10 meilleurs fournisseurs de systèmes téléphoniques pour hôtels en 2022

Les systèmes téléphoniques des hôtels sont l'épine dorsale des communications de l'industrie hôtelière.

Des hôtels économiques aux grands centres de villégiature, le système téléphonique est le principal moyen pour les clients de communiquer avec le personnel de l'hôtel, de demander et de réserver des services et de recueillir des informations.

Un système téléphonique d'hôtel efficace doit s'intégrer aux applications hôtelières existantes pour aider à améliorer la productivité du personnel et dépasser les attentes des clients. S'assurer que les clients ont des interactions cohérentes, intuitives et positives par téléphone - en particulier avec les menus IVR automatisés - joue un rôle essentiel pour qu'ils deviennent ou non des clients réguliers.

C'est pourquoi nous avons recherché les meilleurs systèmes téléphoniques d'hôtel pour l'industrie hôtelière en fonction des cas d'utilisation, des fonctionnalités, des prix, etc.

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• Qu'est-ce qu'un système téléphonique d'hôtel ?
• Comment les systèmes PBX sont-ils utilisés dans les hôtels ?
• Les meilleurs systèmes téléphoniques d'hôtel

Qu'est-ce qu'un système téléphonique d'hôtel ?

Un système téléphonique d'hôtel est un réseau de télécommunications optimisé pour des communications transparentes entre les clients et le personnel de l'hôtel.

L'identification personnalisée de l'appelant permet au personnel de l'hôtel de savoir avec quelle chambre/clients il communique, ce qui lui permet de fournir un service rapide et personnalisé.

Les communications d'accueil courantes facilitées par un système téléphonique d'hôtel comprennent :

• Connexions à numérotation rapide à un bouton à la réception
• Demander le ménage ou le service de chambre
• Planification des appels de réveil
• Configuration des notifications Ne pas déranger
• Gestion du check-in et du check-out
• Réservation de salles de réunion ou d'autres espaces dans l'hôtel
• Appel direct au concierge
• Faire des réservations pour le dîner
• Signaler les objets perdus
• Réservation de cures thermales
• Organiser le transport

Comment les systèmes PBX sont-ils utilisés dans les hôtels ?

Un autocommutateur privé (PBX) offre des fonctionnalités supplémentaires au-delà de la simple connectivité vocale et des appels.

Les professionnels de l'hôtellerie doivent considérer un système téléphonique d'hôtel comme une application supplémentaire dans leur pile technologique qui offre des fonctionnalités avancées et/ou s'intègre à des outils tiers existants.

Dans cet esprit, examinons certains des cas d'utilisation les plus populaires des systèmes PBX dans les hôtels.

Service client amélioré

Un système PBX robuste permet aux clients de se connecter instantanément avec le personnel et garantit que leurs besoins sont rapidement pris en charge.

Les clients peuvent utiliser leur téléphone dans la chambre pour appeler la réception, le service d'entretien et d'autres services clés. La fonctionnalité de standard automatique peut également aider le personnel humain à servir plus efficacement les clients, en particulier pendant les périodes de pointe des vacances. Par exemple, les clients peuvent utiliser le système IVR pour programmer un soin de beauté dans la chambre, réserver une séance avec un entraîneur ou simplement commander un service de chambre sans avoir à se connecter à une personne réelle.

Expérience client

Le téléphone de la chambre d'un client lui sert de centre de commande pendant son séjour. En plus de contacter les services, ces systèmes peuvent permettre aux utilisateurs de réserver des appels de réveil, de faire des réservations, de contacter d'autres clients, etc. Des clients plus satisfaits entraînent des réservations répétées, des avis positifs, des recommandations et la fidélité des clients.

Flexibilité supplémentaire

Un système téléphonique basé sur IP facilite l'ajout d'outils et d'extensions supplémentaires selon les besoins.

Les hôtels et les centres de villégiature peuvent tirer parti des connexions sur les lignes fixes, les téléphones mobiles, les tablettes et les ordinateurs de bureau, le tout sur le même système. Cela permet de fournir plus facilement aux clients et au personnel des options de communication en fonction de leurs besoins spécifiques.

L'ajout de nouvelles lignes téléphoniques est également extrêmement important. Un nouvel emplacement pourrait signifier l'ajout de plusieurs centaines de nouveaux utilisateurs - un gros investissement pour les systèmes téléphoniques traditionnels.

Heureusement, il est beaucoup plus rentable d'ajouter de nouvelles lignes téléphoniques avec un système téléphonique IP. De plus, ces nouvelles lignes s'intègrent parfaitement aux autres lignes du réseau, créant ainsi une continuité des opérations.

Gestion de la propriété

Aujourd'hui, presque tous les sites d'accueil s'appuient sur un système de gestion immobilière, ou PMS.

Cet outil permet aux travailleurs de suivre les réservations, de gérer les arrivées et les départs des clients et de coordonner les efforts de nettoyage. Un système de téléphonie IP s'intègre au PMS, permettant aux organisations de mettre toute leur technologie de communication dans une seule pile.

Les meilleurs systèmes téléphoniques d'hôtel

Maintenant que vous savez tout ce qu'un système téléphonique d'hôtel peut faire pour améliorer l'efficacité opérationnelle et s'assurer que les clients disposent de tout ce dont ils ont besoin, examinons certains des meilleurs fournisseurs de systèmes téléphoniques d'hôtel.

• Nextiva
• MVP de RingCentral
• Conversation avec le clavier
• Série 8 × 8 X
• Zoom Téléphone
• Nuage de Vonage
• GoToConnect
• Bureau en nuage d'Avaya
• Appel aérien
• Appel Webex

Nextiva

Nextiva est une plateforme de communications unifiées basée sur le cloud, idéale pour les grands hôtels qui ont besoin d'une interface unique pour la communication omnicanal et la collaboration entre les utilisateurs internes et externes. (Des choses comme la communication avec les fournisseurs, les réservations de service client et les notifications d'entretien ménager.)

Les utilisateurs de Nextiva n'ont pas ou souhaitent consolider le nombre d'outils d'intégration tiers qu'ils utilisent, s'appuyant plutôt sur une seule plate-forme pour la téléphonie VoIP, le CRM, la gestion des ventes, l'envoi de SMS, le chat d'équipe et même les appels vidéo.

Nextiva propose également une large gamme de matériel, y compris des téléphones de bureau, des téléphones sans fil et de conférence, pour les organisations qui n'ont pas encore de matériel en place.

Meilleures fonctionnalités de Nextiva pour les hôtels

L'objectif de tout système téléphonique d'hôtel devrait être de simplifier et d'accélérer le processus de réservation pour les appelants.

Cependant, la réalité est que les conversations en tête-à-tête ne sont pas toujours possibles lorsque les hôtels en sous-effectif font face à un volume d'appels élevé pendant la haute saison.

Les capacités d'automatisation de Nextiva et le SVI à plusieurs niveaux avec IA conversationnelle offrent un haut niveau de libre-service de réservation et de modification de réservation, le tout sans avoir besoin de connecter un appelant à un agent en direct. Les administrateurs peuvent programmer des flux d'appels IVR pour effectuer des réservations de restaurant, suggérer des activités à proximité, réserver des services en chambre, etc.

Lorsque les appelants ont besoin de parler à un agent en direct, les capacités robustes d'IVR et d'IA de Nextiva réduisent également le temps d'attente des appelants et raccourcissent les files d'attente d'appels.

La fonctionnalité Smart Recommendations utilise le traitement du langage naturel (NLP) pour détecter les sujets courants d'assistance ou de service client en fonction de mots ou d'expressions « déclencheurs ». Ensuite, Nextiva extrait automatiquement les documents d'assistance internes associés ou les données client pertinentes pour fournir instantanément à l'agent les informations dont il a besoin pour mieux aider le client.

Par exemple, si un appelant parle à un concierge au téléphone et dit : « J'ai besoin que quelqu'un vienne nettoyer ma chambre, la douche est toujours sale », le NLP de Nextiva capte la phrase « Nettoie ma chambre » et se connecte automatiquement l'appelant à l'entretien ménager ou affiche un script d'appel pour s'assurer que votre concierge peut régler instantanément la situation conformément à la politique de l'entreprise.

Les propriétaires et le personnel de l'hôtel peuvent également bénéficier de fonctionnalités supplémentaires :

• Renvoi d'appel automatique
• Appels vocaux HD avec une disponibilité de 99,999 %
• Outils avancés de sondage automatisé auprès des clients
• CRM Call Pops avec des détails sur la valeur du compte client, le score d'expérience, les informations de contact, des détails sur les interactions précédentes, etc.

Tarification Nextiva

Nextiva propose trois plans tarifaires dans le cadre de son offre Business Communications : Essential (18,95 $/utilisateur par mois), Professional (22,95 $/utilisateur par mois) et Enterprise 32,95 $/utilisateur par mois.

Avantages et inconvénients de Nextiva

MVP de RingCentral

Anciennement RingCentral Office, RingCentral MVP fournit un système de communication d'entreprise tout-en-un idéal pour les grands hôtels avec plusieurs sites à travers le monde.

La plate-forme rationalise la messagerie de chat d'équipe, les services d'appel VoIP et les appels vidéo en un seul endroit. Il empêche également les basculements inutiles entre les applications de bureau et les applications mobiles tout au long de la journée, propose des outils de collaboration d'équipe et fournit des analyses historiques en temps réel sur le comportement des membres de l'équipe.

Meilleures fonctionnalités MVP de RingCentral pour les hôtels

RingCentral MVP offre l'un des systèmes de communications unifiées les plus robustes du marché.

Il offre de multiples services aux clients du monde entier qui souhaitent faire évoluer rapidement leurs opérations à mesure qu'ils ajoutent de nouvelles propriétés. Une interface omnicanal rationalise toutes les communications et garantit que tout le personnel est sur la même longueur d'onde.

Les clients ont fait l'éloge de la fonctionnalité de SMS professionnels illimités de RingCental. Il permet aux employés d'envoyer des SMS dans le système RingCentral sans avoir à donner leur numéro de téléphone portable personnel.

Les autres fonctionnalités incluent :

• Enregistrement d'appel
• Barge d'appel, chuchotement d'appel, surveillance avancée des appels
• Messagerie de chat d'équipe et partage de fichiers
• Fax en ligne illimité

Tarification RingCentral MVP

RingCentral MVP propose un essai gratuit pour un maximum de cinq utilisateurs. Pour les grandes organisations, la société propose quatre plans. Les modules complémentaires payants incluent :

• Numéros sans frais ou locaux supplémentaires pour 4,99 $/numéro par mois
• Numéros de téléphone personnalisés supplémentaires moyennant des frais uniques de 30,00 $
• Numéros de téléphone internationaux supplémentaires à partir de 5,99 $/utilisateur par mois
• SMS à volume élevé à partir de 0,007 $/message envoyé et/ou reçu
• Licence RingCentral Rooms : 49,00 $/utilisateur par mois ou 468,00 $/utilisateur par an

Avantages et inconvénients de RingCentral MVP

Conversation avec le clavier

Dialpad Talk fournit aux clients un système téléphonique professionnel VoIP basé sur le cloud et alimenté par l'IA.

Il fournit toutes les fonctionnalités téléphoniques traditionnelles et modernes dont les entreprises hôtelières ont besoin pour fonctionner avec succès. Dialpad Talk est particulièrement utile pour les entreprises qui traitent de nombreux clients et applications en même temps, ou celles qui souhaitent intégrer des systèmes CRM existants.

Dialpad est parfait pour les grands systèmes hôteliers nécessitant de nombreuses fonctionnalités.

Meilleures fonctionnalités Dialpad Talk pour les hôtels

• Téléphone, messagerie et vidéo
• Intégration d'applications
• Routage des appels
• Intégration du téléphone de bureau
• Messagerie vocale en texte

Tarifs du clavier téléphonique

Dialpad Talk propose trois structures tarifaires : Standard, Pro et Entreprise. La société propose un essai gratuit de 14 jours pour les nouveaux clients. Tous les plans sont livrés avec des fonctionnalités standard telles que les appels illimités aux États-Unis et au Canada, la disponibilité des softphones, l'enregistrement des appels et le routage personnalisé.

Dialpad Talk Avantages et inconvénients

Série 8 × 8 X

8×8 est leader dans le Gartner Magic Quadrant depuis plus d'une décennie pour son offre UCaaS. La société fournit un service téléphonique professionnel qui exploite le cloud PBX pour gérer et faire évoluer plus facilement les services vocaux.

L'application 8×8 Frontdesk, fournie avec chaque licence X4 et intégrée directement dans l'application, montre l'engagement de l'entreprise envers les travailleurs du service client dans tous les secteurs, y compris l'hôtellerie.

8 × 8 est un excellent choix pour les grands hôtels et centres de villégiature qui gèrent un volume d'appels élevé.

Meilleures fonctionnalités 8 × 8 pour les hôtels

• Réception
• Appels, SMS et fax illimités
• Enregistrements d'appels
• Standard automatique à plusieurs niveaux
• Messagerie vocale visuelle

Tarification 8×8

8×8 propose trois plans d'affaires : Express, X2 et X4.

X2, le plan le plus populaire de l'entreprise, coûte 32 $/mois par utilisateur (24 $ si facturé annuellement) et est livré avec une messagerie d'équipe, une messagerie SMS/MMS professionnelle, des intégrations avec Microsoft Teams et Slack, entre autres, et une garantie de disponibilité de 99,999 %.

Avantages et inconvénients du 8 × 8

Zoom Téléphone

Le téléphone Zoom fournit une solution d'appel basée sur le cloud utilisant la VoIP.

Cependant, malgré le nom Zoom, le système ne propose pas d'appel vidéo, mais offre à la place une gamme de fonctionnalités PBX qui le rendent préférable à un système d'appel fixe traditionnel.

Zoom a une forte présence internationale, ce qui le rend idéal pour les organisations hôtelières qui souhaitent connecter des opérations mondiales ou plusieurs propriétés internationales.

Meilleures fonctionnalités du téléphone Zoom pour les hôtels

• Numérotation de poste à poste gratuite
• Options intelligentes de routage et de gestion des appels
• Audio haute définition sécurisé
• Applications pour ordinateur de bureau et applications mobiles iOS et Android
• Outils de RVI et de réception automatique pour connecter les clients aux bons agents

Tarifs du téléphone Zoom

Zoom Phone propose trois plans, mais ils proposent différentes options de facturation par opposition à la fonctionnalité de numérotation. La société propose ensuite des forfaits mesurés et illimités qui peuvent offrir différents avantages en fonction du type de client.

Avantages et inconvénients du zoom

Nuage de Vonage

Vonage Cloud fournit une interface unique pour les canaux de communication populaires, ce qui en fait un outil de communication unifié simple et unique.

L'offre de communication d'entreprise de la société est conçue pour rationaliser les conversations sur plusieurs canaux de communication, notamment les appels vidéo, la messagerie instantanée, la téléphonie VoIP, les SMS, etc.

Pour les entreprises hôtelières, Vonage offre un haut niveau de flexibilité grâce à sa capacité à permettre aux clients de personnaliser leur solution, ce qui en fait un excellent choix pour les grands systèmes hôteliers.

Meilleures fonctionnalités Vonage Cloud pour les hôtels

• Système téléphonique d'entreprise
• Réunions vidéo
• La collaboration d'équipe
• Messagerie SMS et télécopie en ligne
• Enregistrement d'appel avancé
• Messagerie vocale visuelle
• Analyses et rapports

Tarification du nuage de Vonage

Vonage propose trois plans payants pour entre 1 et 1 000+ utilisateurs payables sur une base mensuelle. La société propose un essai gratuit de 14 jours pour chacune de ses options payantes.

Avantages et inconvénients de Vonage

GoToConnect

GoToConnect propose une solution UCaaS qui fournit un moyen de communication flexible aux petites entreprises.

Le service est compatible avec plus de 180 modèles de téléphones, il peut donc facilement s'intégrer dans les systèmes hôteliers avec le matériel existant.

GoToConnect est une excellente solution pour les petites chambres d'hôtes ou les hôtels de charme.

Meilleures fonctionnalités GoToConnect pour les hôtels

• Musique d'attente personnalisée
• Éditeur de plan de numérotation
• Renvoi d'appel à distance
• Partage d'écran
• Groupes de sonnerie
• Messagerie vocale vers e-mail

Tarification GoToConnect Cloud

GoToConnect facture les clients en fonction du nombre d'utilisateurs. Plus l'entreprise compte d'utilisateurs, plus le coût diminue. Voici les prix par utilisateur et par mois en fonction du nombre de clients.

Avantages et inconvénients de GoToConnect

Bureau en nuage d'Avaya

Avaya Cloud Office offre aux utilisateurs une expérience tout-en-un qui s'adapte spécifiquement à votre façon de travailler.

Cela inclut la messagerie vocale ou SMS à partir d'un ordinateur de bureau ou d'un appareil mobile. Avaya Cloud Office propose également une solution de visioconférence pouvant accueillir jusqu'à 200 participants. Les utilisateurs peuvent également tirer parti des analyses d'Avaya pour voir l'efficacité de leurs communications, ce qui en fait la solution idéale pour les nouveaux hôtels qui doivent évaluer la satisfaction actuelle de leurs clients et le niveau de service client.

Meilleures fonctionnalités d'Avaya Cloud pour les hôtels

• Voix et messagerie
• Analyses personnalisées
• Intégration CRM robuste
• SMS

Tarification d'Avaya Cloud

Avaya Cloud Office propose quatre plans tarifaires différents, chaque prix individuel étant basé sur le nombre de licences dont vous avez besoin pour le logiciel.

Avantages et inconvénients d'Avaya Cloud Office

Appel aérien

Aircall propose des services téléphoniques professionnels qui se veulent accessibles, transparents et collaboratifs.

L'une de ses caractéristiques déterminantes est son intégration transparente avec les outils commerciaux populaires. La plate-forme est très appréciée pour sa facilité d'utilisation et son interface utilisateur simple, ce qui signifie qu'elle convient même aux équipes de gestion hôtelière méfiantes en matière de technologie.

Meilleures fonctionnalités Aircall Cloud pour les hôtels

• Numéro instantané
• Musique et messagerie personnalisées
• Horaires d'ouvertures
• File d'attente intelligente
• RVI
• Rappel de la file d'attente

Tarifs des appels aériens

Aircall propose trois plans : Essentials, Professional et un plan personnalisé.

Avantages et inconvénients d'Aircall

Appel Webex

Webex Calling fournit un service téléphonique basé sur le cloud qui peut intégrer ou remplacer une solution PBX existante. WebEx Calling est une solution de communications unifiées tout-en-un qui combine les appels vocaux, les vidéoconférences, la collaboration d'équipe et la messagerie. WebEx Calling existe séparément de WebEx Meetings, bien que de nombreux clients finissent par tirer parti des deux, d'autant plus que Calling n'autorise que six participants pour les conférences audio téléphoniques.

Webex Calling fournit plusieurs services et bénéficie de l'expérience et de l'expertise approfondies de Cisco. C'est une excellente option pour les grands systèmes hôteliers avec plusieurs emplacements.

Meilleures fonctionnalités d'appel WebEx pour les hôtels

• RVI
• Conférence téléphonique
• Messagerie vocale
• Enregistrement d'appel

Tarification WebEx

Webex propose trois forfaits qui contiennent la fonctionnalité Webex Cloud Calling complète :

• Le plan d'appel Webex pour 17 $/mois par utilisateur
• Le forfait Webex Meet+Call pour 25 $/mois par utilisateur
• Le plan d'entreprise Webex disponible via un devis personnalisé

Le plan d'appels comprend un numéro VoIP pour chaque licence, menus téléphoniques et extensions. Le plan Call+Meet offre ces fonctions ainsi que des réunions HD pouvant accueillir jusqu'à 200 personnes, le partage d'écran, des enregistrements, des salles de sous-commission et plus encore.

Avantages et inconvénients des appels WebEx

Types de matériel à considérer

Le marché regorge d'équipements disponibles pour les hôtels souhaitant passer à une solution VoIP.

Les hôtels qui font leur première incursion dans la VoIP doivent acheter du nouveau matériel qui fonctionne avec leur système téléphonique, tandis que ceux qui cherchent à changer voudront simplement s'assurer que leur matériel existant fonctionne avec leur nouvelle plate-forme.

Téléphone de la réception

Cet élément sera sans aucun doute très utilisé, les hôteliers doivent donc s'assurer qu'ils disposent d'un système offrant de nombreuses fonctionnalités. Le téléphone IP Cisco SPA525G2 à 5 lignes s'est avéré excellent pour les petits hôtels qui souhaitent disposer de plusieurs fonctionnalités à bas prix. Ce téléphone comporte :

• Connectivité réseau améliorée avec Power over Ethernet
• Client Wi-Fi 802.11g avec Wi-Fi Protected Setup (WPS) et prise en charge du casque Bluetooth
• Écran couleur QVGA 320 × 240 à portée graphique et haute résolution de 3,2 pouces
• Configuration simple et facile d'un client de réseau privé virtuel (VPN) pour la voix
• Surveillez jusqu'à 4 caméras vidéo à partir de votre téléphone avec Cisco MonitorView
• Prend en charge les applications de productivité directement sur le téléphone

Pour les grands hôtels, nous recommandons le système téléphonique multimédia professionnel filaire Polycom VVX 601 qui est livré avec 16 lignes, un grand écran tactile et une disposition simple qui ne sera pas déroutante pour fonctionner dans le feu de l'action. Les fonctionnalités incluent:

• Technologie HD Voice jusqu'à 14KHz sur tous les chemins audio (haut-parleur, combiné, casque)
• 2 x Ethernet 10/100/1000
• 2 hôtes USB 2.0
• Vert - faible consommation d'énergie
• Provisionnement prêt à l'emploi avec provisionnement sans intervention
• Excellente pile de fonctionnalités SIP

Téléphones de salle et de salle de conférence

La qualité des téléphones de chambre dépend du nombre de capacités et de fonctionnalités qu'ils offrent.

La plupart des petits hôtels voudront simplement quelque chose de durable et fournissant un signal clair et robuste.

Les grands hôtels qui offrent plus d'options aux clients voudront se tourner vers un modèle à écran tactile, comme le téléphone IP à écran tactile ultra-élégant Yealink SIP-T48S.

Quel système téléphonique d'hôtel devriez-vous choisir ?

Aujourd'hui, les clients de l'hôtel s'attendent à un niveau élevé de service client à partir du moment où ils réservent leur chambre jusqu'au moment où ils remettent leurs clés.

Avec autant de clients possédant aujourd'hui des smartphones, ils ont besoin de plus de flexibilité dans la façon dont ils communiquent avec votre personnel et veulent de nombreuses façons de réserver des services. Une mauvaise expérience - comme ne pas pouvoir joindre la réception ou être mis en attente trop longtemps lorsqu'ils ont besoin d'une assistance immédiate - peut avoir un effet négatif aggravant.

Investir dans le bon système téléphonique d'hôtel améliore l'expérience client et génère de nombreuses critiques positives en ligne.

Choisissez un système téléphonique d'hôtel au bon prix qui répond à vos besoins parmi les fournisseurs que nous avons mentionnés ici, ou consultez notre guide VoIP professionnel pour des options supplémentaires.