Todoist GTD نصائح لزيادة إنتاجيتك

سواء كنت خبيرًا متمرسًا في Getting Things Done GTD ، أو كنت قد بدأت للتو في التعرف على عملية إنهاء الأشياء ، فإن Todoist هو أفضل تطبيق لقائمة المهام لدعم سير عمل GTD الخاص بك.

لماذا هذا؟ هناك الكثير من الأسباب التي تتعلق بميزاته وتخطيطه وحقيقة أن الوظيفة الافتراضية تدعم بشكل طبيعي بنية GTD التي ستبنيها بداخلها.

حتى إذا لم تكن قد سمعت عن GTD من قبل ، فإن ما يلي سوف يتضمن نصائح أساسية حول GTD لتبدأ ، وكيف يمكنك استخدام Todoist للقيام بذلك.

ملاحظة : النسخة الدقيقة من إنهاء الأشياء المستخدمة في هذه المقالة مبنية على المبادئ التي وضعها Carl Pullein وفصله الدراسي الخاص بـ Digital Life 3.0 Online (والذي أوصي به بشدة). تقدم هذه المقالة فقط كيفية استخدام Todoist كجزء من هذا النظام. هناك العديد من التفاصيل التي ليس لدينا مساحة لتضمينها في هذه المقالة.

ما هو إنجاز الأشياء (GTD)؟

لقد كانت مبادئ Getting Things Done موجودة منذ فترة. لا توجد أدوات أو تطبيقات محددة يجب عليك استخدامها ، ولكن المبادئ الأساسية الأساسية حول أي نهج هي نفسها بشكل أساسي.

يساعد GTD على إفراغ عقلك من كل ما يسبح فيه طوال اليوم. هذا يحرر عقلك للتركيز حقًا على المهمة التي أمامك ، بدلاً من تشتيت انتباهك باستمرار.

إنه يعمل من خلال إعطائك سلسلة من الخطوات التي تعمل من خلالها كل أسبوع لتظل منظمًا. تتضمن هذه الخطوات:

• التقاط كل فكرة أو مهمة أو عنصر عمل أو موعد يأتي. يمكن أن تكون في منتصف الاجتماع ويعطيك رئيسك عنصر عمل. قد تكون تمشي في الحديقة وتحصل على فكرة رائعة عن كتاب تريد كتابته. لا يهم متى أو أين أو كيف - كلما فكرت في شيء ما تحتاج إلى القيام به ، فسوف تلتقطه في "علبة الوارد" الخاصة بك.
• توضيح هذه الأفكار عن طريق تقسيمها إلى مهام ، وتعيين أولوية لها ، ومنحها تاريخ استحقاق إذا كنت مستعدًا للعمل عليها قريبًا.
• تنظيم المهام من خلال وضعها في حاوية ستصل إليها في النهاية ، بناءً على الأولوية. إذا كنت تخطط للعمل على المهمة قريبًا ، فستضيفها أيضًا إلى التقويم الخاص بك (ويمكن أن يساعدك Todoist في أتمتة ذلك).
• مراجعة كل "مجموعة" ونقل كل تلك الأفكار المنظمة إلى أعلى السلم حتى يتم تضمينها في التقويم الخاص بك ووقت تركيزك.
• اجذب انتباهك الكامل إلى تلك المهام التي جعلتها أخيرًا أمامك ، في الأوقات التي حددتها.

لا يساعدك GTD في الحصول على إنتاجية وتنظيم أكثر فحسب ، بل يمكن أن يساعدك أيضًا في الوصول إلى Inbox Zero (لا مزيد من رسائل البريد الإلكتروني في صندوق الوارد الخاص بك) ، لأنك لن تماطل أبدًا في رسائل البريد الإلكتروني الواردة. ستقوم بمعالجة كل شيء على الفور باستخدام نظام إنهاء الأشياء أعلاه.

كيفية بناء هيكل تودويست لإنجاز المهام

الآن بعد أن تعرفت على المبادئ الأساسية لـ GTD ، دعنا نلقي نظرة فاحصة على كيفية مساعدة Todoist.

أول شيء تريد القيام به هو إنشاء هيكل مشاريع أصلية جديد في Todoist يحتوي على كل المجموعات لتنظيم مهامك الواردة المتنوعة.

تتضمن هذه الحاويات (المجلدات الرئيسية) ما يلي:

• البريد الوارد : هذا هو المكان الذي تدخل فيه كل تلك الأفكار الواردة. عندما تتلقى بريدًا إلكترونيًا يتطلب إجراءً ما ، ستضع الإجراء هنا وأرشفة البريد الإلكتروني على الفور. إذا تلقيت عنصر عمل في اجتماع ، فستضع عنصر العمل هذا هنا. أي شيء تحتاج إلى التصرف فيه ينتقل مباشرة إلى علبة الوارد الخاصة بك.

ملاحظة : يحتوي Todoist على قسم Inbox افتراضي ، لذلك لن تضطر إلى إنشاء هذا القسم يدويًا.

مجلدات المشروع القليلة التالية التي ستنشئها هي المكان الذي ستنقل إليه العناصر أثناء جلسات التوضيح والتنظيم اليومية في نهاية اليوم. وتشمل هذه:

• هذا الأسبوع : العناصر التي تريد العمل عليها فورًا ، خلال الأسبوع الحالي ، ستدخل في هذا المشروع. عندما تضعهم هنا ، ستقوم أيضًا بتعيين تاريخ استحقاق. إذا قمت بدمج Todoist مع التقويم الخاص بك ، فسيقوم Todoist بإضافته تلقائيًا إلى التقويم الخاص بك.

• الأسبوع القادم : ستنتقل العناصر من صندوق الوارد الخاص بك التي تريد القيام بها قريبًا ، ولكنها ليست ملحة جدًا ويجب عليك إنجازها هذا الأسبوع ، إلى مشروع الأسبوع القادم. لا يوجد تاريخ استحقاق مطلوب.

• هذا الشهر : العناصر التي تريد القيام بها قريبًا إلى حد ما ، ولكن يمكنك الانتظار لمدة أسبوع أو أسبوعين ستدخل في هذا المشروع. لا تقم بإرفاق تاريخ استحقاق هنا أيضًا.

• الشهر المقبل : المهام التي تريد القيام بها في النهاية ولكنك تعلم أنه يمكنك الانتظار لفترة طويلة ستنتقل إلى مجلد الشهر التالي دون تاريخ استحقاق.

هناك مشروعان آخران ستحتاج إلى إنشائهما لمهام خاصة.

• مجالات التركيز المتكررة : هذه هي الأشياء التي تحتاج إلى القيام بها بانتظام فيما يتعلق بالأهداف التي تهمك ، مثل حضور فصل عبر الإنترنت كل شهر.

• الروتين : هذه مهام قد لا تكون مرتبطة بأهدافك ، لكن عليك القيام بها كل أسبوع ، مثل التمارين أو اجتماعات النادي.

بناء المهام المتكررة

بالتأكيد يجب أن يكون لديك مجموعة من الأشياء التي عليك القيام بها كل يوم أو كل أسبوع. أخرج هذه الأشياء من عقلك عن طريق إضافتها إلى مشروع مجالات التركيز المتكررة (إذا كانت مرتبطة بأهداف مهمة بالنسبة لك).

يوصى أيضًا بتضمين مجالات التركيز المتكررة كمشروع فرعي لهذا الأسبوع.

أي مهام متكررة هي مجرد جزء من حياتك ولكنها لا تقود أهداف حياتك حقًا ، قم بإضافتها إلى مشروع الروتين .

تذكر أن تضيف تواريخ استحقاق إلى كل هذه وأن تضع عليها علامة على أنها متكررة. بهذه الطريقة ستظهر تلقائيًا في أقسام Today و Up next دون الحاجة إلى فعل أي شيء.

استخدام صندوق الوارد الخاص بك

خلال الأسبوع ، عندما تظهر مشكلات جديدة يتعين عليك التعامل معها ، ما عليك سوى إلقائها في صندوق بريد Todoist الخاص بك.

بهذه الطريقة ، تتجنب التشتت وتعلم أنك لن تنسى التعامل مع هذه المهام لاحقًا عندما يكون لديك الوقت.

كل أسبوع في نفس الوقت ، ستخصص حوالي 20 إلى 30 دقيقة لمعالجة علبة الوارد الخاصة بك. خلال هذا الوقت ، ما عليك سوى العمل من خلال واحد تلو الآخر وتحديد مدى أهمية القيام بهذه المهمة وضمن أي إطار زمني.

على سبيل المثال ، أعلم أنني أريد إصلاح سطح السفينة في النهاية ، لكنه لا يزال الشتاء. لذلك ، سوف أنقل هذه المهمة إلى Long Term / On Hold .

بعد ذلك ، أعلم أنني بحاجة إلى إجراء فحص طبي سنوي ، لكنني مشغول هذا الشهر ولن يهم حقًا إذا انتظرت حتى الشهر المقبل لتحديد موعده. لذلك ، سوف أنقل ذلك إلى مشروع الشهر القادم .

أخيرًا ، أعلم أنني أريد الحصول على مقال Online-Tips.com على الإنترنت هذا الأسبوع. لذلك أخصص يومًا ووقتًا خلال الأسبوع لإنجازه.

بعد ذلك ، انقل هذه المهمة إلى مشروع هذا الأسبوع .

تمكنت من معالجة هذه العناصر الثلاثة التي أضفتها إلى علبة الوارد الخاصة بي خلال اليوم في حوالي خمس دقائق.

أعلم أنني لن أنساهم لأنهم الآن في نظام ToDoist GTD المنظم الخاص بي. تم تخصيص كل شيء للأسبوع ولست مضطرًا حقًا إلى التفكير في أي شيء باستثناء العمل الجاد في كل مهمة عندما تظهر في التقويم الخاص بي.

إدارة هذا الأسبوع

مع وصولك إلى نهاية كل أسبوع ، ستلاحظ أن مشروع هذا الأسبوع الخاص بك سوف يفرغ في النهاية من العناصر النشطة.

قم بإعداد وقت كل أسبوع (عادةً نهاية يوم الجمعة ، أو في وقت ما في عطلة نهاية الأسبوع) ، لنقل المهام من مشروع الأسبوع التالي إلى مشروع هذا الأسبوع . قم بتعيين تواريخ الاستحقاق عند القيام بذلك.

كرر هذا للعناصر الموجودة في مجلدات هذا الشهر ، والشهر التالي ، والمجلد طويل الأجل / قيد الانتظار.

تذكر : ليس عليك نقل العنصر إذا كان لا يزال غير مستعجل. يمكنك أيضًا حذف المهام التي قررت أنها لا تهمك بعد الآن.

تذكر أن تظل مركزًا

إليك أهم مبدأ يجمع كل هذا معًا ويجعل نظام إنهاء الأشياء (GTD) يعمل.

نظرًا لأنك تقضي فترات زمنية صغيرة فقط في معالجة جميع الأفكار والمهام التي يتم إلقاؤها في علبة الوارد الخاصة بك ، فسيتبقى لك باقي الوقت الذي قمت بتعيينه في التقويم الخاص بك لإنجاز العمل بالفعل.

هذا يعني استخدام مناطق اليوم والمقبل فقط في Todoist خلال يومك (جنبًا إلى جنب مع التقويم الخاص بك) والعمل خلال يومك لإنهاء تلك المهام وشطبها.

أنت تعلم أنك قمت بتعيين مهام فقط يمكنك إنجازها في يوم واحد ، لأن Todoist أضافها تلقائيًا إلى التقويم الخاص بك. إذا كان يومك ممتلئًا ، فلا يمكنك تعيين المزيد. عندما يمتلئ أسبوعك ، لا يمكنك نقل أي شيء آخر إلى مشروع هذا الأسبوع.

يعمل GTD لأنه يخرج الفوضى من رأسك إلى "النظام". إنه يحرر أفكارك حتى تتمكن من تركيز عقلك على المهمة التي بين يديك - وإنجاز الأشياء.