Todoist GTD 提高生产力的技巧

无论您是经验丰富的 Getting Things Done GTD 专家，还是刚刚开始了解 GTD 流程，Todoist 都是迄今为止支持您的 GTD 工作流程的最佳待办事项列表应用程序。

为什么是这样？ 有很多原因与它的特性、布局以及默认功能自然支持您将在其中构建的 GTD 结构这一事实有关。

即使您从未听说过 GTD，以下内容也将包括基本的 GTD 提示以帮助您入门，以及如何使用 Todoist 来做到这一点。

注意：本文中使用的 GTD 的确切版本是建立在 Carl Pullein 和他的 Your Digital Life 3.0 Online 课程（我强烈推荐）提出的原则之上的。 本文仅提供如何使用 Todoist 作为该系统的一部分。 有很多细节我们没有篇幅在本文中介绍。

什么是完成任务 (GTD)？

把事情做好的原则已经存在了一段时间。 您没有必须使用的固定工具或应用程序，但围绕任何方法的基本核心原则基本上是相同的。

GTD 帮助您清空整天在其中游荡的一切。 这可以让你的大脑真正专注于你面前的任务，而不是不断地分心。

它通过为您提供一系列步骤来工作，您每周都要通过这些步骤来保持井井有条。 这些步骤包括：

• 捕捉随之而来的每一个想法、任务、行动项目或约会。 你可能正在开会，而你的老板给了你一个行动项目。 你可以在公园里散步，你想写一本书的好主意。 无论何时、何地或如何 — 每当您想到需要做的事情时，您都会将其捕获到您的“收件箱”中。
• 通过将这些想法分解为任务、分配优先级并在您准备好尽快处理它们时给它们一个截止日期来澄清这些想法。
• 根据优先级将任务放入您最终会得到的存储桶中来组织任务。 如果您计划尽快完成该任务，您还可以将其添加到您的日历中（Todoist 可以帮助您自动执行该任务）。
• 回顾每个“桶”并将所有那些有组织的想法向上移动，直到最紧迫的想法进入你的日历和你的专注时间。
• 在您安排的时间，将您的全部注意力集中在那些最终出现在您面前的任务上。

GTD 不仅可以帮助您提高工作效率和井井有条，还可以帮助您达到收件箱零（收件箱中不再有电子邮件），因为您永远不会拖延收到的电子邮件。 您将使用上面的 GTD 系统立即处理所有内容。

如何构建 Todoist GTD 结构

现在您已经了解了 GTD 的基本原理，让我们仔细看看 Todoist 如何提供帮助。

您要做的第一件事是在 Todoist 中创建一个新的父项目结构，其中包含用于组织各种传入任务的所有存储桶。

这些存储桶（父文件夹）包括：

• 收件箱：这是所有收到的想法的地方。 当您收到需要执行操作的电子邮件时，您将在此处输入操作并立即存档电子邮件。 如果您在会议中收到操作项，您将把该操作项放在这里。 您需要采取行动的任何内容都会直接进入您的收件箱。

注意：Todoist 有一个默认收件箱部分，因此您不必手动创建此部分。

您将创建的接下来的几个项目文件夹是您在每天结束的澄清和组织会议期间将项目移动到的位置。 这些包括：

• 本周：您想在本周立即处理的项目将进入该项目。 当您将它们放在这里时，您还将指定一个截止日期。 如果您将 Todoist 与您的日历集成，Todoist 会自动为您将其添加到您的日历中。

• 下周：收件箱中您想尽快完成但不是那么紧急而必须在本周完成的项目将进入您的下周项目。 不需要截止日期。

• 本月：您想很快完成但可以等待一两个星期的项目将进入该项目。 也不要在此处附加截止日期。

• 下个月：您最终想要完成但您知道可能等待很长时间的任务将进入下个月文件夹，没有截止日期。

您还需要为特殊任务创建两个项目。

• 反复出现的重点领域：这些是您需要定期做的与对您很重要的目标相关的事情，例如每月参加在线课程。

• 例行程序：这些任务可能与您的目标无关，但您必须每周完成，例如锻炼或俱乐部会议。

构建重复任务

你当然必须每天或每周都有很多事情要做。 通过将它们添加到您的重复关注领域项目中（如果它们与对您很重要的目标相关），让您摆脱这些想法。

还建议您将重复关注的领域作为本周的子项目。

任何重复性任务只是您生活的一部分，但并不能真正推动您的生活目标，请将它们添加到例程项目中。

请记住为所有这些添加截止日期并将它们标记为重复。 这样，它们会自动出现在您的Today和Upcoming Todoist 版块中，而无需您做任何事情。

使用收件箱

在这一周内，当出现您必须处理的新问题时，只需将它们扔进您的 Todoist 收件箱即可。

这样，您就可以避免分心，并且您知道以后有时间时不会忘记处理这些任务。

每周同一时间，您将留出大约 20 到 30 分钟来处理您的收件箱。 在此期间，只需一次完成一项，并确定完成该任务的重要性以及在什么时间范围内。

例如，我知道我最终想修复套牌，但现在仍然是冬天。 所以，我会将该任务移至Long Term / On Hold 。

接下来，我知道我需要进行年度体检，但是这个月我很忙，如果我等到下个月再安排它，那也无所谓了。 所以，我将把它移到下个月的项目中。

最后，我知道我想在本周完成一篇 Online-Tech-Tips.com 文章。 所以我在一周中指定了一天和时间来完成它。

然后，将该任务移至本周项目。

我能够在大约五分钟内处理我在白天添加到收件箱的这三个项目。

我知道我不会忘记它们，因为它们现在在我有组织的 ToDoist GTD 系统中。 一切都安排在一周内，我真的不需要考虑任何事情，除了在日历上出现的每项任务上努力工作。

本周管理

当您到达每周结束时，您会注意到您的本周项目最终将清空活动项目。

每周设置一个时间（通常是周五一天的结束，或周末的某个时间），将任务从下周项目移动到本周项目中。 执行此操作时指定截止日期。

对“本月”、“下个月”和“长期/保留”文件夹中的项目重复此操作。

记住：如果它仍然不紧急，你不必移动它。 您还可以删除您认为不再重要的任务。

记住要保持专注

这是将所有这些结合在一起并使 GTD 系统工作的最重要的原则。

因为您只花费一小段时间来处理所有被扔进收件箱的想法和任务，所以您剩下的时间是您在日历中分配的剩余时间来实际完成工作。

这意味着您在一天中仅使用 Todoist 中的今日和即将到来的区域（连同您的日历），并在一天中工作以完成和划掉这些任务。

您知道您只分配了可以在一天内完成的任务，因为 Todoist 会自动将它们添加到您的日历中。 如果你的一天已经满了，你就不能分配更多。 当您的一周已满时，您无法将任何其他内容移入本周项目。

GTD 之所以有效，是因为它可以让你摆脱头脑中的混乱并进入“系统”。 它可以解放您的思想，让您可以将注意力集中在手头的任务上——并把事情做好。