SaaS Yönetim Platformu Nedir ve İhtiyacınız Var mı?

Pandeminin ilk günlerinde evden çalışma olgusu nedeniyle kuruluşlar, uzaktan çalışanlarla etkileşimde bulunmak ve onlarla çalışmak için yeni araçlar ve teknolojiler keşfetmeye çabaladı. Ve bu şirketlerin birçoğu hizmet olarak yazılım (SaaS) alternatiflerini benimsedi.

Yerel donanım veya ağlar yerine bulutta çalışan SaaS veya yazılım, artık birçok kuruluşun günlük işleyişinin ayrılmaz bir parçası haline geldi. Örnekler arasında Google Workspace, Slack ve Salesforce yer alır. Forrester'a göre BT yöneticilerinin %57'si dijital dönüşümlerinin bir bileşeni olarak SaaS'a yatırım yapmayı planlıyor.

Kuruluşunuzda giderek artan sayıda SaaS uygulaması kullanıldıkça, bir SaaS yönetim platformu (veya kısaca SMP) kritik bir gereklilik olarak ortaya çıkıyor.

SaaS uygulamalarının kuruluşlar genelinde genişletilmesi, BT yöneticileri için acil ve zayıflatıcı bir endişe haline geldi. Neler yapıldığını, uygulamaların güvenli olup olmadığını ve halihazırda yapılmış olan yatırımların boyutunu takip etmeleri gerekiyor.

Bir SaaS yönetim platformu olmadan, son derece yüksek bir gözetim veya hata riskiyle birlikte tüm bunları manuel olarak yapmak zorunda kalacaksınız.

• SMP'nin tanımı
• SaaS Yönetim Platformu Nasıl Çalışır?
• SaaS yönetim platformlarının faydaları
• SaaS Yönetimindeki Zorluklar

SaaS Yönetim Platformu Nedir?

SaaSOps tarafından ankete katılan BT ve teknoloji profesyonellerinin üçte birinden fazlası, en az bir haftayı manuel SaaS yönetimi görevlerini yerine getirmek için harcadıklarını söyledi. Bir SaaS yönetim platformu, bu sorunu tek, merkezi bir çözüm aracılığıyla ele almak üzere tasarlanmıştır.

SaaS yönetim platformu (SMP), çeşitli SaaS uygulamalarını merkezi bir yönetim arayüzünden keşfedebilen, yönetebilen ve koruyabilen bağımsız bir araçtır ve yazılımın lisanslama döngüsüne/döngülerine görünürlük sağlar.

Bir SaaS yönetim platformunun kritik işlerinden biri, SaaS keşfini gerçekleştirmektir. Bir SMP'nin hem onaylı uygulamaları (BT tarafından onaylanan ve doğrulananlar) hem de onaylanmamış uygulamaları (yetkisiz kişiler tarafından ve BT'nin bilgisi olmadan kullanılanlar) görüntüleyebilmesi gerekir. Ayrıca platform, otomatik bildirimler ve onarımlar kullanarak SaaS uygulamalarınızı güvence altına alacaktır.

SaaS Yönetim Platformu Nasıl Çalışır?

Bir SMP, kullanımda olan uygulamaları keşfetmek ve ilgili tüm yönetici etkinliklerini görselleştirmek için tüm BT ortamınıza bağlanır. Bunu başarmak için sürekli olarak farklı uygulamalardan muazzam miktarda veri tüketir, düzenler ve SaaS ortamındaki tüm veri nesnelerini inceler.

Bu, SMP'leri bir kuruluş genelinde kullanılan SaaS uygulamalarını izlemek için önemli bir merkez haline getirir. Ayrıca tüketicileri, uygulamaları, arşivleri ve kurumsal bilgilerle kullanıcı etkileşimlerini denetlerken verileri de güvence altına alabilirsiniz.

SMP platformlarının kritik özelliklerinden bazıları şunlardır:

• Rol tabanlı SaaS erişimi : Bir kullanıcının görevini gerçekleştirmesi için gerekli parametrelere ve kontrollere yönetici erişimini kısıtlayın

• Faturalandırma optimizasyonu : Etkin olmayan lisanslardan ve ilgili masraflardan kurtulmak için kullanım analizlerini otomasyon politikalarıyla birleştirin

• Hassas veri yönetimi : SaaS uygulamalarında tutulan hassas içeriği keşfedin ve hassas verilerin aşırı ifşa edilmesini anında düzeltin

• Kullanıcı davranışını izleme : Veri kaybını ve izinsiz girişi önlemek için değişiklikleri ve olağandışı etkinlikleri tespit edin

• Kullanıcı yaşam döngüsü yönetimi : İnsan hatalarını en aza indirmek ve zamandan tasarruf etmek için katılım, ayrılma ve yaşam döngüsü ortasında tüketici değişiklik yönetimini otomatikleştirin

Bu görevlerin çoğu disiplinlerarasıdır ve finans, BT, personel yönetimi ve siber güvenlik işlevlerini kapsar.

SaaS yönetim platformları bu nedenle diğer iş uygulamalarınızla etkileşime girer. Bunlar, bir bulut erişim güvenliği aracısını (CASB), bir BT hizmet yönetimi (ITSM) aracını veya bir insan kaynakları bilgi sistemini (HRIS) içerebilir.

Bir SaaS Yönetim Platformuna İhtiyacınız Olduğunu Gösteren 4 İşaret

Bir SMP'ye yatırım yapma konusunda kararsızsanız, SaaS yönetimi yeteneklerinizi güçlendirmek için ihtiyaç duyduğunuz bu dört göstergeye dikkat edin:

1. Şirketinizdeki üretkenlik iş akışları genellikle parçalıdır

   Bu durum sıklıkla büyük organizasyonlardaki proje yönetimi uygulamalarında ortaya çıkar. Birden fazla ekibin kullanabileceği Monday.com, Airtable, Smartsheet ve ClickUp araçlarını düşünün. Bu, satın almada ölçek ekonomisi elde etmenizi engeller. Ayrıca kullanıcı desteğini ve eğitimini de karmaşık hale getirir.

   

   Ayrıca parçalanma, farklı grupların tek bir proje üzerinde birlikte çalışabilme yeteneğini de engellemektedir. Ekipler arası işbirliğini kolaylaştırmak için hangi uygulamaların uygun SaaS yönetim araçlarıyla birleştirilebileceğini belirleyebilirsiniz.

2. Belirli uygulamalara veya kişilere ilişkin erişim ayrıntılarını alma olanağınız yok

   SaaS yönetim platformlarıyla, kimlerin hangi uygulamalara ve hizmetlere erişim izni aldığına ve bunların nasıl kullanıldığına ilişkin kapsamlı ve kapsamlı bir günlük tutmak daha kolaydır.

   Pazarlamadan sorumlu başkan yardımcınızın, Tek Oturum Açma (SSO) kullanarak bir proje işbirliği yazılımı aracında 1. çeyrekte yedi kez oturum açtığını varsayalım. Ancak aynı ilk çeyrekte pazarlama departmanının geri kalanı benzersiz şifrelerle yalnızca dört kez oturum açtı. Dostane şartlarla ayrılan eski bir çalışan, yazılım aracılığıyla şirket kayıtlarına hâlâ erişebildiklerini size bildirdi.

   CIO ve BT departmanı kimin ne yaptığını takip edemiyor. Çalışanlar kuruluştan ayrıldıklarında, kontrol listelerine bağlı kalmak dışında tüm hesapları etkili bir şekilde devre dışı bırakamaz ve oturum açma bilgilerini silemezler.

3. SaaS'ınız yavaş ama emin adımlarla giderek artıyor

   Bütçe kesintileri ve işten çıkarmalar ne olursa olsun, işletmeler her yıl SaaS'a daha fazla fon ayırıyor. Kuruluşların SaaS yığınları artık çok sayıda bulut tabanlı uygulamayı içeriyor. Örneğin 2021 ile 2023 arasında tipik bir SaaS portföyü %32 oranında genişledi.

   Hiç kimse SaaS'ın olumlu yönlerine itiraz etmiyor. Ancak SaaS harcamaları hızla ele alınması gereken bir sorun haline geliyor. Diyelim ki, zayıf kullanımlarına rağmen aylık, hatta yıllık olarak ödemeye devam ettiğiniz aktif olmayan abonelikleriniz var.

   Bazı uygulamalar faydalıdır ancak şirketinizin kârına zarar veren gizli maliyetler içerir. Kendinizi her çeyrekte SaaS bütçelerini aşıyorsanız, büyük olasılıkla bir SaaS yönetim platformunun müdahalesine ihtiyacınız olacaktır.

4. SaaS satıcısı ve SLA yönetimi bir kabustur

   Alıcılar genellikle bir uygulamayı satın almadan önce kapsamlı araştırma ve inceleme yapar, ancak SaaS sağlayıcıları ürünlerini rutin olarak değiştirir.

   Satıcılar sıklıkla fiyatlandırma planlarını değiştirir ve mevzuat, güvenlik ve destek yönergelerinde ayarlamalar yapar, bu da sizin ayak uydurmanızı zorlaştırır. Sözleşmeler ve fatura bilgileri için merkezi bir depo olmadığından, bu önemli kayıtlar çalışanın e-posta sunucusunda, sabit diskinde veya bulutta kaybolabilir.

   Bir SaaS yönetim platformuyla SLA'ları uygulayabilir ve SaaS yatırımlarınızı en üst düzeye çıkarabilirsiniz.

SaaS Yönetiminin Zorlukları

SaaS uygulamaları aboneliğe dayalıdır, genellikle kullanıcı veya "koltuk" başına aylık veya yıllık olarak faturalandırılır ve geleneksel şirket içi yazılımların gerektirdiği önemli miktarda ön yatırım gerektirmez.

SaaS uygulamalarının kurulma şeklinin esnekliği nedeniyle iş kolu liderleri, daha küçük ekipler ve hatta bireyler bunları zahmetsizce kullanmaya başlayabilir.

Bu, birçok işletmede birçok SaaS uygulamasının sıklıkla daha fazla kapasiteye ihtiyaç duymasına yol açmaktadır. Erişim yönetimi sağlayıcısı Okta, 2021 raporunda müşterilerinin şirket başına ortalama 88 uygulama hayata geçirdiğini, bu rakamın son dört yılda %22 artış gösterdiğini tespit etti.

Daha büyük kuruluşların (2000 veya daha fazla çalışan) yaklaşık 175 başvurusu vardır.

Sonuç olarak, BT yöneticileri artık standart satın alma sürecinin ötesinde edinilen yazılım lisansları nedeniyle çok büyük bir harcama artışıyla karşı karşıya kalıyor. Dahası, farklı bölümlerin işin geri kalanında ne olup bittiğini bilmeden aynı yazılımı satın alması nedeniyle işten çıkarmalar ortaya çıktı.

Sonraki Adımlar: İhtiyaçlarınıza Göre Doğru SaaS Yönetim Platformunu Seçme

Aşağıdaki durumlarda SaaS yönetim yazılımını kullanmayı düşünün:

• Abonelik maliyetlerinde bir artış gözlemliyorsunuz
• Birden fazla departman aynı yazılımı satın almaya başlıyor
• Güvenlik departmanınızın endişeleri var
• Yazılım satın alımlarını yönetmek için e-tablolar kullanıyorsunuz

En az üç ana görevi yönetebilecek araçları arayın: uygulamaların otomatik olarak keşfedilmesi, katılım ve katılım gibi yönetici işlevlerinin yönetimi ve otomasyonu ve politikanın uygulanması için merkezi bir merkez sağlanması.

Daha sonra, yazılım lisanslarını sonlandırma, değiştirme ve güncelleme kapasitesi gibi değer katan özellikleri araştırın. Çeşitli otomasyon işlevleri, SaaS satıcılarıyla entegrasyonlara bağlıdır; sonuç olarak, incelenmekte olan SMP tarafından sağlanan tüm entegrasyonları incelemeniz gerekir.

Dijital dönüşüm buluta yayıldıkça, SaaS yönetim platformları yazılımların yayılmasıyla karşı karşıya kalan şirketler için kritik öneme sahip olacak.

SaaS Yönetiminin Durumu hakkındaki teknik incelemeyi indirerek SMP'ler hakkında daha fazla bilgi edinin .