Sfaturi Todoist GTD pentru a vă crește productivitatea

Indiferent dacă sunteți un expert experimentat în Getting Things Done GTD sau abia începi să înveți despre procesul GTD, Todoist este de departe cea mai bună aplicație pentru lista de activități pentru a vă sprijini fluxul de lucru GTD.

De ce asta? Există o mulțime de motive care au de-a face cu caracteristicile, aspectul și cu faptul că funcționalitatea implicită susține în mod natural structura GTD pe care o veți construi în interiorul acesteia.

Chiar dacă nu ați auzit niciodată de GTD, următoarele vor include sfaturi de bază pentru GTD pentru a începe și cum puteți utiliza Todoist pentru a face acest lucru.

Notă : Versiunea exactă a GTD folosită în acest articol este construită pe principiile expuse de Carl Pullein și clasa sa Your Digital Life 3.0 Online (pe care o recomand cu căldură). Acest articol oferă doar cum să utilizați Todoist ca parte a sistemului respectiv. Sunt multe detalii pe care nu avem spațiu pentru a le include în acest articol.

Ce este Getting Things Done (GTD)?

Principiile Getting Things Done există de ceva vreme. Nu există instrumente sau aplicații stabilite pe care trebuie să le utilizați, dar principiile de bază ale oricărei abordări sunt în esență aceleași.

GTD vă ajută să vă goliți mintea de tot ceea ce înoată în ea toată ziua. Acest lucru îți eliberează creierul pentru a se concentra cu adevărat asupra sarcinii din fața ta, în loc să fii distras în mod constant.

Funcționează oferindu-ți o serie de pași prin care treci în fiecare săptămână pentru a fi organizat. Acești pași includ:

• Captarea fiecărei idei, sarcină, acțiune sau întâlnire care apare. Ai putea fi în mijlocul unei întâlniri și șeful tău îți oferă un element de acțiune. S-ar putea să te plimbi prin parc și îți faci o idee grozavă pentru o carte pe care vrei să o scrii. Nu contează când, unde sau cum - de fiecare dată când vă gândiți la ceva ce trebuie să faceți, îl veți captura în „Inbox”.
• Clarificarea acestor idei împărțindu-le în sarcini, atribuindu-le o prioritate și acordându-le o dată limită dacă sunteți gata să lucrați la ele în curând.
• Organizați sarcinile punându-le într-o găleată la care veți ajunge în cele din urmă, în funcție de prioritate. Dacă intenționați să lucrați la sarcină în curând, o veți adăuga și în calendarul dvs. (și Todoist vă poate ajuta să o automatizați).
• Trecerea în revistă a fiecărei „găleți” și mutarea tuturor ideilor organizate pe scară până când cele mai presante ajung în calendarul dvs. și în timpul dvs. de concentrare.
• Angajați -vă toată atenția asupra acelor sarcini care au ajuns în sfârșit în fața dvs., la orele pe care le-ați programat.

GTD nu numai că vă ajută să deveniți mai productiv și organizat, dar vă poate ajuta și să ajungeți la Inbox Zero (nu mai există e-mailuri în căsuța dvs. de e-mail), deoarece nu veți amâna niciodată e-mailurile primite. Veți procesa totul imediat folosind sistemul GTD de mai sus.

Cum să construiți o structură Todoist GTD

Acum că cunoașteți principiile de bază ale GTD, să aruncăm o privire mai atentă asupra modului în care Todoist poate ajuta.

Primul lucru pe care veți dori să-l faceți este să creați o nouă structură de proiecte părinte în Todoist, care conține toate gălețile pentru organizarea diferitelor sarcini primite.

Aceste găleți (dosare părinte) includ:

• Inbox : aici intră toate ideile primite. Când primiți un e-mail care necesită o acțiune, veți pune acțiunea aici și veți arhiva e-mailul imediat. Dacă primiți un element de acțiune într-o întâlnire, îl veți pune aici. Orice lucru asupra căruia trebuie să acționați va intra direct în Mesaje primite.

Notă : Todoist are o secțiune implicită Inbox, așa că nu va trebui să o creați manual.

Următoarele dosare de proiecte pe care le veți crea sunt în care veți muta elementele în timpul sesiunilor zilnice de clarificare și organizare de la sfârșitul zilei. Acestea includ:

• Săptămâna aceasta : articolele la care doriți să lucrați imediat, în timpul săptămânii curente, vor intra în acest proiect. Când le puneți aici, veți atribui și o dată limită. Dacă integrați Todoist cu calendarul dvs., Todoist îl va adăuga automat în calendarul dvs.

• Săptămâna viitoare : articolele din Inbox pe care doriți să le faceți în curând, dar care nu sunt atât de urgente încât trebuie să le finalizați săptămâna aceasta, vor intra în proiectul dvs. de Săptămâna viitoare. Nu este necesară o dată limită.

• Luna aceasta : articolele pe care doriți să le faceți destul de curând, dar care puteți aștepta o săptămână sau două vor intra în acest proiect. Nici aici nu atașați o dată scadentă.

• Luna următoare : sarcinile pe care doriți să le faceți în cele din urmă, dar știți că puteți aștepta destul de mult, vor intra în folderul Luna următoare fără o dată limită.

Mai sunt două proiecte pe care va trebui să le creați pentru sarcini speciale.

• Domenii de interes recurente : acestea sunt lucruri pe care trebuie să le faceți în mod regulat legate de obiectivele care sunt importante pentru dvs., cum ar fi să luați un curs online în fiecare lună.

• Rutine : Acestea sunt sarcini care pot să nu aibă legătură cu obiectivele tale, dar pe care trebuie să le faci în fiecare săptămână, cum ar fi exercițiile sau întâlnirile de club.

Crearea sarcinilor recurente

Cu siguranță trebuie să ai o grămadă de lucruri pe care trebuie să le faci în fiecare zi sau în fiecare săptămână. Scoate-le din minte adăugându-le în proiectul tău Recurring Areas of Focus (dacă sunt legate de obiective care sunt importante pentru tine).

De asemenea, este recomandat să includeți zonele de interes recurente ca subproiect al acestei săptămâni.

Orice sarcini recurente care fac doar parte din viața ta, dar care nu conduc cu adevărat obiectivele vieții tale, adaugă-le la proiectul Rutine .

Nu uitați să adăugați date limită la toate acestea și să le marcați ca recurente. În acest fel, ele vor apărea automat în secțiunile dvs. Todoist Azi și Viitorul , fără a fi nevoie să faceți nimic.

Folosind Inbox

În timpul săptămânii, pe măsură ce apar noi probleme cu care trebuie să te confrunți, trebuie doar să le arunci în Inbox-ul tău Todoist.

Astfel, eviți să te distragi și știi că nu vei uita să te ocupi de aceste sarcini mai târziu, când ai timp.

În fiecare săptămână, la aceeași oră, veți rezerva aproximativ 20 până la 30 de minute pentru a vă procesa Inbox. În acest timp, lucrați unul câte unul și decideți cât de important este să faceți acea sarcină și în ce interval de timp.

De exemplu, știu că vreau să repar puntea în cele din urmă, dar tot e iarnă. Deci, voi muta acea sarcină la Termen lung / În așteptare .

În continuare, știu că trebuie să-mi fac controlul medical anual, dar sunt ocupat luna aceasta și nu prea va conta dacă aștept până luna viitoare pentru a-l programa. Deci, voi muta asta la proiectul de luna viitoare .

În cele din urmă, știu că vreau să fac un articol Online-Tech-Tips.com săptămâna aceasta. Așa că atribui o zi și o oră în timpul săptămânii în care vreau să o fac.

Apoi, mutați acea sarcină în proiectul Săptămâna aceasta .

Am putut procesa aceste trei articole pe care le-am adăugat în Inbox în timpul zilei în aproximativ cinci minute.

Știu că nu le voi uita pentru că acum sunt în sistemul meu organizat ToDoist GTD. Totul este alocat săptămânii și nu trebuie să mă gândesc la nimic, decât să lucrez din greu la fiecare sarcină când apare în calendarul meu.

Gestionarea Săptămâna aceasta

Pe măsură ce ajungeți la sfârșitul fiecărei săptămâni, veți observa că proiectul Săptămâna aceasta se va goli în cele din urmă de elementele active.

Configurați o oră în fiecare săptămână (de obicei, la sfârșitul zilei de vineri, sau ceva timp în weekend), pentru a muta sarcinile din proiectul Săptămâna viitoare în proiectul Săptămâna aceasta . Atribuiți date limită atunci când faceți acest lucru.

Repetați acest lucru pentru articolele din folderele Luna aceasta, Luna următoare și Termen lung / În așteptare.

Amintiți-vă : nu trebuie să mutați articolul dacă tot nu este urgent. De asemenea, puteți șterge sarcini despre care ați decis că nu mai contează pentru dvs.

Amintiți-vă să rămâneți concentrat

Iată cel mai important principiu care aduce toate acestea împreună și face ca sistemul GTD să funcționeze.

Deoarece petreci doar mici blocuri de timp procesând toate ideile și sarcinile care ajung în Mesaje primite, rămâi cu restul timpului pe care l-ai alocat în calendar pentru a-ți duce efectiv treaba.

Aceasta înseamnă să folosiți numai zonele dvs. Azi și Urmărite din Todoist în timpul zilei (împreună cu Calendarul) și să lucrați pe tot parcursul zilei pentru a finaliza și închide acele sarcini.

Știi că ai atribuit doar sarcini pe care le poți realiza într-o singură zi, deoarece Todoist le-a adăugat automat în calendarul tău. Dacă ziua ta este plină, nu poți aloca mai mult. Când săptămâna dvs. este plină, nu puteți muta nimic altceva în proiectul Săptămâna aceasta.

GTD funcționează pentru că îți scoate mizeria din cap și în „sistem”. Îți eliberează gândurile, astfel încât să-ți poți concentra mintea asupra sarcinii în cauză - și Termină.