ด้วยรหัสผ่านที่ไม่ซ้ำกันเพียงสี่ครั้งเท่านั้น อดีตพนักงานที่ออกจากข้อตกลงฉันมิตรแจ้งให้คุณทราบว่าพวกเขายังคงสามารถเข้าถึงบันทึกของบริษัทได้ผ่านทางซอฟต์แวร์

   CIO และแผนกไอทีไม่สามารถติดตามได้ว่าใครกำลังทำอะไรอยู่ เมื่อพนักงานออกจากองค์กร พวกเขาจะไม่สามารถปิดใช้งานบัญชีทั้งหมดได้อย่างมีประสิทธิภาพ และลบข้อมูลรับรองการเข้าสู่ระบบ นอกเหนือจากการปฏิบัติตามรายการตรวจสอบ

3. SaaS ของคุณใช้เวลาอย่างช้าๆ แต่เพิ่มขึ้นอย่างรวดเร็วแน่นอน

   โดยไม่คำนึงถึงการตัดงบประมาณและการเลิกจ้าง ธุรกิจต่างๆ ทุ่มเงินทุนให้กับ SaaS มากขึ้นในแต่ละปี ขณะนี้สแต็ก SaaS ขององค์กรได้รวมคะแนนของแอปพลิเคชันบนคลาวด์ไว้ด้วย ตัวอย่างเช่น ระหว่างปี 2021 ถึง 2023 พอร์ตโฟลิโอ SaaS ทั่วไปขยายตัว 32%

   ไม่มีใครโต้แย้งด้านบวกของ SaaS อย่างไรก็ตาม ค่าใช้จ่าย SaaS กลายเป็นปัญหาที่ต้องแก้ไขอย่างรวดเร็ว สมมติว่าคุณมีการสมัครใช้งานที่ไม่ได้ใช้งานซึ่งคุณยังคงชำระเงินเป็นรายเดือนหรือรายปีแม้จะมีการใช้งานไม่ดีก็ตาม

   แอปบางแอปมีประโยชน์แต่เกี่ยวข้องกับต้นทุนแอบแฝงซึ่งส่งผลเสียต่อผลกำไรของบริษัท หากคุณพบว่าตัวเองใช้งบประมาณ SaaS เกินงบประมาณรายไตรมาส คุณอาจต้องการการแทรกแซงจากแพลตฟอร์มการจัดการ SaaS

4. ผู้จำหน่าย SaaS และการจัดการ SLA ถือเป็นฝันร้าย

   ผู้ซื้อมักจะทำการวิจัยและตรวจสอบอย่างละเอียดถี่ถ้วนก่อนซื้อแอป แต่ผู้ให้บริการ SaaS ปรับเปลี่ยนผลิตภัณฑ์ของตนเป็นประจำ

   ผู้จำหน่ายมักจะเปลี่ยนแผนการกำหนดราคาและปรับแต่งแนวทางด้านกฎระเบียบ ความปลอดภัย และการสนับสนุน ซึ่งทำให้การติดตามตามทันเป็นเรื่องที่ท้าทาย เนื่องจากไม่มีพื้นที่เก็บข้อมูลส่วนกลางสำหรับข้อตกลงและข้อมูลการเรียกเก็บเงิน บันทึกที่สำคัญเหล่านี้จึงอาจวางผิดที่บนเซิร์ฟเวอร์อีเมล ฮาร์ดไดรฟ์ หรือระบบคลาวด์ของพนักงาน

   ด้วยแพลตฟอร์มการจัดการ SaaS คุณสามารถบังคับใช้ SLA และเพิ่มการลงทุน SaaS ของคุณให้เกิดประโยชน์สูงสุด

ความท้าทายกับการจัดการ SaaS

แอปพลิเคชัน SaaS เป็นแบบสมัครสมาชิก ซึ่งโดยปกติจะเรียกเก็บเงินเป็นรายเดือนหรือรายปีต่อผู้ใช้หรือ “ที่นั่ง” และไม่จำเป็นต้องมีการลงทุนล่วงหน้าจำนวนมากซึ่งเรียกร้องโดยซอฟต์แวร์ในองค์กรแบบดั้งเดิม

เนื่องจากความยืดหยุ่นในการตั้งค่าแอปพลิเคชัน SaaS ผู้นำสายงานธุรกิจ ทีมขนาดเล็ก และแม้แต่บุคคลทั่วไปจึงสามารถเริ่มใช้งานแอปพลิเคชันเหล่านี้ได้อย่างง่ายดาย

สิ่งนี้นำไปสู่แอปพลิเคชัน SaaS จำนวนมากในธุรกิจจำนวนมาก ซึ่งมักจะต้องการความจุที่มากขึ้น Okta ผู้ให้บริการการจัดการการเข้าถึง พบในรายงานปี 2021 ว่าลูกค้าได้ใช้งานแอปพลิเคชันโดยเฉลี่ย 88 รายการต่อบริษัท ซึ่งเพิ่มขึ้น 22% ในช่วงสี่ปีที่ผ่านมา

องค์กรขนาดใหญ่ (พนักงาน 2,000 คนขึ้นไป) มีแอปพลิเคชันประมาณ 175 รายการ

เป็นผลให้ผู้จัดการฝ่ายไอทีต้องเผชิญกับค่าใช้จ่ายมหาศาลเนื่องจากลิขสิทธิ์ซอฟต์แวร์ที่ได้รับมาเกินขั้นตอนการจัดซื้อมาตรฐาน นอกจากนี้ ยังมีความซ้ำซ้อนเกิดขึ้นเนื่องจากแผนกต่างๆ ซื้อซอฟต์แวร์เดียวกันโดยไม่รู้ว่าเกิดอะไรขึ้นในส่วนที่เหลือของธุรกิจ

ขั้นตอนถัดไป: การเลือกแพลตฟอร์มการจัดการ SaaS ที่เหมาะกับความต้องการของคุณ

ลองนึกถึงการใช้ซอฟต์แวร์การจัดการ SaaS หาก:

• คุณสังเกตเห็นว่าค่าสมัครสมาชิกพุ่งสูงขึ้น
• หลายแผนกเริ่มซื้อซอฟต์แวร์ที่เหมือนกัน
• แผนกรักษาความปลอดภัยของคุณมีความกังวล
• คุณกำลังใช้สเปรดชีตเพื่อจัดการการซื้อซอฟต์แวร์

ค้นหาเครื่องมือที่สามารถจัดการงานหลักได้อย่างน้อยสามงาน: การค้นหาแอปพลิเคชันอัตโนมัติ การดูแลระบบและการทำงานอัตโนมัติของฟังก์ชันผู้ดูแลระบบ เช่น การเริ่มต้นใช้งานและการเลิกใช้งาน และการจัดเตรียมฮับกลางสำหรับการบังคับใช้นโยบาย

ถัดไป ค้นหาคุณสมบัติที่เพิ่มมูลค่า เช่น ความสามารถในการยุติ สลับ และอัปเดตลิขสิทธิ์ซอฟต์แวร์ ฟังก์ชันอัตโนมัติหลายอย่างขึ้นอยู่กับการผสานรวมกับผู้จำหน่าย SaaS ดังนั้น คุณต้องตรวจสอบการผสานรวมใดๆ ที่ SMP มอบให้ภายใต้การตรวจสอบ

เมื่อการเปลี่ยนแปลงทางดิจิทัลเกิดขึ้นบนคลาวด์ แพลตฟอร์มการจัดการ SaaS จึงมีความสำคัญอย่างยิ่งสำหรับบริษัทที่เผชิญกับการขยายขอบเขตของซอฟต์แวร์

เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับ SMP โดยดาวน์โหลดเอกสารเกี่ยวกับ The State of SaaS Management