Todoist GTD-Tipps zur Steigerung Ihrer Produktivität

Egal, ob du ein erfahrener GTD-Experte für Getting Things Done bist oder gerade erst anfängst, etwas über den GTD-Prozess zu lernen, Todoist ist bei weitem die beste To-Do-Listen-App zur Unterstützung deines GTD-Workflows.

Warum ist das? Es gibt viele Gründe, die mit seinen Funktionen, seinem Layout und der Tatsache zu tun haben, dass die Standardfunktionalität natürlich die GTD-Struktur unterstützt, die Sie darin aufbauen werden.

Auch wenn du noch nie von GTD gehört hast, findest du im Folgenden grundlegende GTD-Tipps für den Einstieg und wie du Todoist dafür verwenden kannst.

Hinweis : Die genaue Version von GTD, die in diesem Artikel verwendet wird, basiert auf den Prinzipien, die von Carl Pullein und seiner Your Digital Life 3.0 Online-Klasse (die ich sehr empfehle) dargelegt wurden. Dieser Artikel beschreibt nur, wie Todoist als Teil dieses Systems verwendet wird. Es gibt viele Details, für die wir in diesem Artikel keinen Platz haben.

Was ist Getting Things Done (GTD)?

Getting Things Done-Prinzipien gibt es schon seit einiger Zeit. Es gibt keine festgelegten Tools oder Apps, die Sie verwenden müssen, aber die Grundprinzipien für jeden Ansatz sind im Wesentlichen gleich.

GTD hilft, Ihren Geist von allem zu befreien, was den ganzen Tag darin herumschwimmt. Das entlastet Ihr Gehirn, damit es sich wirklich auf die vor Ihnen liegende Aufgabe konzentrieren kann, anstatt sich ständig ablenken zu lassen.

Es funktioniert, indem es Ihnen eine Reihe von Schritten gibt, die Sie jede Woche durcharbeiten, um organisiert zu bleiben. Diese Schritte umfassen:

• Erfassen Sie alle Ideen, Aufgaben, Aktionselemente oder Termine, die sich ergeben. Sie könnten mitten in einer Besprechung sein und Ihr Chef gibt Ihnen ein Aktionselement. Du könntest im Park spazieren gehen und hast eine großartige Idee für ein Buch, das du schreiben möchtest. Es spielt keine Rolle, wann, wo oder wie – wann immer Sie an etwas denken, das Sie tun müssen, erfassen Sie es in Ihrem „Posteingang“.
• Klären Sie diese Ideen, indem Sie sie in Aufgaben aufteilen, ihnen eine Priorität zuweisen und ihnen ein Fälligkeitsdatum geben, wenn Sie bereit sind, bald daran zu arbeiten.
• Organisieren Sie die Aufgaben, indem Sie sie in einen Eimer legen, zu dem Sie schließlich gelangen, basierend auf der Priorität. Wenn du vorhast, bald an der Aufgabe zu arbeiten, fügst du sie auch deinem Kalender hinzu (und Todoist kann dir dabei helfen, das zu automatisieren).
• Überprüfen Sie jeden „Eimer“ und verschieben Sie all diese organisierten Ideen die Leiter nach oben, bis die dringendsten es in Ihren Kalender und Ihre Fokuszeit schaffen.
• Konzentrieren Sie sich zu den von Ihnen festgelegten Zeiten auf die Aufgaben, die endlich vor Ihnen liegen.

GTD hilft Ihnen nicht nur dabei, produktiver und organisierter zu werden, sondern es kann Ihnen auch dabei helfen, zu Inbox Zero zu gelangen (keine E-Mails mehr in Ihrem Posteingang), da Sie Ihre eingehenden E-Mails niemals aufschieben werden. Sie werden alles sofort mit dem obigen GTD-System bearbeiten.

So baust du eine Todoist-GTD-Struktur auf

Jetzt, da du die Grundprinzipien von GTD kennst, lass uns einen genaueren Blick darauf werfen, wie Todoist helfen kann.

Als Erstes solltest du eine neue übergeordnete Projektstruktur in Todoist erstellen, die alle Buckets zum Organisieren deiner verschiedenen eingehenden Aufgaben enthält.

Diese Buckets (übergeordnete Ordner) umfassen:

• Posteingang : Hier landen all die eingehenden Ideen. Wenn Sie eine E-Mail erhalten, die eine Aktion erfordert, fügen Sie die Aktion hier ein und archivieren die E-Mail sofort. Wenn Sie in einem Meeting ein Aktionselement erhalten, fügen Sie dieses Aktionselement hier ein. Alles, worauf Sie reagieren müssen, landet direkt in Ihrem Posteingang.

Hinweis : Todoist verfügt über einen standardmäßigen Posteingangsbereich, sodass Sie diesen nicht manuell erstellen müssen.

In die nächsten Projektordner, die Sie erstellen, verschieben Sie die Elemente während Ihrer täglichen Klärungs- und Organisationssitzungen am Ende des Tages. Diese schließen ein:

• Diese Woche : Elemente, an denen Sie während der aktuellen Woche sofort arbeiten möchten, werden in dieses Projekt aufgenommen. Wenn Sie sie hier ablegen, weisen Sie auch ein Fälligkeitsdatum zu. Wenn du Todoist in deinen Kalender integrierst, fügt Todoist es automatisch für dich zu deinem Kalender hinzu.

• Nächste Woche : Elemente aus Ihrem Posteingang, die Sie bald erledigen möchten, aber nicht so dringend sind, dass Sie sie diese Woche erledigen müssen, werden in Ihr Projekt „Nächste Woche“ aufgenommen. Kein Fälligkeitsdatum erforderlich.

• Diesen Monat : Dinge, die Sie ziemlich bald erledigen möchten, aber ein oder zwei Wochen warten können, werden in dieses Projekt aufgenommen. Hängen Sie auch hier kein Fälligkeitsdatum an.

• Nächster Monat : Aufgaben, die Sie irgendwann erledigen möchten, von denen Sie wissen, dass sie eine ganze Weile warten können, werden ohne Fälligkeitsdatum in den Ordner „Nächster Monat“ verschoben.

Es gibt zwei weitere Projekte, die Sie für spezielle Aufgaben erstellen müssen.

• Wiederkehrende Schwerpunkte : Dies sind Dinge, die Sie regelmäßig in Bezug auf Ziele tun müssen, die für Sie wichtig sind, wie z. B. jeden Monat einen Online-Kurs zu besuchen.

• Routinen : Dies sind Aufgaben, die vielleicht nicht mit Ihren Zielen zusammenhängen, die Sie aber jede Woche erledigen müssen, wie z. B. Sport oder Vereinstreffen.

Wiederkehrende Aufgaben erstellen

Sie müssen sicherlich eine Menge Dinge haben, die Sie jeden Tag oder jede Woche tun müssen. Vergessen Sie diese, indem Sie sie zu Ihrem Projekt „ Wiederkehrende Schwerpunkte “ hinzufügen (wenn sie sich auf Ziele beziehen, die für Sie wichtig sind).

Es wird auch empfohlen, wiederkehrende Schwerpunkte als Teilprojekt von „Diese Woche“ aufzunehmen.

Alle wiederkehrenden Aufgaben, die nur ein Teil Ihres Lebens sind, aber nicht wirklich Ihre Lebensziele vorantreiben, fügen Sie sie dem Routinen -Projekt hinzu.

Denken Sie daran, all diesen Terminen Fälligkeitstermine hinzuzufügen und sie als wiederkehrend zu markieren. Auf diese Weise werden sie automatisch in deinen Todoist -Abschnitten „ Heute “ und „Demnächst“ angezeigt, ohne dass du etwas tun musst.

Verwenden Ihres Posteingangs

Wenn unter der Woche neue Probleme auftauchen, mit denen du dich befassen musst, wirf sie einfach in deinen Todoist-Posteingang.

So vermeiden Sie Ablenkungen und wissen, dass Sie diese Aufgaben später nicht vergessen, wenn Sie Zeit haben.

Jede Woche zur gleichen Zeit nehmen Sie sich etwa 20 bis 30 Minuten Zeit, um Ihren Posteingang zu bearbeiten. Arbeiten Sie in dieser Zeit einfach eine nach der anderen durch und entscheiden Sie, wie wichtig es ist, diese Aufgabe zu erledigen, und in welchem ​​​​Zeitrahmen.

Zum Beispiel weiß ich, dass ich das Deck irgendwann reparieren möchte, aber es ist immer noch Winter. Also verschiebe ich diese Aufgabe nach Long Term / On Hold .

Als Nächstes weiß ich, dass ich meine jährliche medizinische Untersuchung machen muss, aber ich bin diesen Monat beschäftigt und es spielt keine Rolle, ob ich bis nächsten Monat warte, um sie zu planen. Also verschiebe ich das in das Projekt „ Nächster Monat “.

Schließlich weiß ich, dass ich diese Woche einen Online-Tech-Tips.com-Artikel fertigstellen möchte. Also lege ich einen Tag und eine Uhrzeit in der Woche fest, an dem ich es erledigen möchte.

Verschieben Sie diese Aufgabe dann in das Projekt „ Diese Woche “.

Ich konnte diese drei Elemente, die ich tagsüber meinem Posteingang hinzugefügt hatte, in etwa fünf Minuten verarbeiten.

Ich weiß, dass ich sie nicht vergessen werde, weil sie jetzt in meinem organisierten ToDoist GTD-System sind. Alles ist für die Woche zugewiesen und ich muss an nichts wirklich denken, außer hart an jeder Aufgabe zu arbeiten, wenn sie in meinem Kalender auftaucht.

Verwalten dieser Woche

Wenn Sie das Ende jeder Woche erreichen, werden Sie feststellen, dass Ihr Projekt „Diese Woche“ schließlich keine aktiven Elemente mehr enthält.

Richten Sie jede Woche einen Zeitpunkt ein (normalerweise am Freitagabend oder irgendwann am Wochenende), um Aufgaben aus dem Projekt „ Nächste Woche “ in Ihr Projekt „ Diese Woche “ zu verschieben. Weisen Sie dabei Fälligkeitsdaten zu.

Wiederholen Sie dies für Elemente in den Ordnern „Dieser Monat“, „Nächster Monat“ und „Langfristig/Angehalten“.

Denken Sie daran: Sie müssen den Artikel nicht verschieben, wenn er sich immer noch nicht dringend anfühlt. Sie können auch Aufgaben löschen, von denen Sie entschieden haben, dass sie Ihnen nicht mehr wichtig sind.

Denken Sie daran, konzentriert zu bleiben

Hier ist das wichtigste Prinzip, das dies alles zusammenbringt und das GTD-System zum Funktionieren bringt.

Da Sie nur kleine Zeitblöcke damit verbringen, all die Ideen und Aufgaben zu verarbeiten, die in Ihren Posteingang gelangen, bleibt Ihnen die restliche Zeit, die Sie in Ihrem Kalender zugewiesen haben, um die Arbeit tatsächlich zu erledigen.

Das bedeutet, dass du tagsüber nur deine Bereiche „Heute“ und „Demnächst“ in Todoist verwendest (zusammen mit deinem Kalender) und deinen Tag durcharbeitest, um diese Aufgaben zu erledigen und abzuhaken.

Du weißt, dass du nur Aufgaben zugewiesen hast, die du an einem Tag erledigen kannst, weil Todoist sie automatisch zu deinem Kalender hinzugefügt hat. Wenn Ihr Tag voll ist, können Sie nicht mehr zuweisen. Wenn Ihre Woche voll ist, können Sie nichts anderes mehr in das Projekt „Diese Woche“ verschieben.

GTD funktioniert, weil es das Durcheinander aus deinem Kopf und in das „System“ bringt. Es entlastet Ihre Gedanken, sodass Sie sich auf die anstehende Aufgabe konzentrieren können – und auf Get Things Done.