Cos'è una piattaforma di gestione SaaS e ne hai bisogno?

Le organizzazioni si sono affrettate a scoprire nuovi strumenti e tecnologie per interagire e lavorare con dipendenti remoti a causa del fenomeno del lavoro da casa durante i primi giorni della pandemia. E molte di queste aziende hanno adottato alternative SaaS (Software as a Service).

SaaS, ovvero il software che funziona nel cloud anziché su hardware o reti locali, è ormai intrinseco al funzionamento quotidiano di diverse organizzazioni. Gli esempi includono Google Workspace, Slack e Salesforce. Secondo Forrester, il 57% degli amministratori IT intende investire in SaaS come componente della propria trasformazione digitale.

Poiché la tua organizzazione utilizza un numero crescente di applicazioni SaaS, una piattaforma di gestione SaaS (o SMP in breve) sta emergendo come una necessità fondamentale.

L'espansione delle applicazioni SaaS tra le organizzazioni è diventata una preoccupazione urgente e debilitante per i responsabili IT. Devono tenere sotto controllo le azioni intraprese, se le app sono sicure e l’entità degli investimenti già effettuati.

Senza una piattaforma di gestione SaaS, dovrai gestire tutto manualmente, con un rischio estremamente elevato di svista o errore.

• Definizione di SMP
• Come funziona la piattaforma di gestione SaaS?
• Vantaggi delle piattaforme di gestione SaaS
• Sfida nella gestione SaaS

Cos'è una piattaforma di gestione SaaS?

Oltre un terzo dei professionisti IT e tecnologici intervistati da SaaSOps ha affermato di trascorrere almeno una settimana svolgendo attività manuali di gestione SaaS. Una piattaforma di gestione SaaS è progettata per risolvere questo problema attraverso un'unica soluzione centralizzata.

Una piattaforma di gestione SaaS (SMP) è uno strumento indipendente in grado di rilevare, amministrare e salvaguardare diverse applicazioni SaaS da un'interfaccia amministrativa centralizzata, fornendo visibilità sui cicli di licenza del software.

Uno dei compiti critici di una piattaforma di gestione SaaS è eseguire il rilevamento SaaS. Un SMP deve essere in grado di visualizzare sia le app sanzionate (quelle approvate e convalidate dall'IT) sia le app non autorizzate (quelle utilizzate da individui senza autorizzazione e conoscenza dell'IT). Inoltre, la piattaforma proteggerà le tue applicazioni SaaS utilizzando notifiche e riparazioni automatiche.

Come funziona una piattaforma di gestione SaaS?

Un SMP si connette con l'intero ambiente IT per scoprire le applicazioni in uso e visualizzare tutte le attività amministrative associate. Per raggiungere questo obiettivo, consuma continuamente enormi quantità di dati da diverse applicazioni, li regola ed esamina tutti gli oggetti dati all'interno dell'ambiente SaaS.

Ciò rende gli SMP un hub essenziale per il monitoraggio delle applicazioni SaaS utilizzate in un'organizzazione. Puoi anche proteggere i dati supervisionando consumatori, applicazioni, archivi e interazioni degli utenti con le informazioni organizzative.

Alcune delle caratteristiche critiche delle piattaforme SMP sono:

• Accesso SaaS basato sui ruoli : limita l'accesso dell'amministratore ai parametri e ai controlli necessari affinché un utente possa eseguire la propria attività

• Ottimizzazione della fatturazione : combina l'analisi dell'utilizzo con le policy di automazione per eliminare le licenze inattive e le spese associate

• Gestione dei dati sensibili : scopri i contenuti sensibili conservati nelle applicazioni SaaS e risolvi immediatamente la divulgazione eccessiva di dati sensibili

• Monitoraggio del comportamento dell'utente : rileva alterazioni e attività insolite per evitare perdite di dati e intrusioni

• Gestione del ciclo di vita degli utenti : automatizza l'onboarding, l'offboarding e la gestione delle modifiche dei consumatori a metà del ciclo di vita per ridurre al minimo gli errori umani e risparmiare tempo

La maggior parte di questi compiti sono interdisciplinari e comprendono funzioni finanziarie, IT, amministrazione del personale e sicurezza informatica.

Per questo motivo le piattaforme di gestione SaaS interagiscono con le altre tue applicazioni aziendali. Questi potrebbero includere un broker per la sicurezza dell’accesso al cloud (CASB), uno strumento di gestione dei servizi IT (ITSM) o un sistema informativo sulle risorse umane (HRIS).

4 segnali della necessità di una piattaforma di gestione SaaS

Se sei indeciso se investire in un SMP, fai attenzione a questi quattro segnali rivelatori necessari per rafforzare le tue capacità di gestione SaaS:

1. I flussi di lavoro della produttività nella tua azienda sono spesso frammentati

   Ciò si verifica spesso con le applicazioni di gestione dei progetti nelle grandi organizzazioni. Prendi in considerazione gli strumenti Monday.com, Airtable, Smartsheet e ClickUp che più team potrebbero utilizzare. Ciò impedisce di ottenere economie di scala negli appalti. Inoltre, complica il supporto e la formazione degli utenti.

   

   Inoltre, la frammentazione ostacola la capacità di diversi gruppi di lavorare insieme su un unico progetto. Puoi determinare quali applicazioni possono essere consolidate con gli strumenti di gestione SaaS appropriati per facilitare la collaborazione tra team.

2. Non hai modo di recuperare i dettagli di accesso per app o individui specifici

   Con le piattaforme di gestione SaaS, è più semplice mantenere un registro completo ed esaustivo di chi ha accesso a quali app e servizi e come vengono utilizzati.

   Supponiamo che il tuo vicepresidente del marketing abbia effettuato l'accesso a uno strumento software di collaborazione di progetto utilizzando il Single Sign-On (SSO) sette volte nel primo trimestre. Ma durante lo stesso primo trimestre, il resto del reparto marketing ha effettuato l'accesso con password univoche solo quattro volte. Un ex dipendente che se ne è andato amichevolmente ti informa che ha ancora accesso ai documenti aziendali tramite il software.

   Il CIO e il reparto IT non possono tenere traccia di chi sta facendo cosa. Quando i lavoratori lasciano l'organizzazione, non possono disattivare in modo efficace tutti gli account e cancellare le credenziali di accesso se non aderendo alle liste di controllo.

3. Il tuo SaaS procede lentamente ma inesorabilmente a spirale

   Indipendentemente dai tagli al budget e dai licenziamenti, ogni anno le aziende dedicano più fondi al SaaS. Gli stack SaaS delle organizzazioni ora includono decine di applicazioni basate su cloud. Tra il 2021 e il 2023, ad esempio, un tipico portafoglio SaaS è cresciuto del 32%.

   Nessuno contesta gli aspetti positivi del SaaS. Tuttavia, le spese SaaS diventano rapidamente un problema da affrontare. Supponiamo che tu abbia abbonamenti inattivi che continui a pagare mensilmente o addirittura annualmente nonostante il loro scarso utilizzo.

   Alcune app sono utili ma comportano costi nascosti dannosi per i profitti della tua azienda. Se ti ritrovi a superare i budget SaaS trimestre dopo trimestre, probabilmente avrai bisogno dell'intervento di una piattaforma di gestione SaaS.

4. La gestione del fornitore SaaS e degli SLA è un incubo

   Gli acquirenti di solito effettuano ricerche e controlli approfonditi prima di acquistare un'app, ma i fornitori SaaS modificano regolarmente i loro prodotti.

   I fornitori spesso modificano i loro piani tariffari e modificano le linee guida normative, di sicurezza e di supporto, rendendo difficile per te tenere il passo. Poiché non esiste un archivio centrale per gli accordi e le informazioni di fatturazione, questi record essenziali potrebbero andare smarriti sul server di posta elettronica, sul disco rigido o sul cloud di un dipendente.

   Con una piattaforma di gestione SaaS, puoi applicare gli SLA e massimizzare i tuoi investimenti SaaS.

La sfida con la gestione SaaS

Le applicazioni SaaS sono basate su abbonamento, in genere fatturate mensilmente o annualmente per utente o "posto" e non richiedono il sostanziale investimento iniziale richiesto dal tradizionale software locale.

Grazie alla flessibilità con cui possono essere configurate le applicazioni SaaS, i leader di settore, i team più piccoli e persino i singoli individui possono iniziare a utilizzarle senza sforzo.

Ciò porta a molte applicazioni SaaS in molte aziende, che spesso necessitano di maggiore capacità. Okta, un fornitore di gestione degli accessi, ha rilevato in un rapporto del 2021 che i suoi clienti hanno implementato in media 88 applicazioni per azienda, con un aumento del 22% negli ultimi quattro anni.

Le organizzazioni più grandi (2000 o più dipendenti) hanno circa 175 domande.

Di conseguenza, i responsabili IT si trovano ora ad affrontare un’enorme impennata di spesa dovuta alle licenze software acquisite oltre il processo di approvvigionamento standard. Inoltre, si sono verificate ridondanze perché diverse divisioni acquistano lo stesso software senza sapere cosa succede nel resto dell'azienda.

Passaggi successivi: scegliere la piattaforma di gestione SaaS più adatta alle proprie esigenze

Pensa all'utilizzo del software di gestione SaaS se:

• Si osserva un picco nei costi di abbonamento
• Più dipartimenti iniziano ad acquistare software identico
• Il tuo dipartimento di sicurezza è preoccupato
• Stai utilizzando fogli di calcolo per gestire gli acquisti di software

Cerca strumenti in grado di gestire almeno tre attività principali: rilevamento automatizzato di applicazioni, amministrazione e automazione delle funzioni di amministrazione come onboarding e offboarding e provisioning di un hub centrale per l'applicazione delle policy.

Successivamente, cerca funzionalità che aggiungano valore, come la capacità di terminare, cambiare e aggiornare le licenze software. Diverse funzioni di automazione dipendono dalle integrazioni con i fornitori SaaS; di conseguenza è necessario esaminare le eventuali integrazioni previste dal SMP in esame.

Man mano che la trasformazione digitale si sposta verso il cloud, le piattaforme di gestione SaaS saranno fondamentali per le aziende che devono affrontare la proliferazione del software.

Scopri di più sugli SMP scaricando il white paper sullo stato della gestione SaaS .